Hoe Microsoft Teams gratis te gebruiken

Als u een eigen bedrijf runt of deel uitmaakt van een werkgroep binnen een groter bedrijf, is de kans groot dat u ergens moet communiceren en samenwerken met mensen binnen en buiten uw organisatie. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over dure samenwerkingstools zoals Office 365 en SharePoint nu Microsoft Teams gratis te gebruiken is.

In het verleden bood Microsoft alleen zakelijk georiënteerde Teams-abonnementen aan met een maandelijks prijskaartje. Om echter te kunnen concurreren met diensten als Slack, heeft Microsoft in 2018 een gratis editie van Teams onthuld die verschillende voordelen biedt.

Met de gratis smaak van Microsoft Teams krijg je onbeperkt chats, audio- en videogesprekken, en 10 GB bestandsopslag voor je hele team, plus 2 GB persoonlijke opslag voor elk individu. Microsoft Teams kan worden geïntegreerd met alle Office Online-apps, waaronder Word, Excel, PowerPoint en OneNote, en met meer dan 140 zakelijke apps. Voeg maar liefst 300 mensen toe aan uw netwerk van contacten, die zich binnen of buiten uw organisatie kunnen bevinden.

Houd er rekening mee dat de gratis versie van Microsoft Teams alleen beschikbaar is voor mensen zonder een betaald commercieel Office 365-abonnement. Office 365-abonnees die proberen zich aan te melden voor Teams worden omgeleid naar een beheerd account voor hun bestaande abonnement. Klanten die geen Teams-licentie hebben als onderdeel van een Office 365-abonnement, kunnen zich aanmelden voor een gratis proefperiode van een jaar.

Als u een Office 365-abonnement hebt en Teams nog steeds gratis wilt gebruiken, kunt u zich eenvoudig aanmelden met een ander e-mailadres. U hoeft alleen een e-mailadres te gebruiken dat is geregistreerd als een Microsoft-account.

Meld u aan voor Microsoft Teams

Om gratis aan de slag te gaan met Teams, bladert u naar de webpagina van Microsoft Teams en meldt u zich aan voor een account. Hier kunt u de gratis service vergelijken met een betaald abonnement en uw definitieve beslissing nemen voordat u zich aanmeldt.



Upgrade naar de Desktop-app

De Teams web-app is prima voor de meeste basisfuncties, maar om volledig te profiteren van deze service, moet je de desktop-app installeren. Als je het tijdens de eerste installatie niet downloadt, haal het dan van de Download Teams-website en selecteer de versie voor Windows 7+ (inclusief Windows 10) of Mac OS X 10.10+, waarmee je alle functies kunt gebruiken voor virtuele vergaderingen, zoals scherm delen en het whiteboard.



Download de mobiele app

U moet ook de mobiele versie van Microsoft Teams (iOS, Android) installeren, die veel van dezelfde functies biedt als in de desktop-app en waarmee u onderweg contact kunt houden met uw team.



Stel uw Teams-account in

Hoe u zich ook aanmeldt, u moet een e-mailadres invoeren om met uw account te gebruiken. Dit moet worden gekoppeld aan een Microsoft-account om te kunnen werken. Ga door met het aanmeldingsproces door een wachtwoord en de naam van het bedrijf in te voeren waarmee u bent verbonden. U krijgt ook de keuze om de Teams Windows-app te gebruiken of u bij de webversie te houden. Voor de eenvoud gebruiken we hier de web-app.



Creëer uw organisatie

In het eerste Teams-venster kun je je weergavenaam kiezen en een foto van jezelf uploaden. Nodig vervolgens anderen uit om lid te worden van uw team door hun e-mailadres in te voeren. U kunt een weergavenaam voor elke persoon in de rechterkolom toevoegen. Klik op de link Meer toevoegen als u spaties nodig hebt voor meer adressen. Klik op de knop om uitnodigingen te verzenden en sluit vervolgens het uitnodigingsvenster.

De mensen die u heeft uitgenodigd, ontvangen een uitnodiging via e-mail en kunnen lid worden van uw team door op de bijgevoegde link te klikken. Ze worden vervolgens naar Microsoft Teams gebracht, waar ze ook een weergavenaam kunnen kiezen en een foto kunnen toevoegen. Op dit moment kunt u nu alle functies in de gratis versie van Teams gaan gebruiken.



