Business intelligence voor iedereen

Business intelligence (BI) is momenteel hot. Punt. Eenvoudigweg. Mijn bedrijf biedt onder andere personeelsmiddelen voor grote bedrijven en de afgelopen negen maanden zijn gemakkelijk de helft van de kansen die ons zijn gevraagd te vervullen BI-gerelateerd.

Grote bedrijven hebben de middelen om BI-specialisten in te huren, maar een deel van wat BI tegenwoordig tot een hot topic maakt, is dat BI-specialisten niet langer een absolute vereiste zijn voor bedrijven om waarde uit deze technologie te halen. We werken in een gouden eeuw van zelfbedieningstechnologie die niet-technische mensen de mogelijkheid biedt om rechtstreeks te communiceren met een aantal technologieën waarvoor voorheen gespecialiseerde kennis nodig was: IT, beveiliging en zeker BI.

En als u een BI-specialist bent, hoeft u zich geen zorgen te maken. Het idee achter self-service BI is niet om uw werk weg te doen. Het is om manieren te vinden om nieuwe waarde uit bestaande gegevens te halen. Door zakelijke gebruikers in de eerste lijn de mogelijkheid te geven om rechtstreeks de gegevensopslag van hun organisatie te doorzoeken, is de theorie dat ze nieuwe manieren vinden om naar het bedrijf te kijken. Dat doet geenszins af aan wat dataspecialisten vandaag doen, omdat die vragen altijd nodig zullen zijn. Maar met zelfbedienings-BI kunnen frontline-gebruikers zelf vragen op hoog niveau beheren die eerder direct verband houden met hun taken, waardoor gegevensspecialisten meer tijd hebben om zich nog dieper te verdiepen in de opkomende stroom van nieuwe gegevens en nog meer inzicht te vergaren op die manier.

Voor diegenen die werken met IT-budgetten voor kleine tot middelgrote bedrijven (SMB), biedt self-service BI ook een manier om toegang te krijgen tot technologische voordelen die voorheen eenvoudigweg uit kostenoogpunt onbereikbaar waren. Dat is een fantastische ontwikkeling, vooral nu zelfs de kleinste bedrijven enorme hoeveelheden mineerbare gegevens genereren via zaken als klantrelatiebeheer (CRM), e-mailmarketing, online volgen van klantgedrag, websitemonitoring en nog veel meer. Dergelijke tools genereren enorme hoeveelheden gegevens die via selfservice BI allerlei inzichten over uw bedrijf kunnen bieden. Het enige dat u nodig hebt om de kracht van selfservice BI te benutten, is (1) data, (2) de juiste tool en (3) een contextueel idee van hoe u naar uw data moet kijken.

Er zijn meer gegevens dan u denkt

Het verkrijgen van de gegevens is jouw taak, en hoewel ik je daar niet rechtstreeks mee kan helpen, kan ik je vertellen dat de meeste MKB-bedrijven op veel meer gegevens zitten dan ze zich realiseren. U hoeft alleen de verschillende softwaresystemen die uw bedrijf gebruikt te analyseren en u zult snel veel belangrijke gegevens tegenkomen. Neem financiën als voorbeeld en praat met uw financiële mensen en IT-personeel om erachter te komen of uw bedrijf Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle of Exact gebruikt voor financiële gegevens. Misschien Salesforce, Siebel of misschien Zoho CRM voor verkoopcontact en opportunitybeheer. Adobe Analytics of Google Analytics voor website-statistieken. De lijst gaat maar door.

Maar net zo belangrijk als het identificeren van welke software gegevens genereert, is leren (1) hoe uw collega's die hulpmiddelen gebruiken om gegevens te genereren en (2) waar die gegevens zich bevinden. Om de eerste te begrijpen, moet u bij hen gaan zitten en hen laten doornemen hoe zij software gebruiken om het werk te volbrengen - dat is de beste manier om een ​​beter inzicht te krijgen in welke gegevens worden opgeslagen. Als u dat eenmaal hebt doorgenomen, werkt u samen met IT om ervoor te zorgen dat uw selfservice BI-tool toegang heeft tot de juiste datastores met de juiste machtigingen.

