Neem je eigen cloud mee: wat je vandaag moet weten

Naarmate consumenten meer vertrouwd raken met apparaten en software die traditioneel voorbehouden zijn aan de werkplek, zal IT best practices en strikte regels moeten vaststellen om efficiënte en veilige werknemersactiviteiten te handhaven. Er is MDM-software (Mobile Device Management) om de IT te helpen monitoren en beheren hoe medewerkers persoonlijke smartphones en tablets gebruiken voor externe werkzaamheden. Geen enkel magisch hulpmiddel kan IT echter helpen bepalen hoe werknemers Software-as-a-Service (SaaS) -producten op de werkplek gebruiken.

Hulpprogramma's voor cloudopslag en het delen van bestanden, zoals Box en Dropbox, en hulpmiddelen voor het maken van documenten, zoals Google Docs en Microsoft Word, zijn gemakkelijk toegankelijke cloud-tools die mensen elke dag op de werkplek brengen. Hoe uw bedrijf ervoor kiest om met deze verschillende tools om te gaan, hangt af van wat u probeert te bereiken. U kunt A) het gebruik van software beperken die niet overeenkomt met de filosofie van uw bedrijf of B) werknemers hun eigen cloudproducten laten kiezen op basis van hun eigen voorkeuren en ervaring.

Het laatste fenomeen, dat Bring-Your-Own-Cloud (BYOC) wordt genoemd, brengt een specifieke reeks uitdagingen met zich mee. Ik sprak met Shyam Oza, Senior Product Marketing Manager bij AvePoint, een bedrijf voor cloudmigratie, over hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden om hun eigen BYOC-beleid te implementeren.

Uitdaging 1: Gegevensbeveiliging

"Vanuit een breed perspectief kan BYOC een zegen en een vloek zijn", zei Oza. "Box, Dropbox en OneDrive kunnen geweldig zijn voor het delen van een register met je familie en het uploaden van bestanden en foto's. Maar wat grote organisaties zorgen baart, is dat het net zo gemakkelijk is om zoiets als gevoelig intellectueel eigendom en pre-release inhoud te slepen en neer te zetten."

Met door bedrijven aangeschafte software kunnen bedrijven beperkingen aanscherpen en het gebruik controleren. Organisaties kunnen multifactor-authenticatie (MFA), gegevenscodering, complexe wachtwoorden, watermerkdocumenten en zelfs gegevens op afstand wissen verplicht stellen. Bij gebruik zonder IT-toezicht beperken deze tools echter het vermogen van het bedrijf om te bepalen waar de inhoud naartoe gaat. U verliest ook het zicht op wat er met de inhoud gebeurt zodra deze de firewall verlaat en hoe deze kan worden beveiligd nadat deze is geüpload naar het cloudaccount van een werknemer.

Oplossing: "IT moet rechtstreeks worden geïntegreerd in een branche", aldus Oza. "Ze moeten voor de onderneming staan ​​die de technologie verkiest die ze verkiezen… en dan hopelijk proberen een standaard te bereiken."

Als bijvoorbeeld 80 procent van het bedrijf Dropbox gebruikt en 20 procent van het bedrijf een ander opslag- en deelplatform gebruikt, moet het bedrijf lunches en leerprogramma's aanbieden die de minderheid aanmoedigen om over te schakelen naar het systeem met de meeste voorkeur. "Tenzij je bereid bent om een ​​bepaald hulpmiddel te manderen (in welk geval je eigenlijk BYOC niet beoefent), moet je de waardepropositie van het favoriete hulpmiddel van je bedrijf pitchen, " zei Oza. "Het is niet alsof je in iemands kubus kunt lopen en zeggen:" Je moet deze tool gebruiken. " Je moet ze uitleggen dat het gemakkelijker is om te gebruiken of hen vragen wat de pijn is die ze hebben, zodat je het vanuit een probleemoplossend perspectief kunt benaderen in plaats van een dictator te zijn. '

Uiteindelijk weet IT dat er een aanvaardbaar risiconiveau is voor alle voor werknemers toegankelijke gegevens. Laptops worden vermist. Telefoons worden gestolen. Maar als u zoveel mogelijk mensen naar uw favoriete systeem kunt converteren, kunt u de minderheid gelukkig houden door uw BYOC-beleid niet volledig te verwijderen.

