Wees georganiseerd: 3 tips voor een betere gmail-inbox

E-mailoverbelasting kan uw productiviteit verlammen. Wanneer u een ongelezen aantal berichtenbadge kent in honderden of duizenden, is het meldingssysteem niet langer effectief. Wanneer de standaardtools niet voor u werken en het tijd is om te overwegen enkele wijzigingen aan te brengen. Als u een Gmail-gebruiker bent, zijn er drie zeer eenvoudige trucs die u kunt gebruiken om berichten te filteren en de controle over uw inbox terug te krijgen. Ze bestaan ​​al zo lang dat bijna niemand er meer over praat, maar ze zijn krachtig als altijd om je te helpen je inbox op te ruimen.

1. Voeg punten toe aan uw e-mailadres

Met Gmail heeft het toevoegen van punten of punten in iemands e-mailadres geen effect. Als u bijvoorbeeld het adres hebt en sommigen een bericht naar of zelfs sturen, zal het u allemaal hetzelfde bereiken.

Als je inbox rommelig is, kun je dit in je voordeel gebruiken.

U kunt bijvoorbeeld uw vrienden en familie vertellen om e-mails te verzenden naar het 'johnsmith'-adres, maar zakelijke kennissen vertellen dat u' john.smith 'bent. Op die manier kun je een filter in Gmail maken om de twee soorten berichten automatisch te scheiden wanneer ze aankomen.

U hoeft niets te doen om de nieuwe adressen te gaan gebruiken, maar u moet wel filters instellen als u wilt dat berichten naar een van uw aliassen worden verzonden om de inbox over te slaan en rechtstreeks naar een andere map te gaan.

Stel een filter in met deze stappen:

1. Ga vanuit het tandwielpictogram rechtsboven naar Instellingen.
2. Selecteer filters en geblokkeerde adressen.
3. Selecteer Maak een nieuw filter (dit staat onderaan).
4. Voer in het veld Aan het Gmail-adres met de punten in.
5. Kies Filter maken.
6. Kies in het volgende scherm waar u de inkomende berichten naartoe wilt. Als u wilt dat binnenkomende berichten voor dat adres rechtstreeks naar een toegewezen map gaan, selecteert u twee opties: a) Sla het Postvak IN over en b) Pas het label toe (kies vervolgens het gewenste label of maak een nieuw). Je moet beide filters toepassen, anders zal de nieuwe e-mail nog steeds in je inbox terechtkomen.
7. Druk op Filter maken om uw wijzigingen op te slaan.
8. Als laatste, als je al berichten naar deze alias hebt ontvangen, wil je misschien de optie "Filter ook toepassen op X overeenkomende gesprekken" toevoegen. Hiermee veegt u alle relevante e-mail meteen naar de nieuwe map.

De volgende tip is vergelijkbaar met deze. Het is een andere variant op het maken van e-mailaliassen. Deze met de stippen is echter subtiel. Het is goed om met mensen te gebruiken omdat ze niet weten dat je berichten van hen gaat filteren. De volgende variant op het maken van aliassen is beter te doen met robots en geautomatiseerde processen.

2. Filter geautomatiseerde berichten met plustekens

De tweede truc is bijna hetzelfde als de eerste, maar hier gebruikt u een plusteken en woorden vóór het @ -symbool om aliassen te maken in plaats van punten. Als uw adres is, werken al deze aliassen zonder dat u iets speciaals hoeft in te stellen in uw instellingen:

Dit is een geweldige truc om te gebruiken wanneer u zich aanmeldt voor een nieuw webaccount of app. Als u een account maakt op bijvoorbeeld de website van JCrew, kunt u het adres gebruiken als uw inlognaam. U profiteert op twee manieren. Eerst kunt u al uw e-mail van JCrew automatisch in een afzonderlijke map filteren. Ten tweede, als uw e-mailadres ooit wordt gelekt of verkocht, kunt u zien wie de bron was.

Wanneer u uw nieuwe '+ woord'-e-mailadressen gaat gebruiken, moet u filters maken met behulp van de bovenstaande stappen.

3. Pas uw Postvak IN met één klik aan

De laatste tip is om met één klik aan te passen wat er in uw inbox gaat. Als u niet van plan bent een hele reeks mappen en filters te maken, is dit de moeite waard om te gebruiken.

Ga met je muis over het woord Inbox aan de linkerkant van je Gmail-account. Klik op de naar beneden gerichte driehoek om het menu te openen. Je ziet een paar opties voor het aanpassen van je inbox:

• Standaard
• Belangrijk eerst
• Eerst ongelezen
• Eerst met ster
• Postvak Prioriteit (waarin aspecten van Belangrijk, Ongelezen en Met ster worden gecombineerd om de meest betekenisvolle berichten voor je ogen te krijgen).

Wanneer u een van de opties (anders dan standaard) toepast, behoudt Gmail de bovenkant van de inbox voor het berichttype dat u hebt gekozen. Het geeft je ook een schakelaar zodat je de berichten in de verschillende secties kunt samenvouwen en uitvouwen.

• 11 tips voor het efficiënter beheren van e-mail 11 tips voor het efficiënter beheren van e-mail
• E-mail doden met de juiste projectbeheersoftware E-mail doden met de juiste projectbeheersoftware
• Een back-up van uw e-mailaccount maken en offline toegang krijgen Hoe een back-up van uw e-mailaccount maken en offline toegang krijgen

Doe wat voor u werkt

Deze Gmail-functies zijn met name handig voor mensen die hun inboxen beter willen beheren zonder nieuwe e-mailadressen te maken. Het is volkomen acceptabel om eenvoudig meer e-mailadressen te maken en deze ook voor verschillende doeleinden te gebruiken. Het is belangrijker om te doen wat voor u werkt dan een voorgeschreven "juiste manier" te volgen. Zolang je een methode kiest die je kunt volgen, helpt het je gezond te blijven in je inbox.

Je zou natuurlijk kunnen beslissen dat Gmail niets voor jou is. In dat geval moet u onze inleiding lezen over hoe u Gmail kunt afsluiten en aan de slag kunt gaan met een nieuwe provider.