Organiseer: 10 tips voor het beheer van uw digitale notities

Seinfeld- fans zullen zich een glorieuze scène uit de show herinneren wanneer Jerry en Elaine opduiken bij een autoverhuurbedrijf. Jerry vraagt ​​om een ​​middelgrote auto die hij heeft gereserveerd. De agent bij de balie antwoordt dat ze geen middelgrote modellen meer hebben omdat ze op waren. "Zie je, " zegt Jerry, "je weet hoe je de reservering moet maken. Je weet gewoon niet hoe je de reservering moet vasthouden ." Ik denk op dezelfde manier over digitale notities. Het is heel gemakkelijk om aantekeningen te maken, maar veel moeilijker om ze te gebruiken .

Om de aantekeningen die u maakt daadwerkelijk te gebruiken, moet u zich organiseren en weten hoe u ze kunt vinden. Deze tips om aan de slag te gaan met een app voor het maken van notities en het organiseren van uw notities helpen.

1. Kies een geweldige app voor het maken van notities

De app voor het maken van notities heeft een grote invloed op of en hoe je je notities ooit nog zult zien. De eenvoudige app voor het maken van notities die vooraf op je telefoon of tablet is geïnstalleerd, is waarschijnlijk niet erg goed. Natuurlijk, je hebt het eerder gebruikt en het werkt prima, maar misschien weet je niet welke functies je mist die alleen maar bevredigende apps van uitstekende apps scheiden.

Drie functies die het maken van notities-apps echt nuttig maken zijn:

• mappen,
• tags en
• optische karakterherkenning (OCR).

Ik zal in elk moment meer in detail ingaan op elk punt.

De drie apps die ik het meest aanbeveel, op basis van mijn persoonlijke testen van vele notitie-apps door de jaren heen, zijn:

• Microsoft OneNote, als u een gratis app voor het maken van notities wilt,
• Evernote, als u het niet erg vindt om te betalen voor een Premium-abonnement, en
• Quip voor gezamenlijk notities maken.

2. Maak een Postvak IN

Wanneer u een notitie snel noteert, hebt u een plaats nodig om deze op te slaan op een plek waar deze niet verdwaalt. Maak een map Postvak IN in uw notitie-app en stel deze in als standaardopslaglocatie.

Ga regelmatig door het Postvak IN om meer informatie over uw notities toe te voegen en ze te sorteren. Je zult zien hoe dat te doen in de volgende paar tips. U hoeft het Postvak IN niet volgens een vast schema schoon te maken, maar probeer het te doen wanneer uw notitieapp op een volledig scherm is geopend (zie # 10 hieronder). Het maakt het gemakkelijker om te zien wat je doet en alle opties die je hebt te zien.

U hoeft niet te fotograferen voor Inbox Zero in een notitie-app. Een Inbox is een geweldige plek om notities op te slaan die u regelmatig bezoekt. Ik houd bijvoorbeeld een notitie bij met alle Wi-Fi-netwerknamen en wachtwoorden van mijn vrienden, dus als ik een nieuw apparaat meenemen naar huis of het wachtwoord opslaan, kan ik weer lid worden van het netwerk zonder hen lastig te vallen voor de details. Die notitie heeft een permanent thuis in mijn inbox.

3. Sorteer notities in mappen of notitieboeken

Mappen, die sommige apps ook Notebooks noemen, helpen u uw notities handmatig te ordenen. Ze worden later handig wanneer u notities over een bepaald onderwerp wilt verkennen, zoals alle notities die recepten zijn.

De mappen die u maakt en hoe u ze een naam geeft, is afhankelijk van het soort notities dat u maakt en hoe u ze gebruikt. Als je het niet zeker weet, begin je met mappen voor Inbox, Reading, Household, Personal en Work. Je kunt ze altijd wijzigen en meer maken zodra je een idee krijgt van hoe je ze gebruikt.

4. Maak snelkoppelingen voor uw favoriete mappen

Elke veelgebruikte app voor het maken van notities heeft mappen die meer actie zien dan andere. Maak die mappen gemakkelijk te bereiken door er snelkoppelingen naar te maken of ze als favorieten te markeren. Dit zijn de mappen waarin u vaak naar gemaakte notities kijkt en nieuwe toevoegt.

U hebt waarschijnlijk andere mappen die alleen notities bevatten tot een onverwacht tijdstip wanneer u ze nodig hebt. Ze hoeven niet vooraan en in het midden te staan.

5. Gebruik tags

Met tags kunt u bestaande notities vinden. Ze kunnen beperken wat u in een bepaalde map ziet of u alle notities laten zien die zijn getagd met een gemeenschappelijk thema in meerdere mappen. Ze helpen u ook bij het vinden van notities die bij een bepaald thema horen, zelfs als het thematische woord niet in de notitie zelf voorkomt. Laat me enkele voorbeelden geven.

Voorbeeld 1: Stel dat u een map met de naam Recepten heeft en dat u een feestje voor sommige vegetariërs plant. Je kunt alle notities uit alleen die map ophalen die vegetarisch zijn getagd voor ideeën over wat je moet maken.

