Inhoudsopgave:
Video: Zoho Docs For Desktop (November 2024)
Het opslaan en openen van digitale documenten is iets waar u zelden aan denkt als uw bedrijf documentbeheer goed uitvoert. Activiteiten zoals het maken, bewerken, delen en samenwerken van documenten kunnen eenvoudig zijn: inloggen, klikken en aan de slag gaan. Onnodig onhandige of rigide systemen voor documentbeheer kunnen echter een hel maken voor mensen die de hele dag door bestanden in en uit gaan.
, Ik zal twee van de meest populaire documentbeheersystemen vergelijken: Adobe Document Cloud en Zoho Docs. Hoewel beide systemen meer overeenkomsten vertonen dan verschillen, overtreft de ene de andere in verschillende belangrijke categorieën.
1. Prijzen en plannen
U kunt zich al voor $ 12, 99 per maand abonneren op Adobe Standard Document Cloud, of u kunt $ 22, 99 per maand betalen voor het maandelijkse abonnement. Met dit plan kunt u PDF-bestanden maken en exporteren naar Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint. U kunt ook tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden die u hebt gemaakt, en u kunt formulieren digitaal ondertekenen. Het Pro-abonnement kost $ 14, 99 per maand voor een abonnement van een jaar of $ 24, 99 per maand voor een maandelijks abonnement. Het voegt de mogelijkheid toe om audio- en videobestanden in PDF-bestanden in te voegen en gescande documenten te bewerken. U kunt dit plan ook gebruiken om gescande papieren documenten om te zetten in bewerkbare PDF-bestanden en twee versies van een PDF-bestand vergelijken om verschillen te ontcijferen. Je kunt ook tekst bewerken en pagina's ordenen op een iPad en je kunt pagina's op een iPhone opnieuw ordenen, verwijderen of roteren. Alle Adobe-abonnementen geven u toegang tot 20 GB opslag.
Zoho Docs biedt een gratis proefperiode van 15 dagen plus een gratis abonnement voor maximaal 25 gebruikers (inclusief 5 GB opslag per gebruiker). Het gratis abonnement omvat ook onbeperkt delen van bestanden en mappen, bureaubladsynchronisatie, bewerkingstools, gebruikersbeheer en versiegeschiedenis. Het standaardabonnement kost $ 5 per gebruiker per maand met maximaal 50 GB per gebruiker. Dit omvat functies zoals met een wachtwoord beveiligde documenten en op rollen gebaseerde toegang. Het Premium-abonnement kost $ 8 per gebruiker per maand voor maximaal 100 GB per gebruiker. Met dit plan kunt u documenten rechtstreeks naar een Zoho-account e-mailen, verwijderde documenten herstellen en het eigendom van bestanden overdragen aan een andere gebruiker.
Beide accounttypen kunnen 10 GB extra opslag toevoegen voor $ 3. Zoho biedt 20 procent korting op alle betaalde abonnementen als u jaarlijks betaalt. Dankzij het lagere prijspunt, gratis proef, gratis abonnement en superieure opslagcapaciteit gaat de voorsprong in de prijscategorie naar Zoho. Edge: Zoho.
2. Document maken en bewerken
Gebruikers van Zoho Docs kunnen documenten maken en bewerken, wijzigingen bijhouden, digitale handtekeningen toevoegen en toegang krijgen tot een aantal geavanceerde bewerkingstools. U kunt ook taken toewijzen en herinneringen sturen naar teamleden die toegang hebben tot het bestand. U kunt macro's, kleurrijke grafieken en draaitabellen maken en u kunt documenten, spreadsheets en presentaties exporteren naar Google Drive, PDF-indeling en Windows. U kunt bestanden ook offline bewerken; wijzigingen worden gesynchroniseerd zodra u weer online bent.
Een coole functie die ontbreekt in Adobe is de mogelijkheid om een document gelijktijdig met collega's te bewerken. Met de Zoho Documenten-app kunt u onderweg bestanden openen, maken en bewerken. U kunt al uw mappen bekijken, ze sorteren op naam of datum en bestanden zoeken. Zoals ik al eerder zei, omdat Adobe zo sterk afhankelijk is van PDF-bestanden, is er een limiet aan wat je kunt doen op mobiele besturingssystemen (OS's); dit is niet het geval met het platform van Zoho.
Adobe is veel beter in het opslaan en automatisch invullen van informatie voor later gebruik dan Zoho. Met de functie "Invullen en ondertekenen" van Adobe kunt u bijvoorbeeld veelgebruikte velden opslaan, inclusief uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Het is ook een veel betere tool voor het ondertekenen en aanvragen van handtekeningen van mensen. Advocatenkantoren, financiële instellingen en mensen die sterk afhankelijk zijn van het PDF-formaat, zullen het waarderen hoe gemakkelijk het is om informatie in te voeren en op te slaan, en om anderen te laten beoordelen en ondertekenen. Het maken en bewerken van documenten in Adobe is echter niet vergelijkbaar met Zoho. Edge: Zoho.
3. Wat ontbreekt er?
We zouden graag zien dat Zoho op chat gebaseerde ondersteuning toevoegt aan de Documenten-tool. Dit is iets dat Adobe heeft dat het ongelooflijk eenvoudig maakt om u door enkele van de meer uitdagende elementen van het documentcreatieproces te leiden.
Adobe daarentegen mist elementen zoals groepsbewerking, gedeelde mappen en de mogelijkheid om offline wijzigingen aan te brengen. Het vereist ook dat u opgeslagen bestanden converteert naar PDF-indeling, wat een enorme hoofdpijn is voor iedereen die moet converteren naar andere formaten (vooral voor mensen die Microsoft Excel-formules gebruiken die niet naar het PDF-formaat gaan). Edge: Zoho.
Het komt neer op
Hoewel het documentbeheerprogramma van Adobe uitstekend is, vooral voor mensen die voornamelijk in PDF-indeling werken, ontbreekt het aan samenwerkingsfuncties. Bovendien heeft het niet de robuuste bestandscompatibiliteit die u nodig hebt om met mensen buiten uw organisatie te werken. Omgekeerd biedt Zoho uitgebreide documentbewerking, een uitstekende combinatie van samenwerking en deelbaarheid van bestanden, en kun je werk doen op mobiele besturingssystemen. Koppel deze functies met een lager prijskaartje en meer opslagcapaciteit en je hebt een all-round beter documentbeheersysteem. Winnaar: Zoho.
