6 geheime versboeken tips voor het MKB

Vroeger konden kleine bedrijven en nieuwe activiteiten problemen krijgen met het vinden van een geschikt softwareplatform voor kleine bedrijven dat de bank niet brak. Niet langer. Het huidige softwarelandschap biedt een groot aantal geweldige oplossingen die via de cloud worden geleverd en die zijn gericht op iedereen, van kleinere bedrijven tot zakelijke boekhoudplatforms. Zelfs in dit grote leverancierslandschap vallen enkele platforms op, en voor kleine bedrijven is dat Freshbooks.

FreshBooks heeft veel te bieden, van de uitstekende kosten- en tijdregistratiefuncties tot de diepgaande financiële rapportage en de lange lijst met add-ons en integraties. Maar het platform bevat ook veel verborgen functies en opties om zowel de zakelijke als de klantervaring te verbeteren. Hierna volgen zes van de meest nuttige tips en trucs om facturering te vereenvoudigen, de klantzorg te verbeteren, betalingen te verwerken en uitgaven bij te houden, zodat u het meeste uit uw FreshBooks-investering kunt halen.

1. Pijnloze betalingen

Voor eenmanszaken en eigenaren van kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's), met name in de dienstensector, kan het opzetten van online betalingen en de integratie ervan met factureringssoftware een huiveringwekkende onderneming zijn. Een ding waar veel MKB's zich niet van bewust zijn, is dat FreshBooks een opnieuw ontworpen betalingservaring biedt die specifiek is ontworpen voor MKB's.

FreshBooks accepteert betalingen via creditcard en online betalingsgateways zoals PayPal en point-of-sale (POS) software, inclusief Stripe. De FreshBooks-betalingservaring stelt bedrijven in staat creditcardbetalingen te accepteren en klanten facturen meteen te betalen, importeert betalingstransactiekosten automatisch als kosten om tijd te besparen en biedt gratis automatische factureringsfunctionaliteit. Vink op de pagina Nieuwe factuur het vakje FreshBooks in het gedeelte Online betaling aan, waarmee zakelijke gebruikers, indien geselecteerd, de status van een betaling rechtstreeks in het accountdashboard kunnen bekijken; het biedt klanten ook een Pay Now-optie in factuur-e-mails die leiden naar een beveiligde betalingspagina. Als uw bedrijf is gebaseerd op eenvoudige transacties zonder een ingewikkelde factureringsstructuur, vinkt u het FreshBooks-betaalvak aan en slaat u alle installatieformulieren over.

2. De COGS invetten

Voor dienstverlenende bedrijven en online retailers of e-commerce websites die veel productverkopen registreren, zijn er aantoonbaar geen kritieke boekhoudkundige kosten meer te volgen dan de Cost of Goods Sold (COGS) of de boekwaarde van goederen die tijdens een bepaalde financiële periode zijn verkocht. Als u een uitgave of een winst- en verliescategorie in FreshBooks als COGS moet markeren, kan dit alles zijn, van handelsaccountkosten en aangepaste branding gekocht voor klanten tot benodigdheden of diensten voor een fysiek product, en de kosten voor het verzenden van een bestelling.

Als u al deze bewegende COGS in FreshBooks wilt ruziën en registreren, gaat u naar het gedeelte Winst en verlies van uw uitgaven en bewerkt u uitgavencategorieën om te kiezen welk type COGS-kosten een bepaalde vergoeding is. Opties omvatten reclame, aannemers, personeelsbeloningen, kantoorkosten en portokosten, professionele services, reizen en tal van andere categorieën. Onder die hoofdcategorieën kunt u ook subcategorieën van COGS-uitgaven maken en controleren. Een uitgavencategorie toevoegen is ook eenvoudig; klik eenvoudig op Bewerken in de onkostenlijst, open het vervolgkeuzemenu Categorie en geef een nieuwe categorie of subcategorie een naam in belastingvriendelijke taal.

3. Ontgrendel de helpdesk en projectbeheer

Een cloud accounting platform is nooit meer alleen een cloud accounting platform. Voor alle FreshBooks kan facturering, onkostenregistratie, financiële rapportage, belastingen en meer worden gebruikt, het bevat ook subtiele functionaliteit voor het maken en uitvoeren van artikelen, projecten en taken, evenals een ingebouwd klantensysteem. Een handige truc om dingen georganiseerd te houden en schattingen en facturering eenvoudiger te maken, is om prijsitems in FreshBooks aan te wijzen. Dit soort functionaliteit voor projectbeheer vereenvoudigt factureringsworkflows door artikelen en taken te maken die rechtstreeks in een factuur of rapport met een vaste waarde kunnen worden ingevoegd.