Uitdaging 2: Samenwerking

Met honderden of duizenden mensen in uw bedrijf die meerdere platforms gebruiken voor online samenwerking, is er zeker een scenario waarin de behoefte aan toegang tot gegevens snel belangrijker wordt dan de software van uw werknemers. Denk er eens over na: uw West Coast-verkoopteam wil een bestand overzetten naar uw East Coast-marketingteam. Omdat beide teams op verschillende systemen voor het delen van bestanden werken, moet iemand voordat hij toegang tot het bestand krijgt, een nieuw account maken en vervolgens leren om direct een nieuw systeem te navigeren.

Hoe zit het met de gevreesde klantbijeenkomst? Wat gebeurt er wanneer een medewerker een presentatie maakt, een noodgeval heeft en niet aanwezig kan zijn? Je zou kunnen eindigen met iemand anders die niet bekend is met het presentatieformaat onhandig probeert het bestand te openen en te presenteren, terwijl de klant naar zijn horloge staart.

Oplossing: "Een van de belangrijkste problemen is dat IT veel van de werkstroom buiten de deur houdt", aldus Oza. "IT kan niet wachten tot mensen klagen. IT moet het bedrijfsproces en de zakelijke workflow goed begrijpen om zichzelf in het midden te plaatsen om te proberen werknemers te overtuigen dezelfde tools te gebruiken of hen bewust te maken van mogelijke problemen tegenkomen."

Als werknemers op de hoogte zijn van problemen voordat ze zich voordoen, kunnen ze de juiste onvoorziene gebeurtenissen instellen om ervoor te zorgen dat de activiteiten nooit lijden. Dus als u weet dat twee van uw potentiële presentatoren verschillende presentatietools gebruiken, kan IT beide presentatoren trainen in beide tools vóór de grote klantbijeenkomst. Wat er ook gebeurt, de presentatie zal dan zonder problemen verlopen.

"Hier binnen Avepoint probeerden we wanhopig ons verkoopteam aan te moedigen inhoud in OneDrive voor Bedrijven bij te werken in plaats van e-mails te verzenden of toe te voegen aan Dropbox, " legde Oza uit. "Telkens wanneer we een e-mail met een bijlage kregen, reageerden we terug met een foto met de tekst 'Upload dit naar SharePoint of het kitten krijgt het.'… Een paar weken later kregen we e-mails met de tekst 'Kijk, ik deelde via SharePoint. ' Het was een grappige manier om een ​​probleem op te lossen."

Uitdaging 3: Integratie

De meeste problemen die ik in uitdaging 1 en 2 heb besproken, zijn specifiek voor kleinere bedrijven zonder vaststaand IT-beleid. In iets grotere bedrijven met activiteiten in meerdere kantoren en regio's is het echter mogelijk dat IT in silo's functioneert in plaats van als één wereldwijd team. In dat geval zult u merken dat meerdere versies van bedrijfssoftware, zoals klantrelatiebeheer (CRM) en onkostenbeheer, worden gebruikt, hetzij omdat iemand de voorkeur geeft aan een specifiek systeem of omdat de regionale kantoren nooit samenkwamen om een ​​beslissing te nemen over één tool. Dit is een enorm probleem dat uiteindelijk door iemand op C-niveau moet worden opgelost, mogelijk door het bedrijf sterk te bewapenen om één systeem te kiezen.

Als uw bedrijf echter specifieke kantoren en zelfs afdelingen de vrijheid wil geven om het systeem te kiezen waar ze de voorkeur aan geven (of u wilt tools die verbinding maken met andere soorten software die is ontworpen voor specifieke taken van werknemers), dan zijn er manieren om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet het wordt stil.

Oplossing: "IT moet beslissingen nemen om te investeren in technologieproviders die open zijn en bereid zijn om verbinding te maken… De oplossingen die u zou moeten selecteren, zijn die met de meest robuuste connectoren, " zei Oza.

Dit omvat picksystemen met open applicatie-programmeerinterfaces (API's) waarmee uw ontwikkelaars connectoren kunnen maken die organisch niet bestaan ​​tussen twee stukken software. Als u geen ontwikkelaars in dienst heeft, moet u op zoek gaan naar tools die de meeste integraties bieden met uw oude software. Overigens, zoek naar integraties met alle software die uw medewerkers hebben besloten alleen te gebruiken.