Video: Zo bespreekt u handig uw zwakke punten tijdens een sollicitatiegesprek (November 2024)
Het maakt niet echt uit wat uw bedrijf op dit moment voor een telefoonsysteem gebruikt, omdat u op een gegeven moment iets moet vinden dat schaalbaar is om uw groeiende bedrijf te ondersteunen. Een geavanceerdere cloud-telefoon en Private Branch Exchange (PBX) -aanbieder biedt aantrekkelijke functies en een pad naar Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Het biedt ook betere prestaties voor een groeiend aantal gebruikers, verhoogde beveiliging en grondiger gespreksadministratie en rapportagemogelijkheden, zodat u een veel beter idee hebt van wat u uitgeeft en waar.
Maar dat is nog maar het begin. Hoewel u zich misschien gewoon aanmeldt bij een Voice-over-IP (VoIP) -aanbieder en het doet met alle functies die het biedt, is het waarschijnlijk een beter idee om te beslissen wat u wilt dat het telefoonsysteem doet, hoe u wilt dat het samenwerkt met uw bestaand bedrijf en welke functies u denkt dat nodig is. Om dat te doen, moet u niet alleen met uw senior leiderschapsteam zitten, maar ook met de frontline managers van het bedrijf om precies te bepalen hoe uw huidige telefoonsysteem wordt gebruikt. Dat is de enige veilige manier om te ontdekken welke functies uw werknemers absoluut moeten behouden en waar ruimte is voor verbetering en nieuwe technologie.
Met dat in gedachten zijn de volgende 10 overwegingen en kennispunten die u moet behandelen bij het kiezen van een nieuw telefoonsysteem:
- Heeft uw verkoop- of ondersteunend personeel een groot belvolume of heeft u een callcenter in uw bedrijf? Beide vereisen niet alleen netwerkoptimalisaties maar waarschijnlijk software-ondersteuning. Verkoop- en ondersteuningsmedewerkers moeten integreren met uw klantrelatiebeheer (CRM) en helpdesk-apps, terwijl een callcenter doorgaans andere specifieke software vereist dan een algemene UCaaS-client van uw spraakprovider.
Heeft u een bestaand telefoonsysteem? Als u dat doet, moet alles wat u daarna kiest compatibel zijn, al was het maar om de overgang van gewone oude telefoondienst (POTS) naar VoIP redelijk naadloos te maken. Een werkend telefoonsysteem is een missiekritisch onderdeel van de meeste bedrijven, en het is onwaarschijnlijk dat uw organisatie een week downtime verwelkomt terwijl u dingen regelt en telefoontjes beantwoordt vanuit de telefoon van de kinderen thuis.
Hoeveel mensen zullen het telefoonsysteem nu gebruiken en hoe groot denk je dat je de komende vijf jaar zult groeien? Tenzij u van plan bent uw groei te beperken door de telefoontoegang voor uw personeel te beperken, moet uw telefoonsysteem schaalbaar zijn. De groeiplannen zijn van invloed op een aantal andere overwegingen, van uw netwerkarchitectuur tot uw uiteindelijke keuze van PBX-provider of -verkoper. Gelukkig zijn de meeste IP PBX-systemen behoorlijk schaalbaar.
Moet u analoge telefoons ondersteunen? U wilt misschien voorkomen dat de Ethernet-poort voor een VoIP-telefoon als een veiligheidsmaatregel in openbare ruimtes wordt geplaatst, maar u wilt misschien toch een manier bieden voor bezoekers om te telefoneren. Evenzo wilt u misschien geen VoIP-telefoon plaatsen in sommige omgevingen, zoals een assemblageruimte buiten of op een productievloer.
Moet u faxen verzenden? Verrassend genoeg ondersteunt niet elk VoIP-systeem faxen. Sommige vereisen een adapter, sommige vereisen een faxgateway of een faxserver en sommige negeren eenvoudigweg faxen. Bekijk in deze gevallen deze online faxservices voor hulp, en dan kunt u met de toepassingsprogrammeringsinterfaces (API's) van uw VoIP-provider samenwerken om een faxservice van derden in uw VoIP-oproepstructuur te integreren.
Cloudservices kunnen dalen. Zelfs spelers van een miljard dollar zoals Amazon Web Services (AWS) neigen een paar keer per jaar naar beneden. Als absolute betrouwbaarheid van oproepen een noodzaak is voor uw bedrijf, dan heeft uw PBX, of deze nu on-premises of in de cloud is, een verbinding nodig met het openbare geschakelde telefoonnetwerk (PSTN). (Wat is de PSTN? Denk aan Ma Bell.) Dat netwerk gaat veel verder dan de vijf betrouwbaarheidsnormen die door cloudbedrijven worden aangeprezen, maar een dergelijke verbinding als optie gereed houden vereist bepaalde mogelijkheden van uw PBX, vooral als deze zich in de cloud bevindt. Zorg ervoor dat dit soort redundante verbinding wordt ondersteund en weet precies hoe deze wordt ondersteund om mogelijk nare verrassingen te voorkomen.
Wat voor geavanceerde functies wilt u voor uw bedrijf? Alle systemen kunnen tegenwoordig spraakoproepen plaatsen en ontvangen en mensen in de wacht zetten met veel keuzes voor aanstootgevende wachtmuziek. De meeste VoIP-systemen laten het gebruik van softphones toe. Dit zijn toepassingen die op een desktopcomputer of misschien op een mobiele telefoon worden uitgevoerd. Andere functies zijn onder meer videoconferenties, samenwerkingsgesprekken, hot desking of hoteling. Als je die nodig hebt, moet je controleren of ze beschikbaar zijn. Misschien wilt u ook instant messaging (IM), aangepaste rapportage of gegevensexport of strengere beveiligingsmogelijkheden zoals auditing, codering en opname.
