5 dingen om te overwegen bij het kiezen van tijdregistratiesoftware

Als uw bedrijf op zoek is naar een tijdregistratie-oplossing die het kan helpen beter te controleren hoeveel tijd werknemers besteden aan specifieke taken, dan zult u blij zijn te horen dat er tientallen oplossingen zijn die kunnen helpen. Helaas is het, omdat er zoveel services bestaan, ontmoedigend om het juiste hulpmiddel te vinden. Factoren zoals projectmanagement (PM) -functionaliteit, personeelstoezicht, maatwerk en natuurlijk de prijs zijn overwegingen die gelijk en intensief worden onderzocht.

, zullen we de belangrijkste dingen uiteenzetten die u moet overwegen bij het kiezen van tijdregistratiesoftware. We zullen elke factor in detail uitleggen en we zullen u vertellen waar u op moet letten om de juiste beslissing te nemen. Goede jacht!

1 1. PM vs. Pure Play

Tijdregistratiesoftware is er in twee verschillende smaken. U kunt tools kopen die kleine onderdelen zijn van overkoepelende PM-suites of u kunt software kopen die weinig meer doet dan registreren, bijhouden en helpen de gewerkte tijd uit te betalen. PM-tools zijn ideaal voor professionele dienstverleners die dingen willen doen zoals cloudgebaseerd delen van bestanden, taakbeheerdelegatie, projectanalyse, onkostendeclaratie, budgetvoorspelling, facturering, betalingen verrichten, factureerbare uren volgen en projecties maken voor toekomstige personeelsbehoeften. Middelgrote tot grote bedrijven gebruiken deze tools meestal meer dan kleine bedrijven en onafhankelijke aannemers. In deze categorie vindt u tools zoals Mavenlink, Wrike en Zoho Projects , die elk het beste van de PM-markt vertegenwoordigen, met ingebouwde kwaliteitsregistratie.

Voor freelancers en bedrijven die meer vastbesloten zijn om bij te houden wie heeft gewerkt en wanneer, is er een andere categorie van tijdregistratiesoftware die waarschijnlijk logischer is. In deze klasse vind je software zoals Hubstaff en TSheets van onze Editors 'Choice-tool. Deze tools doen weinig meer dan u tijd toevoegen en bijhouden, al geregistreerde tijd bewerken, rapporteren over gewerkte tijd en toezicht houden op een staf van werknemers. Beide tools voeren deze taken uitzonderlijk goed uit. Helaas bieden pure trackingtijden voor speeltijd je niet de PM-functionaliteit die je in de laatste categorie vindt. Dit betekent dat grotere bedrijven die PM-tools nodig hebben, moeten kiezen voor een tool van derden als ze een tijdregistratie puur spelen kiezen.



2 2. Prijs en plannen

Oplossingen voor het volgen van pure speeltijd zijn goedkoper dan oplossingen voor het volgen van tijd gekoppeld aan PM-suites. TSheets begint met een gratis abonnement gericht op één gebruiker. Dit plan is ideaal voor freelancers die tijd moeten bijhouden tijdens het werken aan projecten. TSheets heeft ook een plan voor maximaal 99 gebruikers dat $ 4 per gebruiker per maand kost, met een basistarief van $ 16 per maand. Hubstaff begint met een basisplan van $ 5 per maand dat u toegang geeft tot eenvoudige tools voor tijdregistratie, een manager voor betalingsschema's voor medewerkers, 24/7 ondersteuning en gebruikersinstellingen die per werknemer kunnen worden beheerd. Hubstaff biedt ook een Premium-abonnement van $ 9 per maand per gebruiker, dat alles bevat wat u in het basisplan vindt, maar u krijgt ook toegang tot de applicatie-programmeerinterface (API) van Hubstaff en een eenvoudige planningstool.

Omdat je zoveel meer functionaliteit krijgt van op PM gerichte tools, is het geen verrassing dat je meer gaat betalen. Het goedkoopste abonnement van Mavenlink met tijdregistratie kost $ 39 per gebruiker per maand. Het goedkoopste tijdregistratieplan van Zoho kost $ 25 per maand voor een onbeperkt aantal gebruikers, maar slechts 20 projecten. Het goedkoopste tijdregistratieplan van Wrike kost $ 24, 80 per gebruiker per maand.



