22 Excel-tips om een ​​spreadsheet-professional te worden

Er zijn heel, heel weinig mensen op planeet Aarde die ooit zouden kunnen zeggen dat ze alle ingewikkelde kleine dingen van Microsoft Excel volledig onder de knie hebben. Het is 's werelds eerste spreadsheet-applicatie en is al bijna 35 jaar de industriestandaard en vervangt de ooit eerbiedwaardige Lotus 1-2-3, de eerste moordenaar-app voor pc's in de jaren tachtig.

De dominantie van Microsoft Excel als spreadsheet moet nog echt worden getest, zeker niet door Corel's Quattro Pro (vandaag nog steeds verkocht in WordPerfect Office Pro), de open source-tools van Apache of LibreOffice, of zelfs door Google's Sheets (het spreadsheetgedeelte van Google Drive)).

Daar is een reden voor. Excel is meer dan een merk dat iedereen kent: het is krachtig. Het doet zo ongeveer alles wat men zou kunnen vragen in een spreadsheet. De huidige versie van Excel 2019, beschikbaar in Microsoft Office 2019 als onderdeel van een Microsoft 365-abonnement en andere methoden, is een PCMag-keuze voor editors.

Het is niet alleen voor cijfers. Veel mensen vullen de schijnbaar oneindige rasters van Excel met gegevens en gebruiken het als een flat-file database. Het kan een relatief effectieve contactmanager of een volwaardige klantrelatiebeheerder zijn. Het is niet zo schokkend om mensen het als hun tekstverwerker te zien gebruiken, ondanks dat Microsoft Word er meestal direct naast zit.

Eén ding heeft bijna elke Excel-gebruiker gemeen: niet genoeg weten. Er zijn zoveel manieren om getallen te delen en te dobbelen, die gegevens een nieuwe look te geven, en meer, het is onmogelijk om ze allemaal opnieuw te vertellen. Hele boeken zijn over het onderwerp geschreven. Maar het is gemakkelijk om een ​​aantal van de meer interessante en ingewikkelde tips onder de knie te krijgen die uw tijd met het programma een beetje gemakkelijker zullen maken, en u eruit zullen laten zien als de goeroe van uw kantoor voor hightech spreadsheetery. Dus kom op met een of meer van deze trucs om uit te blinken in Excel.

Regeleindes en tekstterugloop

Typen in spreadsheetcellen kan frustrerend zijn, omdat de standaard voor tekst die u typt is om voor altijd door te gaan, zonder terug te gaan naar een nieuwe regel. Je kunt dat veranderen. Maak een nieuwe regel door Alt + Enter te typen (als u alleen op Enter drukt, verlaat u de cel). Of klik op de optie Tekst omwikkelen op het tabblad Start boven aan het scherm, wat betekent dat alle tekst zich direct aan de rand van de cel bevindt waarin u zich bevindt. Wijzig de grootte van de rij / kolom en pas de tekst opnieuw aan.



Ctrl + Shift om te selecteren

Er zijn veel snellere manieren om een ​​gegevensset te selecteren dan met de muis en de cursor te slepen. Klik in de eerste cel die u wilt selecteren en houd Ctrl + Shift ingedrukt. Druk vervolgens op de pijl omlaag om alle gegevens in de onderstaande kolom te krijgen, op de pijl omhoog om alle gegevens hierboven te krijgen of op de pijl naar links of rechts om alles in te halen de rij (natuurlijk links of rechts). Combineer de richtingen en je kunt een hele kolom krijgen, evenals alles in de rijen links of rechts. Het selecteert alleen cellen met gegevens (zelfs onzichtbare gegevens). Als u Ctrl + Shift + End gebruikt, springt de cursor naar de cel rechtsonder met gegevens en selecteert u alles daartussenin. Dus als de cursor in de cel linksboven (A1) staat, is dat alles. Nog sneller: Ctrl + Shift + * (het sterretje) selecteert de hele gegevensset, ongeacht welke cel is geselecteerd. ( Afbeelding door xuuxuu van Pixabay )



Automatisch aanvullen

Dit is een no-brainer, maar zo gemakkelijk over het hoofd gezien. Je begint een reeks repetitieve dingen te typen, zoals datums (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) en je weet dat je een lange dag tegemoet gaat. Begin in plaats daarvan met de reeks en verplaats de cursor op het scherm naar het gedeelte rechtsonder in de laatste cel - de vulgreep. Wanneer het verandert in een plusteken (+), klik en sleep naar beneden om alle cellen te selecteren die u moet vullen. Ze vullen zich op magische wijze met het patroon dat je bent begonnen. En het kan ook een kolom omhoog gaan, of links of rechts op een rij.

