Beoordeling en beoordeling van aasprojecten

Bij het kiezen van een projectmanagementtool zoeken we naar online apps met een groot aantal functies, een soepele en snelle gebruikerservaring en een hoge waarde. AceProject is niet bijzonder snel of rijk aan functies, maar het heeft goede botten en is een betaalbaar aanbod voor kleine teams. Er zijn plaatsen waar u veel aandacht zult besteden aan details, zoals in hoeveel informatie u kunt toevoegen aan een taak, of een mooie Save And… -functie die de productiviteit verhoogt. Maar AceProject slaat sommige aspecten van projectbeheer over die essentieel zijn voor veel teams, zoals een agenda en een in-app chatbox. Het is iets beter dan gemiddeld, maar het verslaat de twee aanbevolen editorskeuzes van PCMag niet, die kleine bedrijven meer functies en waarde bieden: Teamwork Projects en Zoho Projects.

Een ander werkbeheertool verdiende de Editors 'Choice van PCMag, hoewel het meer geschikt is voor middelgrote tot grote organisaties die de manier waarop ze werken volledig willen veranderen. LiquidPlanner is een fantastische optie, maar het vereist een totale buy-in en veel training om de voordelen volledig te benutten.

Prijzen en plannen

Net als veel andere platformen voor projectbeheer biedt AceProject verschillende servicelagen om aan de behoeften van verschillende teams en hun budgetten te voldoen. Het meest basale niveau wordt toepasselijk Basic genoemd en het is gratis te gebruiken voor vijf gebruikers die tegelijkertijd aan twee projecten werken, met een limiet van 50 actieve taken tegelijk en 1 GB opslag. Andere beperkingen omvatten geen API voor ontwikkelaars, FTP-toegang of dagelijkse back-ups (alle betaalde accounts hebben deze functies). De grootste waarschuwing over het gratis account is dat het wordt verwijderd als er gedurende 30 dagen geen activiteit is.

Onder de betaalde accounts zijn de enige verschillen, afgezien van de prijs, het aantal ondersteunde gebruikers, projecten en taken en de hoeveelheid toegewezen ruimte. Qua functies zijn ze allemaal hetzelfde.

Het standaardplan van AceProject kost $ 19 per maand voor 10 gebruikers om 10 projecten te beheren met maximaal 1.000 actieve taken in 5 GB opslagruimte. Het is een beetje ongebruikelijk dat een projectbeheertoepassing het aantal taken beperkt. Deze eerste twee servicelagen zijn prima voor zeer kleine bedrijven, maar hun beperkingen zullen waarschijnlijk te zwaar zijn voor de meeste organisaties.

De volgende laag, genaamd Advanced, neemt de beperking van het aantal taken weg. Het kost $ 39 per maand voor 25 gebruikers, 25 projecten en 10 GB aan ruimte. Een Silver-laag kost $ 59 per maand voor 50 gebruikers, 50 projecten en 15 GB aan ruimte. De toplaag, Gold, kost $ 99 per maand voor een onbeperkt aantal gebruikers en projecten en 20 GB aan ruimte.

Als al die keuzes uw hoofd doen draaien, kunt u kijken naar een projectmanagementplatform met minder opties. Comindware Project rekent bijvoorbeeld $ 9, 99 per gebruiker per maand of $ 99, 99 per gebruiker als u vooraf een jaar betaalt, zonder verwarrende plannen om doorheen te waden. Er zijn slechts twee opties met Comindware: Laat het bedrijf uw account hosten in de cloud of hosten op uw eigen servers. Hoe dan ook, de prijs is hetzelfde en het is een van de laagste die je zult vinden.

Over het algemeen is de tariefstructuur per gebruiker per maand vaak een indicatie dat een programma beter geschikt is voor grotere organisaties dan zeer kleine. Andere projectmanagementplatforms met een vergelijkbare prijsstructuur zijn onder meer LiquidPlanner (vanaf $ 29 per gebruiker per maand), Clarizen (vanaf $ 45 per gebruiker per maand) en het bedrijfsgerichte Workfront (ongeveer $ 30 per gebruiker per maand, afhankelijk van de configuratie).

Sommige projectmanagementplatformen rekenen in plaats daarvan een vast maandelijks tarief voor een onbeperkt aantal gebruikers. Deze omvatten Zoho-projecten ($ 50 per maand voor een redelijk vergelijkbaar plan) en Teamwerkprojecten (die $ 49 per maand kosten voor een vergelijkbaar plan). Voor kleine teams zijn deze opties waarschijnlijk veel aantrekkelijker. Tegen die prijzen kunt u met Zoho 50 projecten beheren en biedt Teamwork 40.

Er bestaan ​​gratis alternatieven voor projectbeheer, maar deze hebben meestal beperkingen. Teamwork Projects biedt een gratis account aan, maar ondersteunt slechts twee projecten. Zoho Projects en ProofHub bieden een gratis account aan, maar ondersteunen slechts één project. Volerro biedt ook een gratis account aan, maar deze bevat geen analyses.

