Hoe boekhouding evolueert voor een cloud-first wereld

De opkomst van krachtigere cloud accounting-services verandert de manier waarop zowel accountants als de klanten die zij bedienen de bedrijfsfinanciën beheren. Webgebaseerde software is van invloed op bedrijven van elke omvang, maar biedt nog meer waarde voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) en eenmanszaken die meer toegang krijgen tot boekhoud- en financiële hulpmiddelen dan ooit tevoren om hun bedrijf te stroomlijnen.

Cloud-gebaseerde accountantserviceprovider AccountantsWorld maakt gebruik van deze technologische verschuiving om de bedrijfsproductiviteit te verbeteren voor alle te betalen en te ontvangen rekeningen, boekhouding, inventaris, rapportage en salarisadministratie, met de filosofie om de macht terug te geven aan accountants en eigenaren van kleine bedrijven zorgen te laten maken over het bedrijf in plaats daarvan. In 2003 verkocht AccountantsWorld zijn fiscale softwareactiviteiten aan Thomson Reuters en verlegde hij zijn aandacht uitsluitend naar het creëren van cloud-gebaseerde oplossingen voor accountants. Het bedrijf verwerkt nu 30.000 bedrijfssalarissen jaarlijks met behulp van zijn software, volgens Dr. Chandra Bhansali, mede-oprichter en CEO van AccountantsWorld.

PCMag sprak met Bhansali over hoe cloudgebaseerde oplossingen de manier veranderen waarop accountants en MKB-bedrijven zakendoen, de technologische trends die de industrie beïnvloeden, en hoe zich ontwikkelende mobiele mogelijkheden en beveiligingsproblemen de toekomst van de boekhouding bepalen.

PCMag: Wat waren enkele van de boekhoudproblemen die u wilde aanpakken met behulp van cloudtechnologie en internet?

Dr. Chandra Bhansali: We vroegen ons af wat voor soort problemen we kunnen oplossen met behulp van de kracht van internet? We realiseerden ons dat het geweldige mogelijkheden bood die desktop niet bood. Een ding dat ons opviel was dat loonadministratie in wezen een boekhoudfunctie is omdat het betrekking heeft op belastingen, maar op dat moment boden maar heel weinig accountants loonadministratie. Je moet 100 procent nauwkeurig zijn en tijdig aan de vereisten voldoen, anders zijn er zware straffen. Accountants beschikten niet over de tools om dat te doen, dus routeerden ze alle loonlijsten van hun klanten naar diensten zoals ADP en Paychex Accounting Online.

We zeiden dat dat niet logisch was. We beseften dat we een krachtig verwerkingscentrum moeten kunnen creëren en servers moeten gebruiken tegen een fractie van de kosten van het gebruik van het mainframe. Dus creëerden we het allereerste cloud-gebaseerde payroll-verwerkingscentrum voor accountants en gaven we onze klanten al in 2004 toegang tot internet. Nu kunnen ze dat gebruiken om zeer winstgevende payroll-diensten aan hun klanten aan te bieden, waarbij de software alles doet achter de scènes voor hen: directe storting, belastingstorting en het indienen van belastingformulieren en W2-, W3- en 1099-formulieren nauwkeurig en op tijd. Het enige dat accountants en klanten hoeven te doen, is gegevens invoeren. Voor veel accountants is het een van hun meest winstgevende diensten geworden. Dus hebben we het paradigma van de loonverwerking gewijzigd door de cloud te gebruiken; Aanbieders van salarisoplossingen hebben nu een soort accountantstools aangeboden.

Wat zijn enkele van de andere technologische trends die van invloed zijn op de industrie, afgezien van deze gevallen van onmiddellijk gebruik?

Bhansali: De trend is echt richting integratie in de cloud voor al deze services die bedrijven en accountants dagelijks gebruiken. Accountants hebben nu ook de tools om veel van deze backofficefuncties over te nemen om MKB-bedrijven te helpen doen waar ze goed in zijn, en om hun bedrijven efficiënter te beheren en te beheren. Het is een combinatie van deze factoren. Ik zie de belangrijkste productiviteitswinst in het segment voor kleine bedrijven.

