Video: Hoe kies je het beste boekhoudprogramma? En: 1 jaar gratis boekhouden (November 2024)
Als u de taak krijgt om de beste software te vinden om de boeken van uw bedrijf te beheren, zijn er veel belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden. Allereerst is het van cruciaal belang dat u bepaalt of uw bedrijf een online boekhoudservice voor kleine bedrijven nodig heeft of software van enterprise-klasse die kan worden opgeschaald naarmate uw activiteiten groeien. Nadat u die beslissing heeft genomen, zijn er tal van geweldige oplossingen beschikbaar om u precies te geven wat u nodig hebt om uw accounts in topconditie te houden.
Voor degenen onder u die alleen iets kleins en wendbaars nodig hebben, kunt u niet fout gaan met Intuit QuickBooks en Freshbooks. Beide systemen zijn ideaal voor kleine mom-and-pop shops die niet veel back-end verfijning vereisen. Als u echter heeft besloten dat uw grote organisatie wat rekenkracht nodig heeft, moet u Intacct bezoeken.
Ongeacht uw keuze zijn er vijf cruciale fouten die u moet vermijden bij het implementeren van uw boekhoudsoftware. U moet weten wat ze zijn, waarom u ze kunt vermijden en hoe u het meeste uit uw nieuwe systeem kunt halen.
1. Wees niet goedkoop
Zoals ik hierboven al zei, hebben grote bedrijven grote systemen nodig. Natuurlijk, Intuit en Freshbooks bieden betaalbare en capabele oplossingen die eenvoudig te implementeren zijn. Maar bedrijven met veel personeel en multinationale operaties zullen wat meer geld willen uitgeven voor een systeem dat kan worden geschaald en kan worden geïntegreerd met tools van andere bedrijfstakken. Bijvoorbeeld: Enterprise-class systemen kunnen vragen verwerken, zelfs vanuit de meest uitgebreide business intelligence (BI), projectmanagement en CRM-systemen (customer relationship management).
Bovendien kunt u met enterprise-class boekhoudsoftware een uniek systeem bouwen op basis van de specifieke behoeften van uw bedrijf. Ze bieden verschillende opties voor verschillende verticals en kunnen worden aangepast aan verschillende geografische gebieden en valuta's. Maar als u kiest voor goedkopere software, zit u vast met een plug-and-play-systeem dat overal past.
2. (Waarschijnlijk) niet ter plaatse kopen
Als u verwacht dat uw bedrijf groeit, wilt u geen systeem kopen dat afhankelijk is van uw datacenterinfrastructuur. Met cloud-gebaseerde systemen betaalt u een kleine vergoeding om de infrastructuurbehoeften van uw leverancier te verhogen, maar dat is niets vergeleken met wat u betaalt als u uw eigen interne ecosysteem moet upgraden.
Om de schaal van on-premises boekhoudsoftware te vergroten, moet u meer betalen voor licentie- en onderhoudskosten. U moet ook uw hardware voortdurend upgraden naar meer capabele en uitgebreide servers om de extra gegevensvereisten aan te kunnen, en dit betekent meer energiekosten en meer software om uw netwerkprestaties te bewaken. Zoals ik al eerder zei, moet je voor cloudgebaseerde oplossingen nog steeds een beetje meer betalen als je behoeften groeien, maar de kosten zullen lang niet zo dramatisch zijn als bij een on-premises systeem. Als u het zich nu kunt veroorloven om over de hele linie te upgraden, of als u zich gewoon comfortabeler voelt om uw gegevens in uw eigen datacenter onder te brengen, negeer dan alles in deze subsectie.
3. Negeer de database niet
Of u nu kiest voor on- of off-premises software, u moet rekening houden met de database die u gebruikt om al uw informatie op te slaan. Als u kiest voor een enkele gebruiker of een standaardsysteem, vertrouwt u waarschijnlijk op de database van de leverancier om al uw gegevens te bewaren. Sommige leveranciers beperken de hoeveelheid gegevens die u op hun systemen kunt opslaan, dus u moet van software wisselen als uw bedrijf drastisch groeit.
Gelukkig kunnen de meeste enterprise-class oplossingen een verscheidenheid aan databases verwerken, dus het is belangrijk om te bepalen of de database en het systeem goed met elkaar kunnen samenwerken om uw back-end prestaties te maximaliseren. Microsoft's SQL Server is een capabele en standaardkeuze die velen van jullie misschien al gebruiken. MYSQL is een andere populaire keuze. De meeste boekhoudsystemen jibe met beide databases redelijk goed. Werk samen met uw IT-afdeling en boekhoudteam om te bepalen welk systeem de beste keuze is voor het synchroniseren met uw gegevens, vooral als uw bedrijf een niche of unieke database-programmeertaal gebruikt.
4. Vergeet HR niet op te nemen
Uw HR-beheersoftware, zoals onze Keuze van Bamboo BambooHR, zal meer met uw boekhoudsoftware communiceren dan de meeste andere systemen die u gebruikt. Als u niet voor een soepele integratie tussen beide tools zorgt, is bijna gegarandeerd dat u op korte termijn van de ene naar de andere moet schakelen.
De combinatie van deze twee systemen geeft u een overzicht van hoe uw werknemers de bedrijfsresultaten beïnvloeden. U zult de crossover-impact van alles beter begrijpen, van kostenbeheer, de kosten van werving en de kosten van ontslagen. U zult kunnen overleven zonder de systemen te integreren, maar uw activiteiten zullen langzamer, minder intelligent en minder geautomatiseerd zijn dan de concurrenten die dit advies opvolgden.
5. Verwaarloos het verkooppunt (POS) niet
U zult verrast zijn hoeveel boekhoudoplossingen geen POS-integratie bieden. Dit is een enorm probleem, vooral voor fysieke bedrijven en restaurants die een aantal kleine transacties uitvoeren op meerdere locaties.
Met de juiste oplossing kunt u transacties automatisch verzamelen, organiseren en synchroniseren binnen uw boekhoudoplossing. Deze integratie vermindert de hoeveelheid handmatige gegevensinvoer die nodig is van uw boekhoudteam aanzienlijk en geeft uw financiële teams inzicht in waar en wanneer inkomsten worden gegenereerd. Om nog maar te zwijgen over hoe dit kapitaal onmiddellijk kan worden toegepast op de uitstaande saldi van de onderneming.
