Organiseer u: e-mailcontacten

Inhoud

• Organiseren: e-mailcontacten
• Hoe contactpersonen te exporteren, CSV versus vCard

In e-mail zijn uw contacten een van de waardevolste langetermijnactiva die u bezit. Dit zijn de mensen die je werk ondersteunen, je sociale leven stimuleren en je menselijk houden. Als u van baan verandert of verhuist naar een nieuw e-mailprogramma, wilt u die mensen zeker meenemen.

Met veel sociale netwerken, apps en services kunt u rechtstreeks verbinding maken met belangrijke webmailprogramma's en Microsoft Exchange-accounts om automatisch alle mensen te importeren met wie u eerder hebt gecommuniceerd. Ik denk dat dit een van de meest verbazingwekkende toepassingen van moderne technologie is. Neem het niet als vanzelfsprekend aan. Als je op meer dan één manier verbonden kunt blijven met mensen in je netwerk, doe dat dan. Je weet nooit wanneer een internetdienst of bedrijf wordt afgesloten, en als je verbinding maakt met bepaalde mensen op slechts één plaats, nou, dat is bijna net zo erg als het niet back-uppen van je belangrijkste gegevens!

, Deel ik enkele tips en trucs om verbonden te blijven met uw belangrijke contacten. Vervolgens zal ik snel de stappen vermelden voor het exporteren van contactgegevens uit Gmail, Outlook voor Windows en Outlook voor Mac, die u om een ​​aantal redenen nodig hebt. In de meeste van deze procedures moet u ook beslissen of u naar het CSV- of vCard-formaat exporteert, dus ik heb een korte uitleg opgenomen over de verschillen aan het einde van het artikel. De ene is niet "beter" dan de andere, omdat ze allebei hun eigen voor- en nadelen hebben.

Contacten onderhouden: tips en trucs

Persoonlijk besteed ik niet veel tijd aan onderhoud op mijn lijst met e-mailcontacten. Ik laat Google en Outlook zo ongeveer de e-mailadressen van mijn correspondenten opslaan, en dan vertrouw ik op andere sites en services om verbonden te blijven, waarvan de belangrijkste LinkedIn is.

Online netwerken voor professionele verbindingen. Ik heb visitekaartjes lang geleden verlaten. Wanneer ik iemand ontmoet die om een ​​visitekaartje vraagt, vertel ik hen dat ik ze niet meer gebruik en voeg ik toe: "Stuur me gewoon een LinkedIn-uitnodiging." Ik maak geen verbinding met mensen die ik niet ken op LinkedIn. Er zijn een paar uitzonderingen, zoals wanneer ik contact maak met iemand die bekend is of met wie ik contact heb opgenomen in plaats van andersom. Maar ik zou zeggen dat 90 procent of meer van mijn LinkedIn-netwerk mensen bevat die ik persoonlijk heb ontmoet.

Ik voeg ook vrienden op LinkedIn toe, hoewel ik die site om sociale redenen nog nooit heb gebruikt om mijn vrienden te vinden. Van tijd tot tijd kan een vriend opduiken in een zoekopdracht die ik doe op LinkedIn wanneer ik probeer te achterhalen wie in mijn netwerken werkt bij Bedrijf X of een expert is op Onderwerp Y.

Een aspect van LinkedIn dat ik erg op prijs stel, is dat het aan iedereen ligt om zijn of haar contactgegevens en bedrijfsrelatie up-to-date te houden. Het is niet mijn taak om het adresboek voor al mijn contacten bij te werken. Het is hun taak.

Op dezelfde manier kunt u Facebook, Twitter of een ander sociaal netwerk van uw keuze gebruiken om uw contacten in dezelfde mate te onderhouden. Ik geef de voorkeur aan LinkedIn voor het bedrijfsleven, grotendeels omdat mensen de neiging hebben om hun bedrijfsrelaties in het verleden en heden in te vullen, wat meestal een belangrijk stuk informatie is dat ik moet weten als ik op zoek ben naar mensen die ik moet bereiken.

Bonustip: LinkedIn helpt u graag bij het vinden van mensen die u kent door rechtstreeks verbinding te maken met uw e-mailaccount, maar u kunt ook een CSV-bestand uploaden naar LinkedIn en u helpen dit ook te matchen met mensen die u op die manier kent. Deze tip is handig als u contactgegevens uit oude vacatures hebt geëxporteerd of als de e-mailservice van uw huidige werkgever niet wordt ondersteund door LinkedIn.

EasilyDo-app voor het toevoegen van nieuwe iOS-contactpersonen . Op mijn iPhone gebruik ik een app genaamd EasilyDo die in wezen kleine taken automatiseert waaraan ik de app heb toegewezen om te voltooien. Een daarvan is voor EasilyDo om mijn zakelijke e-mailaccount in de gaten te houden en, wanneer het een inkomende e-mail van een nieuwe persoon ziet, mij te vragen of deze persoon aan mijn iOS-adresboek moet worden toegevoegd. Er is ook een EasilyDo Android-app.

Ik gebruik mijn iOS-adresboek voornamelijk voor persoonlijke contacten, maar ik bewaar ook enkele gegevens van mijn collega's daar voor het geval ik ze snel moet bereiken als ik niet op kantoor ben. Ik vind het ook leuk dat EasilyDo niet alleen automatisch elk nieuw contact toevoegt, maar het me altijd eerst vraagt.

ifttt voor andere manieren om contacten te migreren . Met behulp van de website en iPhone-app genaamd ifttt (wat staat voor "als dit, dan dat") kunt u opdrachten maken, zoals "als ik een nieuw item toevoeg aan mijn iOS-contactpersonen en diezelfde informatie vervolgens in een Google Drive-spreadsheet invoert. " En er zijn een aantal andere services die worden ondersteund, dus je zou iets soortgelijks kunnen doen met contactgegevens van mensen die je kent van Facebook, e-mail en andere plaatsen. In tegenstelling tot EasilyDo voert ifttt altijd de opdracht uit wanneer deze wordt geactiveerd - er wordt niet eerst gevraagd of de actie moet worden voltooid. Maar u kunt deze opdrachten op elk gewenst moment in- en uitschakelen via de ifttt-website of -app. De mogelijkheid om de opdrachten aan te passen is erg goed, en je hoeft geen likje codering te kennen om ze te laten werken. Het is bijna allemaal aanwijzen en klikken gereed.

Bonustip : zoek in ifttt's lijst van openbare "recepten" ( bijv . Opdrachten) naar "contacten" en u zult opdrachten kunnen vinden en hergebruiken die andere mensen al hebben ontwikkeld. Merk op dat de meeste automatiseringen die in ifttt worden geschreven, werken maar niet noodzakelijkerwijs gegevens die u al hebt, migreren.