7 stappen om back-up van de zakelijke cloud te vereenvoudigen

Er was eens een back-up van je gegevens, zelfs voor IT-professionals. Tientallen verschillende tapedrives die elk hun eigen opmaakstandaard hadden, vereisten vaak ook verschillende back-upsoftware, zowel op het apparaat waarvan een back-up werd gemaakt als op de server van de tapedrive. Je moest zelfs elke week een tape naar een externe locatie verzenden om in veel gevallen compliant te zijn. Dat is allemaal verleden tijd met de komst van slimmere back-upsoftware die wordt geleverd door cloudserviceproviders.

In dit model hoeft uw IT-manager alleen te controleren of elk doelapparaat of elke schijf een internetverbinding heeft. Daarna wordt het plannen en testen gedaan vanaf een centrale console en kan elk apparaat de vereiste clientsoftware via internet downloaden. U kunt die taak zelfs op verschillende manieren automatiseren. Dus waarom wordt back-up nog steeds zo vaak over het hoofd gezien door kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's)?

Omdat voor een effectieve back-up helaas meer nodig is dan aanmelden bij een enkele provider, en dat betekent dat het een gecompliceerd proces is dat de meeste bedrijfsmanagers hopen dat ze het nooit nodig hebben. Een directe kandidaat voor de laag pit. Dat is problematisch, omdat effectieve gegevensback-ups nu meer dan ooit worden gebruikt. Natuurlijk is er nog steeds het catastrofale natuurlijke voorval, zoals een storm die je kantoor kapot maakt, of het snode scenario, zoals een dief die kritieke apparaten van je hoofdkantoor steelt. In beide gevallen kan het hebben van eerdere versies van uw bedrijfs-, klant- en werknemersgegevens het verschil betekenen tussen een kleine vertraging en een grote meltdown.

Bovendien kunt u met een back-up van uw gegevens een back-up maken nadat uw eindpuntbeschermingssoftware heeft vastgesteld dat er een inbreuk is geweest. En bepaalde malware vereist zelfs een goede back-up om te verslaan. Ransomware is het beste voorbeeld. Dit type malware houdt uw gegevens gegijzeld; soms alleen het apparaat dat het infecteert, maar meer en meer is deze software slim genoeg geworden om uw netwerk te infecteren en de gegevensgevangene van uw hele organisatie vast te houden. Het hebben van een zeer actuele back-up van alles off-site met effectieve beveiliging kan helpen het verslaan van ransomware gemakkelijk te maken; verschillende leveranciers van gegevensback-ups zetten in feite nieuwe functies in hun software, specifiek om ransomwarebedreigingen aan te pakken. Met een combinatie van beveiligingssoftware en regelmatige back-ups, kunt u bedreigingen herkennen wanneer ze zich voordoen, ze uit uw netwerk verwijderen en uw netwerk vervolgens terugzetten naar de meest recente, veiligste status.

Datacastle President en CEO Ron Faith heeft ons geholpen door zeven manieren te praten om uw gegevensback-ups te vereenvoudigen en hoe dat uw bedrijf kan helpen verbeteren, ongeacht de grootte van uw bedrijf.

1. Automatiseer back-ups

U wilt niet handmatig een back-up van uw gegevens maken wanneer u zich zorgen maakt. U wilt proactief zijn en automatische back-ups instellen op een constante en terugkerende basis. Op deze manier, ongeacht wanneer er zich een ramp voordoet, weet je dat er een back-up op je wacht. Omgekeerd betekent handmatig back-uppen van gegevens dat u vertrouwt op uw eigen toewijding of de toewijding van een werknemer (iemand die ziek kan worden of het bedrijf verlaat). Als een dag, week of maand back-ups wordt gemist, kunt u ernstige problemen ondervinden als en wanneer zich een ramp voordoet.

"U wilt een centraal beheerd beleid dat automatisch is", zei Faith. "U wilt het continu op de achtergrond laten werken. Als u erop vertrouwt dat werknemers en eindgebruikers compliant zijn, zult u niet meer voldoen aan de eisen."

Verschillende bedrijven, waaronder zowel leveranciers van gegevensback-upsoftware als bouwers van besturingssystemen zoals Microsoft met {ZIFFARTICLE id = "338257"}} Windows 10 , nemen intelligente back-upmogelijkheden op in hun software die niet alleen vaak back-ups laten plaatsvinden, maar ook het bandbreedtegebruik van het doelapparaat intelligent beheren, zodat uw back-upstreams uw netwerk niet verstoppen.

2. Zoek naar integraties

Om te diversifiëren waar u uw gegevensback-ups opslaat, moet u zoeken naar twee of drie solide leveranciers. Wanneer u deze zoekopdracht uitvoert, moet u ervoor zorgen dat u leveranciers kiest die integreren met hun concurrenten en met de verscheidenheid aan toepassingen die u gebruikt om zaken te doen. Op deze manier, als u stukjes en beetjes van uw gegevens van Vendor X en stukjes en beetjes van een app moet migreren, kunt u de informatie in het platform van Vendor Z schuiven zonder nieuwe code te hoeven schrijven in het midden van een rampscenario.

