Video: Smart Industry Fieldlab voor mkb-ondernemers uit de Peel (November 2024)
Als u een typisch MKB-kantoor beheert, is het belangrijk om het jaar goed te beginnen. MKB-bedrijven moeten snel handelen om te reageren op nieuwe kansen zodra ze zich voordoen, en een solide kantoorbasis hebben waarop ze dat werk kunnen uitvoeren, is cruciaal voor succes. Gelukkig kunt u er redelijk snel voor zorgen dat uw bedrijf in topconditie is. Toegegeven, het is een overvloed aan audits; wees gewoon dankbaar dat geen van hen van de IRS komt. Volg de onderstaande zespuntenchecklist en uw kantoor is klaar om elke uitdaging aan te gaan die 2016 met zich mee kan brengen.
1. Maak je klaar voor het belastingseizoen
In de zakenwereld bereid je je vrijwel altijd voor om op de een of andere manier belasting te betalen. Maar het begin van het jaar (als het samenvalt met het boekjaar van uw bedrijf) is vooral belangrijk. Begin met uw financiële hoofd te gaan zitten om een grote audit van de boeken van vorig jaar te maken.
Natuurlijk, je kunt in een koud zweet breken wanneer het woord 'audit' en 'financiën' in dezelfde zin worden gebruikt, maar er overheen komen: we hebben het niet over nare IRS-agenten. Dit is een audit die is ontworpen om u, uw leiderschap en eventuele huidige of potentiële investeerders te laten weten dat uw financiën - en bij uitbreiding uw organisatie - werken zoals ze zouden moeten zijn. U verifieert de cijfers van het afgelopen jaar, beoordeelt zakelijke en financiële procedures en vergelijkt wat echt is gebeurd met zowel wat u had verwacht als wat u meldde. U kunt de audit laten uitvoeren door uw interne boekhoudleads of door een externe onderneming of CPA. Je kunt zelfs een kleine taakgroep opzetten om het werk als groep te doen. Wat u zoekt, omvat:
Alle inkomsten verkregen in het voorgaande jaar en uit welke bron,
Alle uitgaven in het voorgaande jaar, met behulp van welke betalingsmethoden, aan welke begunstigden en toegewezen aan welk budget; bijzondere aandacht besteden aan kantoor-, technologie-, externe service- en bedrijfsinfrastructuuruitgaven,
Bankafschriftbeoordelingen,
IRS en staat / gemeentelijke belasting (indien van toepassing) indienen van beoordelingen,
Controleer of de juiste boekhoudprocedures worden gevolgd; zo niet, begrijp waarom, omdat dit te wijten kan zijn aan een specifiek bedrijfsproces dat mogelijk moet worden herzien, en
Zet de auditresultaten samen in een strak rapport (dit is een hulpmiddel dat u in de loop van het jaar daadwerkelijk wilt gebruiken, dus maak het kort, overzichtelijk en waardevol - niet zo omvangrijk dat u niets kunt vinden).
Goed uitgevoerd, zou deze audit niet meer dan een week moeten duren, en het rapport biedt een basisinstrument waartegen alles kan worden gebruikt - van inkoopplannen tot verkoopdoelen.
2. Hardware-audit
Vanuit het perspectief van een officemanager wordt weten waar het geld is slechts de eerste stap. Nu moet je ook weten waar al het andere is. Begin met technologiehardware. Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar het wordt snel een gevarenzone voor veel MKB-ers - vooral diegenen die meer naar de middelgrote dan de kleine neigen. Dat komt door de zin Bring Your Own Device (BYOD). Zoveel IT-professionals haten en zoveel gebruikers gebruiken om de hardware te gebruiken die ze te pakken kunnen krijgen - uit elke bron en vaak betaald op vreemde of slinkse manieren. Zet deze informatie op zijn minst in een georganiseerde spreadsheet waarnaar u dit jaar en het volgende kunt verwijzen. Beter nog, plaats de informatie in een speciale desktopbeheer-app zoals Microsoft System Center Configuration Manager of MMSoft Pulseway.
