Video: 7 Tips to Get More Out of OneNote (November 2024)
Office 365 is het snelst groeiende commerciële product van Microsoft ooit en is nu de nummer één geïmplementeerde applicatie in de onderneming. Microsoft eerder dit jaar aangekondigd dat Office 365 nu bijna 50 miljoen actieve zakelijke gebruikers per maand heeft. En volgens het laatste winstrapport van Microsoft blijft Office 365 het meest winstgevende zakelijke en productiviteitsproduct van het bedrijf.
Naarmate ondernemingen en kleine tot middelgrote bedrijven (SMB's) migreren naar Office 365 en Office 2016 staan ze voor uitdagingen bij de migratie naar een nieuwe technologie, terwijl ze te maken hebben met legacy-systemen en belangrijke culturele veranderingen voor bedrijven die al jaren op dezelfde manier werken. Het feit dat een bedrijf Office 365 koopt, betekent niet dat hun werknemers er gebruik van maken om de samenwerking te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Het is een uitdaging om medewerkers te laten veranderen wat ze gewend zijn, en ook om de tijd en middelen te investeren die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de acceptatie door gebruikers snel en naadloos verloopt.
MessageOps, een cloud-gebaseerde Office 365- en Microsoft Azure-service voor het delen van documenten, biedt trainings-, adoptie- en wijzigingsbeheerservices om bedrijven te helpen bij de overgang naar Office 365 op de Azure-cloud. Chris Pyle, CEO van MessageOps, vertelde PCMag dat Office 365 de overgang eenvoudig maakt, maar zonder een duidelijke strategie om de acceptatie te stimuleren, kunnen bedrijven de volledige bedrijfswaarde van het platform niet ontketenen.
"Met Exchange en SharePoint hoeft u niet te weten hoe u het instelt, configureert, beheert, overbodig maakt en toegankelijk maakt", aldus Pyle. "Met Office 365 hoeft u alleen uw gegevens en uw gebruikers toe te voegen, waardoor u een volledig functionerende, zeer beschikbare bedrijfsomgeving krijgt. Deze omgeving is overal veilig toegankelijk, met weinig tot geen applicatie-ervaring. Kleine bedrijven kunnen de dezelfde omgeving als Fortune 500-bedrijven zonder te moeten investeren in hoogopgeleide, zeer dure technische middelen, ze hebben ook toegang tot de robuuste tools die Office 365 biedt aan alle grote en kleine bedrijven en kunnen binnen enkele dagen operationeel zijn."
Pyle gaf 7 aanbevelingen en tips om effectieve Office 365-acceptatie te vergemakkelijken en hoe deze te gebruiken om de bedrijfsproductiviteit te maximaliseren bij het voltooien van projecten.
1. Top-down transformatie
Om een soepele Office 365-overgang te garanderen, zei Pyle dat leiderschapinkoop een must is. "Als werknemers de hogere ups het platform niet zien promoten en gebruiken, dan zullen zij dat ook niet", zegt Pyle. "Net zoals leiders het goede voorbeeld geven, doen ook" kampioenen "of" krachtige gebruikers "binnen teams. Dit zijn de werknemers die niet tevreden zijn met de status quo en erg enthousiast zijn over het potentieel van Office 365."
2. Onderwijs en opleiding
Het uitvoerend leiderschap van een bedrijf kan niet van werknemers verwachten dat ze volledig profiteren van Office 365 zonder hen de juiste training en opleiding te geven. Pyle raadde bedrijven aan een videobibliotheek samen te stellen van "snackbare" leervideo's van één of twee minuten als een handige en effectieve manier om permanente training te geven. "Communicatie is ook belangrijk, samen met het leuk maken van de adoptiereis, " zei Pyle.
3. Omarm Office 2016
De release van Office 2016 maakt de cloud toegankelijker. Er is meer cloudintegratie, wat betekent dat er uitgebreide verbindingsmogelijkheden zijn. "Met OneDrive en SharePoint in de cloud kunt u bestanden eenvoudig en gemakkelijk opslaan en delen met de cloud", aldus Pyle. "We zien Office 2016 als een andere mogelijkheid voor bedrijven om de waarde van hun Office 365-investering te maximaliseren. Ze kunnen de middelen gebruiken die ze met Office 365 hebben gekocht, inclusief Office 2016 voor E3-gebruikers. Zoals met alle nieuwe functies of nieuwe releases van er zal natuurlijk altijd een leercurve zijn om te achterhalen waar al je opties en instellingen zich bevinden."
