Video: How to add branded templates to Word, Excel & PowerPoint start pages (November 2024)
Het was dat wanneer een bedrijf veel nieuwe functies aan een programma toevoegde, de software werd uitgebracht met een nieuw nummer en veel fanfare. Maar in dit tijdperk van flexibele programmering en levering van cloudsoftware, krijgen programma's nu steeds kleinere updates. Alleen als je naar een reeks veranderingen kijkt, zie je echt het verschil. Een voorbeeld: Microsoft Office.
Vorige week kondigde Microsoft op de Ignite-conferentie van het bedrijf een aantal nieuwe updates aan Office 365 aan, met een focus op beveiliging en intelligentie. Hoewel ik Office de hele tijd gebruik, toen ik eigenlijk naar de nieuwe updates keek in samenwerking met anderen die de afgelopen maanden stiller zijn uitgerold, was ik verrast hoeveel er is veranderd. De basiscontouren van Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn al jaren vastgesteld; dus we hebben het niet over fundamentele veranderingen. Maar er zijn veel nieuwe functies die specifieke taken veel eenvoudiger maken.
Mijn favoriet is waarschijnlijk de mogelijkheid om kaarten in Excel te maken. Om dit te doen, hebt u alleen gegevens nodig die zijn verdeeld in geografische gebieden (zoals verkopen per land of per staat); wanneer u een grafiek gaat maken, ziet u "gevulde kaarten" als een aanbevolen keuze. Hiermee wordt een kaart in verschillende kleuren weergegeven met de gegevens. De kaarten kunnen enigszins interactief zijn en u kunt filteren op de onderdelen waarop u zich wilt concentreren, en werken op alles van het provinciale niveau tot het globale niveau, met behulp van gegevens uit Bing Maps.
Kaarten maken op basis van gegevens is altijd een uitdaging geweest, en dit maakt het veel eenvoudiger voor typische gebruikers. Als je eenmaal zo'n kaart hebt gemaakt, kun je deze natuurlijk kopiëren en in Word of PowerPoint plakken. Dit zou tegen het einde van het jaar beschikbaar moeten zijn voor desktopgebruikers van Excel, evenals op Windows Mobile en Android, hoewel alleen voor Office 365-abonnees.
Enkele van de eenvoudigste - maar best nuttige veranderingen - zijn gebeurd met PowerPoint of staan op het punt te gebeuren. Een paar maanden geleden heeft Microsoft een optie met de naam Designer toegevoegd waarmee het programma een verscheidenheid aan ontwerpkeuzes kan voorstellen voor uw presentatie op maat van uw inhoud. Met de eerste dergelijke functie kunt u elke afbeelding in de eerste dia invoegen en vervolgens een aantal sjablonen voorstellen, die allemaal uw afbeelding bevatten, maar gebaseerd zijn op ongeveer 12.000 verschillende opties. Het is een nette manier om uw presentatie te personaliseren en tegelijkertijd professioneel te houden. Een nieuwere optie werkt nu met twee afbeeldingen. Tijdens de show kondigde het bedrijf een functie aan waarmee u een dia met alleen tekst, bijvoorbeeld in opsommingstekens, kunt maken en die automatisch kunt omzetten in een afbeelding. Het is een interessant idee dat het uiterlijk van veel dia's zou moeten verbeteren. Deze functies zijn nu beschikbaar voor Windows-gebruikers en komen binnenkort beschikbaar voor de Mac.
Een andere nieuwe functie genaamd Quick Start zal nog eenvoudiger zijn voor diegenen die gewoon niet weten waar ze moeten beginnen. Hiermee kunt u een onderwerp invoeren en PowerPoint maakt vervolgens een basisoverzicht van de presentatie voor u, met behulp van informatie en afbeeldingen van internet die beschikbaar zijn onder de Creative Commons-licentie. In de demo's die ik zag, creëerde dit geen definitieve presentatie, maar suggereerde het wel een volledig overzicht, met enkele basisprincipes, zodat je de rest van de informatie kunt invullen die je in de laatste presentatie wilt. Ik kan me voorstellen dat dit ertoe zal leiden dat veel leraren op de middelbare school erg op elkaar lijkende presentaties zien, maar kan ook gevallen zien waarin het een goede manier kan zijn om iemand aan de slag te gaan met een onderwerp. Een vergelijkbare functie is nu beschikbaar in Sway - het online presentatieprogramma van Microsoft (niet dat ik ooit een zakelijke gebruiker heb ontmoet die Sway heeft gebruikt) - en zou tegen het einde van het jaar beschikbaar moeten zijn in de Windows-desktopversie van PowerPoint.
Een andere nieuwe functie in PowerPoint is Zoom, waarmee je een presentatie in secties kunt ontwerpen en vervolgens een interactieve overzichtsindexdia maakt. Dit zou u moeten helpen snel naar het gewenste gedeelte te gaan, wat handig is in een vrije presentatie, bij het beantwoorden van vragen of wanneer u niet van plan bent de volledige presentatie in volgorde door te nemen. Zoom is al beschikbaar in de Windows-versie.
