Video: Hoe maak je een concept map (November 2024)
Projectmanagement handelt in georganiseerde chaos. Projectmanagers hebben vaak de taak om meerdere teams te coördineren, workflows bij te houden en ervoor te zorgen dat alle bewegende delen communiceren en samenwerken bij het leveren van het eindproduct dat zowel de bedrijfsleiders als de klanten verwachten.
Tegelijkertijd wordt van projectmanagers verwacht dat ze met creatieve oplossingen komen om complexe problemen op te lossen - terwijl ze binnen het budget blijven. Voor een projectmanager met een normaal menselijk brein zonder eidetisch geheugen en perfecte herinnering, is het gebruik van een mindmap een geweldige manier om deze vlaag van informatie te begrijpen.
Het gebruik van realtime online projectbeheersoftware is nog steeds de beste manier om alle bewegende delen bij te houden, maar het gebruik van een mindmap gaat over het laten plannen van de kern van een projectmanager door de projectmanager. Hij of zij kan dit doen om echt na te denken over de meest efficiënte manier om een project te voltooien in plaats van het eenvoudig langs een traditioneel pad te faciliteren.
Wat is een mindmap?
Een mindmap is een visueel middel om informatie te organiseren, meestal via een webachtig diagram. Ze zijn verre van een nieuw concept. Je hebt ze waarschijnlijk veel getekend op de basisschool met gekleurd papier en kleurpotloden, en het kernconcept is niet veranderd. Wat je doet, is een onderwerp of een idee voor jezelf opsplitsen op een manier waarop alleen jij weet hoe. Mindmaps beginnen met een hoofdconcept of idee in het midden en werken vanaf daar naar buiten. Je kunt een combinatie van woorden, kleuren, afbeeldingen en symbolen gebruiken en ze verbinden door lijnen en pijlen van verschillende kleuren, afhankelijk van hoe je hersenen besluiten het op te maken. Er is geen universele mindmap-sjabloon.
In zijn boek uit 1996, "The Mind Map Book: Hoe Radiant Thinking te gebruiken om het onbenutte potentieel van je hersenen te maximaliseren, " beschrijft co-auteur Tony Buzan mindmaps als opgebouwd op een kleurrijke, boomachtige manier. Mindmapping is het meest visceraal wanneer het op papier of een whiteboard met pennen of stiften wordt gedaan, maar er is ook voldoende goede mindmapping-software beschikbaar.
Lifehacker deed in 2013 een onderzoek om erachter te komen welke aanbiedingen van mindmapping-software het populairst waren en de vijf waarmee ze kwamen waren Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode en XMind. Coggle en Freemind zijn gratis, MindNode is mobiel geoptimaliseerd voor iOS en Mindjet heeft het meest uitgebreide pakket aan applicaties en tools, inclusief belangrijke mogelijkheden voor projectbeheer. In elk plug je de concepten, gegevens en trefwoorden van je project in, en de software genereert een aanpasbare mindmap, met verschillende niveaus van minimalistische of levendige grafische weergaven.
Acht manieren waarop Mind Maps kan helpen met projectmanagement
Of u nu software gebruikt of analoog schopt, het maken van een mindmap is een leuke manier om ideeën uit uw hoofd (of van uw projectmanager) naar een eenvoudiger georganiseerd formaat te krijgen om bedrijfsinnovatie te stimuleren. Hier zijn acht manieren om mindmaps te gebruiken om projecten te beheren.
1. Professionele doodling
In een vergadering, wanneer uw ogen beginnen te glazeren terwijl werknemers aanwezig zijn en vervolgens plannen bespreken voor het voltooien van een bepaalde fase van een project, sloot u alinea's of opsommingstekens voor een mindmap. Het helpt je de belangrijkste ideeën en voortgang van een discussie bij te houden en houdt je geest bezig met de minieme details door ze te veranderen in een perfect aanvaardbaar equivalent voor volwassenen tijdens het lesgeven.
2. Een presentatie-tool
Neem projectleden in je hoofd door een mindmap te presenteren, op een whiteboard of door een door software gegenereerde kaart op een scherm te gooien. Het zal uw team aan het denken zetten over projectgerelateerde vragen op dezelfde soort vrijdenkende manier, en een presentatie-tool als Prezi is kant en klaar om een mind-mapped concept tot leven te brengen met animaties en afbeeldingen.
3. Brainstormsessies
Na het uitproberen van een mindmap als een persoonlijk hulpmiddel om notities te maken en de methode aan een projectteam te introduceren, is een van de belangrijkste voordelen dat het een team helpt om buiten de kaders te denken. Als een klant bijvoorbeeld een nieuwe vraag naar u werpt en u, als manager, problemen ondervindt om het verzoek in het eindproduct te integreren, plaatst u het team in een ruimte met een mindmap, een whiteboard en markeringen zorgt voor een meer open en samenwerkingspad naar een oplossing.
4. Taakdelegatie
Wijd een volledige mindmap of slechts een paar filialen van één om aan te geven welke teamleden verantwoordelijk zijn voor wat binnen een project, wie rapporteert aan wie, een duidelijke projectie van de projectworkflow en wie moet worden ingeschakeld in verschillende fasen van het proces.
5. Een Master Idee Repository
Brainstormsessies resulteren vaak in nuttige tangentiële ideeën, dus een team moet een lopende mindmap bijhouden van ideeën die van pas kunnen komen voor projecten die nog moeten komen.
6. Symbool steno
Een van de grootste voordelen van het gebruik van een mindmap is dat het kan worden gebruikt om een visuele woordenschat te maken en te bestendigen van de verschillende afbeeldingen en symbolen die verschillende staten van projectvoortgang, specifieke afdelingen of andere componenten binnen het projectmanagement vertegenwoordigen.
7. Een levende workflow
Een mindmap is de visuele weergave van een project en alle bewegende delen, dus het creëren van een chronologische progressie van doelstellingen, compleet met verschillende mijlpalen en fasen, is een geweldige manier om het hele team op de hoogte te houden van de voortgang van een project.
8. Integratie van uw oplossingen
Als u uw MKB-team of uw afdeling binnen een grotere bedrijfsorganisatie aan boord kunt krijgen met mindmapping, kijk dan of de software voor projectbeheer van uw bedrijf functionaliteit bevat die lijkt op mindmapping of kan integreren met een mindmapping-oplossing. Het importeren van projecttaken, teams, statussen en andere resource- en planningsgegevens rechtstreeks in een mindmap is een goede manier om de voortgang en productiviteit visueel weer te geven aan het hele team. Laat elk lid vervolgens zijn eigen mindmap van daaruit aanpassen om creatief denken te bevorderen vanuit uw bestaande projectmanagementoplossing.