Een gesprek beginnen

De eerste taak die u misschien wilt aanpakken, is een gesprek beginnen waarin iedereen in uw team wordt verwelkomd. Op het tabblad Teams kunt u communiceren met alle leden van uw organisatie. Tik op het tekstveld op dit tabblad en typ uw welkomstwoorden. Bekijk de pictogrammen onder het veld om je tekst op te maken, een emoji of GIF toe te voegen, en meer. Iedereen in het team kan vervolgens op uw bericht reageren en het gesprek op gang brengen.



Deel bestanden

U kunt een bestand delen met iedereen in uw team. Klik op het paperclip-pictogram Toevoegen en selecteer het bestand dat u wilt delen. U kunt een bestand kiezen op uw Microsoft Teams-site, op OneDrive of op uw computer.



Microsoft Office-bestanden openen

Als u een Microsoft Office-bestand deelt (Word-document, Excel-spreadsheet, PowerPoint-presentatie of OneNote-notitieblok), kan elke persoon in het team op het bestand klikken om het in de Teams-interface te bekijken.

Om het bestand te wijzigen, klikt u op de knop Bewerken en selecteert u de optie om het te bewerken in de overeenkomstige Office Online-toepassing. In de Office Online-app kunnen de teamleden het bestand nu bewerken in de browser of in de volledige versie van de Office-toepassing als ze op hun computer worden geladen.



Start een privéchat

In plaats van met het hele team te praten, kunt u privé chatten met een andere persoon of groep. Klik om te beginnen op het Chat-pictogram op de linker werkbalk. Klik op de link voor privéchat en bellen om een ​​korte video over de chatfunctie af te spelen. Klik vervolgens op het pictogram Nieuwe chat bovenaan het scherm.

Wanneer u een gloednieuwe chat start, voert u de persoon of personen in waarmee u wilt praten in het veld Aan boven aan het scherm. Typ uw bericht in het veld Nieuw bericht onderaan en klik op Verzenden. Bestaande chats worden aan de linkerkant van het scherm opgeslagen voor eenvoudige toegang.



Start een virtuele virtuele vergadering

In tegenstelling tot andere digitale werkplekken heeft Teams een ingebouwde tool voor audio- en videoconferenties. Als u deze functie wilt gebruiken, moet u werken in Google Chrome, Microsoft Edge of de Windows Teams-app uitvoeren.

Klik op uw Teams-pagina op de knop Nu vergaderen bij het tekstveld om een ​​live virtuele vergadering te starten. De eerste keer dat u dit doet, wordt u gevraagd om Microsoft Teams uw microfoon en camera te laten gebruiken.

Voordat de vergadering wordt gestart, kunt u enkele details wijzigen. U kunt een onderwerp toevoegen voor uw vergadering. Bepaal of u een audio- of videovergadering wilt houden. Klik op de knop Nu vergaderen om de vergadering officieel te starten.



Binnen de virtuele ontmoetingsplaats

Klik in het vergadervenster op de namen van de andere mensen waaraan u wilt deelnemen. U kunt vervolgens uw vergadering leiden. In het scherm Virtuele vergadering hebt u opties om de video- en audio-feed te beheren, naar een ander scherm te casten, andere instellingen te bewerken en het gesprek te beëindigen.

Hoewel Microsoft Edge en de Teams desktop-applicatie zowel video- als audiochats ondersteunen, ondersteunt Chrome momenteel alleen audiochats.



App-integratie

U kunt verschillende apps en services toevoegen aan en integreren in Teams om de functionaliteit ervan uit te breiden. Klik op het pictogram voor Store onderaan de linker menubalk. Selecteer de app die u wilt installeren. Kies uw team in het installatiescherm en klik vervolgens op de knop Installeren.



Geïntegreerde apps gebruiken

Teams kunnen worden geïntegreerd met veel verschillende Microsoft- en externe services, zoals projectbeheer-apps Trello en Asana, productiviteits-apps zoals Evernote en SurveyMonkey, andere hulpprogramma's zoals Polly en GitHub en nog veel meer.

Zodra een app is geïntegreerd met Teams, hebt u rechtstreeks toegang tot de app vanaf uw Teams-pagina. Als u bijvoorbeeld de Nieuws-app installeert, verschijnt er een knop ervoor waarmee u inhoud van de app rechtstreeks aan uw gesprekken kunt toevoegen.