Om te profiteren van de ingebouwde helpdesk van FreshBooks, gaat u gewoon naar Instellingen en machtigingen en schakelt u de instellingen Clientbeheer en Ticketbeheer in. Dit stelt zakelijke gebruikers in staat om tickets rechtstreeks in FreshBooks te beheren en om te gaan met verzoeken en problemen van klanten die binnen de applicatie opkomen - zonder te hoeven communiceren met een afzonderlijk helpdeskplatform.

4. Hoe alles synchroon te houden

Synchronisatiefouten zijn de vloek van het bestaan ​​van veel FreshBooks-gebruikers. Vooral als u FreshBooks aansluit op andere toepassingen, kunnen synchronisatieproblemen vaak leiden tot dubbele gegevens of verloren bestanden en contacten, vooral wanneer u boekhoudt. FreshBooks heeft uitstekende tijdregistratie- en factureringsmogelijkheden, maar als u een andere toepassing gebruikt voor boekhouding of voor rechtstreekse koppeling met e-commerce websites zoals Amazon of eBay, komen wijzigingen in de ene app niet altijd bij de andere.

Hoewel je in FreshBooks niets kunt doen om een ​​synchronisatieprobleem in een andere applicatie te voorkomen, is de eenvoudigste en meest uitgebreide manier om je basis te dekken het maken van rapporten over inkomsten en vorderingen in elke app. Kruisverwijzingen naar die totalen, samen met het maken van een maandelijkse checklist van gebieden die u en uw klanten kunnen bekijken, geeft u een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat totalen overeenkomen en wat redundantie inbouwen in het geval van een synchronisatiefout, of deze nu ontbreekt of verkeerd gecorrigeerde factuur of een betalingsitem dat niet klopt.

5. Aanpassen, aanpassen, aanpassen

FreshBooks bevat een heleboel ingebouwde aanpassings-, opmaak- en sjabloonopties waar veel bedrijven niet optimaal van profiteren. Neem de tijd om uw klantervaring te verbeteren en aan te passen. Klik in de Setup-opties op de pagina Kleuren en logo's om de menukleur te wijzigen in het kleurenschema van uw bedrijf en uw bedrijfslogo te uploaden. De klant moet het gevoel hebben dat hij zich aanmeldt bij de online boekhoudwebsite van uw bedrijf, niet bij FreshBooks.

In Sjablonen kunt u kiezen hoe uw facturen eruitzien en de titel van de factuur, schattingen en kredietkoppen aanpassen met de optie om een ​​betalingsstub weer te geven voor klanten die hun facturen afdrukken. U kunt ook de e-mails aanpassen die een klant ontvangt wanneer een factuur wordt verzonden, dus neem de tijd om een ​​aangepast onderwerp en e-mail voor de klant samen te stellen.

Ten slotte kunt u op de pagina Overige instellingen directe e-mailfactorkoppelingen inschakelen, beslissen hoeveel regels u op de factuur wilt weergeven, vink de optie FreshBooks Branding uit om hun logo's en kleurenschema te verwijderen ten gunste van uw eigen, en voeg andere toeters en bellen toe, zoals tekst onder uw logo en pop-up welkomstberichten voor wanneer klanten hun pagina bekijken. FreshBooks biedt een visueel aantrekkelijkere klantervaring dan de meeste andere online boekhoudplatforms, dus verspil uw maandelijkse abonnementskosten niet door alleen het oppervlak te schetsen van wat het kan doen.

6. Laat FreshBooks reiken naar Deadbeats

Elk bedrijf heeft zijn klantenbestand dat zijn facturen nooit op tijd betaalt, of misschien zelfs helemaal niet. Dit is een probleem voor elke organisatie, maar vooral voor kleine bedrijven en startups die niet alleen hun geld op tijd nodig hebben, hebben ze misschien ook niet de extra middelen om kredietbureaus in te huren om deze impasse achterna te jagen. Gelukkig, als je je in deze situatie bevindt, heeft FreshBook je gedekt. Klik gewoon door naar het gedeelte met e-mailsjablonen en u vindt verschillende handige sjablonen die u kunt aanpassen, waaronder een e-mail met late betaling die automatisch kan worden gestart als de klant te laat is of op een ander schema dat u zelf kunt instellen.