6 Leuke dingen die u kunt doen met Adobe Document Cloud

Klanten van Adobe Document Cloud gebruiken het standaard meestal als hulpmiddel voor het maken en bewerken van PDF-bestanden. Hoewel Adobe zeker de koning van zijn PDF-standaard blijft, is de Document Cloud een zeer concurrerend platform voor documentbeheer met een schat aan functies die uw organisatie ten goede kunnen komen. Van gemakkelijk bewerkbare en ondertekenbare documenten tot PDF's die op elk apparaat kunnen worden beheerd tot geavanceerde beveiligingsfuncties die zijn ingeschakeld via gegevensclassificatie; het is allemaal beschikbaar in de Document Cloud.

Een van de belangrijkste tools van de suite is Adobe Scan, een Android- en iOS-app waarmee gebruikers afbeeldingen kunnen vastleggen via een smartphonecamera. Adobe heeft onlangs Adobe Sign toegevoegd aan zijn arsenaal, een tool waarmee gebruikers documenten kunnen delen, e-ondertekenen, goedkeuren en beheren. Onder de paraplu van Adobe Sign zijn er verschillende nieuwe functies die van uw telefoon een epicentrum voor workflowbeheer maken.

"Mensen consumeren graag inhoud op mobiel, maar ze vragen ons ook om hen te helpen inhoud te maken en iets nuttigs te doen met die inhoud", aldus Lisa Croft, Group Product Marketing Manager voor Adobe Document Cloud. "Mobiel is de mogelijkheid om een ​​moderne documentervaring te leveren."

Hier zijn vijf dingen die u kunt doen met Adobe Document Cloud waarvan u waarschijnlijk niet wist dat u dat kon.

1. Onderteken een document zonder touchscreen

Met Adobe Sign kunt u een sms-bericht met uw handtekening verzenden vanuit de Sign-app op uw smartphone naar uw desktopversie van Document Cloud. Vanaf hier hebt u toegang tot uw nieuw gemaakte handtekening en kunt u deze op elk record of document toepassen. Dit is vooral handig voor werknemers die zich voornamelijk op desktops bevinden zonder aanraakfunctionaliteit.

Stel je bijvoorbeeld voor dat Sam op zijn bureaublad zit, maar hij geeft er de voorkeur aan een document op zijn mobiele apparaat te ondertekenen. Door op de optie Mobiel ondertekenen te klikken, wordt Sam gevraagd zijn telefoonnummer in te voeren. Hij ontvangt vervolgens een tekenprompt op zijn mobiele apparaat. Hij tekent, drukt op "Gereed" en de handtekening wordt naar zijn bureaublad overgebracht. "Dit is een geweldige manier om mensen de keuze te geven, maar ze kiezen ervoor te ondertekenen, ongeacht welk apparaat ze gebruiken, " zei Croft.

2. Breng wat leven in uw e-mails

Vroeger vroeg je handtekeningen van collega's met saaie, standaard e-mailberichten. Met Adobe Sign kunt u uw e-mailsjabloon nu aanpassen aan het logo, de lettertypen en het algemene succes van uw bedrijf. U kunt bannerafbeeldingen gebruiken om uw handtekeningaanvragen stijlvol te maken, waarvoor uw marketingafdeling u zal bedanken nadat de handtekeningen vaker dan normaal zijn binnengekomen.

"Een concurrentievoordeel dat we hebben is dat onze klanten de ondertekeningservaring volledig kunnen brandmerken. Ik kan het brandmerken met mijn logo en mijn URL, " zei Croft. "Maar nu kunnen ze op de markt brengen om over nieuwe producten te praten."

3. Geniet van snellere instapmogelijkheden en klantenservice

De recente integratie van Adobe met ServiceNow en Microsoft SharePoint plaatst documentbeheer, klantenservice en HR-beheer onder één eenvoudige console. Met deze huwelijken kunt u Adobe Sign toevoegen aan elke workflow in ServiceNow en SharePoint, inclusief nieuwe huurovereenkomstformulieren, zakelijke contracten en antwoorden op opgeloste vragen van de klantenservice.

