Waarom mobiele voip deel moet uitmaken van uw zakelijke telefoonsysteem

Op het eerste gezicht lijkt mobiele Voice-over-IP (VoIP) niet op iets dat geschikt is voor veel bedrijven. Als u online zoekt, onthult uw zoekopdracht veel services van bedrijven die u waarschijnlijk niet kent. En hun primaire focus zal liggen op hoe goedkoop ze zijn. Maar het feit is dat, voor zakelijke telefoondiensten, VoIP of anderszins, goedkoop zijn zelden uw primaire overweging zou moeten zijn.

Wat een bedrijf echt nodig heeft, is dat zijn telefoonsysteem past in zijn algemene bedrijfsstrategie en zijn vereisten ondersteunt. Om dit te bereiken, moet het telefoonsysteem enkele specifieke kenmerken hebben. Hier is een blik op vijf van die dingen:

Consistente aanwezigheid - Dit betekent dat u uw zakelijke telefoon moet kunnen beantwoorden waar u ook bent, niet alleen wanneer u achter uw bureau op kantoor zit. U moet ook kunnen bellen naar een klant of zakenpartner die afkomstig lijkt te zijn van uw bedrijf, niet noodzakelijkerwijs uw mobiele telefoon.

Integratie - U moet oproepen kunnen doorverbinden naar een extensie binnen het bedrijf en mensen moeten oproepen naar u kunnen doorverbinden. Ze moeten u ook kunnen bereiken door een extensie te bellen. Als u een receptionist hebt, moet die persoon ook kunnen zien of u beschikbaar bent en vervolgens oproepen naar u doorverbinden.

Beveiliging - Zakelijke telefoongesprekken zijn meer dan alleen kletsen. U moet weten dat de inhoud van uw telefoongesprekken veilig is, dat ze worden beschermd door codering en dat de toegang tot uw deel van een telefoonsysteem ook wordt beschermd. U moet ook weten wie het VoIP-deel van uw telefoonsysteem beheert, zodat u niet vindt dat uw kritieke bedrijfsbehoeften door een land worden geleid dat onderworpen is aan bureaucratische grillen of wetgevende of uitvoerende acties.

Betrouwbaarheid - Uw telefoonsysteem moet er zijn wanneer u het nodig hebt. Zelfs een paar minuten uitval kan uw bedrijf duizenden dollars kosten, en een langdurige uitval kan het bedrijf zelf in gevaar brengen. Hoewel veel aandacht wordt besteed aan de website van uw bedrijf, en dat is zeker van cruciaal belang, is het telefoonsysteem van uw bedrijf minstens zo kritisch. Het gaat erom hoe u met klanten en klanten praat, hoe u samenwerkt met uw collega's (althans voor routinekwesties) en hoe de snelle gesprekken die uw workflow mogelijk maken, tot stand komen. Hoewel je dit waarschijnlijk allemaal kunt doen met instant messaging (IM) en chatrooms zoals die in Slack, is spraak veel efficiënter.

Kwaliteit - Uw telefoongesprekken moeten klinken alsof u zaken doet. U wilt geen verminkte en opgesplitste gesprekken, vervormde stemmen of ruis. Een consistente telefoonverbinding van lage kwaliteit zal uw geloofwaardigheid als bedrijf verlagen en niet te vergeten dat het uw basiscommunicatie belemmert.

Kosten zijn geen primaire overweging

U zult merken dat ik nergens in die lijst de kosten heb genoemd. Dit komt omdat het runnen van een VoIP-client op uw mobiele telefoon geld kost naast wat u ook betaalt voor de mobiele service en mogelijk zelfs de basiskosten voor het VoIP-systeem. De kosten komen van twee plaatsen: de kosten van de klant zelf (of de kosten per gebruiker voor sommige systemen) en de kosten van gegevens van uw mobiele provider. En dat telt geen andere kosten die u waarschijnlijk zult maken, zoals die van een MDM-agent (mobile device management) en de implementatie van eindpuntbeveiliging.

Zoals ik heb ontdekt tijdens mijn testen van producten voor onze zakelijke VoIP-providers en het overzicht van telefoonservicebeoordelingen, waaronder Editors 'Choice RingCentral Office (voor bedrijven), wordt de client van uw mobiele telefoon door het telefoonsysteem als een afzonderlijke lijn beschouwd. In veel gevallen wordt het in rekening gebracht als een apart nummer. Dus plan om ongeveer $ 20 per maand per client voor mobiele telefoons uit te geven.

De kosten van gegevens op uw gsm-abonnement zijn sterk afhankelijk van uw netwerkaanbieder en van het contract waarover u heeft onderhandeld. Maar of u nu onbeperkte gegevens hebt of dat u betaalt terwijl u werkt, het gebruik van de gegevens van uw mobiele telefoon kost iets. En uw VoIP-oproepen gebruiken de gegevens van uw telefoon in plaats van het mobiele netwerk voor hun verbindingen.

Hoewel VoIP geen bandbreedtevarken is op dezelfde manier als video, vereist het nog steeds een goede gegevensverbinding of werkt het niet, of het werkt tenminste niet goed, wat, als je probeert te praten met een klant, komt op hetzelfde neer. Dit kan ook betekenen dat u ervoor moet zorgen dat uw interne wifi overal in het bedrijf consistent is of dat u een consistent signaal van uw netwerkaanbieder heeft.

Gelukkig vond ik bij het testen van zakelijke VoIP-services dat elk van de VoIP-providers een client voor mobiele telefoons heeft, meestal voor zowel Google Android als Apple iOS. Deze clients worden op de achtergrond op uw telefoon uitgevoerd. Het leuke aan hen is dat ze je hun standaard mobiele netwerk of een lokaal wifi-netwerk laten gebruiken.

Ze integreren ook met uw zakelijke VoIP-systeem, zodat u oproepen kunt doorverbinden, uw bureautoestel met uw mobiele telefoon kunt beantwoorden, gedeelde vergaderingen kunt bijwonen of een receptionist inkomende oproepen kunt laten beheren. Met deze clients kunt u zelfs het nummer van uw bedrijf op nummerweergave laten verschijnen in plaats van op uw mobiele nummer. Collega's kunnen een drie- of viercijferige extensie kiezen om u te bereiken, of u nu achter uw bureau zit of niet op kantoor bent.

• De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019 De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019
• VoIP en UCaaS: de verschillen uitgelegd VoIP en UCaaS: de verschillen uitgelegd
• 10 dingen over VoIP waarvan je niet wist dat je die moest weten 10 dingen over VoIP die je niet wist die je moest weten

Hoewel hun uiterlijk enigszins varieert, bevatten de meeste VoIP-clients die ik heb getest ten minste een toetsenblok op uw telefoon, samen met verschillende menukeuzes. Deze omvatten het bepalen wie kan worden gebeld, uw aanwezigheidsstatus instellen, vergaderingen bijwonen, chatgesprekken voeren en meer. Een paar, zoals Vonage Business Cloud, bevatten een beheerconsole waarmee u het telefoonsysteem kunt beheren.

Het resultaat is veel flexibiliteit over hoe uw zakelijke gesprekken kunnen worden gerouteerd en afgehandeld, en flexibiliteit is een sleutelfactor voor bedrijfsefficiëntie. Dus als u gaat zitten en wat uw werknemers met hun telefoons moeten doen, afstemt op de mogelijkheden van een mobiele VoIP-client, dan is het heel goed mogelijk dat deze pakketten een aanzienlijk voordeel voor uw organisatie kunnen zijn. Verwacht alleen niet dat ze u geld besparen.