Video: FPPad On Air: Michael Naef, founder and CEO of Doodle (November 2024)
Ik kwam Doodle.com voor het eerst een paar jaar geleden tegen toen ik met een tiental vrijwilligers aan een project werkte. De deelnemers waren verspreid over de hele wereld - India, Israël, Singapore, Californië, Massachusetts - en we moesten op de een of andere manier een moment vinden waarop de meesten van ons online zouden kunnen vergaderen om het project te bespreken. Een van de vrijwilligers stuurde een link naar Doodle.com en vanaf dat moment kwamen data en tijden om elkaar te ontmoeten als magie samen.
Doodle is een gratis website en service die plannen net zo eenvoudig maakt als het maken van een peiling. Je nodigt mensen uit voor de enquête en ze vinken gewoon tijden af wanneer ze beschikbaar zijn voor ontmoeting op basis van een aantal keuzes die de maker van de enquête biedt. Het is een efficiëntiedroom die uitkomt.
Maar eerst een kort overzicht van hoe Doodle.com werkt:
Jill Duffy: Ik ben een grote fan van Doodle en ik moet zeggen dat ik het gevoel heb dat ik het altijd aan mensen introduceer. Is dat een probleem, het bekend maken?
Michael Naef: Aan de ene kant doen we het heel goed. We hebben nu meer dan 15 miljoen gebruikers per maand. Dus dat is een geweldig succes en heel opwindend voor ons. Maar aan de andere kant is er nog steeds veel potentieel als je bedenkt dat bijna iedereen op een of ander punt moet plannen.
Ons beste communicatiemechanisme is de tool, de service zelf, omdat het ingebouwde viraliteit heeft. Je krijgt andere mensen op het platform door te plannen omdat je mensen moet uitnodigen om deel te nemen aan je poll die je verstuurt.
JD: Dat is zeker hoe ik erachter kwam. Vertel me over de productiviteitsverbeteringen bij het verspillen van minder tijdplanning met behulp van een tool zoals Doodle.
MN: Dat is een recent onderzoek dat we hebben gedaan. Een paar jaar geleden hebben we een onderzoek gedaan waarin we hebben onderzocht hoeveel tijd mensen nodig hebben om hun vergaderingen elke week te organiseren. We ontdekten dat mensen elke week tot een halve dag konden besparen als ze alle tijd konden besteden aan het organiseren van vergaderingen.
Deze nieuwe studie hebben we gebruikt om erachter te komen wat met name online planning u helpt om tijd te besparen in vergelijking met klassieke middelen, zoals e-mail of telefoontjes. We hebben ontdekt dat je tot tweederde van de tijd kunt besparen die je moet plannen, gewoon door de menselijke coördinatie uit de lus te halen en het hele proces efficiënter en minder zenuwslopend te maken.
JD: Wat is het gemiddelde aantal personen op een bepaald vergaderrooster?
MN: In ons geval ligt het gemiddelde ergens rond de vijf voor zes. Het is precies daar waar u begint met het besparen van misschien de helft van de tijd die u zou moeten plannen [vergeleken met plannen via e-mail of telefoon], en u bespaart meer en meer tijd naarmate meer mensen deelnemen. We zien zelfs een groot aantal peilingen voor tien personen, 20 personen en maximaal honderden personen.
JD: Ik denk dat als je maar twee of drie mensen hebt, je geen tool nodig hebt om te plannen. Op dat moment kan het eenvoudiger zijn om gewoon met mensen te praten en op die manier tijd te besparen.
MN: Dat is het vaak. Dat is helemaal waar. In het geval van twee personen hebben we een tool voor één-op-één planning. Het heet MeetMe en het werkt een beetje anders. U publiceert uw vrije en drukke tijden in een kleine kalender die wordt gepubliceerd op uw persoonlijke URL op Doodle.com.
Dus in mijn geval is het Doodle.com/myke. Je kunt het publiceren, en als mensen je willen ontmoeten, kunnen ze gewoon doorgaan en suggesties doen in [je agenda] met een grote kans dat je tijd hebt omdat ze je vrije tijdvakken kunnen zien. En dan kunt u het verzoek accepteren, afwijzen of negeren.
Het is waar dat je voor drie personen nog steeds een resultaat kunt bereiken via e-mail of telefoon, maar ik vind die methode niet zo snel als het gebruik van een tool zoals Doodle.
JD: Maakt die agenda verbinding met andere hulpmiddelen, zoals Outlook of Google Agenda?
