Organiseer: 7 eenvoudige stappen voor het opschonen van uw Google Drive

Net als elke andere plaats waar je je spullen bewaart, kan Google Drive rommelig worden. Je maakt een bestand of twee, importeert een paar documenten uit Gmail, accepteert een gedeelde map en voor je het weet is de hele plaats een ramp.

U kunt bestanden in uw Google Drive organiseren door ze in mappen te plaatsen en andere hulpmiddelen te gebruiken, zowel conceptueel als actueel, zodat u altijd kunt vinden wat u zoekt. Deze tips en adviespunten laten u zien hoe u bestanden in Google Drive kunt organiseren en ze zouden ook goed moeten werken als u Google Drive for Work gebruikt.

1. Stel uw standaardweergave in

U kunt op verschillende manieren bestanden en mappen in Google Drive bekijken. U kunt bijvoorbeeld alles in een lijst- of rasterweergave weergeven en de regelafstand instellen op comfortabel, gezellig of compact. Bepaal hoe je naar je Google Drive wilt kijken door met de instellingen te spelen totdat je tevreden bent. Ik hou van lijstweergave met comfortabele tussenruimte, dus dat zie je in de meeste schermafbeeldingen hier.

Kijk niet uit op het linker zijhek. Veel mensen richten zich op het midden van het scherm als ze naar Google Drive kijken. Zorg er bij het organiseren van uw mappen en bestanden echter voor dat u die linker rail gebruikt. U kunt uw mappen en submappen eenvoudig bekijken en het midden van het scherm reserveren voor de inhoud van de map die u wilt bekijken.

2. Maak een skelet met mappen

Maak een skelet van mappen voor jezelf met behulp van de structuur en namen die voor jou het beste werken. Hoe organiseert u uw bestanden en mappen in andere apps? Waar denk je aan als je denkt aan een document dat je nodig hebt? De beste manier om erachter te komen hoe u uw mappen instelt, is door deze twee vragen te beantwoorden.

Veel mensen denken eerst aan de inhoud van hun werk, dus gebruiken ze themanamen zoals Project X of School Work voor folders. Persoonlijk houd ik me vast aan datums. Als ik een bestand moet zoeken, of het nu een stuk tekst of een foto is, denk ik er altijd aan wanneer ik het heb gemaakt. Als gevolg hiervan gebruik ik data intensief in mijn map en bestandsnaamconventies. Ik heb bijvoorbeeld mappen voor 2019, 2018, 2017, enzovoort. Ik gebruik ook nummers die overeenkomen met jaren en maanden. 1906 betekent bijvoorbeeld het jaar 2019 en de zesde maand of juni. Als ik naar een map kijk die met enkele cijfers begint, weet ik precies wat ze betekenen en helpt het me de bestanden te vinden die ik snel nodig heb.

Ik heb een aantal mensen online gezien die een emoji aan je mapnamen aanboden om je meer visuele aanwijzingen te geven. Niet doen! Emoji converteren niet altijd goed naar andere indelingen, dus wanneer u probeert een gedeelde link naar een map te maken of te exporteren, kunnen de afbeeldingen deze breken.

3. Maak submappen

Submappen vormen een meevaller in de organisatie. Maak ze en gebruik ze! Ze helpen u bij het sorteren en classificeren van uw bestanden in kleinere en meer specifieke groepen.

Als je mappen hebt gemaakt, maar vastzit om te proberen uit te zoeken welke submappen je moet maken, dan heb je ze misschien nog niet nodig. U kunt ook een map met de naam GEREED of OUD maken, zodat wanneer u klaar bent met werken of een map buiten gebruik is, u deze naar daar kunt slepen en neerzetten.

4. Gebruik kleur

Kleuren zijn een geweldig visueel teken en met Google Drive kunt u aangepaste kleuren aan uw mappen toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op een map in de zijbalk of in het hoofdvenster en kies Kleur wijzigen. Selecteer vervolgens de gewenste kleur.

Een truc die ik gebruik is om mijn actieve mappen groen te maken. Soms heb ik mappen of submappen die een tijdje niet worden gebruikt, maar er zijn nog steeds een of twee mappen in gebruik. Ik markeer de actieve mappen in het groen en laat de anderen grijs. Op die manier, wanneer ik direct in mijn werk wil springen, heb ik een groen licht dat me naar de map leidt die mijn lopende werken bevat.

5. Voeg sterren toe aan veelgebruikte bestanden en mappen

Met Google Drive kunt u een ster toevoegen aan bestanden en mappen. Je doet het op dezelfde manier als je een kleur toevoegt: klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en kies Toevoegen aan ster.

Ik raad aan een ster toe te voegen aan veelgebruikte bestanden. Op die manier kun je een lijst ophalen van alle materialen waartoe je regelmatig toegang hebt, ongeacht waar ze zich in Drive bevinden, door op de kop Met ster in de linker rail te klikken.

6. Verplaats belangrijke 'Shared With Me'-bestanden

Kijk naar de koptekst in de linker rail genaamd Shared With Me. Klik erop en er kan een puinhoop van bestanden en mappen verschijnen. Maak je geen zorgen over hen. Als er iets belangrijks is in die verzameling dingen, zijn er drie nuttige dingen die je ermee kunt doen:

Voeg een ster toe. Een ster toevoegen aan een bestand dat met u is gedeeld, doet hetzelfde als een ster toevoegen aan een van uw eigen bestanden. Het verschijnt in de lijst met inhoud met ster.

Opslaan in Drive / verplaatsen naar een map. Een andere optie is om het bestand aan uw Google Drive toe te voegen en in een map te plaatsen. U kunt met de rechtermuisknop op het bestand klikken en Verplaatsen naar selecteren. Navigeer vervolgens in het venster dat verschijnt naar de map waarin u dit bestand wilt bewaren. Een andere optie die hetzelfde doet, is het item selecteren dat u wilt opslaan en vervolgens op het Google Drive-pictogram rechtsboven in het scherm klikken. U hebt dan de mogelijkheid om het naar de map van uw keuze te verplaatsen. Hoe dan ook, u maakt effectief een snelkoppeling naar het gedeelde bestand vanaf de nieuwe locatie die u kiest. Het bestand wordt nog steeds met iedereen gedeeld en is nog steeds van de oorspronkelijke eigenaar.

Een kopie maken. Als u een kopie maakt van een bestand dat met u is gedeeld, wordt de nieuwe kopie van u. En het is precies dat, een kopie. Het is niet langer verbonden met het gedeelde bestand en dezelfde mensen hebben niet noodzakelijkerwijs toestemming om het te openen.

• Google Drive Google Drive
• 35 Google Drive-tips die u zich niet kunt veroorloven 35 Google Drive-tips die u zich niet kunt veroorloven
• Organiseer: leesbevestigingen inschakelen in Gmail Organiseer: leesbevestigingen inschakelen in Gmail

7. Dump de prullenbak

Wanneer u een bestand of map uit Google Drive verwijdert, gaat het in de prullenbak en blijft het daar totdat u de prullenbak verwijdert. Hoe langer je vuilnis laat opbouwen, hoe minder waarschijnlijk het is dat je er alle vertrouwen in hebt dat alles erin volledig vernietigd moet worden, en dan zul je je afval nog langer vasthouden. Doe jezelf een plezier en maak het afval van tijd tot tijd leeg. Het zal helpen om uw Google Drive-opslagruimte op een nauwkeurig niveau te houden, en het zal uw gezond verstand helpen wanneer u probeert een georganiseerd account te behouden.