Organiseer: 11 tips om e-mail efficiënter te beheren

E-mail kan ons het gevoel geven dat we moeite hebben om ons hoofd boven water te houden. Zijn uw inboxpagina's lang? Begin je elke dag met het lezen van e-mail, denkend dat je de belangrijkste berichten zult beantwoorden, alleen om op te kijken en te beseffen dat een uur voorbij is gegaan en je tot nu toe niets hebt gedaan? Heb je om de paar dagen geen ruimte meer voor je e-mail? Voelt e-mail aan als een productiviteitsvermenigvuldiger of een productiviteitsdoder?

Er zijn slechts een paar eenvoudige trucs nodig om efficiënter om te gaan met e-mail, zodat u zich er niet door bezwaard voelt. Sommige van deze tips zijn afhankelijk van de functies in de meeste e-mailprogramma's, maar anderen zijn manieren om uw eigen gewoonten te wijzigen, zodat de kleine dagelijkse interacties die u met e-mail heeft, u helpen bij het beheren ervan.

Zie het als je tanden poetsen. Er is een verschil tussen dagelijkse tandhygiëne en naar een tandarts gaan, maar je moet beide doen. Je moet twee keer per dag poetsen en één keer per dag flossen, en die gewoonten zijn uiterst belangrijk voor een gezond gebit. Om de zes maanden moet u ook een tandarts bezoeken voor een grondiger reiniging, röntgenfoto's en andere preventieve zorg. Dagelijkse hygiëne voorkomt dat zich grotere problemen ophopen. Bezoeken aan de tandarts helpen u om ontluikende problemen op te vangen en te corrigeren voordat ze uit de hand lopen.

Natuurlijk, zelfs met tanden, kunnen dingen misgaan. Een ongeluk kan ze knock-out slaan of je genen kunnen ze beïnvloeden, net zoals een nieuw project of verandering in functie opeens een explosie van e-mail kan veroorzaken. Hoe dan ook, het betekent niet dat je moet stoppen met flossen of regelmatig naar een tandarts moet gaan - of je e-mail elke dag moet opruimen. Als je een onverwacht probleem hebt, moet je nog steeds goede gewoonten volgen om alles onder controle te houden.

Wanneer u de manier verandert waarop u op korte termijn met e-mail omgaat - wanneer en hoe u deze controleert, hoe vaak u berichten verwijdert, enzovoort - maakt dit uw leven op de lange termijn gemakkelijker.

Hier zijn een paar toptips om e-mail minder lastig te maken. Laat me je waarschuwen dat deze tips in gezond verstand zijn geworteld en geen magische kogel opleveren, wat betekent dat ze je niet zullen verbazen of een nachtelijk gevoel geven. Maar flossen ook niet.

1. Verwijder eerst

Het eerste wat u moet doen wanneer u uw Postvak IN opent, is scannen om te zien wat u kunt verwijderen. Kijk naar de onderwerpregel en de afzender. Is het rommel? Is het een promotie-e-mail die je nooit zult lezen? Is het een bericht van uw collega die in de onderwerpregel zegt dat ze vandaag uitkomen, en er is bijna geen kans dat aanvullende informatie in de hoofdtekst van de e-mail voor u relevant is? Zo ja, gooi het weg.

Alle berichten die u als onbelangrijk identificeert, moeten in bulk worden geselecteerd en naar de prullenbak worden verplaatst. Als je op een bepaalde ochtend geen haast hebt, kun je zelfs proberen een of twee gewone e-mailers te identificeren om je voor af te melden.

Waarom is het belangrijk om deze stap eerst te doen? Wanneer u irrelevante berichten onmiddellijk verwijdert, maakt u het gemakkelijker om de resterende berichten te zien. Wanneer u de resterende berichten kunt zien, kunt u de belangrijke berichten sneller triage. Als u zelfs vijf of tien procent van uw dagelijkse inkomende e-mail kunt identificeren als "zeer waarschijnlijk geen actie vereist", zodat u deze onmiddellijk kunt verwijderen, bent u veel beter in staat om uw dag productief te beginnen.

2. Gebruik meer dan één e-mailadres

Ik kan niet tegen marketing-e-mails of verzendbevestigingen, laat staan ​​mijn herinneringen van mijn bank om mijn creditcardrekening te betalen wanneer deze al is ingesteld op automatisch betalen. (Grr.) Al deze berichten zouden mijn inbox rommelig maken en het moeilijker maken om belangrijke e-mails te vinden, behalve dat ik een strategie heb om ermee om te gaan.

Ik gebruik een apart e-mailadres voor al deze berichten van weinig belang.

Er zijn een paar manieren om het te doen. U kunt voor dit doel een nieuw e-mailaccount instellen, zoals ik het doe, of u kunt een aliasadres maken met uw huidige account. De meeste e-mailproviders laten je dat doen. Vervolgens maakt u een regel of filter in uw e-mailaccount, zodat alle berichten die naar de alias worden verzonden, de inbox overslaan en naar een andere map gaan. Noem het Inbox 2 of Laag belang of wat je maar wilt.

