Organiseer u: neem de leiding over uw belastingen

Of u nu uw belastingaangifte indient of een accountant betaalt voor professionele hulp, het beste wat u kunt doen om het proces soepel te laten verlopen - en ervoor te zorgen dat u geen geld of belastingvoordelen misloopt - is het organiseren van uw belastingdocumenten. Maar hoe doe je dat?

Zoals veel organisatietaken, is het beter om je belastingen op orde te krijgen, het hele jaar door, in plaats van een enkele schoonmaakbeurt. Zoals je zult zien, is het een spel om zowel vooruit als achteruit te gaan.

Begin door vooruit te gaan

Hoewel de Amerikaanse indieningstermijn voor inkomstenbelasting 15 april is, moet je echt beginnen met het organiseren van je belastingen op 1 januari - voor volgend jaar, dat wil zeggen. Begin met het ontwikkelen van nieuwe gewoonten voor het opslaan van donatieformulieren, ontvangsten voor in aanmerking komende uitgaven en andere documenten voor het lopende jaar. Met andere woorden, begin met het organiseren van uw kwitanties voor 2014 die u in 2015 zult indienen.

In veel organisatorische projecten is het gemakkelijk om uw aandacht op de achterstand te richten, maar het is vaak voordeliger om een ​​beter systeem voor de toekomst te creëren. De indieningsdatum van volgend jaar zal hier zijn voordat je het weet.

Ik ben al een map gestart met het label 'Belastingen 2014'. Zodra ik een document heb dat in die map thuishoort, zoals een e-mail met een e-mail van een online donatie, zal ik het daar onmiddellijk in stoppen. Als ik een papieren document heb, laat ik het tot het weekend in een map op mijn scanner staan, wanneer ik de kans heb om het te digitaliseren en ook aan de virtuele map toe te voegen.

Het snel plaatsen van deze documenten, terwijl u ze verzamelt, is echt de sleutel om uw belastingen later gemakkelijker te maken. (Zie Organiseren: gebruik mappen om uw bureaublad overzichtelijk te houden voor meer praktische tips voor het beheren van uw computermappen.)

Moet u papieren originelen bewaren?

Stel dat u uw papieren belastingdocumenten scant. Moet u de originelen ook bewaren?

"Wanneer mensen papier digitaliseren, voelen ze zich soms gedwongen om de originelen te bewaren, maar wat de IRS en de overheid betreft, zijn digitale kopieën van bonnen en documenten acceptabel", aldus Chris Barbier. Barbier is vice-president van productbeheer bij The Neat Company, dat de Neat desktop-scannerproducten maakt, zoals de NeatConnect-documentenscanner en NeatCloud online opslagoplossing. Hij was ook een aantal jaren CPA. Een van de specialisaties van Neat is het automatisch detecteren en taggen van bepaalde soorten belastingdocumenten wanneer u deze scant.

Organiseren op jaar, vervolgens maand en ten slotte belastingcategorie

Voor al uw documenten, zowel op papier als digitaal, labelt u uw mappen per belastingjaar - niet het jaar waarin u die formulieren indient.

Barbier beveelt de volgende hiërarchie aan voor verdere labeling en organisatie:

• Jaar
• Maand of datum
• Belastingcategorie (dat wil zeggen, waar het document zal verschijnen op uw belastingen).

Als je een accountant betaalt om je belastingen voor te bereiden, zegt Barbier, kan deze categorisatiemethode je uiteindelijk geld besparen omdat je alle documenten al voor hem of haar hebt georganiseerd, en dus de factureerbare uren minder zijn. "U wilt de accountant niet betalen om een ​​schoenendoos met documenten te organiseren", zegt hij.

Terug kijken

Als het tijd is om uw belastingaangifte in te dienen, beginnen de meeste mensen met het terugkijken op de archivering van het voorgaande jaar (tenzij het natuurlijk slecht ging). Tenzij u of uw bedrijf een belangrijke statusverandering heeft ondergaan (zoals een huis kopen of trouwen), zijn de inhoudingen en formulieren die u dit jaar indient waarschijnlijk gelijk aan of hetzelfde als het jaar ervoor. Gebruik die oude formulieren als leidraad, zoals een checklist, om er zeker van te zijn dat u niets mist.

