Inhoudsopgave:
Video: how i organise and plan using Asana (November 2024)
Inhoud
- Organiseer: gebruik Asana in het bedrijfsleven
- Organiseer u: Asana in Business wordt voortgezet
Omdat e-mail en vergaderingen onze tijd blijven verspillen, zijn bedrijven en teams binnen bedrijven wanhopig op zoek naar nieuwe manieren van werken die minder afhankelijk zijn van die twee demonen. "Asana of bust", zegt Mark Arnoldy, CEO van Nyaya Health, een vooruitstrevende non-profit organisatie die efficiëntie in haar bedrijfscultuur omarmt in de naam van het bieden van gezondheidszorg aan de mensen op het platteland van Nepal. Nyaya Health gebruikt een workflow- en projectmanagementtool genaamd Asana in zowat elk aspect van zijn bedrijf. Ze gebruiken het om fondsenwervende campagnes bij te houden, te plannen hoe ze patiënten van het platteland van Nepal naar ziekenhuizen in Kathmandu kunnen krijgen en zelfs om de computervaardigheden van sollicitanten te testen.
Hoewel ik Asana zelf al een tijdje gebruik, wilde ik vollediger onderzoeken hoe het in bedrijven kan worden gebruikt om de communicatie te stroomlijnen en teams efficiënter te maken. Ik bezocht Arnoldy en uitvoerend assistent Monica Landy op het hoofdkantoor van Nyaya Health in New York om een beter idee te krijgen van hoe de tool werkt in een echte zakelijke omgeving.
Wat is Asana?
Om Asana te beschrijven, moet ik wat uitpakken voor degenen die het nog nooit hebben gebruikt. Het is deels een takenlijst en deels een complexe samenwerkingstool. U kunt het gebruiken voor projectbeheer, of voor het volgen van een sollicitant door het wervingsproces. Het is open en flexibel, net zoals Evernote, wat soms betekent dat gebruikers die voor het eerst beginnen, naar een lege lei staren en niet weten hoe ze moeten beginnen. Maar als je er eenmaal in bent, kan Asana, net als Evernote, worden wat je nodig hebt.
Asana woont in de cloud en de primaire interface is online (op asana.com). Er zijn enkele mobiele apps, maar de webinterface is veel beter en beter in staat. Asana is gratis voor maximaal 15 personen om samen te werken, met betaalde accounts vanaf $ 50 per maand en vanaf daar op basis van het aantal teamleden. Ik raad aan om een gratis account te gebruiken voor ten minste twee of drie maanden met een kleine groep mensen om het water te testen en de kneepjes van het vak te leren, omdat het gebruik van Asana in hoge mate afhankelijk is van het afstemmen op uw workflow en behoeften.
Zoals je in de video bovenaan dit artikel kunt zien, laat Asana in de kern taken opschrijven, deze aan iemand (inclusief jezelf) toewijzen, een einddatum toevoegen, notities over de opdracht maken en volgers toevoegen die houd je voortgang in de gaten of draag bij aan het gesprek eromheen.
Taken kunnen subtaken hebben. Alle taken kunnen naar een geschikte locatie worden gesleept en neergezet. En u kunt sectiekoppen toevoegen aan uw takenlijsten om aan te geven wat u maar wilt. Sectiekoppen zijn afbakeningslijnen en ze komen van pas bij het afbreken van de samenstellende delen van een zeer groot of gecompliceerd proces. Je kunt veel meer leren over hoe Asana in het algemeen werkt door enkele instructievideo's te bekijken die Asana biedt.
Enkele van de algemene toepassingen van Asana in het bedrijfsleven zijn
- werving, aanwerving en sollicitanten volgen
- nieuwe opleiding van medewerkers en checklist om aan de slag te gaan bij het bedrijf
- project management
- workflow management
- list-beheer .
Toen ik het Nyaya Health-team ontmoette, lieten ze me zien hoe sommige van deze toepassingen er eigenlijk uitzien en werken in hun Asana-accounts.
Asana in Business in Action
Nyaya Health heeft vijf mensen in New York, vier in Boston, één in Kathmandu en ongeveer 165 medewerkers en vrijwilligers ter plaatse in Nepal, waar internettoegang niet altijd beschikbaar is. De kernteamleden van het kantoor in de VS zijn de primaire gebruikers van Asana, hoewel enkele managers in Nepal het systeem ook gebruiken om te coördineren.