4. Houd beveiliging in gedachten
Office 365 omvat momenteel meer dan een dozijn toepassingen, waaronder OneDrive, OneNote, Outlook, Sway en Yammer. Maar Pyle benadrukte het belang van gegevensbeveiliging bij het werken met deze applicaties. "Het toevoegen en beschikbaar stellen van deze applicaties is eenvoudig; gebruikers kunnen intern delen door eenvoudig met de rechtermuisknop op 'delen met' te klikken en zelfs zo ver gaan als co-auteur van bestanden in Word, Excel en PowerPoint, " zei Pyle. "Office 365 vertrouwt op Azure Active Directory voor beveiliging, maar organisaties moeten voorzichtig zijn wanneer ze van plan zijn gevoelige gegevens buiten hun directe controle te plaatsen. Microsoft heeft ook Data Loss Prevention voor zowel SharePoint als Exchange toegevoegd om een extra beveiligingsniveau toe te voegen. Maar, zoals met alles wat nieuw is, moet een specifiek begrip van beveiliging altijd voor u in het geheugen liggen."
5. MDM en mobiele productiviteit
Pyle wees op de mobiele mogelijkheden van Office 365, met name de mogelijkheid om de algehele productiviteit te helpen verhogen. "Office 365 maakt het gemakkelijker voor gebruikers om toegang te krijgen tot hun bronnen op elk apparaat, waar dan ook, zonder zich zorgen te maken over connectiviteit en beveiliging, " zei Pyle. "Gebruikers hebben bijvoorbeeld toegang tot Office-applicaties op hun tablets en telefoons en het beheer van mobiele apparaten (MDM) is nu opgenomen in Office 365 voor alle mobiele apparaten. Ten slotte verlegt Software-as-a-Service (SaaS) de verantwoordelijkheid van de consument aan de verkoper (in dit geval Microsoft) in die zin dat, als deze niet naar behoren werkt, u de service gewoon uitschakelt en stopt met betalen."
6. Interne samenwerking
Een van Office 365's meest geavanceerde productiviteitswensen, zei Pyle, is de interne samenwerkingsmogelijkheid die wordt geboden door OneDrive voor Bedrijven (OD4B) en SharePoint (SP). "Een gebruiker kan een bestand uploaden naar de documentbibliotheek, op het document klikken, het delen met een gebruiker of groep, en tegelijkertijd samenwerken aan het document, " zei Pyle.
"Bijlagen vormen een uitdaging voor alle organisaties, aangezien gebruikers e-mail als archiefkast lijken te gebruiken. SP en OD4B maken het gebruik van 'links' naar bestanden mogelijk in tegenstelling tot bijlagen, en zowel in OWA als Exchange met de MessageOps-tool kunt u klikken op 'Bijvoegen' maar de optie krijgen om te uploaden naar OD4B en links te delen, die versiebeheer en samenwerking toevoegen met behulp van het proces waarmee gebruikers vertrouwd zijn. Met behulp van OD4B en SP kunnen gebruikers veilig werken op elk apparaat met browserversies van Microsoft's meest populaire apps, en de mogelijkheid hebben om de wijzigingen uit te checken, te bewerken en te uploaden de volgende keer dat de gebruiker online is."
7. Skype voor bedrijven
Pyle zei dat Skype voor Bedrijven geweldige Office 365-functionaliteit biedt voor videoconferenties, online vergaderingen en instant messaging als productiviteitstools voor bedrijven van elke omvang. "Gebruikers kunnen verbinding maken via Skype, heen en weer praten via hun pc of op een telefoon en tegelijkertijd of serieel wijzigingen aanbrengen in een bestand, met de mogelijkheid om indien nodig een stap terug te doen naar eerdere versies, " zei hij.