Voor Word en Outlook heet waarschijnlijk de functie die de meeste aandacht kreeg bij Ignite Tap, die snelle toegang biedt tot relevante inhoud van andere gebruikers binnen uw organisatie. Met Tikken kunt u de documenten, presentaties en spreadsheets bekijken die het meest recent zijn gemaakt over een specifiek onderwerp, en kunt u dia's, afbeeldingen, tabellen, afbeeldingen of grafieken rechtstreeks uit de andere presentaties halen en kopiëren naar het document dat u maakt, zelfs de inhoud aanpassen voor opmaak. Dit begint alleen uit te rollen naar zakelijke klanten, voor degenen met een E3- of E5-licentie.
Op dezelfde manier kondigde Microsoft MyAnalytics aan, een onderdeel van de Delve online tool binnen Office 365 die de "kennisgrafiek" gebruikt om uw agenda en e-mail te analyseren. Dit kan u vertellen hoeveel van uw dag u besteedt aan vergaderingen - en binnen vergaderingen, hoe gefocust u bent, op basis van of u uw e-mail bekijkt - in de afhandeling van e-mail en in het werken na uren. Nogmaals, dit zal alleen beschikbaar zijn voor zakelijke klanten, en alleen voor degenen met de high-end E5-licentie.
Verschillende andere functies die onlangs zijn uitgebracht, zijn het vermelden waard en zijn beschikbaar voor alle Windows-gebruikers. Een daarvan is de Researcher Tool in Word, een nieuwe toevoeging aan het tabblad Referentie. U kiest het gewoon en typt een onderwerp in, en Word toont u een lijst met bronnen die u in uw document zou kunnen gebruiken, en helpt u vervolgens deze eenvoudig in te voegen, samen met het juiste citaat. Het zou nuttig zijn geweest toen ik een student was.
Voor Outlook is de grootste verandering misschien de zogenaamde gerichte inbox, die uw inbox opsplitst in de items waar Outlook volgens u het meest om geeft, en "anderen" (vergelijkbaar met wat Gmail biedt). De mobiele versie van Outlook heeft deze functie al enige tijd; het is nu ook beschikbaar op de desktopversie, hoewel u het moet instellen op de webversie.
Andere veranderingen die onderweg komen, zijn nieuwe functies die beschikbaar zijn voor het inkten van documenten (op apparaten met aanraakschermen en pennen), zoals het omzetten van inkt naar wiskunde in OneNote, en het laten uitvoeren van dat programma met lineaire lineaire algebra. Ik kan zien waar dat ook nuttig kan zijn, hoewel meer voor studenten dan voor de meeste mensen in het bedrijfsleven.
Microsoft heeft ook een aantal beveiligingsverbeteringen aangekondigd, waaronder verbeteringen aan Office 365 Advanced Threat Protection, een nieuwe Threat Intelligence-grafiek en nieuwe functies voor gegevensbeheer. Deze zouden tegen het einde van het jaar voor ATP moeten komen en in het eerste kwartaal voor anderen, maar zullen alleen beschikbaar zijn voor high-end enterprise E5-klanten. Het ziet er mooi uit, maar ik wou dat er ook meer was voor kleinere bedrijven.
Over het algemeen zijn dit vrij grote veranderingen. Maar er zijn enkele kanttekeningen. Voorlopig zijn de meeste updates alleen beschikbaar voor gebruikers met een Office 365-abonnement, wat betekent dat degenen die pakketsoftware gebruiken niet up-to-date zijn. Sommige updates zijn alleen bedoeld voor zakelijke klanten, hoewel ik kan zien waar kleine bedrijven en particulieren misschien ook willen bijhouden hoe zij hun tijd doorbrengen.
Natuurlijk doet dit er allemaal niet toe als gebruikers niet weten dat de nieuwe functies bestaan. Op dit moment kondigt Microsoft maandelijks nieuwe functies aan en moeten Office 365-gebruikers hun software kunnen upgraden. Er is een webpagina die de maandelijkse updates voor Office 365-gebruikers aankondigt. Microsoft-managers hebben het gehad over in-applicatie melding van nieuwe functies, en dat zou een grote verbetering zijn.
Office blijft veruit de dominante office-suite, hoewel Google nu meer lijkt te spelen met zijn hernoemde G Suite. Er is nog ruimte voor verbetering - ik zou graag nog een paar functies in de webversies zien, meer beveiligingsopties voor kleinere bedrijven en verbeterde samenwerking. Maar als je alles bij elkaar optelt, blijft Office met goede reden de leider en zijn er veel nieuwe dingen die leuk zijn, vooral voor degenen onder ons die de traditionele Windows-desktopversie gebruiken onder een Office 365-licentie.
