Organiseer u: productievere vergaderingen

Jeff Weiner, CEO van LinkedIn, publiceerde onlangs een artikel met zijn enige regel om nutteloze vergaderingen te elimineren: geen presentaties. Ik kom waar hij heen gaat, maar het is een absolutistische uitspraak en ik kan niet zeggen dat ik het in 100 procent van alle omstandigheden eens ben.

De manier om betere vergaderingen te houden, geloof ik, is eerst te begrijpen wat voor soort vergadering je van plan bent te houden, en jezelf dan organiseren en je daarop voorbereiden. Door een paar eenvoudige stappen te nemen in de planningsfase van een vergadering, wordt dit productiever voor iedereen.

4 soorten vergaderingen

Naar mijn mening zijn er vier soorten vergaderingen. Als je nooit hebt nagedacht over het soort vergadering dat je van plan bent te houden, kan dat de helft van je probleem zijn.

Informatieve bijeenkomst. Een informatieve bijeenkomst is precies dat, een bijeenkomst die wordt gebruikt om informatie te verspreiden. Halfjaarlijkse vergaderingen van het stadhuis zijn doorgaans informatief. Een PR-briefing is meestal ook informatief. Gewoonlijk heeft slechts één partij informatie om te delen. De aanwezigen zijn er om het op te nemen.

Discussie / samenwerkingsbijeenkomst. Brainstormbijeenkomsten zijn voorbeelden van discussie- of samenwerkingsbijeenkomsten. In dit soort vergaderingen kunnen een of meer van de betrokken partijen aan de agenda werken. Informatie is bedoeld om van meerdere mensen te komen. Collaboratieve vergaderingen zijn vaak ook probleemoplossende vergaderingen.

Check-in vergadering. Het inchecken is een regelmatig geplande vergadering, meestal rond een bepaald project, die aan de gang kan zijn of een verwachte einddatum heeft. Dagelijkse scrums zijn een voorbeeld van check-ins. Check-ins zijn goed om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op de hoogte blijven van problemen, oplossingen, wijzigingen, voortgang, enz. Een voordeel van regelmatige check-in-vergaderingen is dat ze vaak erg kort kunnen zijn.

Werkvergadering. Werkvergaderingen zijn een persoonlijke favoriet. In een werkvergadering doet u werk dat moet worden voltooid. Zo simpel is het. Werkvergaderingen smoren uitstel in de kiem. Ze werken vaak samen. Een voorbeeld van wat er tijdens een werkvergadering kan worden bereikt, zijn programmeurs en belanghebbenden die samenkomen om wijzigingen in code (bijvoorbeeld in een website of ander interactief product) door te voeren die de twee partijen alleen echt nauwkeurig kunnen verifiëren in aanwezigheid van elkaar.

Hoe vergaderingen productiever te maken

1. Plan snel. Behalve in het geval van het beheren van een lopend of langdurig project, haat ik vergaderingen die meer dan twee of drie weken gepland staan. Vaak zijn er voorafgaand aan het plannen van een vergadering gesprekken tussen alle partijen, per e-mail, telefoon of persoonlijk, en ik heb veel liever dat die gesprekken fris in mijn gedachten zijn voor de vergadering. Plan te ver weg, en de relevante info zal lang uit mijn hoofd verdwenen zijn.

Wanneer je een tijd zoekt die geschikt is voor een aantal mensen die hun agenda's niet beschikbaar stellen, kun je een gratis site genaamd Doodle gebruiken, waarmee je een enquête kunt maken waarop mensen kunnen aangeven wanneer ze vrij zijn.

2. Gebruik een duidelijke onderwerpregel. In een uitnodiging voor een vergadering is het hebben van een duidelijke onderwerpregel de sleutel tot ieders productiviteit. De onderwerpregel moet in enkele woorden het algemene doel van de vergadering aangeven. Het helpt mensen weten voordat ze verschijnen of inbellen in de vergadering wat ze kunnen verwachten.

Een duidelijk geschreven onderwerpregel kan ook bepaalde partijen een tip geven over wat ze voorafgaand aan de vergadering moeten voorbereiden.

3. Heb een agenda of doelen. Elke vergadering heeft een agenda of een lijst met doelen nodig. Afhankelijk van de complexiteit van de vergadering, is het mogelijk dat deze niet expliciet hoeft te zijn, in welk geval het impliciet in de onderwerpregel moet worden vermeld. Een voorbeeld is "Onderwerp: opstelling opstelling voor oktobernummer van tijdschrift" - het doel is om die taak in een werkvergadering te voltooien.

Het doel van een incheckvergadering is om in te checken, de voortgang te bekijken en zorgen te uiten, dus u hebt waarschijnlijk geen expliciete agenda nodig voor dat soort vergaderingen.

Discussiebijeenkomsten hebben echt baat bij het hebben van een agenda. Iedereen moet de agenda vóór de vergadering ontvangen. Ik raad aan het op te nemen in het notitieveld van het vergaderverzoek.

Wanneer de leider van de vergadering de tijd neemt om een ​​agenda of basislijst met doelen te schrijven, helpt het haar ook om in haar eigen gedachten het doel van de vergadering te stollen en hoe ze deze zal leiden.

4. Definieer de vergaderleider. Elke vergadering heeft een leider of co-leiders nodig. In de meeste gevallen is de vergaderleider impliciet bekend: het is degene die de vergadering heeft gebeld of iets te delen heeft, in het geval van een informatieve vergadering. In telefonische en video-chatvergaderingen (bijvoorbeeld Webex) is het vaak de persoon die de oproep start.

De absoluut slechtste vergadering die ik ooit heb bijgewoond, had geen leider en ongeveer halverwege de vergadering realiseerde ik me dat verschillende betrokkenen dachten dat ik de vergadering zou moeten besturen. Het was meteen irritant en dodelijk, en niet te vergeten volledig onproductief. In een andere roekeloze scène belde ik ooit een vergadering, plande deze en was volledig van plan om hem te leiden, maar alleen om een ​​andere collega het volledig over te nemen - ook irritant.

5. Verlies de technologie, maar doe de demo. Ja, dit artikel is bedoeld om onderwerpen met betrekking tot technologie te behandelen, en ja, ik zeg u dat u ten minste een deel van uw technologie moet verliezen om productievere vergaderingen te houden. Voordat je je eigen tijd verspilt met het maken van een PowerPoint-deck, moet je jezelf afvragen: "Heb je echt een presentatie nodig?" Als het antwoord ja is, onthoud dan dat dia's moeten worden gebruikt om mensen betrokken te houden en uw punten te versterken - niet om ze voor u te maken. Niemand is onder de indruk van star wipes en niemand wil een video bekijken wanneer ze je horen spreken of een discussie met je hebben.

Als je een product of dienst hebt om mee te pronken, laat zien hoe het werkt! Laat er geen afbeeldingen of video's van zien. Geef ze de echte McCoy.

Als u bepaalde informatie aan elke deelnemer van een vergadering wilt geven, inclusief foto's en video's, stuur deze dan vóór de vergadering zodat ze vertrouwd raken met het materiaal, dat sowieso voor iedereen productiever zal zijn. Dan kunt u uw tijd besteden aan de kern van de zaak, en waarschijnlijk ook in veel minder tijd.