Paychex boekhouding online review & rating

Paychex Accounting Online werd pas eind 2013 uitgebracht, maar de twee geïntegreerde applicaties waaruit het bestaat bestaan ​​al veel langer. De belangrijkste boekhoudapplicatie is de Canadese service Kashoo, die nu beschikbaar is als een geïntegreerde bundel met Paychex Online Payroll. Het merk Paychex is echter meer dan 40 jaar oud en is vrij bekend bij het bedrijfsleven. De oplossingen voor salarisadministratie, personeelszaken en uitbesteding van voordelen worden goed gerespecteerd en gebruikt door meer dan een half miljoen Amerikaanse bedrijven. Kashoo is daarentegen relatief nieuw; het is een solide dubbele boekhoudwebsite die gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is. Maar Paychex Accounting Online (vanaf $ 27 per maand, plus kosten) mist veel van de functies die zijn concurrenten aantreffen, zoals inkooporders, uitgebreide contactgegevens, artikeltracering en transactie-categorisatie.

De hybride aanpak is een goed voorbeeld van de zich ontwikkelende aard van boekhouding voor kleine bedrijven terwijl deze de cloud ingaat. Sommige bedrijven, zoals Intuit en Xero, bieden een boekhoudkundige kernoplossing en een loonverwerkingstoepassing die naadloos worden geïntegreerd. Andere organisaties werken samen en integreren gerelateerde sites, zoals bij Paychex Accounting Online. Dit gebeurt al jaren, het beste voorbeeld is waarschijnlijk het Intuit App Center, dat honderden add-ons heeft die het nut van QuickBooks-desktop en QuickBooks Online Plus uitbreiden, op gebieden zoals CRM, facturering en facturering, en tijd / kosten beheer.

Vorderingen en schulden

Paychex Accounting Online zou het beste dienen voor kleine bedrijven met bescheiden debiteuren- en crediteurenbehoeften, maar die echte dubbele boekhouding nodig hebben zonder de achtergronddebits en credits te begrijpen. Het wordt geleverd met een aanpasbaar rekeningschema (het beste aangepast door een boekhoudkundige, die u kunt uitnodigen om uw activiteit te bewaken) en standaard financiële rapporten: balans, winst en verlies en proefsaldo. U kunt deze exporteren naar PDF-, Excel-, CSV- en HTML-indelingen. U kunt transactieaanpassingen invoeren, maar het omgaan met afschrijvingen en credits kunt u het beste aan uw boekhoudkundige overlaten.

De site gebruikt niet de term 'debiteuren'. In plaats daarvan klikt u op het tabblad "Inkomen" om uw opties daar te openen. U kunt diverse inkomsten, een factuur of een betaling invoeren. Een recordsjabloon voor uw klanten bevat zeer eenvoudige contactgegevens, met een paar andere vervolgkeuzelijsten voor variabelen zoals Voorwaarden en Inkomen-account. Het factuursjabloon is ruwweg vergelijkbaar met dat van concurrenten, omdat het de basisvelden bevat voor zaken als omzetbelasting, voorwaarden en vervaldatum. En u kunt ze e-mailen naar klanten.

Maar u kunt geen facturen toewijzen aan categorieën zoals verkoper, divisie of locatie, noch kunnen uw klanten een betaling via creditcard retourneren (er is geen ondersteuning voor merchant accounts). Er is geen tracking van voorraadniveaus (hoewel er een basisitemrecord beschikbaar is) noch alternatieve prijzen (kortingen, enz.). Het enige rapport dat hier wordt aangeboden, is Verouderde vorderingen, waarvan de enige aanpassingsoptie de einddatum is.

Het detailniveau en de aanpassing zijn vergelijkbaar voor crediteuren of 'Kosten'. U kunt een formulier invullen met een uitgave of factuur en betalingen registreren. Sjablonen voor leveranciersrecords zullen eenvoudige bedrijven goed van dienst zijn, maar ze zijn bijvoorbeeld niet zo gedetailleerd als die van Xero. Aged Payables is het enige rapport dat hier beschikbaar is.

