Video: 5 Keys to Mastering Asana for Team Tasks and Projects (November 2024)
Als het gaat om workflow- en productiviteitstools, blaast Asana andere samenwerkingsplatforms uit het water. Asana is gemaakt voor workflows, en dankzij de beheersing ervan heeft het een Editors 'Choice-knipoog gekregen en heeft PCMag het intern gebruikt als onze workflow-tool naar keuze. Elke functie en elk ontwerpelement draagt bij aan het ultieme doel van het integreren en organiseren van alle aspecten van een project of elke taak op de plaat van een gebruiker tot een volledig transparante ervaring.
Ik ging zitten met onze interne Asana-meester, wiens voogdij de verborgen trucs en technieken onthulde om de workflowbeheertool met bijna onbeperkte kracht te hanteren. Met grote tegenzin stemde hij ermee in om zijn ingewikkelde web van geïndexeerde taken, subtaken en verreikende projectkalender weg te roepen om een paar klodders workflow-wijsheid te delen. De Asana-meester koos ervoor zijn identiteit in de schaduw te houden en vroeg voor de doeleinden van dit artikel dat PCMag hem eenvoudigweg Sheev noemt.
1. Omarm de kracht van kruisindexering
Kruisindexering is het verschil tussen het gebruik van Asana en het beheersen van Asana. Sheev beschreef het als de meest waardevolle functie van het platform: de mogelijkheid om afzonderlijke taken te cross-indexeren in meerdere projecten terwijl die taak wordt gebruikt om informatie voor elke gebruiker of elk team anders weer te geven, afhankelijk van waar het is geïndexeerd. Cross-indexering dupliceert ook geen taak, dus het gebruik ervan betekent een enkele taak die 10 keer in verschillende projecten wordt geïndexeerd in plaats van 10 identieke taken op verschillende plaatsen. Om een taak te kruisindexeren, houdt u uw muis net boven de naam van de taak en een plustoets verschijnt. Klik erop en typ de naam van het project.
Op het niveau van de manager kunnen beheerders vervolgens een project op hoog niveau bekijken met een lijst van verweven taken en subtaken die verlopen volgens hun workflowontwerp. Zodra een taak is verlopen zoals ze in een voltooid project hadden voorzien, kunnen ze bekijken hoe diezelfde taak het in verschillende teams zou kunnen doen om een gevoel van productiviteit te krijgen (en om te beslissen of die taak sneller zou kunnen worden voltooid als deze opnieuw wordt toegewezen aan een ander teamlid of gedeeld project).
U kunt ook subtaken indexeren: open de subtaak, klik op de overloopknop linksboven en selecteer Toevoegen aan project. De subtaak verschijnt in het opgegeven project of projecten, maar behoudt zijn plaats binnen de bovenliggende taak. Met Asana kunt u oneindige aantallen en niveaus van taken en subtaken maken, terwijl u toch verbonden blijft met het algemene workflow-ontwerp. Zoals Sheev uitlegde, creëert het nadenken over kruisindexering in termen van naar buiten vertakkende oudertaken een ontwerp waarin kruisindexering van een taak aan verschillende projecten en teams die workflow een eigen leven geeft binnen uw bedrijf.
2. Teams en meldingen
Sheev's volgende stukje Asana-wijsheid betreft teamorganisatie. Hij legde uit hoe gebruikers teamgesprekken kunnen gebruiken en meldingen kunnen configureren om een organisatiecultuur rond workflows te creëren. Op het tabblad Teamgesprekken op het Asana-dashboard zegt Sheev dat, hoewel de op @ name-gebaseerde basischat op dezelfde manier werkt als Slack (ook een bewerkerskeuze voor samenwerking), Asana je teambrede aankondigingen toestuurt die als thread- fungeren op basis van meldingen. Gesprekken zijn niet aan taken gekoppeld, maar u kunt gebruikers @mentionen of ernaar verwijzen, die dan als hyperlinks worden weergegeven. Asana-berichten worden beperkt door het team en zijn daarom niet zo geschikt voor projectspecifieke brainstorming als de teamfunctionaliteit die u op een platform zoals Basecamp vindt. Maar teamgebaseerde machtigingen zorgen ervoor dat meldingen met informatie over specifieke taken alleen naar relevante gebruikers gaan.
