Video: 5 Slack Bots that will change your life! (November 2024)
E-mail is gemakkelijk te haten. En oh, wat hebben we er een hekel aan. Als een link naar de buitenwereld is het geweldig. Als een manier om met collega's te praten, niet zozeer. Het is niet realtime, mensen misbruiken het (hallo, "Allen beantwoorden") en belangrijke berichten liggen begraven in de dagelijkse hoeveelheid nieuwsbrieven, advertenties en e-mails met abonnementen op producten en diensten waarvan u zou kunnen zweren dat u zich nooit hebt geabonneerd.
Het was niet altijd zo. Het duurde meer dan twee decennia nadat de Amerikaanse computerprogrammeur Ray Tomlinson in 1971 het eerste e-mailsysteem had geïmplementeerd voor e-mail. Maar toen dit gebeurde, creëerde het een revolutie in de manier waarop mensen communiceerden, in en buiten het werk. Tomlinson stierf op 6 maart op 74-jarige leeftijd.
Tegenwoordig dumpen bedrijven e-mail in groten getale voor online samenwerkingstools zoals Atlassian HipChat, Google Hangouts en, met name, Slack. Naar verwachting zal de activiteit de wereldwijde markt voor wat analisten sociale netwerken van bedrijven noemen tegen 2019 naar $ 3, 5 miljard brengen - meer dan het dubbele van wat het in 2014 was, volgens een IDC-rapport van juli 2015.
Overschakelen naar Slack of een soortgelijk communicatiehulpmiddel op kantoor is net zo eenvoudig als het openen van een gratis proefaccount. Slack kan geweldig zijn voor snelle uitwisseling tussen teamleden of het delen van documenten en rapporten in het hele bedrijf. Maar er is een leercurve, het kan duur worden en het kan veranderen in een zo grote tijd als e-mail, zo niet erger.
"Het vereist wel werknemersinkoop", zegt Danny Groner, Blogger Partnerships en Outreach Manager bij stock photo-website Shutterstock, die Slack gebruikt voor interne communicatie. "Als mensen het kopen en bereid zijn te erkennen dat er waarde is, ben je over drie tot zes maanden van de oude weg."
Hier zijn factoren om u te helpen beslissen of uw bedrijf klaar is om e-mail te kussen. Ze zijn gebaseerd op input van meer dan een half dozijn kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) die ik heb geïnterviewd en die kantoorberichten naar Slack of een vergelijkbaar hulpmiddel heeft verplaatst.
1. Zoek uit waarom u overschakelt
Het is niet genoeg om e-mail te verpakken omdat het 'slecht' is. Concrete doelstellingen kunnen u helpen bepalen hoe u een nieuwe service opzet en implementeert. Greg Edwards, CEO van cybersecuritybedrijf WatchPoint Data, wilde een snellere manier om informatie van en naar medewerkers te krijgen, maar met de mogelijkheid om bestanden bij te voegen, samen te werken en materiaal te archiveren. Hij had rijkere functionaliteit nodig dan instant messaging (IM), dus testte hij Slack en ontdekte dat "het alles deed wat ik zocht."
2. De grote kanonnen moeten de strijd leiden
Ja, het zal een strijd worden. Zelfs als e-mail is verbroken, is dit wat de meeste mensen gewend zijn. Schakelen werkt alleen als topmanagers de grootste cheerleaders zijn - en de eerste gebruikers. Bij een kleiner bedrijf kan dat de eigenaar of CEO zijn. Bij een groter bedrijf zou het hoofd van de afdeling kunnen zijn. Nadat hij zich voor Slack had aangemeld, moest Edwards zijn acht medewerkers er voortdurend aan herinneren. "Ik zou nog steeds mensen hebben die me e-mailen en ik zou antwoorden en zeggen: 'Stuur dit naar mij in Slack.'"
Andere bedrijven kiezen voor een meer zachte aanpak. Virtueel telefoonnummer app-maker Burner gebruikte een andere chat-applicatie toen een van de mede-oprichters van het bedrijf een paar vrienden uitnodigde om Slack te proberen. "Iedereen begon steeds meer Slack te gebruiken, en we vermoordden de andere, " zei Greg Cohn, CEO van Burner. Hij schat dat zijn e-mailvolume daardoor met 30 tot 50 procent is gedaald - en dat het meer zou zijn afgenomen als zijn functie niet inhoudt dat mensen buiten het bedrijf worden gemaild.