Nog beter - u kunt automatisch vullen zonder veel van een patroon. Nogmaals, kies een cel of cellen, ga naar de vulgreep, klik en sleep. Je krijgt een menu met opties. Hoe meer gegevens u eerst invoert, hoe beter de optie Fill Series is om uw AutoFill-opties te maken. Bekijk deze Microsoft-zelfstudie.



Flits vullen

Flash Fill vult een kolom slim op basis van het gegevenspatroon dat hij in de eerste kolom ziet (het helpt als de bovenste rij een unieke koprij is). Als de eerste kolom bijvoorbeeld alle telefoonnummers is die zijn opgemaakt als "2125034111" en u wilt dat ze er allemaal uitzien als "(212) -503-4111", begin dan met typen. Bij de tweede cel moet Excel het patroon herkennen en weergeven wat het denkt dat u wilt. Druk op enter om ze te gebruiken. Dit werkt met getallen, namen, datums, enz. Als de tweede cel u geen nauwkeurig bereik geeft, typt u wat meer - het patroon is misschien moeilijk te herkennen. Ga vervolgens naar het tabblad Gegevens en klik op de knop Flash Fill. Bekijk deze Microsoft-zelfstudie voor meer informatie.



Tekst naar kolommen

Stel dat je een kolom vol namen hebt, de op één na laatste, maar je wilt twee kolommen die ze uitbreken. Selecteer de gegevens en klik vervolgens op het tabblad Gegevens (bovenaan) op Tekst naar kolommen. Kies ervoor om ze te scheiden door scheidingstekens (op basis van spaties of komma's - ideaal voor CSV-gegevenswaarden) of op een vaste breedte. Vaste breedte wordt gebruikt wanneer alle gegevens in de eerste kolom zijn gepropt, maar gescheiden door een vast aantal spaties of punten. De rest is als magie, met extra opties voor bepaalde nummers.



Plakken speciaal om te transponeren

Je hebt een hoop rijen. Je wilt dat het kolommen zijn. Of vice versa. Je zou gek worden door dingen cel voor cel te verplaatsen. Kopieer die gegevens, selecteer Plakken speciaal, vink het vakje Transponeren aan en klik op OK om in een andere richting te plakken. Kolommen worden rijen, rijen worden kolommen.



Meerdere cellen, dezelfde gegevens

Om de een of andere reden moet u mogelijk steeds opnieuw hetzelfde schrijven in cellen in een werkblad. Dat is ondraaglijk. Klik gewoon op de volledige set cellen, door uw cursor te slepen of door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u op elke cel klikt. Typ het in de laatste cel en druk vervolgens op Ctrl + Enter - en wat u hebt getypt, gaat naar elke geselecteerde cel.



Plakken speciaal met formules

Stel dat u een groot aantal cijfers in decimaal formaat heeft dat u als percentages wilt weergeven. Het probleem is dat cijfer 1 niet 100% moet zijn, maar dat is wat Excel je geeft als je gewoon op de knop Percent Style klikt (of op Ctrl-Shift-% drukt). U wilt dat 1 1% is. Dus je moet het delen door 100. Dat is waar Paste Special komt.

Typ eerst 100 in een cel en kopieer deze. Selecteer vervolgens alle nummers die u opnieuw wilt formatteren, selecteer Plakken speciaal, klik op het keuzerondje " Verdeel " en boem gaat het dynamiet: u hebt getallen omgezet in percentages. Dit werkt natuurlijk ook om getallen direct op te tellen, af te trekken of te vermenigvuldigen.



Gebruik afbeeldingen in grafieken

U kunt een afbeelding in elk element van een Excel-grafiek plaatsen. Elk element. Elke reep, stuk taart, enz., Kan zijn eigen afbeelding ondersteunen. Hierboven is er bijvoorbeeld een vlag van South Dakota op het cirkeldiagram (geplaatst door het segment te selecteren, met behulp van het vervolgmenu Serie-opties en "Afbeelding of textuurvulling" te selecteren), plus een ingebed PCMag-logo (geplaatst met de De knop Afbeeldingen op het tabblad invoegen). Je kunt zelfs helemaal met "geen vulling" gaan, waardoor die ontbrekende schijf is ontstaan.