Veel gereedschap en meer elke dag

Als je vastzit voor welke tools je moet gebruiken, publiceerde PCMag onlangs een overzichtsoverzicht van self-service BI-tools, dus bekijk het. Ik heb echter een paar eigen favorieten die het vermelden waard zijn. Ten eerste is Microsoft Power BI vooral omdat het geweldig is voor mensen met een klein budget (je kunt de meeste functies gratis krijgen) maar nog steeds erg krachtig en zeker de gemakkelijkste om te leren van alle tools die ik tot nu toe heb gebruikt. Ik hou echter ook van Zoho Reports en ik heb ontdekt dat veel van mijn klanten die aan de financiële kant werken van dingen als Tableau. Zoals gewoonlijk, hoe meer u bereid bent uit te geven, hoe groter de lijst die u kunt overwegen. Maar als je net begint, raad ik Microsoft Power BI of Zoho Reports ten zeerste aan, omdat beide tools goed werk leveren aan het vergemakkelijken van nieuwe gebruikers in de basisprincipes van BI.

Dingen om naar te kijken

Dit is waar ik binnen kom. BI draait helemaal om kijken - kijken naar je cijfers, kijken naar relaties, kijken naar dingen zoals ze gebeuren , en meer. Beschouw het volgende als een overzicht en inleiding van BI-hulpmiddelen voor zelfbediening en best practices.

Visuele representaties:

Het is moeilijk om een ​​aantal getallen op een scherm te begrijpen, maar het zien van grafieken verlicht meteen trends en andere waardevolle inzichten. Goede BI-tools worden geleverd met vooraf geconfigureerde grafieken en rapporten om kritieke bedrijfstrends te benadrukken. Websitebezoeken, verkopen per dag / week / maand, open e-mailmarketingmomenten en zo verder. U hoeft niet te weten waar u naar moet kijken, want een goede BI-tool helpt u letterlijk te schilderen.

Ik verdien mijn brood als consultant, dus ik zeg het niet graag, maar goede BI-tools kunnen een deel van wat consultants doen vervangen. In het verleden was een van de bijdragen die een goede consultant aan de tafel zou brengen aanbevelingen over welke datarelaties om naar te kijken om zakelijke inzichten te verkrijgen. Goede BI-tools automatiseren het maken van rapporten die deze relaties weergeven. Het is alsof er een gratis consultant voor je op het scherm staat. Beter nog, bedrijven die BI-tools maken, kunnen toonaangevende consultants inhuren om hen te begeleiden in de rapporten die ze voor u maken. (Toegegeven, een goede consultant kan nog steeds waardevolle inzichten uit ervaring toevoegen, er is mijn plug voor de voortdurende waarde van mijn beroep, maar BI-tools kunnen een krachtige hulp zijn om u te helpen uw bedrijf te begrijpen.)

Geconsolideerde weergaven:

BI-tools geven hun rapporten meestal weer in dashboards. Eén scherm kan meerdere weergaven van verkoopgerelateerde gegevens bevatten. Een andere kan u inzicht geven in de interne bronnen waartoe uw werknemers toegang hebben op verschillende tijdstippen van de dag (en vanaf verschillende soorten apparaten). Als u meerdere, gerelateerde grafieken en rapporten op hetzelfde scherm hebt, bespaart u niet alleen tijd, maar kunt u gerelateerde statistieken naast elkaar bekijken, zodat u trends en relaties kunt herkennen die u anders misschien mist.

Realtime inzichten:

Een van de geweldige dingen van BI-dashboards is dat de weergaven en rapporten dynamisch zijn. Terwijl nieuwe gegevens binnenstromen, worden uw grafieken en rapporten automatisch bijgewerkt. Sommige dashboards tonen meters die letterlijk oscilleren terwijl u ze bekijkt terwijl nieuwe gegevens worden ontvangen. Anderen vernieuwen met een ingesteld interval of wanneer u op een knop drukt om de weergave te vernieuwen. Het hangt echt af van uw bedrijf, hoeveel gegevens u moet analyseren, hoe snel nieuwe gegevens binnenkomen en welke soorten inzichten u moet verzamelen.

Real, Real Time:

Wil je realtime zijn ? (Zoiets als wanneer een van mijn kinderen de ander zou vragen: "Vind je hem leuk of leuk vind ik hem leuk?" Op de een of andere manier maakt dat extra verschil het verschil.) Dus om realtime te zijn, heb je niet alleen realtime nodig toegang tot uw gegevensbronnen, hebt u een BI-tool nodig waarmee u real-time toegang hebt tot uw rapporten - en dat betekent dat u een BI-tool nodig hebt die mobiele apps heeft.