Ermee beginnen

Toen ik voor het eerst naar AceProject keek, kreeg ik het gevoel dat het een soort functioneel product was. Het is niet mooi, maar het is eenvoudig. Je kunt het thema veranderen als je de accentkleuren beu bent. U kunt ook het dashboard aanpassen dat u ziet wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, om een ​​overzicht van taken weer te geven, alleen uw taken, de projectpagina die u de laatste keer had gebruikt toen u was ingelogd, enzovoort. Wanneer u een account instelt, kiest u een aangepaste URL, zodat u "CustomName.aceproject.com" of een vergelijkbare plaats heeft om in te loggen.

Ik had geen problemen om nieuwe gebruikers uit te nodigen om aan mijn projecten deel te nemen, maar ik vond het verwarrend om aan de andere kant te staan. Ik verwachtte een e-mailwaarschuwing te ontvangen waarin ik werd gevraagd naar de AceProject-website te gaan en een login aan te maken. Dat is hoe de meeste projectmanagement-apps werken. Ik heb echter nog nooit zo'n uitnodiging van AceProject gekregen. Na een dag wachten, voor het geval er e-mailvertragingen waren, ging ik gewoon naar de URL en deed ik een wachtwoordreset. Het leek erop dat mijn e-mailadres in het systeem zat, maar ik heb nooit een uitnodiging ontvangen. Ik deed dit met drie verschillende adressen. Geen van hen heeft bericht gekregen.

Nadat ik een paar accounts had gemaakt, paste ik de gebruikersaccounts aan en begon ik met het maken van een dummy-project. AceProject biedt veel opties bij het opzetten van een nieuw project. U kunt een sjabloon voor het project gebruiken of een geheel nieuwe sjabloon maken en een budget instellen, zowel in tijd als in geld. Een detail dat ik leuk vind, is dat er een functie Opslaan en… is bij het maken van een nieuw project, zodat je na elk onderdeel van de installatie kunt opslaan en verder kunt gaan naar het volgende wat je wilt doen, of het nu opslaan is en gebruikers uitnodigen of bewaar en bekijk taakgroepen .

Taken en details

Elke taak kan een toegewezen persoon, vervaldatum, notities, geschatte tijd, prioriteitsniveau en meer hebben. U kunt zelfs veel detail toevoegen aan AceProject-taken. U kunt bijvoorbeeld een taak toewijzen aan een team in plaats van aan een individu. U kunt het markeren als een bepaald type taak, zoals toevoeging, correctie, verbetering, probleem of wijziging. U kunt zelfs iemand als recensent aan de taak toewijzen om deze te bekijken nadat de hoofdaanvrager deze heeft voltooid.

Wat u echter niet kunt doen, is iemand op een specifiek tijdstip van de dag toewijzen, wat belangrijk kan zijn voor teams die met strakke deadlines werken. U kunt ook niet deelnemen aan een vergadering, die ook een bijbehorende tijd zou hebben, als een taak binnen een project. Soms zijn vergaderingen taken op zichzelf en vormen ze een routineonderdeel van een projectsjabloon.

Er zijn geen mijlpalen in AceProject, maar u kunt taken groeperen en u kunt afhankelijkheden tussen taken creëren. Ik was een beetje in de war over het invoeren van afhankelijkheden. Ik heb een vorige taak toegevoegd, maar er was geen optie om van de nieuwe taak een opvolger te maken. Ik had geen problemen met het creëren van afhankelijkheden, zolang ik een voorganger toevoegde, wat betekende dat ik moest nadenken over wat er moest gebeuren voordat de taak die ik aan het bewerken was, plaatsvond in plaats van dat de reeks acties die pas kon plaatsvinden nadat voltooid was. Met andere woorden, ik moest achteruit.

Een leuke bijkomstigheid is dat u al uw rechten kunt zien, gebaseerd op uw toegewezen rol, in de instellingen. Als je iets wilt doen in AceProject en erachter komt dat dit niet lukt, is het een goed idee om precies te controleren welke rechten je hebt voordat je iets in het product niet goed verklaart.

Voor het uploaden van bestanden is er ondersteuning voor slepen en neerzetten, maar het is traag en gecrasht toen ik het probeerde. Het handmatig kiezen van bestanden werkte veel beter. Pagina's laden over het algemeen vrij langzaam op AceProject. De functionaliteit is er allemaal, maar de snelheid en betrouwbaarheid hebben werk nodig.

Diepere functies

AceProject biedt Gantt-diagrammen, die u kunt aanpassen, evenals een paar verschillende soorten rapporten, zoals die voor uitgaven, tijd en persoonlijke werklast. Er zijn andere statistieken die je kunt doornemen die een overzicht geven van hoeveel taken elk teamlid is toegewezen, en hoeveel uren werk elke persoon op zijn of haar bord heeft.