De technologie neigt ernaar om accountants de mogelijkheid te bieden complete diensten aan hun klanten aan te bieden. Het gaat over het invullen van alle schakels of componenten die in die keten ontbreken. Op dit moment is business process management (BPM) een groeigebied. Hoe effectief kunnen accountants dat beheren? Dus voor kleine bedrijven was het grootste deel van de boekhouding tot nu toe doe-het-zelf (doe-het-zelf). Cliënten zouden iets aan hun kant doen en accountants zouden het opruimen. Er is een grote verschuiving gaande naar "doe-het-zelf" (DDIY). Werk in plaats daarvan samen met uw accountant. We zien al dat de loonlijst, die van accountants werd weggehaald, terugkomt via cloudsoftware. Niet alleen voor accountants, maar voor alle andere dienstverleners, wordt de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan back-office werk voor eigenaren van kleine bedrijven en werknemers drastisch kleiner naarmate ze de mogelijkheid krijgen om het werk aan accountants over te dragen.

Vanuit het perspectief van de accountant en de klant, hoe veranderen cloud-gebaseerde oplossingen hun bedrijfsvoering?

Bhansali: Grote payrollservicebureaus geven accountants niet hetzelfde niveau van efficiëntie en productiviteit, en ze brengen klanten veel in rekening. Nu kunnen de accountants die ze het meest vertrouwen en met wie ze relaties hebben, hun kleine zakelijke klanten een aanpasbare loonadministratie aanbieden, zeer kosteneffectief, en met een integratie tussen de boekhoud- en loonadministratiesystemen om een ​​directe, veilige gegevensstroom te garanderen.

Bij de boekhoudsystemen is de boekhouding van klanten een groot probleem. Ik was een paar jaar geleden in gesprek met een CPA-vriend van mij die over een van zijn klanten aan het fumpen was, die hij zei nooit iets in te voeren nadat hij de boeken had gesloten. De klant heeft nog een item toegevoegd en alles is uit balans geraakt. Hij zei dat hij 20 tot 30 procent van zijn tijd besteedde aan het oplossen van de rommel die deze kleine bedrijven maken wanneer ze geen idee hebben van boekhouding en geen toegang zouden moeten hebben. We begonnen accountants te vragen en vonden dit soort klantenboekhouding een enorm obstakel. Als u een boekhoud- of CPA-conferentie bijwoont, is een van de meest bezochte sessies altijd boekhouding. Om dit op te lossen, gebruiken we de cloud om een ​​verschuiving mogelijk te maken om accountants meer controle te geven in plaats van systemen die zijn ontworpen voor gebruik door de kleine zakelijke klanten zelf. We hebben accountants de mogelijkheid gegeven om systemen en machtigingen voor elke afzonderlijke klant aan te passen.

Accountants worden verondersteld belangrijke bedrijfsadviseurs te zijn voor hun klanten, maar tot nu toe konden ze die rol niet effectief vervullen voor kleine bedrijven. Dus voor een loodgieter die niets van boekhouding weet, geeft de accountant hen alleen toegang tot het schrijven van cheques en het invoeren van contante ontvangsten; dat is alles waar ze zich zorgen over moeten maken. Als een klant boekhouder is, kunnen deze hem toegang geven tot te betalen en te ontvangen rekeningen, en meer. In de loop der jaren is dit geëvolueerd omdat boekhouding aan de klant een onnodig kwaad is voor kleine bedrijven. Met deze cloud-gebaseerde systemen kunnen accountants volledige boekhoudkundige werkzaamheden overnemen.