Een voordeel van het gebruik van een apart e-mailadres voor dit doel is dat u deze niet-heel ongewenste e-mail, soms grijze e-mail genoemd, gescheiden houdt van uw belangrijke e-mail. Als een bedrijf uw e-mailadres aan een andere distributielijst verkoopt, komen bovendien geen nieuwe en ongewenste marketingberichten in uw primaire inbox terecht. Een derde voordeel is dat u niet wordt afgeleid door deze berichten, aangezien u zich moet aanmelden bij een ander e-mailprogramma of naar een andere inbox moet gaan om ze te openen.

3. Schrijf kort

Zeg duidelijk wat u bedoelt als u e-mails schrijft, en wees bondig. Waarom? Kort schrijven helpt de mensen die uw bericht lezen ter zake komen en hun e-mail efficiënter verwerken. Ze kunnen je toon oppikken en antwoorden in natura, wat het leven voor jou gemakkelijker maakt.

Sommige situaties vragen om volledige zinnen en formele taal, maar fragmenten kunnen zeer effectief zijn in e-mail. Gebruik ze wanneer het zinvol is. De grammaticapolitie komt niet achter je aan. Natuurlijk moet je soms zeer gedetailleerd zijn en profiteren van het papieren spooraspect van e-mail - er is een record van alles. Over het algemeen echter standaard voor beknopte, duidelijke en duidelijke taal.

Niet iedereen is bekwaam in beknoptheid en het kan er als kortaf uitkomen. Om te voorkomen dat het onvriendelijk klinkt, kunt u een emoji of uitroeptekens toevoegen. Of laat mensen simpelweg weten dat u beknopt probeert te zijn in e-mail en dat ze het niet persoonlijk moeten nemen.

4. Gebruik groepen of distributielijsten

Als u herhaaldelijk een bericht naar dezelfde groep mensen verzendt, stelt u een groeps- of e-mailalias in. In Outlook wordt dit een distributielijst genoemd. Ga in Gmail naar Contacten (contacts.google.com), selecteer de mensen die u aan een groep wilt toevoegen en klik op het labelpictogram. Geef je groep een naam. Nadat het is opgeslagen, kunt u die naam typen om automatisch een bericht voor iedereen in de groep samen te stellen.

Het gebruik van groepen bespaart niet alleen tijd door de noodzaak om de naam van elke persoon te typen wanneer u de groep mailt, weg te nemen, maar stelt u ook in staat om gemakkelijk tactieken te verwijderen, zoals ik later zal uitleggen.

5. Maak sjablonen of ingeblikte antwoorden

Als er een bericht is dat je steeds opnieuw verzendt, schrijf het dan niet helemaal opnieuw. Hergebruik wat je al hebt geschreven door een sjabloon of standaardantwoord te maken, zoals Gmail het noemt.

Een paar voorbeelden van berichten die mensen vaak verzenden, zijn ongeveer:

• Bedankt dat je contact hebt opgenomen, maar ik ben niet geïnteresseerd,
• Bevestiging van ontvangst. Bedankt en laat het me weten als je nog iets nodig hebt van mijn kant, en
• Dat klinkt als een klus voor onze juridische afdeling. Het beste contactpunt is…

Als u eenmaal een paar sjablonen hebt ingesteld, kunt u berichten beantwoorden die normaal gesproken onnodige tijd in beslag nemen zonder er zelfs maar over na te denken, zodat u door kunt gaan met belangrijker werk.

6. Gebruik onderwerpregels opnieuw

Het opnieuw gebruiken van verzonden berichten via sjablonen en standaardantwoorden verhoogt uw efficiëntie door het schrijven te minimaliseren. Door onderwerpsregels opnieuw te gebruiken, kunt u oude berichten gemakkelijker en sneller verwijderen of archiveren. Ik zal het volgende uitleggen.

7. Sorteren om te verwijderen

Datalimieten kunnen iedereen binnensluipen, zelfs zeer georganiseerde mensen. De manier om wat ruimte vrij te maken is door berichten die u niet in bulk nodig heeft te verwijderen. Dit is het soort karwei waarvan je kunt denken dat het vergelijkbaar is met naar de tandarts gaan. U hoeft het niet elke dag te doen, maar door het regelmatig en regelmatig te doen, kunt u grotere problemen voorkomen. Ik vind drie verwijderingsmethoden bijzonder nuttig.

Sorteer eerst uw verzonden e-mail op bestandsgrootte of bijlage en gooi de grootste die u niet nodig hebt weg. De reden dat ik me op verzonden berichten concentreer, is omdat als ik een bijlage stuurde, de kans groot is dat ik het bestand bezit en daarom heb ik een andere kopie ergens anders opgeslagen.

De tweede methode is om verzonden e-mails te sorteren op onderwerpregel en te zoeken naar berichten die u regelmatig verzendt. Als u een wekelijks bericht verzendt met de onderwerpregel "Vandaag schoonmaken om 16:00 uur", kunt u ze snel allemaal zien, selecteren en verwijderen.

