Video: Slimmer werken:organiseren en digitaliseren (November 2024)
Communicatie is de levensader van elk bedrijf. Toch zien te veel bedrijfsleiders, verstrikt in de dagelijkse uitdagingen, de noodzaak om medewerkers praktische manieren te geven om informatie te delen.
Wat ik bedoel met "informatie delen" omvat mondelinge communicatie, schriftelijke documentatie, het onderhouden van een server, het schrijven van e-mail en meer. Voor het doel van dit artikel zal ik me concentreren op elektronische documenten, maar het is uiterst belangrijk om te overwegen hoe het delen van informatie binnen de organisatie en op alle niveaus gebeurt.
Het belang van delen
Waarom is het delen van informatie belangrijk? Hoe beter uw informatie-uitwisseling is, hoe effectiever uw bedrijf zal werken. Door medewerkers de informatie te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen en beter te doen, neemt ook hun werktevredenheid toe.
Wanneer informatie niet goed wordt gedeeld, lopen bedrijven minder efficiënt en verspillen ze geld. Elke keer dat een nieuwe medewerker bij het team komt - of het nu gaat om een permanente vervanging, tijdelijk werk (arbeidsongeschiktheid, zwangerschapsverlof, sabbatical) of in een nieuwe functie - moet die persoon enorm veel leren over zijn of haar functie, en hoe het bedrijf werkt. Wanneer werknemers informatie goed delen, leren nieuwe teamleden sneller wat ze moeten weten. En wat ze echt moeten weten, is hoe en waar informatie te vinden is, in plaats van specifieke antwoorden op vragen. Het is het principe "leer een man vissen".
Een van de duurste kosten in een bedrijf is aanwerven vanwege de tijd die verloren gaat om nieuwe werknemers op de hoogte te brengen. Hoe sneller medewerkers erachter komen hoe ze hun eigen vragen kunnen beantwoorden, hoe sneller ze een significante bijdrage kunnen leveren aan uw bedrijfsresultaten. Uw doel bij het verbeteren van het delen van informatie binnen het bedrijf is om het mensen gemakkelijk te maken hun eigen problemen op te lossen. Een ander doel is om het aantal keren dat mensen dezelfde fouten herhalen te minimaliseren. Stelt u zich eens voor hoeveel soepeler en winstgevender uw bedrijf zou kunnen werken als u deze kosten minimaliseert.
Soorten informatie die werknemers delen
Laten we een paar specifieke soorten informatie bekijken die moeten worden gedeeld: procedurele documentatie, organigrammen van medewerkers, workflowgrafieken, contactgegevens van medewerkers, contactgegevens van klanten en formulieren voor personeelszaken. Naar alle waarschijnlijkheid heeft uw bedrijf HR-formulieren gemakkelijk toegankelijk gemaakt voor alle werknemers - meestal omdat de wet dit vereist. Als het gaat om al die andere documenten, is de kans echter groot dat ze verouderd zijn of helemaal niet bestaan.
In plaats daarvan wordt veel informatie die moet worden opgeschreven in iemands hoofd opgeslagen en dat is om een aantal redenen problematisch. Om te beginnen mag één persoon nooit de enige houder zijn van bedrijfskritische informatie. Het is gewoon te riskant. Als die persoon ziek wordt, de organisatie verlaat, of mensen of praktijken binnen de organisatie kwalijk neemt, kan dit de onderneming jaren terugzetten! Ten tweede, wanneer informatie in iemands hoofd wordt opgeslagen in plaats van op een zichtbare locatie, kan niemand anders daaraan bijdragen. Ten derde, andere mensen die de informatie nodig hebben, weten nooit zeker of ze de meest bijgewerkte versie hebben. De redenen gaan maar door.
Een van de meest verbazingwekkende troeven van het instappersoneel is dat ze weten hoe ze dingen moeten opzoeken. Als ze iets moeten weten (zoals het schrijven van formules in Excel) en de basistermen kunnen achterhalen die worden gebruikt om het te beschrijven (bijvoorbeeld som, product, gekoppelde spreadsheets), kunnen ze het antwoord online vinden.
Maar al te vaak zijn bedrijven niet ontworpen om dit soort zelfvoorziening te ondersteunen. Op de werkplek kun je niet altijd het antwoord opzoeken. Soms moet je op mensen jagen en de informatie die je nodig hebt van hen afschudden, zoals ik in de vorige sectie al zei. De antwoorden worden niet opgeslagen op een doorzoekbare plaats. Maar dat zouden ze wel moeten zijn!
Mensen laten delen
Als je dit artikel leest en denkt: "Mijn bedrijf zit in het onkruid. W zal nooit de tijd of de middelen hebben om dit soort back-log werk te doen", vrees niet. Hier is hoe je het opsplitst in een beheersbaar project in vier stappen.
1. Leg het belang van delen uit. Vertel de mensen in uw organisatie in een vergadering van 15 minuten botweg waarom het delen van documenten belangrijk is.