Ongeveer een jaar geleden hebben we een app geïntroduceerd waarmee de klant een foto van een factuur kan maken, die rechtstreeks in het systeem wordt ingevoerd om te worden betaald. De integraties zijn hier erg belangrijk omdat ze dit ook kunnen verbinden met de client-webportal en een documentbeheersysteem. De factuur gaat dus rechtstreeks naar de juiste map in het documentbeheersysteem en tegelijkertijd kunnen alle betalingen en creditcardtransacties worden gescand en geïdentificeerd. Wanneer accountants inloggen om de betaling te registreren, worden alle transacties weergegeven. Er zijn ook integraties met meer geavanceerde betalingssystemen voor facturen, tijd- en factureringssystemen, tijdregistratiesystemen en 401k-providers. We creëren ook een open API om te integreren met vrijwel alles.

Gebruikers van cloud accounting software kunnen een klein bedrijf zijn en het accountantskantoor dat hen onderhoudt, of een groter bedrijf met een interne boekhoudafdeling. Hoe verschillen die use cases, of verschillen ze?

Bhansali: Wat er met deze oplossingen gebeurt, is dat er veel analytische tools zijn ingebouwd. Kleine bedrijven hebben advies op CFO-niveau nodig, maar middelgrote en grotere bedrijven hebben hun eigen boekhoudafdeling en mogelijkheden in hun systeem om dit soort analyses uit te voeren, met CFO's en leidinggevenden om input te leveren. Kleine bedrijven hebben dat niet. Dus in cloud-oplossingen waar accountants met live data werken en de tools hebben om deze te analyseren, kunnen accountants dit soort CFO-functionaliteit voor kleinere bedrijven uitvoeren. Het draait allemaal om het helpen van accountants om de cloud te benutten, en de software biedt accountants (en, bij uitbreiding, kleine bedrijven) mogelijkheden die ze zich voorheen niet konden veroorloven.

Welk effect heeft de groei van mobiel computergebruik op cloud accounting?

Bhansali: Smartphones veranderen absoluut de manier waarop we zaken doen. In het bijzonder voor accountantskantoren als enige accountant, was een van de redenen dat ze nog nooit eerder payroll deden, omdat ze, als ze op vakantie waren, geen toegang hadden. Nu kunnen ze via boekhoudkundige en payroll mobiele apps het overal doen. Onze app heeft een zeer eenvoudig scherm voor mobiele gegevensinvoer. Er is ook de mogelijkheid om facturen en cheques te scannen, en een andere mobiele applicatie waar we aan werken, zijn personeelskosten, zodat ze een foto van hun inkomsten kunnen maken voor onkostenrekeningen.

Het andere belangrijke aspect van mobiel voor accountants en klanten zijn waarschuwingen. Voor elk bedrijf zijn er drempels. Sommigen stellen dat, als debiteuren meer dan $ 50.000 gaan, dat een probleem is. Voor een groter bedrijf, misschien is dat $ 300.000 en hetzelfde voor rekeningen of contanten bij de bank. Accountants kunnen drempels instellen voor al deze belangrijke zakelijke factoren voor hun klanten en, wanneer de drempels worden overschreden, kan de accountant een waarschuwing instellen om eerst een sms te ontvangen en vervolgens de klant bellen om in detail te bespreken, of een waarschuwing instellen om uit te gaan zowel voor hen als voor de klant. De accountantportals hebben ook schermen waarop ze de drempelstatus van elke klant in vogelvlucht kunnen zien.

Als u overstapt op deze cloudgebaseerde oplossingen en gevoelige financiële gegevens verwerkt, hoe gaat u dan om met het beveiligingsaspect om veilige overdracht, bestandsoverdracht en opslag te garanderen?

Bhansali: Het is absoluut kritisch. Voor ons hebben we vijf jaar geleden de overstap gemaakt naar Amazon Web Services (AWS), wat een stap was om onze klantgegevens in een infrastructuur met een zeer hoog beveiligingsniveau te plaatsen. Bovendien coderen we alle gevoelige gegevens, van burgerservicenummers en werknemersidentificatienummers tot bankinformatie. We leggen daarbovenop veel informatietechnologie en beveiligingstechnologieën (ITS) om het risico te verminderen en onze systeem- en klantgegevens zo veilig mogelijk te maken.