Een tweet van $ 40 miljoen vermijden: 7 tips voor een solide beleid voor sociale media

Op 7 augustus stuurde Tesla CEO Elon Musk wat misschien de duurste tweet ooit bleek te zijn. Na zijn tweet, waarin hij zei dat hij overwoog om Tesla privé te houden, veroorzaakte Musk een storm onder beleggers. De tweet zorgde ervoor dat de koers van het in Silicon Valley gevestigde Tesla dramatisch daalde en trok een reeks rechtszaken aan van woedende beleggers. Maar Musks tweet trok ook de aandacht van een andere groep die bedrijfsleiders op eigen risico tegenkomen: de US Securities and Exchange Commission (SEC). Na bijna twee maanden van overweging heeft de SEC Musk en Tesla aangeklaagd. De resulterende schikking kostte elke partij $ 20 miljoen en Musk werd gedwongen af ​​te treden als voorzitter van Tesla.

Het was duidelijk dat Tesla een beleid voor sociale media nodig had, een beleid waaraan Musk zich had moeten houden. Hoewel je misschien geen Musk bent en je bedrijf misschien geen Tesla, laat dit incident precies zien waarom je bedrijf een beleid voor sociale media nodig heeft - en waarom het ervoor moet zorgen dat zijn werknemers zich aan die vereisten houden. Gelukkig is hulp gemakkelijk te vinden omdat leidinggevenden bij andere bedrijven u graag helpen.

Volgens Cheryl Snapp Conner, CEO van PR-bedrijf SnappConner PR, is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten welke rol u wilt dat uw werknemers spelen wanneer ze sociale media gebruiken. In sommige gevallen wilt u bijvoorbeeld dat ze het bedrijf vertegenwoordigen op Facebook en Twitter. In andere gevallen wilt u er echter alleen voor zorgen dat ze niets zeggen dat het bedrijf zou schaden. Snapp Conner classificeert blogs ook als sociale media en zei dat u deze ook in uw beleid moet opnemen.

Snapp Conner zei dat het belangrijk is dat je sociale media-beleid wordt opgeschreven. "Het is belangrijk dat het deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst, " zei ze. "Het zou deel moeten uitmaken van het algemene werknemershandboek."

Ze zei ook dat het belangrijk is dat je het sociale mediabeleid met je werknemers bespreekt, zodat ze de reden ervoor kunnen zien en begrijpen waarom ze niet zomaar iets kunnen zeggen wat ze willen op sociale media. "Het kan dingen opleveren waar mensen misschien niet aan hebben gedacht, " voegde Snapp Conner eraan toe.

Wanneer u beslist wat u wilt opnemen in uw beleid voor sociale media, is het belangrijk om na te denken over alle manieren waarop uw werknemers uw bedrijf kunnen vertegenwoordigen. Maar het is ook belangrijk om na te denken over de manieren waarop uw werknemers op sociale media zullen communiceren wanneer ze uw bedrijf niet vertegenwoordigen.

"Het is mijn ervaring dat, meestal wanneer dit beleid zijwaarts gaat, het is omdat werknemers geen idee hebben wat het beleid inhoudt, " zei Ryan Schram, Chief Operating Officer (COO) van online mediamarketingbedrijf IZEA. "Advocaten doen waar advocaten het beste in zijn en plaatsen rechtszaaltaal rond het beleid." Dat kan voor leken moeilijk te interpreteren zijn.

Schram zei dat dit betekent dat u het beleid aan uw werknemers moet uitleggen. "Een beetje is gezond verstand, " zei hij. "Het gaat over transparantie en over wat we van onze teamleden verwachten."

7 Must-haves voor het sociale media-beleid

Wat gaat er eigenlijk in een beleid voor sociale media? Tot op zekere hoogte hangt het af van het bedrijf en van wat u van uw werknemers verwacht. Maar hier zijn zeven punten die gemeenschappelijk zijn voor de meeste beleidsmaatregelen:

Transparantie: werknemers moeten duidelijk maken wanneer ze namens het bedrijf spreken en wanneer ze voor zichzelf spreken. Gewoon een persoonlijke Facebook-pagina hebben is vaak niet genoeg om dat onderscheid duidelijk te maken.

Bescherming van bedrijfsinformatie: u kunt werknemers de interne werking van uw bedrijf niet laten bespreken, bedrijfsgeheimen onthullen of informatie bespreken die nuttig kan zijn voor concurrenten. Mogelijk moet u hen uitleggen wat dit betekent. Ingenieurs praten bijvoorbeeld graag online over technologie, met name nieuwe en opkomende technologie. Dat is prima, maar bespreken hoe uw bedrijf die technologie gebruikt door projecten te beschrijven waaraan u momenteel werkt, is dat niet.

Overtreed de wet niet: als uw bedrijf of beroep een gedragscode heeft, volg dat dan ook. Dit kan betekenen dat werknemers moeten kunnen bevestigen dat wat ze zeggen de test doorstaat met het juridische personeel van uw bedrijf.

Wees professioneel en verantwoordelijk tegenover anderen: u kunt het zich niet veroorloven dat uw werknemers onbeleefd zijn tegen anderen, uw concurrenten of uw bedrijf in diskrediet brengen of zich gedragen in soortgelijke vormen van negatief gedrag. Speling van dit soort activiteiten kan gemakkelijk overgaan van een individu naar de organisatie, en dat kan het bedrijf schaden.

