Organiseer u: dmitri leonov van sanebox over e-mailbeheer

Inhoud

• Get Organized: SaneBox's Dmitri Leonov over e-mailbeheer
• Interview: Dmitri Leonov, vervolg

E-mailoverbelasting, dat gevoel levend begraven te worden door de inbox, plaagt mensen zowel op kantoor als thuis. Een van de meest bruikbare en best geïmplementeerde services voor het voor eens en altijd stoppen van e-mailoverbelasting is SaneBox.

Ik ging onlangs zitten met SaneBox's vice-president voor groei, Dmitri Leonov, die in de onderstaande video uitlegt hoe SaneBox op het meest elementaire niveau werkt. Terwijl ik hem interviewde over het bedrijf en de service die het biedt, verdiepte Leonov zich in de echte problemen met e-mail, zowel vanuit het gebruik als vanuit psychologisch oogpunt.

Voordat hij bij SaneBox kwam, had Leonov geprobeerd om zijn eigen e-mailbeheeroplossing met een vriend te bouwen, toen iemand hem een ​​link naar SaneBox stuurde, die volgens hem alles deed wat zijn tool bedoeld was, alleen maar beter. Dus nam hij contact op met het SaneBox-team en trad kort daarna toe.

De rol van Leonov bij het bedrijf was om zo ongeveer alles aan te pakken dat niet technisch of technisch van aard is, van bedrijfsontwikkeling tot marketing. Als gevolg hiervan spreekt hij niet als een programmeur wanneer hij over e-mail praat en zijn opmerkingen zijn gebaseerd op voorbeelden uit de praktijk, zoals u zult horen in de korte video hieronder. Je kunt uit mijn gesprek met hem hieronder.

Jill Duffy: SaneBox is een service die een laag intelligentie toevoegt aan uw bestaande e-mailaccount. U hoeft geen nieuwe interface te gebruiken om SaneBox te gebruiken. Vervolgens wordt een nieuwe map met de naam @SaneLater gemaakt en wordt de inbox gereserveerd voor gevraagde e-mail of belangrijke e-mail. Ik weet dat het veel meer doet dan dat, maar dat is de kern ervan, toch?

Dmitri Leonov: Ja, en ik voeg een beetje meer toe. Het is een beetje ingewikkelder dan dat. Wanneer u zich aanmeldt, wanneer u uw account maakt, analyseren we in principe uw volledige e-mailgeschiedenis. We bekijken al uw e-mail en het is belangrijk om te weten dat we nooit naar de inhoud kijken. Dit is om veiligheidsredenen. Ons algoritme is gebaseerd op gegevens in de koptekst en uw relaties.

JD: Dus het is "aan", "uit" onderwerpregel, tijdstempel…

DL: Er zit ongeveer een pagina aan gegevens in. Waar we echt naar kijken, is uw relatie met die e-mails in het verleden, zoals op welke e-mails u opent, op welke e-mails u reageert en hoe snel. Er is een heel lange lijst met factoren waaraan we blijven toevoegen. Op basis daarvan beslissen we wat belangrijk is. Standaard - en zoals u zei, we hebben veel functies - maar standaard is er één map ingeschakeld, de map @SaneLater. We verplaatsen wat we onbelangrijk vinden naar die map en sturen u dagelijks een overzicht van die e-mails.

JD: Ik wilde aanraken hoe dat werkt, niet noodzakelijk vanuit technologisch oogpunt, maar vanuit menselijk oogpunt. Wat is het aan die opstelling die ons helpt als mensen e-mail beter en gezonder verwerken?

DL: We denken veel na over deze vraag. De reden dat we het product op dezelfde manier hebben gebouwd, en in feite een van de belangrijkste redenen waarom ik me aangetrokken voelde tot het bedrijf en het product, is het gebrek aan noodzaak om iets te doen, zoals naar een nieuwe webinterface gaan.

Ons belangrijkste uitgangspunt en belangrijkste doel van alle producten die we bouwen, is het minimaliseren van de behoefte van de gebruiker om iets te doen. U kunt zich gewoon aanmelden en op een gegeven moment uw creditcard invoeren, en wij doen de rest. U kunt het product echter trainen, dus als een e-mail in de verkeerde map terechtkomt, kunt u deze gewoon naar de juiste map slepen en het product trainen.

Het probleem dat iedereen heeft, is dat het aantal e-mail elk jaar groeit - elke dag. En als al die e-mails miljoenen zakelijke kansen waren, zou dat prima zijn. Zelfs in dat geval zou ik zeggen dat je nog steeds prioriteiten moet stellen. Je zou prioriteit moeten geven aan kansen van tien miljoen dollar boven kansen van één miljoen dollar [lacht].

De wetenschap erachter zegt dat elke e-mail anderhalve minuut duurt om te verwerken. Als u de wiskunde uitvoert, bijvoorbeeld, krijgt Stephen Cohen 1000 e-mails per dag, het zou hem 25 uur per dag kosten om die e-mails te verwerken. Op een gegeven moment klopt de wiskunde niet.

Het probleem is ruis versus signaal. Het probleem is dat het signaal wordt geïsoleerd van de ruis. Met een gemiddelde inbox, waar groen signaal is en rood ruis, hebben we groen, rood, rood, rood, groen, groen, rood, rood, rood, rood… Het is heel moeilijk voor onze hersenen om op te vangen wat het signaal is.

Het probleem is dat elke e-mailinterface onze hersenen in de val lokt door te denken dat alle e-mails even belangrijk zijn. Ze krijgen dezelfde hoeveelheid onroerend goed op het scherm toegewezen. Een van onze kernprincipes is "niet alle e-mails zijn gelijk gemaakt." Sommige moeten meteen worden aangepakt, sommige kunnen wachten en andere moeten in bulk worden verwerkt. Wat ik uiteindelijk doe is alles selecteren, snel de onderwerpregel scannen en op verwijderen drukken.

Mijn pre-SaneBox-inbox, of mijn "krankzinnige inbox", zou me hebben laten zoeken naar dat signaal in de ruis, waar ik nu kan zoeken naar een signaal en op delete kan drukken [als ik het niet zie].

JD: Ik heb nagedacht over diensten zoals Facebook, waar mensen vrijwillig zoveel informatie over zichzelf opgeven en me afvragen wat de afweging is. Met andere woorden, krijg je een waardevolle service van Facebook die mensen bereid zijn om hun gegevens op te geven? Of als SaneBox naar uw e-mailmetagegevens kijkt: krijgt u een service die waardevol genoeg is om te garanderen dat een ander bedrijf al die informatie kan zien?

DL: IT-managers zijn hier erg streng in. We praten met enkele van onze klanten op ondernemingsniveau en we moeten "nee" tegen hen zeggen wanneer ze ons vragen onze software op locatie te installeren [in tegenstelling tot in de cloud]. We kunnen het, maar het schaalt niet en het is het niet waard. Voor ons zal het beveiligingsprobleem een ​​voortdurende discussie zijn.

Een ding om op te merken is dat als je Gmail gebruikt en je schrijft een e-mail over het kopen van een huis, je alleen kijkt naar de advertenties die je krijgt. Het doet heel erg een inhoudsanalyse.