Beter nog, kies een tool waarmee u waarschuwingen kunt instellen, zodat u proactief op de hoogte wordt gebracht wanneer belangrijke gegevens veranderen. Op die manier kun je fysiek en mentaal aanwezig zijn bij het basketbalspel van je dochter in plaats van de hele tijd naar het BI-dashboard op je iPhone te kijken. Maar u kunt er nog steeds zeker van zijn dat, als er iets kritieks gebeurt, u een melding ontvangt en u uw dashboard snel op uw apparaat kunt controleren.

Exporteer het rapport:

Een BI-rapport bekijken is op zichzelf waardevol, maar het is beter om interessante grafieken te kunnen delen met uw collega's. Voor uw minder geïnformeerde collega's lijkt het misschien alsof u uren moet doorbrengen met het kraken van cijfers en het maken van grafieken. Maar met de juiste BI-tool krijgt u vrijwel onmiddellijk krachtige visualisaties. Sommige tools maken het ook gemakkelijk om uw resultaten op het web te publiceren en met de wereld te delen.

Drill-down mogelijkheden:

Een ander krachtig kenmerk van BI-dashboards is de mogelijkheid om dieper in de gegevens te boren. Misschien ziet u dat de kosten van verkochte goederen (COGS) vorige week zijn gestegen als percentage van de omzet. Waarom? Een statische grafiek zou niet helpen. Maar een goed BI-dashboard geeft je de mogelijkheid om in de gegevens te boren om te begrijpen waarom.

Echte vragen, echte antwoorden:

In de begindagen van zoeken op internet moest je cryptische tekstreeksen invoeren om te vinden wat je zocht. Als u enkele Booleaanse operatoren zou kunnen toevoegen, zou u een behoorlijk effectieve AltaVista-gebruiker kunnen zijn. (Bonuspunten als u enig idee heeft wat AltaVista was; verdubbel het aantal punten als u het ooit hebt gebruikt.) Stel tegenwoordig een vraag aan een zoekmachine en Bing, Cortana, Google of Siri geven u relevante gegevens. Sommige BI-tools worden slim genoeg om u hetzelfde te laten doen met uw eigen gegevens. Vraag gewoon: "Wat was mijn winst per productlijn vorige maand?" en laat de tool de gegevens (en inzichten) naar u toe brengen.

10 gegevensrelaties om mee te beginnen

Eerder heb ik gezegd dat goede BI-tools vooraf worden geladen met geweldige rapporten. Die rapporten zijn de geautomatiseerde consultants die u helpen uw bedrijf te begrijpen. Beschouw deze lijst van 10 rapporten of visualisaties om te beoordelen dus gewoon als een primer om u te helpen aan de slag te gaan (ervan uitgaande dat uw systemen u deze gegevens kunnen bieden en de geselecteerde BI-tool u kan helpen deze te visualiseren):

1. Welk percentage van uw klanten annuleert uw service binnen x dagen / weken / maanden, en gaat dat percentage in de loop van de tijd omhoog of omlaag?

2. Welke producten (of productlijnen) leveren de hoogste brutomarge op?

3. Welke dagen van de week (of maanden van het jaar) geven uw beste verkoopresultaten en, voor verkopen op die dagen / maanden, bent u in de loop van de tijd omhoog of omlaag gegaan?

4. Op basis van welke pagina op uw website bezoeken klanten het eerst, hoe lang blijven ze op uw website? Wat is goed aan de pagina's die ervoor zorgen dat gebruikers langer blijven, of wat is er slecht aan pagina's die bezoekers sneller wegjagen?

5. Welke van uw verkopers hebben de hoogste slotkoers op de deals die ze in hun pijplijn aangaan?

6. Welke afdelingen hebben het grootste aantal oproepen naar de IT-helpdesk?

7. Welke klanten kosten u het meest aan helpdesk-gerelateerde kosten als u de verkopen per klant vergelijkt met het aantal helpdeskgesprekken?

8. Welke klanten praten het meest over u op sociale media, en zijn hun opmerkingen over het algemeen positief of negatief?

9. Welke websites bezoeken uw werknemers overdag het meest, en hoe lang?

10. Hoeveel projecten zijn op tijd voltooid en, voor degenen die dat niet hebben gedaan, hoeveel dagen / weken / maanden waren ze te laat.

Met toegang tot de juiste gegevens, een tool die u kan helpen dit allemaal te begrijpen (en voor minder tijd van uw dag dan u misschien denkt), kunt u de gegevensman of -meid worden voor uw team, uw afdeling of uw bedrijf. En wie weet, de volgende keer dat mijn bedrijf een rol voor een BI-specialist wil vervullen, kloppen we misschien bij u aan.