Begin met het auditrapport van stap 1, want dat zou een officiële lijst van uw hardware-aankopen moeten zijn. Volg vervolgens welke apparaten daadwerkelijk worden gebruikt (u zult gegarandeerd enkele verrassingen tegenkomen). Sommige werknemers zullen persoonlijke apparaten gebruiken waarvoor ze hebben betaald om te werken, terwijl anderen consumentenapparaten zullen gebruiken voor zowel werk als persoonlijke taken waarvoor het bedrijf heeft betaald. Ontdek wie wat heeft, of het op de juiste manier wordt gebruikt, en dat zal u helpen beslissen of er een betere manier is om ervoor te betalen.
En als u eenmaal door dit moeras van nieuwe technologie bent gegaan, vergeet dan niet om de traditionele hardwareaudit te doen om te zoeken naar pc's, servers, printers en andere kantoorhardware die het einde van de levensduur of het einde van de levensduur nadert. zodat u weet wat dit jaar en wanneer moet worden vernieuwd. Werk samen met hardwareverkopers en uw boekhoudafdeling om een plan te ontwikkelen om deze oudere hardware buiten gebruik te stellen en te vervangen door nieuwe eenheden.
3. Software-audit
Software-audits hebben hetzelfde basisdoel als een hardware-audit: ontdek wat u hebt geïnstalleerd, waar het is geïnstalleerd, hoe het is betaald (wat betekent aan welk budget het is toegewezen) en welke licenties of abonnementen worden verlengd. Zorg ervoor dat je die in je agenda markeert.
Net als een hardware-audit heeft de moderne tijd een software-audit echter iets gecompliceerder gemaakt. Net als werknemers die persoonlijke apparaten gebruiken voor hun werk, gebruiken velen ook hun eigen cloudservices. Dit kan gebeuren omdat een enkele gebruiker besluit zich aan te melden voor een bepaalde service, of zelfs een heel team een cloudservice alleen tussen hen in zet.
Vaak worden deze diensten betaald via terugkerende kosten die zijn toegewezen aan persoonlijke of zakelijke creditcards, en boekhouding kan een moeilijke tijd hebben om uit te zoeken wat er wordt gekocht. Dit kan boekhoudfouten met zich meebrengen, maar die zijn klein in vergelijking met potentiële IT-problemen wanneer deze cloudservices gebruikers vragen software te downloaden (die niet alleen niet door IT is getest, maar volledig is omzeild). Wortel dergelijke software uit, zorg ervoor dat er goed voor wordt betaald en beslis vervolgens of u deze wilt behouden of vervangen door een effectievere oplossing.
Gebruik op een meer traditionele manier uw software-audit om speciale aandacht te besteden aan beveiligingssoftware: anti-virus, virtual private network (VPN) en encryptie zijn drie voorbeelden. Dit zijn bouwstenen voor oplossingen die een proces in het spoor kunnen stoppen als hun licenties uitglijden, dus zorg ervoor dat u weet wanneer licenties en abonnementen moeten worden verlengd en welke gebruikers ze nodig hebben.
Rond software audittijd is het ook een goed idee om uw gegevensback-up en gegevensveiligheidsprocedures te onderzoeken. Dit omvat meestal zowel hardware als software, maar het is een vereiste voor de meeste softwareprocessen, dus geef het niet te kort. Voer testruns uit van plannen voor back-up en noodherstel (DR) om er zeker van te zijn dat ze nog steeds werken, maak een back-up van gegevens, zowel lokaal als in de cloud, om te controleren of deze niet beschadigd zijn en kijk wat u in het voorgaande jaar hebt betaald voor deze oplossingen om kijk of je het beter kunt doen.
4. Netwerkaudit
U hebt uw IT-lead nodig om hierbij te helpen. Met een netwerkaudit kunt u:
Weet welke netwerkinfrastructuur u momenteel gebruikt (zowel fysiek als in de cloud),
Vergelijk die infrastructuur met de bedrijfsprocessen die erop draaien om capaciteit te verifiëren, en
Evalueer niet alleen wat u betaalt, maar ook of u krijgt waarvoor u hebt betaald; dit is vooral belangrijk voor alle internet- en mobiele netwerkproviders.