Teammeldingen zijn gebaseerd op wie een bepaalde thread volgt en regelt hoeveel informatie binnenkomt. Voor beheerders bepalen ze ook hoeveel zichtbaarheid je andere teamleden geeft voor verschillende taken. Asana-berichten hebben alleen betrekking op gesprekken, terwijl meldingen betrekking hebben op taken en projecten, maar beide verschijnen nu in de nieuwe Asana Inbox. Taak- en projectmachtigingen kunnen worden ingesteld als privé voor u, privé voor een specifiek team of gebruikersgroep binnen een team, of openbaar voor een team of grotere organisatorische werkruimte.
3. Behandel geavanceerd zoeken zoals bladwijzers
Net als bij Slack zijn alle gearchiveerde Asana-gegevens doorzoekbaar. De zoekbalk van Asana biedt nuttige standaardsuggesties, waaronder zoekopdrachten naar taken die u hebt toegewezen en taken of gesprekken die u hebt gemaakt of volgt. Maar de echte kracht is te vinden in de geavanceerde zoekvelden. Een Asana-gebruiker kan een zoekopdracht verfijnen op specifieke trefwoorden, het teamlid waaraan een taak of gesprek is toegewezen, tot welke projecten of secties van de organisatie de taak behoort, of zelfs wie deze kan volgen. U kunt ook zoeken op vervaldatum of de taak voltooid of onvolledig is, of de zoekopdracht beperken tot bijlagen als u op zoek bent naar een bepaald bestand. Er is een nog langere vervolgkeuzelijst met zoekparameters, waaronder subtaken, specifieke tags of een zoekopdracht in meerdere projecten.
Sheev verklaart de zoekmogelijkheden van Asana als een soort ingeblikte zoekopdracht voor managers. Elke zoekopdracht kan snel worden opgeslagen en verschijnt vervolgens in de linker navigatie van de manager onder zoekopdrachten (als een gemakkelijk toegankelijke bladwijzer voor toegang tot taak-, team-, project- of bestandsinformatie waarvan ze weten dat ze deze steeds opnieuw nodig zullen hebben). Uw zoekresultaten verschijnen in het centrale venster. Klik op de ster links van de titel van de pagina en deze wordt opgeslagen in de linker zoekbalk. In plaats van hun gevoelens te doorzoeken om dezelfde exacte parameters te onthouden de volgende keer dat ze die exacte projectgegevens nodig hebben, staat de informatie direct in hun dashboard.
4. Niet-toegewezen projecten = hulpmiddelen voor geestelijke organisatie
Taken kunnen worden toegewezen in Asana, maar projecten niet, hoewel u kunt beperken wie projecten ziet. Voordat je het deelt, kan niemand dat project zien behalve jij. Naast het gebruik van de kalenderweergave van Asana om taak- en projectvervaldatums op te nemen, stelt Sheev voor taken niet-toegewezen te laten in een privéproject als een hulpmiddel voor mentale organisatie. U kunt bijvoorbeeld uw wensenlijst opschrijven voor elke aanstaande taak waaraan u het volgende jaar wilt werken, en deze taken een voor een een indexeren voor openbare projecten zodra ze in realtime beschikbaar komen. Het is een manier om al uw taken georganiseerd te houden en te delen met andere teams en afdelingen zoals u wilt, terwijl u alles waar u aan werkt bijhoudt. Op deze manier kunt u bepalen wanneer een gebruiker, bijvoorbeeld uw manager, te weten komt over een bepaalde taak die u uitvoert, in plaats van die persoon te overbelasten met een stortvloed van uw aankomende activiteit.