2. Maak een halve dag vrij voor het documentatieproject. Koop iedereen lunch als je de deal moet verzoeten.
3. Als uw bedrijf in teams is ingedeeld, moet elk team bijeenkomen om te bespreken welke documenten ze moeten samenstellen of bijwerken. Ze kunnen ook bepalen welke documenten het belangrijkst zijn om te maken op basis van welke kennis alleen in het hoofd van een persoon leeft.
4. Tijdens het project van een halve dag is elke persoon verantwoordelijk voor slechts één document. Voor gecompliceerde processen kunnen twee of meer mensen verantwoordelijk zijn. Het doel van het project is om de documenten op te zetten die het bedrijf nodig heeft - niet elke dag helemaal af te maken.
Aan het einde van het project van een halve dag moeten de teamleden (of de hele organisatie, als uw bedrijf klein is) met elkaar delen wat ze hebben gemaakt en hoe ver ze zijn gekomen. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt dat alle documenten zijn bedoeld als levende documenten.
Die laatste stap is cruciaal en verdient een paar woorden uitleg.
Levende documenten
Een levend document is een document dat met de tijd verandert en meestal kan worden gewijzigd door een groep mensen, niet slechts één beheerder. Het is van cruciaal belang dat iedereen die door de documenten wordt getroffen, de kans krijgt om te overwegen hoe ze worden afgehandeld en wat er in zit, zelfs junior medewerkers, die misschien wel de meest deskundige mensen zijn over bepaalde taken.
Het hele doel van levende documenten is om ze open en transparant te maken voor alle mensen die toegang nodig hebben - en niet alleen bestaande werknemers, maar ook toekomstige werknemers.
Onlangs moest een vriend van mij een spreadsheet repareren die zijn organisatie had gebruikt om de kosten op een afdeling te berekenen. De spreadsheet bevat onjuiste formules en de persoon die het had opgesteld, had het bestand vergrendeld - en was een paar jaar eerder met pensioen gegaan. Na een beetje rondneuzen op een gedeelde server, vond mijn vriend een document waartoe alleen senior medewerkers toegang hadden, dat het wachtwoord bevatte. Hij had ontzettend veel geluk dat de vorige werknemer vooruit had gedacht om die informatie op een plek te zetten waar de juiste mensen ze konden vinden. Zelfs in dit geval zou het echter beter zijn geweest als mijn vriend (en al het hogere personeel) van tevoren had geweten dat dit document met het wachtwoord bestond, waar het zich bevond en hoe het werd genoemd.
Consistentie
Levende documenten kunnen op gedeelde servers worden bewaard of als een wiki worden beheerd. Als de bestanden op een server worden gehost, moet u uw richtlijnen voor het benoemen van conventies uitrollen zodat mensen nieuwe bestanden en mappen aan de server toevoegen (of oudere bestanden archiveren), dit op een consistente manier doen. Als iedereen op dezelfde pagina is, zijn de namen consistent en kan iedereen snel vinden wat hij nodig heeft.
De laatste stap bij het delen van informatie is het beschikbaar stellen van de levende documenten aan de mensen die ze nodig hebben, en hiervoor moet u terugkeren naar naamgevingsconventies voor bestanden en mappen. Zelfs als je een wiki maakt, wil je een soort standaard hebben voor hoe pagina's worden benoemd en georganiseerd binnen de site.
Leg alle medewerkers uit welke naamgevingsconventies worden gebruikt en waarom. Wees duidelijk over wat je wilt dat ze doen en waarom. Hier zijn enkele belangrijke punten om te benadrukken:
1. Georganiseerd zijn helpt ons als bedrijf en als team te slagen.
2. Het gebruik van consistente naamconventies houdt ons allemaal op dezelfde pagina en verbetert onze teammentaliteit.
3. Het hebben van een systeem bespaart u tijd omdat u dingen snel kunt vinden.
4. U minimaliseert uw eigen fouten, zoals het verwijderen van gegevens of het overschrijven van bestanden.
5. Naarmate de organisatie groeit, kunnen we efficiënter omgaan met nieuwe klanten.
6. Wanneer we nieuwe medewerkers aannemen, kost het trainen van hen minder tijd en krijgen we ze sneller in ons denkpatroon.
Take Aways
De belangrijke ideeën om van dit artikel weg te nemen zijn:
1. Het delen van informatie is cruciaal voor zakelijk succes en vereist ieders deelname.
2. Levende documenten kunnen en moeten in de loop van de tijd veranderen; levende documenten moeten toegankelijk zijn voor meerdere mensen die ze kunnen wijzigen, en zichtbaar voor alle mensen die erop vertrouwen, maar nu en in de toekomst.
3. Documenten die op een consistente manier zijn geëtiketteerd en opgeslagen, zijn gemakkelijk te vinden en zullen dus daadwerkelijk worden gebruikt.