Illustraties kunnen in een element worden geknipt en geplakt - dollarbiljetten om uitgegeven dollars te tonen, waterdruppels voor loodgieterskosten, dat soort dingen. Het combineren en combineren van te veel grafische elementen maakt het onmogelijk om te lezen, maar de opties die je hebt zijn de moeite waard om aan te sleutelen. Laat de resident grafisch ontwerper ze bekijken voordat u ze gebruikt.



Sla grafieken op als sjablonen

Excel heeft meer soorten grafieken dan Jimmy Carter heeft tanden en pinda's, maar het is bijna onmogelijk om een ​​standaardgrafiek te vinden die perfect is voor uw presentatie. Gelukkig is het vermogen van Excel om al die grafieken aan te passen exemplarisch. Maar wanneer moet je er opnieuw een maken? Dat is vervelend. Dat hoeft niet zo te zijn. Sla uw originele grafiek op als een sjabloon.

Zodra een grafiek is geperfectioneerd, klikt u erop met de rechtermuisknop. Selecteer Opslaan als sjabloon. Sla een bestand met een CRTX-extensie op in uw standaardmap Microsoft Excel-sjablonen. Als je dat eenmaal hebt gedaan, is het toepassen van de sjabloon cake. Selecteer de gegevens die u in kaart wilt brengen, ga naar het tabblad Invoegen, klik op Aanbevolen grafieken en vervolgens op het tabblad Alle grafieken en de map Sjablonen. Kies in het vak Mijn sjablonen de gewenste toepassing en klik op OK.

Sommige elementen, zoals de daadwerkelijke tekst in de legendes en titels, worden niet vertaald tenzij ze deel uitmaken van de geselecteerde gegevens. U krijgt alle lettertype- en kleurselecties, ingesloten afbeeldingen, zelfs de reeksopties (zoals een slagschaduw of gloed rond een grafiekelement).



Werk met cellen over vellen

Deze, 3D Sum genaamd, werkt wanneer u meerdere bladen in een werkmap hebt die allemaal dezelfde basislay-out hebben, bijvoorbeeld kwartaal- of jaaroverzichten. In cel B3 hebt u bijvoorbeeld altijd het dollarbedrag voor dezelfde overeenkomstige week in de tijd.

Ga op een nieuw werkblad in de werkmap naar een cel en typ een formule zoals = som ('Y1: Y10'! B3). Dat geeft een SOM-formule aan (optelt alles) voor alle bladen met de titel Y1 tot Y10 (dus 10 jaar waard), en kijken naar cel B3 in elk. Het resultaat is de som van alle 10 jaar. Het is een goede manier om een ​​hoofdspreadsheet te maken die verwijst naar steeds veranderende gegevens.



Verbergen in duidelijk zicht

Het is eenvoudig om een ​​rij of kolom te verbergen. Selecteer gewoon het hele ding door op de letter- of cijferkop te klikken, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Verbergen'. (U kunt zichtbaar maken door de kolommen aan beide kanten in één keer te selecteren, met de rechtermuisknop te klikken en "Unhide" te selecteren). Maar wat als u slechts een klein deel van de ongemakkelijk geplaatste gegevens heeft die u wilt verbergen, maar waarmee u nog steeds wilt kunnen werken? Gemakkelijk. Markeer de cellen, klik met de rechtermuisknop en kies Cellen opmaken. Ga op het tabblad Nummer bovenaan naar Categorie en selecteer ' Aangepast'. Typ drie puntkomma's (;;;) in het veld Type:. Klik OK. Nu zijn de cijfers niet zichtbaar, maar u kunt ze nog steeds in formules gebruiken.



Een heel vel verbergen

Uw typische Excel-werkmap - het bestand waarin u werkt - kan worden geladen met veel werkbladen (elk blad aangegeven met een tabblad onderaan, die u een naam kunt geven). Verberg een blad als u wilt, in plaats van het te verwijderen, waardoor de gegevens nog steeds beschikbaar zijn, niet alleen voor referentie, maar ook beschikbaar voor formules op andere bladen in de werkmap. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad op het onderste vel en selecteer Verbergen. Wanneer u het opnieuw moet vinden, moet u naar het tabblad Weergave bovenaan gaan, op Onthullen klikken en de bladnaam kiezen uit de lijst die verschijnt.

Er is ook een knop Verbergen in het menu Beeld bovenaan. Wat gebeurt er als je daarop klikt? Het verbergt de hele werkmap die u gebruikt. Het lijkt erop dat u het bestand hebt gesloten, maar Excel blijft actief. Wanneer u het programma sluit, wordt u gevraagd of u wijzigingen in de verborgen werkmap wilt opslaan. Wanneer u het bestand gaat openen, geeft Excel u wat een lege werkmap lijkt te zijn, totdat u opnieuw op Onthullen klikt.