CEO Mark Arnoldy begon Asana te gebruiken voor zijn persoonlijke taken in 2012, en een paar maanden later bracht hij de tool in huis. In het jaar sindsdien heeft hij een bedrijfscultuur rondom Asana gecreëerd, door zijn werknemers te vertellen dat het alleen werkt als hij de volledige buy-in van iedereen heeft. Vandaar: "Asana of buste."
Hier zijn enkele manieren waarop ze Asana gebruiken die ik nogal inventief vond:
Lijst: verantwoordelijkheidsgebieden. Een van de manieren waarop het team van Arnoldy Asana gebruikt, is het bijhouden van een lijst met verantwoordelijkheden binnen de organisatie en voor wie ze vallen. Ze hebben een project genaamd verantwoordelijkheidsgebieden, waarin elk item of elke taak in de lijst een verantwoordelijkheid is, zoals NYC Intern Program, Crowdfunding Care Coordination en 501c3 Audit. De verantwoordelijke persoon wordt vermeld als de cessionaris van de juiste taak. Iedereen in Nyaya heeft toegang tot dit project. Wanneer iemand moet bepalen wie de juiste persoon binnen de organisatie is voor een kwestie die aan de orde is, kunnen ze de lijst raadplegen. Arnoldy zegt dat een bijkomend voordeel van deze lijst is dat mensen zich meer eigenaar voelen voor hun verantwoordelijkheidsgebieden wanneer hun naam naast één staat, duidelijk als dag, zodat iedereen het kan zien.
Tracking: Sollicitanten . Wanneer een functie bij Nyaya open is, wendt het inhuurteam zich tot een project dat ze hebben voor het volgen van sollicitanten. De sectiekoppen in dit project tonen de verschillende fasen van kandidaatbeoordeling. De "taak" is de naam van de sollicitant. Alle opmerkingen met betrekking tot de aanvrager en zijn of haar interviews blijven bij de taak als commentaar. Terwijl de kandidaat elke fase passeert, sleept het wervende team de persoon / taak naar beneden om onder de volgende toepasselijke sectiekop te verschijnen. Als een kandidaat met de naam Sandeep bijvoorbeeld slaagt voor de e-mail follow-up en telefonisch interview, wordt de taak "Sandeep" verplaatst naar de volgende fase, "persoonlijk interview", enzovoort terwijl hij slaagt totdat er een vacature wordt aangeboden. Wanneer Nyaya geweldige potentiële werknemers vindt die op dit moment geen positie kunnen innemen, verplaatsen ze deze naar een ander project (opnieuw met behulp van drag-and-drop-mogelijkheden). Het resultaat is een aantrekkelijke pool voor toekomstige aanwervingsmogelijkheden. Alle opmerkingen over het sollicitatiegesprek van de kandidaat worden nog steeds opgeslagen met de taak van bewaring, dus het is gemakkelijk om naar een bestand te verwijzen, zelfs als het verwijst naar een interview dat een jaar geleden plaatsvond.
Test: nieuwe huurvaardigheden. Een ander inventief gebruik van Asana in het Nyaya Health-wervingsproces is om kandidaten uit te nodigen voor een Asana-werkruimte en hen enkele taken toe te wijzen. Hoe beantwoorden ze de taken? Hoe goed beantwoorden ze vragen die worden gesteld in de opmerkingen bij de taken? Kunnen ze erachter komen hoe ze Asana kunnen gebruiken op basis van wat ze in de interface zien? Volgens Arnoldy en Landy laat deze test hen niet alleen zien hoe kandidaten door moeilijke problemen denken, maar test ze ook hun computervaardigheden. Ze zijn niet op zoek naar expertise in Asana, maar ze willen wel dat mensen die ze inhuren efficiënt zijn in het leren en gebruiken van nieuwe technologieën.
Software repliceren. Arnoldy gaf toe dat zijn bedrijf soms andere productiviteitssoftware onderzoekt die zijn non-profitorganisatie misschien wil gebruiken, maar meestal hun kernfunctionaliteit in Asana kan repliceren, zonder extra geld uit te geven. Nyaya-medewerkers bouwen sjablonen in Asana voor een bepaalde functie, dupliceren vervolgens de sjabloon en hernoemen deze wanneer ze een daadwerkelijk project moeten uitvoeren. Naamgevingsconventies, dat wil zeggen hoe het project een naam krijgt, staan in de sjabloontitel. Een sjabloon voor een nieuw ontwikkelingsproject heet bijvoorbeeld: "INDIENINGSSJABLOON; ENTITY: PROJECTTITEL: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." Je kunt niet veel duidelijker krijgen dan dat.