MN: Ja, dat doet het. Alles wat we bij Doodle hebben - we hebben ook een tool voor klantafspraken, BookMe genaamd, die nog een stap verder gaat voor bijvoorbeeld een massagestudio of wat dan ook - al deze producten bieden kalenderintegratie. Het is allemaal gebaseerd op dezelfde technologie aan onze kant. Dat is een van de voordelen. Als u ooit uw agenda invult, of het nu Outlook of iCloud is [ondersteuning voor iCloud pas onlangs gelanceerd], of Google Agenda, kunt u deze gebruiken in alle services die we bieden als u eenmaal bent verbonden met deze agenda's. Dit maakt het hele proces eenvoudiger en eenvoudiger voor u.
JD: Ik wil even een back-up maken van het grotere geheel en het hebben over productiviteit in het algemeen. Een verslaggever vroeg me onlangs of we geobsedeerd zijn door productiviteit, en ik denk dat dit vooral waar is voor Amerikanen. Sinds de jaren zeventig, sinds we computers op de werkplek in handen hadden, dachten we dat we zo veel efficiënter zouden worden dat we misschien zelfs meer tijd terug zouden krijgen en misschien zelfs een vierdaagse werkweek zouden hebben. En ik vind dat dat helemaal niet het geval is. We zijn geobsedeerd geraakt door productiviteit in deze drive om harder te werken, meer resultaat te produceren, meer geld te verdienen voor het bedrijf - ik vroeg me af wat je daarvan dacht.
MN: Dat is nogal een breed onderwerp [lacht]! Dat ervaren we ook in Europa. Ik denk dat het zeker een neiging is in de Verenigde Staten, maar in alle zeer geïndustrialiseerde landen en mentaliteiten waar mensen ook productief zijn, dingen voor elkaar krijgen.
Ook met de 'gekwantificeerde zelf'-beweging waarbij je probeert alles te meten wat je doet en probeert te optimaliseren. Ik denk dat er enig gevaar in zit dat lussen steeds korter worden, en het wordt erg inspannend voor het individu. Mensen moeten zich bewust zijn van waar hun sterke punten zijn en waar hun grenzen liggen, zodat ze weten wanneer ze moeten vertragen of wanneer ze moeten versnellen wanneer dat nodig is of op een regelmatige basis.
Aan de andere kant vind ik het een zeer positieve trend dat veel van deze meer vervelende taken - of het nu gaat om het plannen van een evenement of het vinden van een vlucht of het zoeken naar verbindingen in de trein of het vinden van dingen op internet - wat dan ook, al deze zware taken ze worden zoveel gemakkelijker en helpen u tijd te besparen. Ik denk dat de uitdaging is om die tijd te besparen, niet alleen in verhoogde productiviteit, maar ook in verhoogde kwaliteit van leven voor jou persoonlijk. Er is een delicaat evenwicht tussen hoeveel werk je wilt doen, wat werk je oplevert en hoeveel privéleven je nodig hebt. En hoeveel grijze zone je nodig hebt tussen die twee, en dat is uiteindelijk een heel persoonlijke beslissing.
JD: Ik merk dat steeds meer mensen de voorkeur geven aan een gemengd leven, dat ze willen dat hun persoonlijke agenda en hun professionele agenda er één zijn. Ik gebruik Doodle zeker veel voor sociale doeleinden, waarschijnlijk meer dan voor werk. Zoals u al zei, de verhoogde productiviteit daar resulteert in een aantal voordelen van vrije tijd en verminderde stress.
Er zijn echter nog andere voorbeelden van productiviteitsapps die een vicieuze cirkel van proberen proberen u productiever te maken zodat u gewoon kunt blijven werken.
MN: Er zijn altijd deze twee verschillende weergaven. Er is het privéleven en het werkleven, en er is dit gepraat over evenwicht tussen werk en privéleven. Dit is opnieuw een zeer persoonlijke vraag: of je denkt dat werk en leven heel aparte dingen zijn en dat er een balans tussen beide moet zijn, of dat de combinatie van deze twee gebieden van je leven voor jou als een goed ritme moet zijn persoon.
JD: Vertel me meer over de studie die u hebt uitgevoerd. Heb je iets verrassends gevonden?
MN: We waren niet verrast door het resultaat zelf. We hadden veel anekdotisch bewijs dat Doodle mensen helpt de klus te klaren en mensen helpt tijd te besparen, en dat was ook onze eigen ervaring toen we de tool gebruikten. [De onderzoeksresultaten] waren gewoon meer systematisch bewijs dat dit echt het geval is.