Gebruik persoonlijk werkboek voor macro's

Wanneer u een hele werkmap zichtbaar maakt, ziet u waarschijnlijk een werkmap waarvan u niet wist dat u deze verborgen had: het bestand Personal.XLSB. Dit is eigenlijk de persoonlijke werkmap die Excel voor u heeft gemaakt; het wordt geopend als een verborgen werkmap telkens wanneer Excel wordt gestart. De reden om het te gebruiken? Macro's. Wanneer u een macro maakt, werkt deze niet in elke spreadsheet die u standaard maakt (zoals in Word): een macro is gekoppeld aan de werkmap waarin deze is gemaakt. Als u de macro echter opslaat in Personal.XLSB, het is altijd beschikbaar in al uw spreadsheetbestanden. De truc is, wanneer u de macro opneemt, in het veld "Macro opslaan in", "Persoonlijke macrowerkmap" selecteert. (U kunt een macro opnemen door het tabblad Ontwikkelaars in te schakelen. Ga naar het tabblad Bestand, selecteer Opties, klik op Lint aanpassen en schakel in het vak Hoofdtabbladen Ontwikkelaars in en klik op OK.)



Pivot! Pivot!

Hele boeken zijn gewijd aan draaitabellen. Het zijn samenvattingen van uw gigantische gegevensverzameling die het veel gemakkelijker maakt om de informatie te parseren op basis van uw referentiepunten. Als u bijvoorbeeld het hele jaar door alle cijfers voor al uw studenten voor alle toetsen hebt behaald, kan een draaitabel u helpen dingen voor één maand te beperken tot één student. Het past iedereen met big data om ermee te spelen (maak eerst een kopie van de originele data om mee te spelen).

Als u er een wilt maken, controleert u of alle kolommen en rijen de titel hebben zoals ze zouden moeten zijn en selecteert u vervolgens Draaitabel op het tabblad Invoegen. Beter nog, probeer de optie Aanbevolen draaitabellen om te zien of Excel de juiste soort voor u kan kiezen. Of probeer de PivotChart, die een draaitabel met een opgenomen grafiek maakt om het beter te begrijpen.



Voorwaardelijk formaat

Kijkend naar een enorme hoeveelheid gegevens en vraag je je af waar de hoogtepunten zijn? Wie heeft de hoogste (of laagste) score, wat de top vijf zijn, etc.? De voorwaardelijke opmaak van Excel zal alles doen, van het plaatsen van een rand rond de hoogtepunten tot kleurcodering van de hele tabel. Het bouwt zelfs een grafiek in elke cel, zodat u de boven- en onderkant van het bereik van getallen in één oogopslag kunt visualiseren. (Hierboven zijn de hoogste getallen snelgroen, de laagste halverwege rood, met een spectrum daartussen.) Gebruik het submenu Markeringen cellen om meer regels te maken om naar dingen te zoeken, zoals tekst die een bepaalde reeks bevat woorden, terugkerende datums, dubbele waarden, enz. Er is zelfs een optie groter dan / kleiner dan zodat u aantalwijzigingen kunt vergelijken.



Valideer gegevens om dropdowns te maken

Een spreadsheet maken die anderen kunnen gebruiken? Als u een vervolgkeuzemenu met selecties wilt maken om in bepaalde cellen te gebruiken (zodat ze het niet kunnen verpesten!), Is dat eenvoudig. Markeer de cel, ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie. Selecteer " Lijst " onder "Toestaan:". Typ vervolgens in het veld "Bron:" een lijst met komma's tussen de opties. Of klik op de knop naast het veld Bron en ga terug naar hetzelfde blad om een ​​gegevensreeks te selecteren - dit is de beste manier om grote lijsten te verwerken. Je kunt die gegevens later verbergen, het werkt nog steeds. Gegevensvalidatie is ook een goede manier om ingevoerde gegevens te beperken. Geef bijvoorbeeld een datumbereik en mensen kunnen geen datums invoeren voor of na wat u opgeeft. U kunt zelfs de foutmelding maken die ze te zien krijgen.



