Video: PM410 Planning Voorbeeld (November 2024)
Voor het beheren van een overvolle stapel projecten met de minste hoeveelheid gedoe, kunt u niet veel beter doen dan Teamwork Projects, een van onze editorskeuzes voor softwareoplossingen voor projectbeheer. Teamwork Projects heeft een moderne, intuïtieve gebruikersinterface (UI) en een functieset die vooraf de eenvoudigste, meest gebruikersvriendelijke functionaliteit biedt. Het is een eenvoudige optie om projecten georganiseerd en teams aan het werk te houden.
Omdat Teamwork Projects direct zulke geweldige functionaliteit heeft, realiseren bedrijven zich misschien niet dat er tal van handige functies en integraties onder de oppervlakte zijn om de projectmanagementervaring verder aan te passen en te vereenvoudigen. De volgende zeven tips kunnen uw team helpen zich te concentreren op het voltooien van projecten en het maximaliseren van de productiviteit op zowel desktop als mobiel.
1. Omarm sjablonen
Om u te helpen tijd te besparen op herhaalde taken en vergelijkbare projecten, kunt u met Teamwork Projects elk project opslaan als een sjabloon. Om een project te kopiëren en aan te wijzen als een sjabloon, klikt u op de knop Opties op de overzichtspagina van een project en selecteert u "dit project kopiëren / verplaatsen". Van daaruit kunt u het project hernoemen als een bepaald type sjabloon of de startdatum wijzigen en afzonderlijke items bijwerken om dat projectkader direct in uw volgende project om te zetten.
U kunt een takenlijst ook opslaan als een sjabloon. In elke takenlijst in Teamwork Projects kunt u op de opties klikken en Sjablonen selecteren om die takenlijst als een sjabloon op te slaan (samen met eventuele opmerkingen over het gebruik van de lijst). Bij het maken van de takenlijstsjabloon kunt u ook aangeven of u voltooide taken wilt opnemen en beslissen of het een openbare sjabloon of een privésjabloon moet zijn, uitsluitend voor uw bedrijf. Als u die takenlijst aan een nieuw of bestaand project wilt toevoegen, selecteert u Nieuwe takenlijst en klikt u op het tabblad Geavanceerd om de beschikbare sjablonen te bekijken.
2. Tag alles
Een andere manier waarop Teamwork Projects de zaken op orde houdt, is door u de optie te geven om elk aspect van een project te labelen. Teamwork heeft onlangs een nieuwe functie geïntroduceerd met de naam Task Tags, die toegankelijk is via een tag-pictogram uiterst rechts van elk project in een lijst. Hiermee wordt een kleurgecodeerde lijst met beschikbare tags opgehaald, waaronder Goedgekeurd, Geweigerd, Gefactureerd, Voor beoordeling of In behandeling. U kunt ook aangepaste taaktags toevoegen, een project labelen met meerdere tags of tags samenvoegen. De functie bevat ook een beheerdersinstelling om aan te geven of alleen beheerders of alle teamleden tags kunnen maken.
Taken zijn niet het enige projectelement Met Teamwork Projects kun je taggen. Het platform bevat ook opties om bestanden, koppelingen, berichten, mijlpalen, notebooks of projecten zelf te taggen. Taggen werkt op dezelfde manier: beweeg eenvoudig over een bepaald bestand, mijlpaal of project, selecteer het tagpictogram en kies een bestaande tag of maak een nieuwe.
3. Zet het geluid stil
Voor een bijzonder druk project, misschien een waarbij meerdere teams met elkaar communiceren en er altijd een stroom van berichten en nieuwe updates is, willen gebruikers mogelijk meldingen uitschakelen om hun inbox te declareren. Als u specifieke typen projectmeldingen wilt uitschakelen, selecteert u Mijn details bewerken onder uw profiel en onder Voorkeuren, schakelt u de instelling uit om e-mails met volledige taken te ontvangen, e-mails met statusupdates, e-mails "toegevoegd als volger", enz. U kunt ook meldingen dempen alleen voor een bepaald project door naar het tabblad Mensen in het project te gaan en het e-mailpictogram naast je naam te selecteren. Wanneer het rood wordt, ontvangt u geen meldingen meer voor dat project.