Er is een timer om bij te houden hoeveel uren je aan verschillende taken besteedt, maar terwijl deze actief is, kun je AceProject niet gebruiken. Ik veronderstel dat dit een gezonde herinnering is dat je de timer moet uitschakelen voordat je terugkomt bij AceProject en een taak afvinkt, maar het is slecht als het uploaden van opmerkingen en bestanden naar het projectbeheerplatform onderdeel is van het werk dat je wilt tellen.

Sommige hulpmiddelen voor projectbeheer, zoals Wrike, hebben kleine grafieken en diagrammen in de hoek van het scherm die u een algemeen beeld geven van de gezondheid van het project. Zijn veel taken te laat? Gaat de voortgang zoals verwacht? Worden kritieke taken niet op tijd voltooid? AceProject heeft geen van deze visuele functies ingebouwd in de interface, wat jammer is omdat ze erg handig zijn. U kunt veel dezelfde informatie uit de rapporten halen, maar het is niet hetzelfde als ze vooraan en in het midden hebben.

Ik vind het leuk dat je in AceProject bestanden naar het platform kunt uploaden en ze verschijnen in een preview-diavoorstelling die redelijk snel wordt geladen. Maar u kunt de bestanden niet markeren om ze te annoteren vanuit de webinterface. Als u op zoek bent naar dat soort functie, heeft Mavenlink er een genaamd Smart Snips, waarmee u gemarkeerde opmerkingen kunt maken over geüploade bestanden. U kunt een kader tekenen rond een sectie die u wilt bespreken en een opmerking toevoegen. Volerro heeft ook markup-tools, hoewel ze behoorlijk rudimentair zijn in vergelijking met die van Mavenlink.

Hoewel je projecten en taken kunt bespreken door er opmerkingen aan toe te voegen, zijn er geen andere spaties in AceProject om gesprekken te voeren. Ik doel hier op in-app chatboxen evenals forums of discussieborden. Veel apps voor projectbeheer bevatten deze wel. Comindware heeft bijvoorbeeld discussieforums, genaamd Rooms, waar teams gesprekken kunnen voeren die enigszins tangentieel zijn voor een bepaald project of taak, maar die betrekking hebben op het bedrijf of de activiteiten in het algemeen. Zoho Projects heeft tekstchat en live videochat, wat echt kan helpen om de communicatie tussen externe teamgenoten te bevorderen. Clarizen, Volerro en ProofHub hebben een standaard chatbox. Teamwork Projects biedt een gratis desktop-app voor gratis chatten, maar deze bevindt zich niet in hetzelfde venster als de werkruimte, zoals in Zoho Projects.

Als uw bedrijf al een app voor teamchats heeft, zoals Slack of HipChat, kunt u deze integreren met AceProject, maar alleen als u API's gebruikt. Er is geen eenvoudige manier om de service te verbinden met dit soort samenwerkingssoftware als u geen programmeur bent.

Apps en extra's

Teams met mobiel personeel zouden graag willen weten dat AceProject native apps voor Android, iPhone, iPad en Windows Phone heeft. U kunt de app ook openen vanuit elke mobiele browser. De mobiele apps zijn het meest geschikt voor snelle acties, zoals het bekijken van taken, het toevoegen van opmerkingen, het invoeren van gewerkte tijd en het afvinken van voltooide taken.

Er zijn geen plug-and-play-integraties, zoals de mogelijkheid om verbinding te maken met een extern opslagsysteem zoals Dropbox, Box of Google Drive. Maar u kunt aangepaste integraties maken omdat er API-toegang voor ontwikkelaars is voor betaalde accounts. Gratis accounthouders krijgen geen API-toegang.

Niet elk bedrijf dat een projectbeheerapplicatie nodig heeft, heeft echter een team van ontwikkelaars klaar om integraties te bouwen. Als dat het geval is, is het handig om te vertrouwen op Zapier, een hulpprogramma van derden dat u een eenvoudige gebruikersinterface biedt voor het maken van integraties tussen systemen die elkaar niet ondersteunen. Helaas zit AceProject niet in het Zapier-netwerk, hoewel veel andere apps voor projectbeheer dat wel zijn. Enkele voorbeelden zijn Clarizen, LiquidPlanner, Mavenlink, Teamwork Projects, Wrike en Zoho Projects.

Iets beter dan gemiddeld

AceProject is een betaalbare optie voor projectbeheer, hoewel dit niet het meest geavanceerde systeem is dat u zult vinden. Hoewel het een betrouwbare oplossing is, is het niet bijzonder glad. Ik vind het leuk dat elke servicelaag dezelfde functieset heeft en het enige echte verschil tussen plannen is het aantal ondersteunde projecten, mensen en opslagruimte. Over het algemeen zit het een beetje rechts van het midden op de belcurve: iets beter dan gemiddeld.

Een klein bedrijf zal waarschijnlijk meer waarde oogsten en een aangenamere projectmanagementervaring hebben in een app die een beetje geavanceerder is. Zoho Projects en Teamwork Projects zijn onze aanbevelingen voor kleine teams, terwijl LiquidPlanner onze voorkeur heeft voor grotere organisaties die veel projecten beheren.