"U wilt integratie met de administratieve laag van het bedrijf, " zei Faith. "Als u Active Directory gebruikt en u een enkele aanmeldingsinfrastructuur hebt, is het belangrijk dat uw oplossing daarin wordt geïntegreerd, zodat u een consistent overzicht over verschillende eindpunten en servers hebt."

Een voorbeeld hiervan kan het verschil zijn tussen een alles-in-één back-upoplossing van een leverancier zoals Acronis versus een combinatiestijloplossing die back-upsoftware van één leverancier gebruikt, maar openbare cloudinfrastructuur als doel gebruikt, zoals een virtuele S3-bucket die draait Amazon Web Services (AWS). In dit scenario wilt u ervoor zorgen dat niet alleen uw externe back-upleverancier met AWS integreert, maar ook dat de gegevens die u in Acronis opslaat, toegang hebben tot de gegevens op AWS of deze kunnen gebruiken als alternatief doelwit.

3. Maak meerdere kopieën in meerdere regio's

Het is belangrijk om kopieën van uw gegevens in meerdere regio's te maken; dit geldt met name voor bedrijven die actief zijn in verschillende regio's. Als uw in New York gevestigde bedrijf bijvoorbeeld kantoren heeft in het Verenigd Koninkrijk en Spanje, dan zou u waarschijnlijk meerdere kopieën van uw gegevens moeten hebben opgeslagen in New York, in het Verenigd Koninkrijk en in Spanje. Dit proces beschermt tegen locatie-gebaseerde rampen en bestandsrampen. Dus als New York en Spanje geen toegang hebben tot uw bedrijfsgegevens, heeft het Verenigd Koninkrijk toegang tot de bestanden. En als toevallig een van de bestanden in het Verenigd Koninkrijk was beschadigd, dan heb je daar nog een extra exemplaar opgeslagen.

Voor kleine bedrijven geldt dezelfde logica. Hoewel u misschien maar één locatie heeft, kunt u nog steeds meerdere versies van uw gegevensback-ups opslaan en kunt u nog steeds diversifiëren waar en hoe de gegevens worden opgeslagen. De meeste gegevensback-up-apps hebben instellingen waarmee u de back-up van uw gegevens naar meerdere locaties kunt automatiseren, dus het is vaak slechts een kwestie van aanwijzen en klikken.

"Dit is waar we sterke voorstanders zijn om naar de openbare cloud te gaan, zoals Microsoft Azure, die ingebouwde mogelijkheden hebben die u op deze gebieden kunnen helpen, " zei Faith. "U wilt redundante back-ups. U wilt ook rekening houden met lokale gegevensbeperkingen. Zorg ervoor dat u werkt met een provider die uw gegevens overal beschikbaar en compliant kan hebben, afhankelijk van uw regio en branche."

4. Ga voor de Public Cloud

Als u niet te diep in het onkruid probeert te komen over hoe u uw gegevens kunt beheren, wilt u een openbare cloudservice kiezen, zoals AWS of Rackspace Managed Cloud. De cloud is goedkoper dan het lokaal opslaan van bestanden, maar het is ook veel gemakkelijker te gebruiken, vooral als u werkt vanuit de infrastructuur van iemand anders.

Met de openbare cloudinfrastructuur hoeft u zich alleen zorgen te maken over het beheer van de dashboards die leveranciers zoals Microsoft en Amazon bieden. Ze behandelen de lokale administratie, hardwareproblemen en problemen met gegevensherstel die uw IT-personeel zou moeten beheren als zich ter plaatse een probleem zou voordoen. Als u ervoor kiest om met een hybride of private cloud te gaan, beheert u uiteindelijk uw dashboard en bepaalde aspecten van de cloud en de lokale infrastructuur; hoewel dit in sommige gevallen nodig kan zijn, kan het ook complexer zijn dan nodig is, dus neem contact op met uw IT-personeel om uw werkelijke behoeften te bepalen.

5. Negeer gegevensbeveiliging niet

Het lijkt misschien vreemd om je zorgen te maken over gegevensbeveiliging, omdat back-ups een groot deel van die vergelijking zijn, maar in het cloudservicemodel hebben we het over het opslaan van de meest waardevolle informatie van je bedrijf op de infrastructuur van iemand anders. Dus wat gebeurt er met die gegevens nadat u er een back-up van hebt gemaakt en gewoon rustig wacht tot het nodig is?

