Organiseer u: krachtigere e-mailforwarding

Inhoud

• Organiseer u: krachtigere e-mailforwarding
• E-mail doorsturen inschakelen: Gmail
• E-mail doorsturen inschakelen: Outlook

Als je je overspoeld voelt met e-mail en je hebt nog niet een hele reeks gecompliceerde automatiseringen om je te helpen bij het doorzoeken van al die inkomende berichten, kun je een beroep doen op e-mailforwarding.

Sommige mensen denken dat het doorsturen van e-mail (soms "omleiden" genoemd) is wat je doet als je een e-mailaccount wilt laten vallen en wilt overschakelen naar een andere. Maar u kunt e-mailforwarding eigenlijk voor veel meer gebruiken. Stel dat u een zakelijk e-mailadres hebt dat erg openbaar is en dat u veel ongevraagde berichten van de gemeenschap in het algemeen ontvangt - maar u ontvangt ook nog steeds e-mails van uw moeder, uw kinderen en een kennis van een oud bedrijf naar hetzelfde account die sindsdien een vriend is geworden. In plaats van deze mensen te smeken om hun adresboeken bij te werken en u te e-mailen naar uw persoonlijke account, kunt u berichten van hen, en alleen hen, automatisch omleiden naar welk account u ook kiest.

Of hier is de echte situatie van mij: PR-bedrijven zoeken af ​​en toe naar mijn naam en vinden soms een persoonlijk e-mailadres waar ze me e-mailen over zaken. Het gebeurt niet zo vaak, dus meestal stuur ik gewoon een standaardantwoord en CC mijn werkadres op het antwoord. Wat ik wel zou kunnen doen, is e-mailforwarding instellen voor alle inkomende e-mailberichten die de woorden "PCMag" of "uw artikel" bevatten, of een andere zin die deze buitenstaanders steevast gebruiken, maar mijn vrienden waarschijnlijk niet.

Het instellen van e-mailforwarding op basis van trefwoorden kan echter lastig zijn. Het is veel betrouwbaarder om het in te stellen voor specifieke mensen of e-mails van een specifiek domein, bijvoorbeeld "stuur alle e-mails om vanaf elk adres dat eindigt op" @ PR-firm.com."

Als u e-mailforwarding instelt, vindt u veel geweldige opties die u kunt verkennen om aan uw eigen behoeften te voldoen. Stel dat u op vakantie gaat en alleen e-mails wilt zien die beantwoorden aan bestaande gesprekken. U kunt het doorsturen van e-mail zo instellen dat als een e-mail als antwoord op een bestaande thread in uw zakelijke inbox komt, deze automatisch wordt doorgestuurd naar uw persoonlijke e-mailadres. Op die manier kunt u de gewenste e-mails bekijken zonder zelfs uw zakelijke e-mail te openen. (Een andere manier om bijna exact hetzelfde te bereiken, is door een service genaamd AwayFind te gebruiken; lees mijn recensie van AwayFind voor meer informatie over wat het doet en hoeveel het kost).

U kunt het doorsturen van e-mail op uw gemak in- en uitschakelen, dus het is echt een geweldige manier om e-mail op de hoogte te houden terwijl u op vakantie bent of op reis bent wanneer de tijd krap is en u een snelle manier nodig hebt om te controleren of te verminderen hoeveel e-mail uw pad elke dag.

Op de volgende pagina's van dit artikel staan ​​instructies voor het instellen van e-mailforwarding in Gmail en Outlook. En hieronder vindt u koppelingen naar gerelateerde artikelen die de filosofieën en hulpmiddelen voor e-mailbeheer verder verkennen.

Aanvullende bronnen en gerelateerde artikelen

Zie voor meer informatie over e-mailbeheer:

• "Ongewenste e-mail verminderen"
• "Nieuwsbrieven en dagelijkse e-mails over deals beheren"
• "E-mailsjablonen en ingeblikte antwoorden instellen"
• "Tips voor Outlook"
• "De VIP-inbox op iPhone gebruiken"
• "Review: AwayFind"
• "Beoordeling: SaneBox"

Volgende: E-mail doorsturen inschakelen: Gmail