Steel of intellectueel eigendom (IP) niet misbruiken: dit betekent dat u het werk van anderen niet plagiaat, geen auteursrechtelijk beschermde afbeeldingen plaatst of het IP van anderen zonder toestemming gebruikt. Mogelijk moet u uitleggen dat dit ook het gebruik van memes op sociale media beperkt.

Wees nauwkeurig: bewerk uw werk voor typefouten, spelfouten en feitelijke fouten en corrigeer deze die later verschijnen. En als u een argumentatie aangaat, zorg er dan voor dat u een back-up van claims kunt maken en dat u indien nodig bronnen kunt citeren.

Maak het eigendom van sociale media-accounts duidelijk: als werknemers een account gebruiken dat door uw bedrijf is gemaakt, zorg er dan voor dat ze weten dat het bedrijf eigenaar is van het account en de volgers die daarbij horen. Het bedrijf bezit ook alle inhoud die op dergelijke accounts is gemaakt, en zij zijn er ook verantwoordelijk voor.

Gevolgen van het niet volgen van beleid

Nadat u het sociale-mediabeleid van uw bedrijf heeft opgesteld, moet u eisen dat alle werknemers een kopie ervan ontvangen, dat deze in de werknemershandleiding wordt opgenomen en dat alle werknemers (inclusief de CEO) ondertekenen en bevestigen dat ze hebben gelezen en begreep het.

Vervolgens moet u uw werknemers uitleggen wat er gebeurt als ze zich niet houden aan de nieuwe beleidsrichtlijnen voor sociale media. Best Buy is heel duidelijk over wat de gevolgen zijn in haar beleid voor sociale media:

Dit is ongeveer zo duidelijk als het kan zijn, en het is vergelijkbaar met de gevolgen die andere bedrijven moeten vermelden. Wanneer u een dergelijk beleid implementeert, moet dit voor iedereen over de hele linie gelden. U kunt voor sommige mensen geen uitzonderingen maken en u moet over HR-procedures beschikken om te beslissen welke stappen u moet nemen als het beleid niet wordt gevolgd.

Een geweldige manier om dit te doen is om een ​​korte training voor werknemers te bouwen of te kopen die geschikt gedrag op sociale media behandelt. Dit kan worden verwerkt tijdens uw jaarlijkse e-learningtraining over intimidatie en werkplek. Het geven van real-world advies en voorbeelden van workshops is van cruciaal belang om werknemers te helpen niet alleen te begrijpen wat u probeert over te brengen, maar ook hoe belangrijk het is voor het bedrijf.

Beleid voor sociale media: voordelen en voorbeelden

Maar voordat u besluit om sociale media af te zweren, moet u ook bedenken dat dit een krachtig middel kan zijn om het verhaal van uw bedrijf te vertellen. Hoe krachtig? Snapp Conner legt uit door een kijkje te nemen in het geweldige werk dat T-Mobile CEO John Legere (@JohnLegere) heeft gedaan om zijn bedrijfsprofiel te verbeteren via Twitter. Dit was niet Legere die alleen handelde. Het was een gezamenlijke sociale inspanning, waarschijnlijk ondersteund door verschillende professionals en krachtige marketingautomatiseringstools gericht op sociale media.

• 19 Massieve zakelijke sociale media horrorverhalen 19 Massieve zakelijke sociale media horrorverhalen
• 10 hulpmiddelen om het sociale mediaspel van uw kleine bedrijf te stimuleren 10 hulpmiddelen om het sociale mediaspel van uw kleine bedrijf te stimuleren
• Rapport: Social Media-verhalen klaar om nieuwsfeeds te vervangen Rapport: Social Media-verhalen klaar om nieuwsfeeds te vervangen

Naast het zojuist besproken social media-beleid van Best Buy, zijn er nog andere goede voorbeelden van social media-beleid dat u kunt gebruiken als inspiratie om uw eigen beleid te maken. Rekruterend softwarebedrijf Workable biedt een sjabloon voor beleid voor sociale media, een reeks algemene richtlijnen die u kunt aanpassen voor uw eigen bedrijf. Rekruteringsplatform voor sociale media HireRabbit bespreekt het werkelijke beleid voor sociale media van bedrijven zoals de GAP, Hewlett-Packard en The Los Angeles Times. En de belangenbehartiging van werknemers en het sociale verkoopplatform EveryoneSocial bespreekt nog zeven sociale media-beleid, waaronder beleid van Coca-Cola, Dell, Ford Motor Company, Intel, Nordstrom en de Amerikaanse luchtmacht.

Zonder de juiste begeleiding kunnen sociale media een echt mijnenveld zijn. Als het op de juiste manier wordt gebruikt, is het een krachtig marketinginstrument dat tegenwoordig onmisbaar is voor de meeste organisaties, met name kleinere bedrijven. Het opstellen van een werkend beleid voor sociale media is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw bedrijf de voordelen van de sociale media en niet de valkuilen ervan gebruikt; Het verkrijgen van een solide beleid kan echter beginnen met IT, juridisch en HR, maar uiteindelijk heeft het ondersteuning nodig van de organisatie als geheel om te kunnen functioneren.