Analyseer uw internetverbinding, niet alleen naar kantoor, maar ook naar externe webservers, cloudservices of telewerkers en externe sites. Heb je de uitvoering gekregen waarvoor je hebt betaald? Als uw interne IT-afdeling niet zeker weet hoe u op deze informatie moet testen, neemt u contact op met een externe netwerkadviseur. Zorg er ten slotte voor dat IT uw kantoorrouters, switches en andere netwerkhardware bijwerkt zodat ze over de nieuwste firmware beschikken - en zorg ervoor dat deze allemaal worden getest met uw huidige suite van bedrijfskritische apps voordat u alles uitrolt. Als u externe sites of telewerkers hebt die vanuit huis verbinding maken, zorg er dan voor dat hun netwerkhardware ook wordt geflitst en beveiligd.
5. Maak een wandeling door het kantoor
Dit klinkt misschien omdraaien, maar het is een serieuze stap. U kunt niet alles vinden wat u moet weten over uw bedrijf via een spreadsheet of een managementdashboard. Sta op en volg de rondleiding. Praat met medewerkers over hoe ze hun werk doen, vooral team- en procesleiders. Begrijpen hoe werk wordt gedaan, is niet alleen van cruciaal belang om de juiste tool voor de juiste taak in te zetten, maar vaak ook om nieuwe mogelijkheden voor besparingen of inkomsten te ontdekken.
Aan de meer alledaagse kant, inventariseer hoe uw kantoor eruit ziet en functioneert op fysiek niveau. Let op:
Kantoormeubelen,
Breakroom benodigdheden en keukenapparatuur,
Whiteboards, vergaderruimten, telefoons en
Gedeelde kantoorapparatuur - shredders, printers, faxmachines.
Zorg ervoor dat deze dingen nodig zijn, in een goed functionerende staat en gevuld zijn met de benodigdheden die ze nodig hebben voor gebruik (bijv. Toner, papier, enz.).
6. Analyseer uw bedrijfs- en marketingplannen
Je bent gek geworden op de cijfers. Nu is het tijd om uw hoofd te pakken en te kijken naar het grote geheel van uw organisatie, en dat begint altijd met uw bedrijfsplan. Ga zitten met uw leiderschapspersoneel en bespreek uw plan in detail. Ben je waar je zou moeten zijn (wat betekent, waar je plan zegt dat je zou zijn)? Is de manier waarop u zaken doet nog steeds het meest effectief? Stel deze vraag ongeacht of het bedrijf optimaal presteert of niet; er kan altijd een betere manier zijn. Maak een lijst van uw bedrijfsprocessen, overleg met belangrijke werknemers over die processen, breng ze stap voor stap in kaart en bekijk ze vervolgens in detail. Zijn er effectievere tools, software of services die u zou kunnen gebruiken om concurrerender te zijn? Doen de juiste mensen deze taken? Zijn processen efficiënt of overbodig? Het doel hier is niet om mensen te ontslaan of op microniveau te beheren; het is om volledig te begrijpen hoe uw bedrijf zaken doet, van soep tot noten.
Bekijk het marketingplan van vorig jaar met een vergelijkbaar oog. Controleer de resultaten en vraag of u echt bent waar u moet zijn wanneer de resultaten worden vergeleken met de kosten. Waar ben je zwak en hoe kun je verbeteren? Besteed bijzondere aandacht aan:
Marktonderzoek,
Promotie en reclame,
Evenementen en
Persrelaties.
Vergeet bij deze oefening niet om uw web- en online sociale netwerkprofielen te analyseren. Bereiken ze de juiste klanten? Zijn ze up-to-date? Zijn de beschrijvingen van producten of diensten, prijzen en zelfs leidinggevende namen bijgewerkt? Controleer deze details krachtig omdat niets online klanten sneller uitschakelt dan het bezoeken van een website die volgens hen niet wordt onderhouden.
Natuurlijk, het is gemakkelijker om deze zes stappen te schrijven dan om ze te doen. We hebben het over een aanzienlijke hoeveelheid werk, geen twijfel. Maar als je je vastzet en de juiste mensen om hulp vraagt, kan het allemaal binnen een paar weken worden bereikt. En die twee weken kunnen de rest van het jaar aanzienlijke proces-, kosten- en zelfs winstdividend voor uw bedrijf opleveren.