Wat ons echt verbaasde was het verschil. Als u naar de tabel kijkt die aangeeft hoeveel tijd wordt gebruikt, besteden mensen die zonder een hulpmiddel plannen 90 tot 120 minuten om iets te plannen met tien tot 15 deelnemers. Met Doodle in dit experiment hebben ze maar een half uur nodig, en dat is een enorme tijdwinst die ik niet had verwacht.
JD: Zou je een organisatorische tip of praktijk kunnen delen die je persoonlijk gebruikt? Het hoeft niet noodzakelijkerwijs betrekking te hebben op planning.
MN: Een paar jaar geleden las ik Getting Things Done, het boek. Het was een zeer productief boek voor mij. Ik heb niet alle technieken gebruikt die hij beschrijft. Maar een techniek waar ik me aan houd is om alles uit mijn hoofd te krijgen en in bruikbare systemen en betrouwbare systemen te zetten.
Tegenwoordig werk ik strikt met kalenders en takenlijsten. Het meeste haalt al deze kleine taken uit mijn hoofd en maakt mijn hoofd vrij voor productiever werk. Wetende dat ik een betrouwbaar systeem heb dat me eraan herinnert wanneer er iets nodig is, is wat me heeft geholpen veel meer gedaan te krijgen, om mijn werkdag veel productiever te maken. Maar het maakt me ook vrij. Een vrije geest hebben voor vrije tijd en voor wat ik ook doe, in plaats van te moeten denken: "Ik moet dit of dat niet vergeten."
JD: Mijn partner is een operations manager en hij heeft op elk moment tussen de 100 en 150 taken op zijn takenlijst. Hij vertelde me: "Ik houd de belangrijkste in mijn hoofd omdat ik me zorgen over hen maak, en de rest houd ik in e-mail." Ik probeerde hem uit te leggen dat dit een stress voor hem is. Wanneer taken niet op een duidelijke plaats staan waar u ze kunt zien, creëren ze stress. Maar als u eenmaal bent overgestapt op een betrouwbaar systeem dat u kunt vertrouwen, weet u dat alles aanwezig zal zijn wanneer u het nodig hebt.
Hij wil echter verhuizen naar een nieuw en meer georganiseerd systeem. Ik schatte dat hij ongeveer twee weken pijnlijke overgang zou hebben. Heb je zoiets meegemaakt? Had je tijdens de overstap moeite om over te schakelen naar GTD?
MN: Ik heb niet zoveel overgangsperioden meegemaakt, maar ik heb wel een mentale hindernis ervaren. Voordat ik het systeem in mijn werkpraktijk introduceerde, vertrouwde ik er niet echt op dat het uiteindelijk zou werken, of dat ik het zou kunnen bijhouden, of dat het echt een betrouwbaar systeem zou zijn dat me door de dagen heen helpt en door de weken heen. Dat kostte me een behoorlijk lange tijd, een paar weken tot ik besloot: "Nou, laten we het gewoon proberen." En toen bracht ik een dag door met het opzetten van het systeem. Nu heb ik niet eens e-mailmappen. Ik heb meestal gewoon een lege inbox en ik plaats alles wat belangrijk is in mijn takenlijst. Het begon redelijk goed.
Ik heb het systeem zelfs over een paar maanden vereenvoudigd. Vandaag is het echt een heel eenvoudig systeem voor mij. Het beste bewijs daarvoor is dat ik de meeste dagen geen to-do's en vergaderingen en andere agenda-evenementen ken die ik de volgende dag of de dag daarna kom, omdat het systeem goed georganiseerd is zodat alles goed komt oké en ik zal eraan worden herinnerd. Ik kijk meestal alleen 's ochtends naar mijn agenda om te zien wat er vandaag aan de hand is.
JD: Welke andere apps en services gebruikt u?
MN: Onthoud dat de Melk voor mij erg centraal staat om mijn taken op het goede spoor te houden. Ik gebruik het webgebaseerde systeem en de Android-app om alles op te schrijven dat in me opkomt tijdens een vergadering of bij het socialiseren. In plaats van te proberen het op te schrijven, schrijf ik het gewoon op.
De andere is Google Agenda. Alles wat echt datum en tijd is gedateerd, zit erin. Er staan veel kalenders in, zowel voor mijn privéleven als voor mijn werk.