3 3. Monitoring van werknemers

Sommige oplossingen doen hun best om ervoor te zorgen dat werknemers werken waar en wanneer ze zeggen dat ze zijn. Sommige tools, zoals Hubstaff, nemen screenshots op terwijl werknemers aan de klok zijn, en laten die screenshots vervolgens naar managers sturen voordat aan werknemers kan worden gecrediteerd dat ze een dienst hebben voltooid. Deze tools kunnen ook een logboek van toetsenbord- en muisactiviteitsvolumes registreren tijdens diensten. Met de meeste tools die we hebben getest, kunt u de bewegingen van werknemers volgen via GPS-tracking wanneer ze de mobiele apps van de tool gebruiken, en met sommige kunt u gebruikers verplichten een selfie te maken wanneer ze aankomen of locaties verlaten.

Als je dit niveau van (griezelig) toezicht nodig hebt, dan is je veld smal. Niet elke keer zal tracking tool dit als een ingebouwde functie aanbieden en PM-gebaseerde tools bieden deze functie helemaal niet. Vraag elke leverancier of deze dit aanbiedt voordat u producten gaat uitproberen.



4 4. Aangepaste velden

De meeste tools zijn volledig gebaseerd op het bijhouden van tijd. Met sommige tools kunt u echter rekening houden met extra gegevenssets voor bedrijven en personen die mogelijk meer gericht zijn op productie dan op duur. Dit is met name handig voor bouw-, transport- en productiediensten die even snel worden gemeten aan de hand van gemaakte structuren, afgelegde afstanden en geproduceerde items als gewerkte uren. Met TSheets kunt u bijvoorbeeld zes volledig aanpasbare velden bouwen die kunnen worden toegevoegd als een prompt voor elke klok. Als u een bouwbedrijf runt, kunt u de prompt krijgen: "Was er een incident? Ja of nee." Als werknemers niet reageren, kunnen ze niet klokken. Of u kunt vrachtwagenchauffeurs vragen hoeveel kilometers ze net hebben gereden. Deze velden worden vervolgens in rapporten opgenomen om u een meer dimensionaal beeld te geven van hoe het werk wordt gedaan, hoe productieve teams zijn, en alle andere relevante werkplekgegevens die u mogelijk nodig heeft om een ​​volledig beeld van een werkdag of ploeg te creëren.

Hoewel Wrike je niet dezelfde geavanceerde tracking biedt als TSheets, kun je nog steeds belangrijke gegevens van werknemers verzamelen aan het begin en einde van diensten. Met Wrike kunt u aangepaste velden toevoegen aan het taakvenster zodat, wanneer u uw rapporten doorneemt, u dingen kunt zien zoals "factureerbaarheid", taakincidenten, kilometerstand, etc. Helaas verschijnen deze elementen in uw overkoepelende taakweergave vanuit de PM-console, maar de gegevens worden niet weergegeven in uw tijdinvoerrapporten.

Als uw bedrijf meer geneigd is om productie te meten dan manuren, is een oplossing met aangepaste velden wellicht beter voor u. Vraag uw leverancier welke aanpassingen zij aanbieden en hoe deze aanpassingen meewegen in rapporten.



5 5. Integraties en uitbreidingen

Het grootste voordeel van Zoho Projects is het verkrijgen van toegang tot het software-ecosysteem van Zoho, inclusief klantrelatiebeheer (CRM), e-mailmarketing en human resources (HR) -software en managementtools. U kunt deze producten eenvoudig veranderen in een uitgebreide oplossing die gegevens van de ene naar de andere doorgeeft zonder handmatige tussenkomst. Dit is geweldig voor het verwerken van betalingen, projectbezetting, facturering en bijna alles wat de tijd die gewerkt is combineert met gegevens die in andere software verschijnen.

Vraag uw leveranciers of ze integreren met tools van derden. Als je twee verkopers even graag hebt, maar de ene biedt meer van deze organische integraties dan de andere, dan moet je voor de eerste kiezen. Houd rekening met het volgende: de meeste oplossingen voor tijdregistratie bieden een open applicatie-programmeerinterface (API), wat betekent dat uw eigen ontwikkelteam integraties kan bouwen met andere open API-tools. Als u echter een klein bedrijf runt of als u gewoon niet over de technische bekwaamheid in huis beschikt, hebt u deze integraties waarschijnlijk nodig om organisch door uw leverancier te worden geleverd.