Ten derde, sorteer uw berichten op ontvanger. Je hebt waarschijnlijk een paar collega's, vrienden of groepen mensen die je vaak e-mailt. Het is waarschijnlijk dat veel van de berichten die tussen u en hen worden verzonden niet erg belangrijk zijn. Als je ze nooit meer nodig hebt, selecteer je meerdere berichten tegelijk en verwijder je ze massaal.

8. Schakel meldingen uit, sluit e-mail om te focussen

Een melding op het scherm krijgen over elk inkomend bericht is ongelooflijk storend en afleidend. Ik denk dat de overgrote meerderheid van de werknemers beter af zou zijn met e-mailmeldingen volledig uitgeschakeld. Het is alleen nuttig in de meest zeldzame gevallen. Schakel dus je meldingen uit.

Sluit op dezelfde manier uw e-mailtoepassing of het browsertabblad wanneer u ten minste 30 minuten zeer gericht moet werken. Het doet me pijn om die tip te schrijven, wetende dat bijna niemand hem zal volgen. Heel weinig mensen doen het echt, maar ik wou dat ik meer mensen kon overtuigen om het te proberen. Stelt u zich eens voor hoeveel gemakkelijker het is om uw stroom te vinden wanneer u niet wordt afgeleid door e-mail.

Denk terug aan de laatste keer dat u offline werkte, of het nu in een vliegtuig was zonder wifi of wanneer uw internet niet werkte. Of misschien heb je gewerkt vanuit een tijdzone waar je niet veel andere collega's hebt en daarom geen e-mailonderbrekingen had gedurende een lang stuk van je dag. Door e-mail te sluiten, komt u in de buurt van het repliceren van die ervaring van niet worden onderbroken, terwijl u toch toegang hebt tot andere online informatie als dat nodig is.

9. Co-opt Auto Antwoorden

Laten we, in verband met de vorige tip, zeggen dat u uw e-mailvenster niet sluit omdat u bang bent dat iemand zal proberen contact met u op te nemen met een dringende kwestie en u zult het missen. De oplossing? Stel een afwezigheids- of automatisch antwoordbericht in met de tekst "Als dit een zeer dringende kwestie is, sms / bel / stuur me een bericht op…" en geef uw telefoonnummer, slappe greep of voorkeursregel van communicatie.

10. Verwijderen! Of bewaar e-mail in mappen

Een niet-verwijderde e-mail is vaak een goede intentie die onvervuld is gebleven. Weet wanneer je los moet laten. Houd berichten niet vast als u er waarschijnlijk nooit iets mee zult doen. Onbelangrijke berichten in je inbox achterlaten is zeer onproductief, afleidend en herinnert je alleen aan wat je in een perfecte wereld zou willen doen, maar dat niet kan.

Ze doen je geen plezier door in je inbox te zijn.

Als het verwijderen van berichten ernstig lijkt, verplaats ze dan naar een nieuwe map. Noem die map In behandeling of Goede bedoelingen. Het belangrijkste is om ze uit je Inbox te halen. Wacht een paar maanden. Kijk hoeveel je ooit hebt opgegraven of waarop je hebt gereageerd. Als het antwoord nul is, overweeg dan misschien om ze in de eerste plaats te verwijderen.

11. Leeg de prullenbak regelmatig

Leeg de prullenbak regelmatig. Het verwijderen van de prullenbak maakt ruimte vrij. De meeste e-mailprogramma's, waaronder Outlook, hebben een instelling voor het automatisch dumpen van de prullenbak wanneer u de app afsluit. Als je er nooit aan denkt om de prullenbak te dumpen, raad ik aan die functie in te schakelen.

De meeste mensen hoeven het afval waarschijnlijk niet meer dan eens per maand of eenmaal per kwartaal te legen. Het is gevaarlijk om je prullenbak te vaak te verwijderen, omdat de prullenbak je e-mails gaat redden waarvan je dacht dat je ze niet nodig had, maar het blijkt dat je dat wel doet. Ik heb menig bericht uit de prullenbak gered, meestal op dezelfde dag dat ik het daar neerzette.

Hoe het noodsnoer uit te trekken

Als je nu wanhopig op zoek bent naar een schone lei met je inbox, is dit een laatste truc die je kunt proberen:

1. Maak een nieuwe map. Noem het oude inbox of e-mail vóór juli 2019 (of de huidige maand en het jaar).

2. Selecteer alles in uw inbox. Verplaats alles naar de nieuwe map.

• 38 Gmail-tips die u zullen helpen e-mail te veroveren 38 Gmail-tips die u zullen helpen e-mail te veroveren
• The Push for Zero Email The Push for Zero Email
• 4 manieren om e-mailoverbelasting op kantoor te bestrijden 4 manieren om e-mailoverbelasting op kantoor te bestrijden

Voila. U bevindt zich in inbox nul en u hoefde zelfs geen enkel bericht weg te gooien.

Niemand verwacht dat je 's nachts een chaotische inbox reviseert. Pas beetje bij beetje een paar positieve gewoonten aan. Voer een aantal van de periodieke acties uit, zoals het legen van de prullenbak of het in bulk verwijderen van verzonden e-mail, zodat je het gevoel hebt dat je vooruitgang boekt.