Teamwork introduceerde vorig jaar ook een nieuwe functie genaamd Filter, die kan helpen een project-, taak- of mijlpaaldashboard te ontbinden naast meldingen. Door een trefwoord in de filterbalk aan de rechterbovenkant van het dashboard te typen, wordt de lay-out gevuld met alleen resultaten die dat trefwoord bevatten. Filters kunnen ook zoeken op specifieke tags om projecten in een bepaalde workflowfase te bekijken of op specifieke gebruiker om de huidige werklast en voortgang van een teamlid te volgen. De filterbalk werkt ook voor bestanden, berichten en notebooks.
4. Neem de snelkoppelingen
Teamwork Projects bevat een aantal ingebouwde sneltoetsen om tijd te besparen op gemeenschappelijke acties. Enkele van de meest bruikbare zijn:
- Bewerkt de huidige taak waar de muis over zweeft.
- Registreert een tijdstempel van de huidige taak waarop de muis zich bevindt.
- Start een timer voor de huidige taak.
- Hecht snel bestanden aan de taak waar de muis over is.
- Creëert snel een herinnering voor de taak.
- Sluit / annuleert elk geopend dialoogvenster.
- Opent het Gantt-diagram op het taaktabblad van het project.
- Hiermee wordt het zoekvak scherpgesteld voor onmiddellijke zoekinvoer.
- Opent het menu "Snel toevoegen" linksboven.
- Opent het menu "Project wisselen".
- Er zijn tal van andere snelkoppelingen in de kennisbasis van Teamwork Projects.
5. Haal de helpdesk op
Teamwork Projects integreert met de Teamwork Desk helpdeskoplossing van het bedrijf, waarmee u Desk-taken aan projecten kunt toevoegen. Om de integratie van Teamwork Desk in te schakelen, ga je naar Instellingen vanaf het hoofddashboard. Kies Taak toevoegen om een project en takenlijst rechtstreeks vanuit Teamwork Projects te selecteren; het wordt dan gemarkeerd met een Teamwork Desk-pictogram. Eenmaal ingeschakeld, kunnen Teamwork-gebruikers profiteren van Desk-functies zoals de Smart Inbox om problemen van klanten om te zetten in tickets, die vervolgens kunnen worden omgezet in projecten en kunnen worden voltooid in Teamwork-projecten.
6. Profiteer van de mobiele apps
Een van de belangrijkste ontwikkeling van Teamwork Projects in de afgelopen twee jaar waren de Android- en iOS-apps. Het resultaat is een vrij goede app-ervaring met Teamwork-projecten en enkele functies van Teamwork Desk en Teamwork Chat. De Android- en iOS-apps zijn handig voor het starten of loggen van de voortgang van de belangrijkste Teamwork Projects-componenten en het bedrijf heeft onlangs een Quick Add-knop geïmplementeerd voor de iOS-app om een taak, evenement, mijlpaal toe te voegen, een bericht te schrijven, logtijd te uploaden of te uploaden een bestand. U kunt ook teamleden en statussen van een project beheren en een chat direct in de app starten met een andere gebruiker. Wanneer u een taak maakt, kunt u deze altijd snel aan uzelf toewijzen door naar rechts te vegen. Zorg ervoor dat u meldingen configureert, zowel in de app zelf voor specifieke projecten als in de instellingen van uw smartphone (om ervoor te zorgen dat u alleen de gewenste pushmeldingen ontvangt).
7. Haak uitbreidingen en integraties in
Teamwork heeft een aantal nuttige integraties en uitbreidingen toegevoegd om projectbeheermogelijkheden op mobiel te verbeteren en dingen eenvoudiger te maken op desktop. Met de Mobile Share-extensie voor Android- en iOS-apps van Teamwork Projects kunnen gebruikers afbeeldingen, PDF-bestanden of elk ander bestandstype delen met een Teamwork Projects-account met een simpele veegbeweging en snelle upload. Er is ook een iPhone-integratie genaamd Today, waarmee gebruikers taken of tijd kunnen beheren vanaf het tabblad Vandaag op het iPhone-vergrendelingsscherm.
Gebruik de Google Chrome-browserextensie om taken toe te voegen, projecten te maken, logtijd en verschillende andere opties rechtstreeks vanuit de browser, zonder dat de gebruiker Teamwork Projects moet openen. Voeg Teamwork Projects toe voor Chrome vanuit de Chrome Web Store om de extensie te installeren en, na inloggen, opent de extensie een pop-upvenster om een nieuw project, taak, etc. toe te voegen. Wanneer u een nieuw item maakt, kunt u met de browser instellen welke gebruikers, het type meldingen en hoe hoog een prioriteit is om een bepaalde taak in te stellen. Teamwork biedt ook een lange lijst met andere integraties van derden, waaronder Xero en Zendesk.