Schermafbeelding invoegen

Excel maakt het uiterst eenvoudig om een ​​screenshot te maken van elk ander open programma op uw bureaublad en het in een werkblad in te voegen. Ga gewoon naar het tabblad Invoegen, selecteer Schermafbeelding en je krijgt een vervolgkeuzemenu met een miniatuur van alle geopende programma's. Kies er een om de volledige afbeelding in te voegen. Wijzig het formaat zoals u wenst.



Excel-gegevens invoegen in Word

Vijfendertig jaar geleden was de gedachte om gegevens uit Excel in Word of PowerPoint te plaatsen geestverruimend in de wereld van Office Suites. Tegenwoordig is er niets aan de hand. Of u nu datacellen neemt of een volledig grafisch diagram, kopieer en plak in het andere programma. Houd er rekening mee dat dit een proces van koppelen en insluiten is: als u de gegevens in de spreadsheet wijzigt, verandert dit ook in de Word DOC of PowerPoint PPT. Als je dat niet wilt, plak je het als een afbeelding. Gebruik daarvoor het eigen gereedschap Plakken speciaal van Word. Of, wanneer u het vanuit Excel neemt, gaat u naar het tabblad Start bovenaan, selecteert u het menu Kopiëren en gebruikt u de optie Kopiëren als afbeelding. Vervolgens kunt u de afbeelding in elk programma plakken.



Gebruik $ om verschuiving te voorkomen

Wanneer u een formule schrijft, verwijst u naar cellen op basis van hun positie, zoals A1. Als u een formule kopieert en in de volgende cel naar beneden plakt, verplaatst Excel die cel waarnaar wordt verwezen, zodat in plaats daarvan A2 wordt weergegeven. Gebruik het dollarteken ($) om verschuiven te voorkomen. Typ $ A1 en knip en plak deze bijvoorbeeld in een nieuwe cel, waardoor een verschuiving in de kolom (A) wordt voorkomen; A $ 1 voorkomt de verschuiving in rij (1) en $ A $ 1 voorkomt de verschuiving in elke richting bij het kopiëren van een formule.

Dit is handig wanneer u een enkele cel kunt gebruiken in een hele reeks formules. Stel dat je alles door 100 wilt delen. Je zou een formule als = (A1 / 100) kunnen doen, maar dat betekent dat je de 100 niet overal gemakkelijk kunt veranderen. Plaats de 100 in cel B1 en gebruik = (A1 / B1) -maar wanneer u het knipt en plakt, wordt het = (A2 / B2), vervolgens = (A3 / B3), enz. De $ fixes dat: = (A1 / $ B $ 1) kan in een rij worden geknipt en geplakt, maar de $ B $ 1-referentie verandert nooit. Vervolgens kunt u de waarde van 100 in de cel wijzigen om te experimenteren met andere wijzigingen.



Voer een snelle analyse uit

Als u niet precies weet welke informatie u op gegevens in Excel wilt toepassen, probeer dan het menu Snelle analyse om snel opties door te nemen. Selecteer de gegevens en klik op het vak Snelle analyse dat rechtsonder verschijnt. Je krijgt een menu met opties om snel voorwaardelijke opmaak toe te passen, grafieken te maken, totalen te verwerken, sparklines te tonen en meer.



Geweldige Excel sneltoetsen

Excel heeft, net als andere geweldige software, veel uitstekende sneltoetsen. Hier zijn enkele van de beste.

Ctrl +; - Voegt de datum van vandaag in.

Ctrl + Shift +: - Voegt de huidige tijd in (de dubbele punt is wat er in een klok staat, zoals 12:00).

Ctrl + Shift + # -Verandert de notatie van een datum.

Ctrl + 5 - Past een doorhaling toe op de tekst in een cel.

Ctrl + 0 - Verbergt de huidige kolom.

Ctrl + 9 - Verbergt de huidige rij.

Ctrl + F6 - Schakelt tussen open werkmappen (dat wil zeggen, open Excel-bestanden in verschillende vensters).

Ctrl + ` - Dat is het accentteken, omhoog met de 1-toets. Deze combinatie schakelt de weergave op het blad om alle formules weer te geven.

Ctrl + PageUp of PageDown -Snelle shift tussen de bladen in de momenteel geopende werkmap.

F2 -Start het bewerken van de huidige geselecteerde cel (veel sneller dan dubbelklikken).

Shift + F10: hiermee opent u het rechtsklikmenu voor de cel waarin u zich bevindt.



16 Microsoft Word-tips die u nu moet leren

Denk je dat je alles weet over Microsoft Word? Hier zijn enkele verborgen trucs en tijdbesparende hacks die je moet weten over de tekstverwerkingsapp van Redmond.