Het antwoord dat u zoekt van uw back-up- en cloudinfrastructuurproviders is dat het goed wordt beschermd op meerdere niveaus. Eerst en vooral wilt u het gecodeerd hebben. Het zal zeker worden gecodeerd terwijl het wordt verzonden via SSL of een virtueel particulier netwerk (VPN), maar het coderen van "gegevens in rust" is daar ook naar op zoek. U wilt er ook voor zorgen dat welke leverancier u ook gebruikt voor software of opslag begrijpt en volledig voldoet aan alle wettelijke vereisten die van invloed zijn op uw bedrijf. HIPAA en GDPR zijn twee voor de hand liggende voorbeelden, maar er zijn letterlijk tientallen meer, afhankelijk van uw branche. Vraag uw leveranciers en ontdek hoe zij deze vragen aanpakken alvorens te kopen. Amazon is hier een voorbeeld van excellentie met een site die uitsluitend gewijd is aan al zijn compliance-mogelijkheden.

Ten slotte wilt u voor degenen die gegevens op openbare infrastructuur opslaan ook de mogelijkheden voor gegevensprivacy van uw leverancier bevestigen. In openbare infrastructuren worden gegevens van meerdere klanten opgeslagen op dezelfde hardware in de zogenaamde "multi-tenant" -architecturen, wat betekent dat uw gegevens worden samengeperst met gigabytes aan gegevens van andere klanten, maar voor u lijkt het alsof alles is gewijd aan uw gegevens. Dat is zoals het zou moeten zijn, maar zorg ervoor dat de leverancier functies voor gegevensprivacy ondersteunt, wat betekent dat krachtige toegangscontroles en de mogelijkheid voor u, de klant, om te bepalen waar gegevens worden opgeslagen in hun datacenters.

6. Gebruik Analytics om back-ups te lokaliseren

Hoewel back-up en herstel ooit werden gezien als een proces dat werd gebruikt om gegevensverlies na een ramp te verhelpen, bieden de huidige software deze systemen meer complexe en proactieve services. Als uw bedrijf bijvoorbeeld wordt gevraagd om gegevens te verstrekken aan juridische autoriteiten, kunt u een back-up van gegevens en hulpmiddelen voor bedrijfsanalyse gebruiken om de exacte gegevens te bepalen die nodig zijn. Vervolgens kunt u de informatie presenteren terwijl uw bedrijf actief is, in plaats van uw hele bedrijf te sluiten en uw fysieke servers, laptops en smartphones af te staan ​​terwijl er een onderzoek plaatsvindt.

"Tegenwoordig is veel van wat je op het gebied van analyse krijgt server per server, knoop per knoop of eindpunt per eindpunt, " zei Faith. "Maar er is interessantere informatie die je kunt ontlenen aan geavanceerde analyses en slimme data-ontdekking. Voor bedrijven die in veel bedrijfstakken actief zijn, kun je reageren op verzoeken om e-discovery of een wettelijke bewaarplicht die snel en gemakkelijk met geavanceerde analyses."

7. Probeer het eens

Zorg er ten slotte voor dat u uw back-ups regelmatig test. Set-and-vergeet is een val waarin veel MKB's vallen als het gaat om back-up. De meeste back-up-apps zijn bijna volledig geautomatiseerd, dus het is gemakkelijk om te vergeten dat ze werken, vooral wanneer het grootste deel van dat werk waarschijnlijk na uren gebeurt. Het is echter heel belangrijk om zo nu en dan 30 minuten te nemen en ervoor te zorgen dat (a) de gegevens waarvan u een back-up moet maken, daadwerkelijk worden opgeslagen, en (b), net zo belangrijk, dat u die gegevens daadwerkelijk kunt herstellen binnen het tijdsbestek dat u verwacht.

Het feit dat uw back-uplogboeken aangeven dat een back-up is uitgevoerd op X-datum om Y-tijd, betekent niet noodzakelijk dat alles in orde is. De verzending naar de cloud is mogelijk vlekkerig of verbroken of misschien zijn de bestanden die u op de een of andere manier hebt opgeslagen, beschadigd geraakt. Dat is niet iets dat u wilt ontdekken op de dag dat u daadwerkelijk toegang nodig heeft tot uw back-upbestanden. Neem dus een paar minuten de tijd en herstel zo nu en dan een paar bestanden van uw meest recente back-up, zodat u zeker weet dat alles werkt.

De meeste hardcore IT-professionals zullen een maandelijkse of zelfs wekelijkse test van uw back-upproces adviseren, maar dat komt van mensen die in IT werken. Als u een IT-medewerker in uw bedrijf hebt, is maandelijks testen waarschijnlijk de beste balans tussen gegevensveiligheid en overkill van IT-werkbelasting. Maar als u een kleine bedrijfseigenaar bent zonder IT-personeel aan boord, kunt u een beetje losser spelen met uw back-uptestschema, hoewel eenmaal per kwartaal uw minimum zou moeten zijn.