5. Houd een "Schakelstation" -project handig
Delen tussen teams in Asana kan een uitdaging zijn, dus raadt Sheev aan om een openbaar zichtbaar project te gebruiken als een takenoverschrijdende takenlijst om de hele werkruimte op de hoogte te houden van waar verschillende teams aan werken. Aangezien Asana-aanduidingen een beetje lastig kunnen worden, betekent dit een openbaar project binnen een team waarvan iedereen lid is. Naarmate projecten vorderen, kunnen beheerders verschillende taken in de lijst toewijzen aan verschillende afdelingen of gebruikers. Op deze manier weet iedereen waarvoor hij verantwoordelijk is en welke teams de werklast voor een bepaalde taak delen.
6. Sjablonen, back-up en onboarding
Een van de nieuwste functies van Asana is de mogelijkheid om taken binnen teams te klonen door kopieën toe te wijzen. Door eenvoudig rechts van een taak te klikken en Kopiëren toewijzen te kiezen, kunnen Asana-gebruikers in wezen een sjabloon van die taak maken zonder de opdracht duplicaat te gebruiken. Nadat je een kopie hebt toegewezen aan andere teamleden, word je ook automatisch als volger aan die taak toegevoegd, wat een natuurlijke manier is om managers op de hoogte te houden. Klik op het veld Toewijzen en klik vervolgens op het persoonspictogram in het vak aan de rechterkant. Voer vervolgens meerdere namen in en de taak wordt gekopieerd en toegewezen aan meerdere personen.
Het gebruik van de dubbele opdracht zelf is echter een goede manier om een back-up van uw projectgegevens te maken. Asana bevat een eenvoudig wijzigingslogboek onderaan een taak of project, maar voor een workflow die meerdere leden of teams aanpassen, is het een goed idee om de kloonfunctie te gebruiken om een sjabloon in een verborgen project te maken voor het geval er iets kritiek wordt verwijderd of overschreven. Elke pagina in Asana heeft ook een aangepaste URL, dus het is gemakkelijk om die vergrendelde sjabloon te nemen en te delen als dat nodig is. Als u een taak handmatig wilt dupliceren, klikt u op de knop Overloop helemaal links in een taak en klikt u vervolgens op dupliceren. U kunt alle velden selecteren die u tijdens het proces wilt dupliceren.
Sjablonen zijn ook een goed hulpmiddel voor onboarding. Door een geordende reeks sjablonen te maken, kan een nieuwe medewerker worden betrokken bij het gebruik van het platform en wat hun projectbelasting inhoudt door te navigeren door precies hoe het workflowproces van hun team eruit ziet. Gecombineerd met de interactieve tour die Asana in haar nieuwste grote release heeft toegevoegd, fungeert een gekloonde taak of projectenlijst als een reeks opsommingstekens om nieuwkomers op snelheid te brengen.
7. Meervoudige toewijzing
De beste truc van Sheev om projecten in beweging te houden als taken of teams worden vastgehouden, is opnieuw het gebruik van kruisindexering. Dit stelt managers in staat om een project in meerdere stukken op te splitsen, inclusief subtaken, en dingen te verplaatsen om een project zo te houden - waardoor meerdere teams parallel kunnen werken zonder gebonden te zijn aan een lineaire vooruitgang.
Asana is niet vriendelijk tegen iemand die een taak probeert toe te wijzen aan meerdere gebruikers - gebaseerd op de gedachte dat het de verantwoordelijkheid vermindert door de verantwoordelijkheid te spreiden. Sheev heeft echter een truc om dit te omzeilen. Wanneer u naar een project kijkt dat u aan meer dan één gebruiker wilt toewijzen, kunt u zelf taken toewijzen en deze vervolgens dupliceren met extra taken of subtaken die aan verschillende teamleden zijn toegewezen. Het is een techniek die Asana als onnatuurlijk beschouwt, maar het kan helpen een vastgelopen project weer in beweging te krijgen door mankracht efficiënter toe te wijzen.