Als u zelf uw belastingaangifte indient, bekijkt u onze lijst met de beste belastingsoftware voor 2014. Voor gratis online belastingvoorbereiding en archiveringsservices is onze keuze van de redactie TaxACT Free Federal en voor betaalde services is TaxACT Ultimate Bundle onze redactie 'Keuze. (Merk op dat PCMag niet alle Amerikaanse belastingbetalers een online belastingaangifte-service aanbeveelt. In veel gevallen, vooral voor iedereen met een complexe belastingaangifte, is een menselijke belastingvoorbereider een veiligere optie.)

Op basis van deze beoordelingen heb ik mijn belastingen voor 2012 en 2013 ingediend met behulp van TaxACT, dat een optie heeft om de informatie van het voorgaande jaar te importeren om u door het lopende jaar te helpen. Ik vond het ook leuk dat het in TaxACT gemakkelijk was om de Help-tools te gebruiken om een ​​hypotheekrenteformulier op te zoeken dat ik bij de hand had, maar dat niet automatisch opdook toen ik de wizard Belasting voorbereiden volgde. Ik heb net het documentnummer ingevoerd en een link bracht me rechtstreeks naar de pagina waar ik de informatie kon invoeren.

Back-up en opruimen

Als u een papierloos leven wilt leiden en al uw gevoelige papieren belastingdocumenten hebt versnipperd, moet u een kopie maken van uw gedigitaliseerde belastingen.

"Sommige mensen zijn bang om de cloud te gebruiken voor zoiets gevoeligs als belastingdocumenten, maar je wilt altijd ergens een back-up hebben, of het nu een andere pc is, of een externe schijf of de cloud", zegt Barbier. En zeker, er zijn tal van software-opties om u te helpen een back-up te maken van de gegevens van uw computer, maar moet u met gevoelige documenten zoals belastingformulieren extra voorzorgsmaatregelen nemen?

Mark Grace, vice-president van het wereldwijde consumentenbedrijf voor Absolute Software (waardoor LoJack voor laptops wordt gemaakt), maakt zich minder zorgen over de informatie in de cloud en maakt zich meer zorgen over vergeten kopieën van documenten die op uw smartphone of computer zijn achtergelaten. Stel dat u een snelle foto van uw W2-formulier maakt en deze uploadt naar Evernote, waar OCR de afbeelding tekstdoorzoekbaar maakt. Het klinkt als een geweldig idee, maar de foto staat waarschijnlijk nog steeds ook op je telefoon. "Op het moment dat je foto's maakt van je gevoelige documenten, loop je jezelf in gevaar. Dat scenario kan niet worden omzeild", zegt Grace.

"Het is duidelijk dat er een enorme industrie bestaat rond het digitaliseren van belastingen, " zegt Grace, "maar ik denk dat je er alert op moet zijn." Je moet een verantwoordelijkheid hebben, zegt hij, om kopieën van documenten te verwijderen die zich op plaatsen bevinden die je vergeet, zoals de camerarol van je telefoon.

Naast het maken van een back-up van uw belastingen, raadt Grace aan om een ​​service te gebruiken op zowel uw mobiele apparaten als laptops waarmee u deze op afstand kunt wissen in geval van verlies of diefstal. "Dieven zijn geïnteresseerd in het vinden van uw gegevens wanneer ze een apparaat stelen."

Geld op de bank

Hopelijk krijg je dit jaar een dikke belastingteruggave. Wanneer de uitkomst van een belastingaangifte in uw voordeel is, des te sneller u in het algemeen aangifte doet, des te sneller u die terugbetaling krijgt. Als u uw bonnetjes, documenten en papieren nu organiseert voor de archivering van volgend jaar, krijgt u misschien volgend jaar nog sneller contant geld. En hoe eerder je het geld in handen hebt, hoe sneller het je rente-inkomsten kan gaan verdienen… die je het jaar daarna kunt melden.