In het verleden stuurde u het document naar uw werknemers via een e-mailbericht van ServiceNow. Uw werknemers zouden het document openen, ondertekenen bij Adobe en het naar u e-mailen. U opent het document en laadt het in ServiceNow. Tegenwoordig kunt u het document eenvoudig naar uw werknemer binnen het ServiceNow-systeem sturen en hij of zij zal zijn of haar stempel drukken op de software.

4. Scan alles, overal

Weet je nog hoe verschrikkelijk het verzamelen van zakelijke inkomsten was? Je verzamelt al je bonnetjes, scant ze in een scanner, converteert ze naar PDF en stuurt ze vervolgens naar je financiële goeroes. Vandaag is dat proces een stuk eenvoudiger geworden. Met Adobe Scan kunt u nu elke afbeelding van een cameratelefoon omzetten in een PDF. Door Adobe Sensei, de kunstmatige intelligentie-tool (AI) van het bedrijf, te gebruiken, kan Adobe Scan de juiste afbeeldingsgrenzen detecteren, het perspectief corrigeren en schaduwen verwijderen om tekst duidelijk te maken.

U kunt bijvoorbeeld een tijdschriftpagina scannen om de tekst eruit te halen, afbeeldingen te scheiden en in te zoomen op specifieke delen van de pagina. Wanneer u het opslaat, wordt het automatisch geüpload naar Document Cloud. U kunt ook een extra afbeelding ophalen of een originele afbeelding verwijderen.

5. Bewerk en pas gescande tekst aan

Misschien nog belangrijker, Adobe Scan kan gedrukte of geschreven tekst automatisch omzetten in digitale tekst die kan worden geselecteerd, gekopieerd of geannoteerd via Acrobat Reader DC of Acrobat DC. Dit betekent dat u niet pagina na pagina met handgeschreven notities hoeft te bladeren om te proberen te ontcijferen wat iemand anders probeerde te zeggen. Met Adobe Scan worden de notities geconverteerd naar duidelijke en leesbare tekst waarin u kunt zoeken of kopiëren en plakken voor gebruik in een secundair document.

"Net als onze andere Adobe-aanbiedingen is Sensei de kern van ons merk", aldus Croft. "Hiermee kunt u eigenlijk meer doen met uw scans. U kunt uw inhoud intelligent en doorzoekbaar maken en deze naar digitale workflows in de cloud verplaatsen. Alles met afgedrukte tekst of afbeeldingen is een optie voor Scan. Deel het, voer extra uit bewerken, of je kunt het zelfs meenemen naar een andere workflow of ecosysteem als je dat nodig hebt."

6. Verbeter de beveiliging met documentclassificatie

Deze vereist het toevoegen van Acrobat DC aan uw Adobe Cloud-configuratie, maar de voordelen zijn het zeker waard. Met Acrobat DC actief, krijgt u toegang tot een breed scala aan classificatiemogelijkheden die uw documenten en gegevens beveiligen, zelfs buiten uw locatie of cloudgrens. U kunt bijvoorbeeld beveiligingscontroles insluiten in vertrouwelijke PDF-bestanden die wachtwoorden of certificaten vereisen om toegang tot het document te krijgen. Of u kunt vereisen dat afzenders worden bevestigd via digitale ID of een machtigingscontrole. Door gebruik te maken van gegevensclassificatie, kunt u beleidsmaatregelen toevoegen, afhankelijk van het soort document dat wordt gemaakt. Beheerders kunnen een dergelijk beleid maken in Acrobat DC en specifieke beveiligingsfuncties toewijzen aan bepaalde soorten documenten. Wanneer dergelijke documenten in de toekomst worden gemaakt, worden die besturingselementen automatisch geïmplementeerd.

U kunt vergelijkbare mogelijkheden implementeren door dingen als Microsoft Digital Rights Management te gebruiken, maar hiervoor zijn meestal meerdere oplossingen van verschillende leveranciers nodig. Het allemaal krijgen als onderdeel van de Adobe Document Cloud is niet alleen eenvoudiger, het helpt ervoor te zorgen dat dergelijke geavanceerde functies met een minimum aan gedoe werken.