Is uw bedrijf zo georganiseerd dat u ergens in de mix een receptionist of telefoonoperator hebt? Als dit het geval is, moet u de ondersteuning van een bepaalde operatorconsole hebben en moet u specifieke machtigingen en workflows voor die persoon configureren.
Is uw netwerk snuff? Spraakoproepen hebben een afzonderlijk netwerk nodig of ze hebben een virtueel LAN (VLAN) met Quality of Service (QoS) nodig, zodat de spraakoproepen verstaanbaar blijven. Bovendien hebt u een gateway nodig voor VoIP-oproepen die niet worden gehinderd door Windows Update of YouTube-downloads. Kleine organisaties kunnen meestal rondkomen met een gedeeld netwerk en een correct geconfigureerd VLAN, maar meer dan dat vereist een apart netwerk. En dat netwerk moet snel genoeg zijn, wat betekent dat als je geen Gigabit Ethernet gebruikt, je niet snel genoeg bent.
Is een aanzienlijk percentage van uw personeel mobiel of telewerken? Hoewel gerelateerd, zijn dit in feite afzonderlijke overwegingen waarvoor u moet nadenken over het verfijnen van uw RAS-infrastructuur, het integreren van een verscheidenheid aan mobiele apparaten in uw beheerraamwerk en veiligheidsoverwegingen voor wegstrijders die dingen kunnen omvatten zoals oproepversleuteling of alleen bellen via een VPN-service (Virtual Private Network).
Je zult merken dat ik deze factoren niet heb besproken in termen van een PBX die zich op locatie of in de cloud bevindt, omdat de meeste van dezelfde overwegingen hoe dan ook van belang zijn. Het is echter vermeldenswaard dat sommige factoren, zoals de behoefte aan analoge telefoons of zwaar faxgebruik, een aantal opties kunnen elimineren. Bij het testen van VoIP- en UCaaS-systemen heeft PCMag opgemerkt dat cloud-telefoonproviders een aantal voordelen bieden voor vrijwel elk bedrijf, waaronder lagere totale kosten, een diepere functieset en geïntegreerde communicatiekanalen die niet alleen VoIP-telefoongesprekken maar ook video omvatten tools voor vergaderen, sms'en en online samenwerking. Hoewel de meeste bedrijven dergelijke op VoIP gebaseerde oplossingen kunnen gebruiken, worden er nog steeds lokale PBX's verkocht aan sommige organisaties, voornamelijk vanwege aangepaste of oudere software en bepaalde beveiligingsvereisten. Dat is onderzoek naar uw bedrijf dat u moet uitvoeren voordat u een selectie maakt.
Een aantal IP PBX-hardwareoplossingen is gebaseerd op open-source software, zoals Asterisk of FreePBX, die ook speciaal voor hen ontwikkelde apparaten bevatten. Anderen, zoals 3CX, ondersteunen open standaarden en er zijn PBX-systemen van enkele van de oorspronkelijke eigen krachtpatsers, zoals Avaya. Hoewel deze oplossingen duur zijn en zeker niet alle flexibiliteit van een cloudgebaseerd systeem bieden, zijn ze nog steeds in bedrijf vanwege oudere klanten en klanten met complianceproblemen die op geen enkele andere manier kunnen worden opgelost. Neem contact op met uw juridische team om erachter te komen waar uw bedrijf valt.
- De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019 De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019
- 9 stappen om uw netwerk te optimaliseren voor VoIP 9 stappen om uw netwerk te optimaliseren voor VoIP
- VoIP's grote beveiligingsprobleem? Het is het grote beveiligingsprobleem van SIP VoIP? Het is SIP
Een paar andere dingen om over na te denken: ten eerste, als het gaat om de fysieke handsets die uw werknemers zullen gebruiken, kunt u meestal de telefoons kiezen die u leuk vindt, omdat bijna alle VoIP-telefoons op hardware werken die op dezelfde standaard is gebaseerd: het Session Initiation Protocol (SIP) -protocol. Enkele leveranciers, vooral oudere die zich richten op zakelijke klanten, gebruiken echter nog steeds hun eigen, eigen versies van SIP, dus u moet controleren wat uw gewenste telefoons ondersteunen voordat u koopt.
Sla ten slotte het gedeelte van de verkoopliteratuur van de provider niet over dat spreekt over professionele serviceaanbiedingen en ondersteuning. Zoals eerder besproken, zijn spraakverkeer en andere streamingcommunicatiekanalen verschillende dieren in vergelijking met het beheer van een recht gegevensgeoriënteerd netwerk. U wordt geconfronteerd met het opnieuw configureren van routers, switches en waarschijnlijk een aanzienlijk percentage van uw apps om niet alleen ruimte te maken voor een VoIP-systeem, maar ook ervoor te zorgen dat uw oproepen een minimaal niveau van audiokwaliteit behouden. Het kunnen gebruiken van de diensten van een bekwaam ondersteunend personeel (althans in de initiële implementatiefase) kan van cruciaal belang zijn bij het kiezen tussen concurrerende spraakaanbieders.