Voorbeeld 2: Misschien bent u een schrijver die voor verschillende publicaties schrijft. U kunt notities maken over artikelen en deze in mappen ordenen op basis van waar ze zijn gepubliceerd. Het kan echter voorkomen dat u alle notities over een bepaald thema wilt verkennen, ongeacht wie het stuk heeft gepubliceerd. Als je je notities met dit thema hebt getagd, kun je naar de tag zoeken en ze allemaal bekijken, ongeacht in welke map ze zich bevinden.

Voorbeeld 3: u stuurt een e-mail met betrekking tot een project waaraan u werkt door naar uw app voor het maken van notities. Het bericht zegt nooit de naam van het project of waar het over gaat. Dat is hoe mensen communiceren als ze ergens mee bezig zijn. In dit geval kunt u tags toevoegen om de notitie te definiëren (projectnaam, klant, beschrijving van het werk) zodat u de notitie kunt vinden wanneer u deze nodig hebt.

6. Cull Tags

Er bestaat zoiets als teveel tags hebben. Hoe meer tags je toevoegt, hoe slordiger ze worden. Dus, van tijd tot tijd, ruim je tags op. Hier is hoe het te doen.

Maak een lijst met alle tags die in gebruik zijn. Vaak zie je het aantal noten naast de tag. Zoek eerst naar bijna-duplicaten. Als je tags hebt voor zowel 'app' als 'apps', gooi je weg die minder notities heeft. Open de betreffende notities en voeg de tag toe die u wilt behouden. Verwijder de andere tag.

Als u tags met twee of minder notities heeft, kunt u deze ook verwijderen. Ze doen je waarschijnlijk geen goed.

7. Maak een snelkoppeling op uw telefoon

Maak een snelkoppeling op uw telefoon om een ​​nieuwe notitie in uw notitie-app te starten, zodat het vastleggen van ideeën en informatie altijd binnen handbereik is. Op iOS-apparaten kunt u een Siri-snelkoppeling maken en op Android zoeken naar een nieuwe Note Widget-optie in de app.

8. Dicteren

Als er iets in je opkomt, wil je het opschrijven, maar je bent serieus gehaast of je loopt met je hond en kan nauwelijks de riem en je telefoon tegelijkertijd vasthouden, dicteren.

De meeste smartphones hebben een spraak-naar-tekst-functie. Gebruik het! Start een nieuwe notitie, druk op het microfoonpictogram op het toetsenbord en spreek wat u wilt opschrijven. U kunt ook een spraakmemo opnemen en later transcriberen. Als u er een gewoonte van maakt en vaak lange passages dicteert, wilt u misschien een transcriptieservice gebruiken om uzelf wat tijd te besparen. Er zijn veel goede gratis en betaalde opties beschikbaar, hoewel de betaalde opties doorgaans aanzienlijk nauwkeuriger zijn.

9. Voeg afbeeldingen en PDF's toe, gebruik OCR

Als uw app OCR heeft, kan deze zoeken naar de tekst in afbeeldingen, PDF's en andere bestanden die u ernaar uploadt. Wees niet verlegen om bestanden aan je notities toe te voegen wanneer je ze nodig hebt. Dat omvat foto's van informatieve tekens, handgeschreven notities, pagina's met boeken, enzovoort.

U kunt zien hoe het nuttig is door een voorbeeld. Stel dat u een PDF van een bon voor een maaltijd bijvoegt die u op een onkostennota moet claimen. Je bent vergeten het als 'ontvangstbewijs' te taggen en je weet niet waar het is. Als u de naam van het restaurant onthoudt, kunt u die in de zoekbalk typen en OCR zal deze opsporen.

Let op de limieten die uw notities-app of accounttype heeft voor uw OCR-gebruik en -opslag. De gratis versie van Evernote voert bijvoorbeeld OCR uit op afbeeldingen, maar niet op PDF's en Office-documenten. Daarvoor heeft u een Premium- of Business-account nodig. Als uw app geen ingebouwde scans heeft, kunt u overwegen deze te koppelen met een mobiele scan-app.

10. Organiseer op een groot scherm

In het ideale geval heeft uw notitie-app een desktop-app en een web-app. Gebruik een ervan (over het algemeen zijn desktop-apps hier beter voor) bij het sorteren door uw inbox en het organiseren van uw notities. Als je een groot scherm hebt, kun je meer van de app zien en dus meer van je mapstructuur, tags en andere informatie die je toevoegt aan notities om ze georganiseerd te houden. Als u al uw opties kunt zien, zult u eerder de juiste kiezen.

Neem de notitie, houd de notitie vast, bekijk de notitie opnieuw

Wanneer u uw ervaring met het maken van notities organiseert, verbetert u uw kansen om niet alleen relevantere notities te maken, maar ze ook op te slaan op een manier waarmee u ze opnieuw kunt bekijken wanneer het tijd is.