Organiseer: 5 inventieve toepassingen voor dropbox in bedrijven

Kleine bedrijven neigen vaak naar cloudgebaseerde opslagservices, zoals Dropbox, omdat ze veel waarde bieden - maar alleen als ze er optimaal gebruik van maken.

Hier zijn vijf slimme manieren om Dropbox in uw bedrijf te gebruiken.

1. Gebruik Dropbox als een server; Transparantie bevorderen

Misschien is de meest voor de hand liggende manier om Dropbox in een zakelijke omgeving te gebruiken, als alternatief voor een gedeelde server. Vooral voor kleine bedrijven kunnen de kosten van een Dropbox Business-account veel lager zijn dan het kopen van een interne server en het inhuren van personeel om het te onderhouden.

Door Dropbox als een server te gebruiken, of dat nu een FTP-server is of een gedeeld netwerk met gekoppelde opslag, kunnen mensen allemaal dezelfde bestanden krijgen, zodat ze kunnen samenwerken en betere versiecontrole hebben. Het kan een centrale plaats worden om handleidingen voor gedragscodes, informatie over voordelen en stijlgidsen op te slaan, naast de meer typische bestanden met betrekking tot werk dat samenwerking vereist.

Als uw bedrijf een cultuur van transparantie wil bevorderen, zou het beschikbaar stellen van andere soorten zakelijke documenten voor alle werknemers via Dropbox, zoals financiële rapporten en diavoorstellingen die aan investeerders of bestuursleden worden gepresenteerd, een uitstekende stap in de goede richting kunnen zijn.

2. Deel reisroutes; Houd ze offline op mobiele apparaten

Ondernemers en werknemers die regelmatig reizen, moeten mogelijk hun reisroutes delen met anderen op kantoor. Ze kunnen vertrouwen op een andere persoon om de reis voor hen te boeken. Door een map voor reisroutes in te stellen, heeft iedereen die de verblijfplaats of details van de reisarrangementen van een medewerker moet weten, toegang.

Bovendien kan de reiziger met behulp van de mobiele Dropbox-app zijn of haar relevante routes markeren als 'favorieten' om ze offline toegankelijk te maken, zodat ze zelfs op 30.000 voet beschikbaar zijn. (Als jij de persoon bent die verantwoordelijk is voor het boeken van de reis van iemand anders, stel je dan voor hoeveel eenvoudiger deze oplossing is dan de reiziger een kopie van het reisschema te e-mailen telkens als hij of zij het niet kan vinden, iets dat ongetwijfeld altijd gebeurt.)

3. Verzamel faxen

Soms, om een ​​idee te krijgen van hoe bedrijven verschillende software en diensten gebruiken, bezoek ik bedrijven en interview ik hen over wat ze doen. Tijdens een gesprek met Vert (een mobiel marketing- en reclamebureau in de mobiele wereld) legde mede-oprichter Kevin Planovsky me uit hoe zijn bedrijf faxen verzamelt in een cloud-gebaseerde opslagrepository - Vert gebruikt eigenlijk Box in plaats van Dropbox, maar de installatie ondersteunt ofwel - met behulp van HelloFax.

Telkens wanneer iemand een fax verzendt, plaatst HelloFax de digitale uitvoer in een toegewezen map op Dropbox of Box. Gaat nog een stap verder door Podio voor werkplekbeheer ook op het systeem aan te sluiten. Elke binnenkomende fax creëert automatisch een taak in Podio en vertelt Planovsky en zijn mede-oprichter om de verzending te herzien.

4. Deel media met klanten, klanten en partners

Een van de enorme voordelen van Dropbox is dat je met grote flexibiliteit kunt beslissen of je bestanden wilt delen met alleen je interne team, of ook met klanten en medewerkers. Waar ik het extern delen van Dropbox-bestanden het meest zie, is op restaurantwebsites, die hun menu's vaak beschikbaar maken via een openbare Dropbox-link.

Overweeg het bedrijf van een klein restaurant. Het menu kan dagelijks veranderen. Het is een stressvolle omgeving die niet op veel kantoorapparatuur werkt. En niet alle werknemers moeten technisch onderlegd zijn. Als het restaurant zijn dagelijkse menu toegankelijk houdt voor klanten via Dropbox (in plaats van bijvoorbeeld een webpagina), kan een medewerker heel gemakkelijk een PDF van het dagmenu in de juiste map plaatsen voor klanten, zonder HTML-codering. De link van de website van het restaurant naar de menulocatie op Dropbox zal altijd hetzelfde zijn, dus geen gedoe, geen gedoe.

Een andere veel voorkomende manier waarop bedrijven Dropbox gebruiken, is door samen te werken met partners aan projecten met een bijzonder visueel karakter, zoals het opnieuw ontwerpen van websites. Door concept art en mockups in Dropbox op te slaan, kunnen alle betrokken partijen ze bekijken zonder grote bestanden te e-mailen.

Eén opmerking: links voor Dropbox Business-accounts hebben een bandbreedtelimiet van 200 GB per dag. Als uw account de limiet bereikt, worden uw links automatisch (maar slechts tijdelijk) opgeschort. Dropbox zegt dat het de Dropbox-beheerder via e-mail op de hoogte zal stellen als dit probleem optreedt, maar in de tussentijd zal iedereen die probeert toegang te krijgen tot de links, een foutpagina zien in plaats van uw bestand.

5. Test de vaardigheden van sollicitanten

Sollicitanten op bepaalde gebieden, zoals programmeren en schrijven, doen meestal een test tijdens het sollicitatieproces. Waarom breid je dit idee niet uit door de computervaardigheden van de kandidaten te testen en instructies te volgen door hen te vragen bepaalde documenten naar een van je mappen in Dropbox te uploaden?

Zodra een kandidaat een eerste screening heeft doorlopen en zich in de interviewfase bevindt, kunt u hem of haar uitnodigen voor een gedeelde map en instructies geven over wat te uploaden, zoals een cv, een schrijfvoorbeeld, een stukje programmeercode, illustraties, video's - u krijg het idee. Geef uw kandidaten nauwkeurige instructies voor het benoemen van het bestand, de maximale grootte, enzovoort om te zien hoe gemakkelijk en snel ze de activiteit kunnen voltooien. En als deze test de normale praktijken van uw bedrijf weerspiegelt, krijgt de kandidaat een vroege indruk van hoe het bedrijf werkt. (Ik kreeg dit idee van een organisatie genaamd Nyaya Health. Het wervingsteam gebruikt een soortgelijke test voor potentiële aanwervingen, alleen met het hulpprogramma voor samenwerking en taakbeheer Asana, in plaats van Dropbox.)