Grotere, betere back-up

Vergeet "De winter komt eraan." Als je een motto van de familie wilt dat het bloed koelt, neem dan het mijne: "Drives zullen falen." Het maakt me niet uit of je het hebt over een goedkope 5400-rpm harde schijf of de snelste, chicste solid state drive (SSD), ongeveer 8 GB flash op een thumb drive of 2 TB hybride opslag op je bureaublad. Geen schijf duurt eeuwig, dus geen enkele schijf kan volledig worden vertrouwd met uw waardevolle gegevens en documenten. Daarom heb je iets nodig waarvan we allemaal weten dat het cruciaal is, maar te weinig van ons hebben eigenlijk: back-up.

Back-up heeft een reputatie als het flosie-equivalent van het computeruniversum, een karwei dat alleen een goede twee-schoenen doet (oh, stop met doen alsof; ik weet dat je dat niet doet). Maar als je een thuiskantoor beheert, lijkt het meer op water nemen tijdens een reis door de woestijn, want het is iets dat je nodig hebt, punt uit. Voor bijzonder belangrijke bestanden raad ik zelfs aan om in drievoud of zelfs in viervoud te werken, om meer veiligheid te krijgen bij elk extra exemplaar. Laten we eens kijken naar enkele back-upstrategieën en opties.

Vroeg opslaan, vaak opslaan

Dit is uw werkkopie, degene die u momenteel op uw productiemachine bewerkt. Uw zorg hier is om te voorkomen dat u uren werk verliest in het geval van een plotselinge stroomuitval of andere systeemstoringen. Het is de moeite waard om een ​​ouderwetse oplossing te overwegen waar u tegenwoordig niet veel over hoort: een noodvoeding gebruiken (UPS). Maar een nog essentiëlere oefening is - kan ik hier een nee krijgen? - om geen uren voorbij te laten gaan zonder je werk te redden.

Je kunt het zenuwstelsel ontwikkelen door elke paar minuten op Ctrl-S te drukken of je kunt de functie voor automatisch opslaan van je toepassing zijn werk laten doen. In Microsoft Office, bijvoorbeeld, Bestand> Opties (Alt-F, T) leidt naar een deelvenster Opslaan waarin u kunt opgeven "AutoHerstel-informatie om de X minuten opslaan" (ik stem voor vijf of tien) en vink het vakje aan voor "De laatste automatisch opgeslagen versie behouden als ik sluit zonder op te slaan."

Lokale back-up

Dit is wat de meeste mensen als back-up beschouwen: bestanden en mappen gekopieerd naar een extern opslagapparaat. (We zullen in een later deel kijken naar de geekier en krachtigere neef van de bestandsback-up, disk imaging). De goedkoopste en vaak minst effectieve manier om dit te doen, is door een Save-opdracht te volgen met een Save As (F12 in Microsoft Office) en een ander exemplaar van uw document naar verwijderbare opslag te schrijven, zelfs al is het maar een USB-stick.

De superieure manier is om back-upsoftware te laten werken - of het nu onderdeel is van het besturingssysteem (OS) (zoals Apple's X X Time Machine) of een hulpprogramma van derden (zoals Seagate Technology Dashboard, geleverd bij de Backup Plus-familie van schijven van het bedrijf)) - automatisch back-uppen naar een externe schijf die groter en moeilijker te verliezen is dan een thumb drive.

Dergelijke schijven zijn opmerkelijk betaalbaar (zelfs spotgoedkoop), zijn beschikbaar per gigabyte en zijn ruim genoeg om de grootste verzameling documenten of documenten voor gezinnen te beschermen. Draagbare harde schijven, die via een enkele USB 3.0-kabel op uw pc kunnen worden aangesloten (geen AC-adapter vereist), zijn verkrijgbaar in formaten tot 4 TB, terwijl desktop harde schijven, die USB 3.0 of Thunderbolt-kabels plus stroomadapters hebben, momenteel tot 8 TB hebben.

Zoek naar back-upsoftware waarmee u kunt opgeven welke bestandstypen en mappen u wilt opslaan, een back-up van open bestanden kunt maken (ik laat regelmatig een artikel dat ik schrijf of een spreadsheet, ik bewerk de hele dag open en op het scherm) en ondersteunt versiebeheer of opslaan meerdere versies van hetzelfde bestand - als u continu of elk uur een back-up maakt - die ik dagelijks of tijdens nachtelijke downtime aanbeveel. Als een bestand beschadigd raakt, hebt u toegang nodig tot de laatste goede versie. Een bonus is een schijf die wordt geleverd met een coupon of andere deal voor cloudback-up.

Cloud backup

Als u een Microsoft (e-mail van Outlook.com) of Google (Gmail) account, je hebt 15 GB gratis online opslag die ideaal is voor back-up. Als je 1 TB wilt, kost Google Drive je $ 9, 99 per maand Microsoft OneDrive kost je $ 6, 99 per maand, inclusief Office 365 Personal. Naast het aanbieden van extra's zoals browsergebaseerde productiviteitspakketten, kunnen beide services bestanden en mappen moeiteloos synchroniseren van uw pc met de cloud (net als andere zoals Dropbox en Doos, zodat u ze kunt openen vanaf elk apparaat met internetverbinding.

Als u niet van maandelijkse kosten houdt of cloudservices niet vertrouwt - die, ondanks het streven naar 99, 999 procent uptime, nu en dan voor korte periodes uit bedrijf kunnen gaan - kunt u uw eigen instellen met een persoonlijke of doen -het-zelf cloud-platform zoals Western Digital Technologies ' Mijn cloud. Consumentenvriendelijke versies van wat kantoren al jaren bekend staan ​​als Network-Attached Storage (NAS), deze harde schijven maken verbinding met uw netwerkrouter in plaats van rechtstreeks met uw pc. Ze hebben twee functies: lokale back-up en werken als een webserver zodat u bestanden online kunt synchroniseren en openen.

Versies met twee schijven erin (Western Digital's is My Cloud Mirror en Seagate's is Personal Cloud 2-Bay) gebruiken Redundant Array of Independent Disks (RAID) om de ene schijf naar de andere te spiegelen. Dit betekent dat wat als een 8 TB-apparaat wordt geadverteerd, slechts 4 TB kan back-uppen, maar uw spullen veilig houdt voor het geval een van de schijven defect raakt. Het zijn uitstekende oplossingen voor high-end thuiskantoren.

Off-site back-up

Dit heeft echo's van de zakelijke onderneming in plaats van het thuiskantoor, maar is logisch voor denkers in het slechtste geval: wat als, God verbied, uw huis afbrandt of in een overstroming terechtkomt, waarbij u alle kopieën van uw gegevens uitschakelt ' heb de eerste paar opties al genoemd (tenzij je ter plaatse woont op een Sherman-tank drive zoals ioSafe's vuur- en waterdicht Solo G3)?

Het antwoord voor de meesten van ons is een back-up in de cloud, maar extra voorzichtige gebruikers zullen ook nog een fysiek exemplaar op een andere locatie bewaren dan hun primaire kantoor. Dit is een goed gebruik voor een USB-stick, die je in een bureaula kunt bewaren in de flat van mama en papa in de stad, in een kluisje bij de bank of aan een vertrouwde vriend kunt geven (veel schijven worden geleverd met coderingssoftware als je vertrouwt je vriend niet om niet naar je bestanden te kijken). Een off-site kopie vernieuwd en up-to-date houden, is echter een uitdaging die het beste aan de echte paranoïde wordt overgelaten. Voor de meesten van ons volstaat een een-tweetje van lokale en cloudback-up voor een goede nachtrust.