Hoe Google Drive-bestanden te delen

U hebt een bestand in Google Drive gemaakt dat u met andere mensen wilt delen. Geen probleem. Een van de sterke punten van de software is het vermogen om leuk met anderen te spelen.

Er zijn zoveel manieren om Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties te delen dat het proces verwarrend kan zijn. Wilt u dat andere mensen uw bestand kunnen bewerken of gewoon kunnen bekijken? Moet u hen toegang geven tot de live of statische versie van het document? Uw opties voor delen zijn afhankelijk van de antwoorden op die vragen.

Google Drive bestaat uit verschillende programma's, waaronder Documenten voor tekstverwerking, Spreadsheets voor spreadsheets en Presentaties. Het proces voor het delen binnen elk programma is vrij gelijkaardig; hieronder zullen we ons concentreren op Google Documenten.

U kunt Google Documenten op verschillende manieren openen: de Google Documenten-website in uw browser; het Google Backup and Sync-programma op uw computer; of de Google Documenten-apps voor iOS of Android.

Deel een live document

U hebt zojuist een document gemaakt en voltooid en wilt dit nu delen. In dit geval wilt u het live document delen met een of meer mensen. Klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek (of klik op het menu Bestand en selecteer Delen).



Ontvangers toevoegen

Typ een Google-contact of het e-mailadres van de persoon met wie u het bestand wilt delen; u kunt een bestand delen met maximaal 200 personen of groepen. Klik op de vervolgkeuzepijl en kies of u wilt dat de persoon of personen het document kunnen bewerken, opmerkingen erin kunnen invoegen of alleen het document kunnen bekijken. U kunt ook een notitie toevoegen aan de e-mailuitnodiging. Klik op verzenden.

Als de persoon een Google-account heeft, wordt uw e-mail verzonden. Als uw ontvanger geen Google-account heeft, krijgt u twee opties. U kunt een uitnodiging sturen. In dat geval heeft de persoon 14 dagen de tijd om in te loggen met een Google-account om het document te bewerken, te becommentariëren of te bekijken.

U kunt ook een koppeling naar uw document maken en verzenden. In dat geval kan uw ontvanger het document bekijken zonder een Google-account, maar het niet bewerken of erop reageren.



Een uitnodiging ontvangen

Aan de andere kant opent uw ontvanger uw e-mail en klikt op de knop Openen in Documenten. Als de persoon een Google-account heeft, wordt hij of zij gevraagd zich aan te melden om uw document te bewerken, te becommentariëren of te bekijken in Google Documenten.

Als de persoon geen Google-account heeft en u de optie hebt gekozen om de link te verzenden, wordt het document geopend in Google Documenten waar de persoon het kan lezen, maar er geen commentaar op kan geven of het kan bewerken. Die persoon kan geen commentaar vragen of toegang bewerken tenzij hij of zij een Google-account heeft.

Als de persoon een Google-account heeft en het document opent met toestemming om het te bewerken, kan hij of zij op de knop Bewerken klikken in de rechterbovenhoek en de optie wijzigen in Voorstellen of Bekijken. Als de persoon het document opent met toestemming om erop te reageren, kan hij of zij op de knop Suggestie klikken en de optie Bekijken wijzigen.



Downloadbare link

Als u een directe link naar het document wilt distribueren in plaats van uitnodigingen te verzenden, klikt u nogmaals op de knop Delen en vervolgens op de optie "Deelbare link ophalen". Deze optie is handig als u het document op elk gewenst moment met meerdere mensen wilt delen, bijvoorbeeld door het in een Slack-kanaal te plaatsen.



Kies machtigingen

Klik op het vervolgkeuzemenu voor "Iedereen met de link kan…" om de juiste machtigingen te kiezen. Hier kunt u ontvangers de mogelijkheid geven om ze te bewerken, te becommentariëren of te bekijken.



Link voor delen delen

Klik op de knop om de link te kopiëren. U kunt de koppeling nu in een andere toepassing plakken om het document te delen. Ontvangers hoeven alleen op de link te klikken om toegang te krijgen tot het document, maar nogmaals, ze moeten zich binnen 14 dagen aanmelden met een Google-account om te kunnen bewerken of reageren.



Geen Google-login

Wat als u wilt dat mensen het document kunnen bewerken of becommentariëren zonder zich bij Google aan te melden? Klik nogmaals op de knop Delen. Klik op het vervolgkeuzemenu voor "Iedereen met de link kan…" en klik op Meer.



Link Share-opties

Je kunt nu spelen met drie opties voor Link delen. Met de eerste optie voor Public on the Web heeft iedereen via de juiste link toegang tot uw document op het web. U kunt machtigingen instellen om andere gebruikers te beperken het document te bewerken, te becommentariëren of te bekijken. Afhankelijk van de rechten die u kiest, kunnen ontvangers het document daadwerkelijk bewerken, becommentariëren of bekijken zonder zich bij Google aan te melden.

De tweede optie voor Iedereen met de link geeft mensen toegang tot uw document als ze de URL kennen. Deze optie is iets veiliger dan de eerste, afhankelijk van hoeveel u verwacht dat de link wordt gedeeld.

De derde optie voor Uit schakelt Link delen uit, zodat alleen mensen die u rechtstreeks uitnodigt, toegang hebben tot het document.



Geavanceerde opties voor delen

Vervolgens, hoe kunt u gemakkelijker de link naar uw document delen of het delen helemaal verwijderen? Klik op de link voor Geavanceerd.



Opties voor delen en machtigingen

Hier kunt u de link delen via Gmail, Google+ (voorlopig), Facebook of Twitter. U kunt de machtigingen wijzigen voor iedereen met wie u het bestand hebt gedeeld of iemand uit de bestandsdeling volledig verwijderen. U kunt ook een optie aanvinken om te voorkomen dat editors de toegang wijzigen en nieuwe mensen toevoegen, en opties voor downloaden, afdrukken en kopiëren uitschakelen voor commentatoren en kijkers.



Publiceren op het web

We zijn nog niet klaar. Er zijn meer deeltrucs in de mouw van Google. Klik op het menu Bestand en selecteer Publiceren op het web.



Instellen om te publiceren

Klik in het venster Publiceren op het web op de pijl-omlaag voor Gepubliceerde inhoud en instellingen. U kunt beslissen of u wilt dat uw openbare document wordt bijgewerkt telkens wanneer u een wijziging aanbrengt. Standaard wordt uw document gepubliceerd als een eigen speciale webpagina. Klik op Publiceren en antwoord ja als Google vraagt ​​of u het zeker weet.

U kunt er ook voor kiezen om het document in te sluiten als u code wilt genereren waarmee u het in een bestaande webpagina kunt insluiten. U kopieert vervolgens de ingesloten code.



Gepubliceerde webpagina

Uw document wordt gepubliceerd als een webpagina die toegankelijk is voor iedereen die de link heeft.



Stop met publiceren

Om het document als webpagina uit te schakelen, klikt u op de knop die zegt Publiceren stoppen.



E-mail als bijlage

Ten slotte kunt u uw document e-mailen in een van een aantal indelingen. Klik op het menu Bestand en selecteer E-mail als bijlage.



Wijzig bestandsindeling

Klik in het venster E-mail als bijlage op het vervolgkeuzemenu voor Bijvoegen als. U kunt ervoor kiezen om uw document te verzenden als een PDF-, Word-document, Rich Text-bestand, HTML-pagina, Tekstbestand of Open Document. U kunt er ook voor kiezen om het document in de e-mail zelf in te voegen.