3. Overweeg uw opties
Slack is een grote speler, maar er zijn alternatieven. De hulpmiddelen van Sameroom helpen berichten te delen tussen incompatibele communicatieplatforms, en het bedrijf gebruikt meerdere oplossingen voor interoffice-berichten, waaronder Atlassian HipChat, Intercom en Slack, hoewel het voornamelijk Fleep gebruikt. Fleep-gebruikers kunnen onder andere berichten op het platform schrijven voor levering van en naar e-mail, een functie die niet beschikbaar is op de gratis versie van Slack (volgens Andrei Soroker, CEO van Sameroom).
4. Overweeg de kosten
Slack is gratis totdat je 10.000 berichten en vijf ondersteunde tools ontvangt. Daarna kost het $ 8 per maand per gebruiker (of $ 6, 67 bij jaarlijkse betaling). Jeff Gladnick, oprichter en CEO van webontwikkelingsbedrijf Great Dental Websites (GDW), betaalt $ 200 per maand voor Slack voor zijn 30 werknemers. Hij houdt van de service, maar zou graag iets goedkoper vinden. "Je raakt veel sneller dan je denkt", zei hij, "en dan klagen je medewerkers wanneer ze geen spullen kunnen vinden en zeggen laten we teruggaan naar e-mail. Dus je koopt. Het is net heroïne, je loopt eraan vast en kan niet uitstappen."
5. Training aanbieden
Moeilijk voor te stellen, mensen moesten ooit leren hoe ze e-mail konden gebruiken. Het is hetzelfde voor Slack. Zorg ervoor dat werknemers Slack-basisprincipes kennen, zoals hoe kanalen werken en hoe ze zich kunnen in- of uitschakelen. Als u Slack integreert met bestaande apps voor kantoorproductiviteit, zorg er dan voor dat ze begrijpen wat dat is en hoe ze verbinding maken. Krijg meer praktische tips in 7 Essentiële tips voor slappe gebruikers. Hoe meer onboarding medewerkers hebben, hoe minder waarschijnlijk ze zullen uitglijden in het soort slechte gewoonten die de moerassige e-mail vandaag heeft gecreëerd.
6. Beslis hoeveel niet-werk socialiseren je cultuur toestaat
Medewerkers van GDW zijn Slack-kanalen gestart voor mensen die van katten, skiën en snowboarden houden. "Veel van onze cultuur heeft zijn weg gevonden naar Slack, " zei GDW's Gladnick.
Maar te veel plezier kan een slechte zaak zijn. In plaats van mensen de kans te geven stoom af te blazen tussen taken, kunnen goof-offkanalen enorme tijdverspilling worden.
Slack heeft onlangs zijn eigen interne voicechat aangekondigd volgens dezelfde lijnen als Skype.
Soroker zegt dat hij ooit voor een bedrijf werkte dat Skype gebruikte, en "er waren mensen die hun hele werkdag gewoon grapjes doorbrachten in deze (Skype) chatrooms, kattenfoto's en geanimeerde GIF's verwisselden", zei hij. "Als dat de realiteit wordt, is het gevaarlijk." Bij Sameroom zei Soroker dat er geen leuke Slack-kanalen zijn. "We zeggen helemaal niets tenzij het werkgerelateerd is. We proberen expres saai te zijn."
7. Negeer communicatie-apps niet om klanten te contacteren
Samenwerkingstools en interne berichten-apps zijn misschien niet bedoeld voor communicatie met klanten, maar bedrijven gebruiken ze nu op die manier. Cohesion Singapore, een organisator van groepsteambuilding-evenementen zoals lasergame en bellenvoetbal, gebruikt WhatsApp Messenger en Telegram Messaging om te reageren op vragen van potentiële klanten. Het 18 maanden oude bedrijf liet e-mail ongeveer een jaar geleden vallen ten gunste van berichtenapps omdat het werknemers in staat stelde sneller te reageren, zei mede-oprichter van Cohesion Singapore Xavier Chng. En, merkte hij op, klanten zijn bereid een premie te betalen voor "intrinsieke waarden" zoals snelle antwoorden.