Bankieren in de cloud

Met de beste online boekhoud- en persoonlijke financiële oplossingen (in feite de meeste daarvan, periode) kunt u verbinding maken met de financiële instellingen waar u rekeningen hebt en transacties downloaden. Paychex Accounting Online is geen uitzondering. U selecteert eenvoudig de naam van uw bank of creditcardmaatschappij en voert uw inloggegevens voor die sites in. Paychex Accounting Online maakt vervolgens een verbinding en voert de eerste download uit. U kunt ook bankafschriften handmatig uploaden.

U kunt natuurlijk ook handmatig inkomsten en transacties invoeren. En u kunt geld overboeken tussen accounts. Maar Paychex Accounting Online biedt niet de meer geavanceerde, doorlopende bankafstemmingsfunctie die Xero en QuickBooks Online Plus doen. Het werkt op dezelfde manier als afstemmen op papier. U moet een vinkje plaatsen voor alle transacties op de site die op uw papieren afschrift verschijnen, plus uw online transacties op uw bankafschrift markeren. Dit lijkt op dubbele gegevensinvoer, die online boekhouden moest vermijden.

Een logische workflow

Paychex Accounting Online is duidelijk ontworpen met de niet-boekhoudkundige professional in gedachten. De gebruikersinterface is schoon en overzichtelijk en gebruikt taal die leken zouden begrijpen. Het linker verticale deelvenster bevat tekstkoppelingen naar elk element van de site. Ten eerste is natuurlijk het Dashboard, dat een beetje atypisch is voor dit type website. Het midden van het scherm, dat normaal gesproken belangrijke bedrijfsnummers bevat, bevat twee vensters met tabbladen: een voor het invoeren van inkomsten en een voor kosten.

Deze lay-out is vergelijkbaar met wat u ziet wanneer u op de afzonderlijke inkomsten- en uitgavenlinks klikt, hoewel het dashboard geen transactiegeschiedenis in het onderste deel van het scherm weergeeft. Uw realtime bedrijfsgegevens - voornamelijk rekeningsaldi - verschijnen in het rechter verticale paneel. En er zijn geen grafieken of grafieken.

Links naar andere delen van de site verschijnen in het linker verticale paneel. In tegenstelling tot online boekhoudoplossingen die complexer zijn, is Paychex Accounting Online zo eenvoudig dat alles in dit deelvenster wordt beschreven, zelfs de afzonderlijke rapporten (die weinig zijn). Klik op een link en het hoofdwerkscherm voor die activiteit verschijnt, in plaats van een ander menu met sublinks weer te geven.

De Paychex-verbinding

Terwijl concurrerende online boekhoudsites langzaam hun eigen goed geïntegreerde salarisapplicaties hebben gebouwd, ging Paychex de andere kant op. Het bouwde een nieuwe oplossing door de integratie van Paychex Online Payroll met de bestaande boekhoudservice Kashoo te vergemakkelijken, zoals eerder vermeld. U voert looninformatie in de Paychex-toepassing in en importeert deze vervolgens handmatig naar de boekhoudkant. Loonbelastingberekening en indiening / betaling worden ondersteund. Paychex publiceert geen prijzen; u moet liever een offerte aanvragen.

Paychex Accounting Online is geen moeilijke site om redelijk snel te leren, maar iedereen die nieuw is in accounting, zal waarschijnlijk wat opheldering en hulp nodig hebben, ondanks de standaard Engelse benadering van de app in de gebruikersinterface - het is gewoon de aard van het boekhoudkundige beest. De site ondersteunt gebruikers met verschillende hulpbronnen, waaronder video's, webinars, online artikelen, chat en telefoon. Mobiele toegang is beschikbaar voor beide applicaties op iOS-apparaten, maar Android-ondersteuning is beperkt tot de payroll-app zelf.

Het is goed om te zien dat aanbieders van financiële oplossingen samenwerken om bedrijven applicatiebundels te geven die logisch zijn. Als u al Paychex-salarisdiensten gebruikt en deze wilt koppelen aan zeer eenvoudige boekhoudfuncties met dubbele invoer, is Paychex Accounting Online zeker het overwegen waard. Als uw bedrijf op dit moment echter meer functionaliteit nodig heeft dan Paychex Accounting Online biedt, evenals volledige, soepel geïntegreerde loonverwerking, is QuickBooks Online Plus, de keuze van PCMag voor online boekhouding, een betere keuze.