10 Wrike pro-tips voor de master multitasker

Wrike is een van de beste opties voor een bedrijf dat snel een projectmanagementplatform moet opstarten. De beheerders en teamleiders die teams, taken en projecten beheren, zijn van nature multitaskers, en Wrike blinkt uit in het helpen van al die informatie, terwijl taken georganiseerd blijven en projectworkflows in beweging blijven. Hier volgen 10 functies, tools en verborgen Wrike-trucs om het beheren van meerdere projecten zo transparant en stressvrij mogelijk te maken.

1. Aangepaste workflows

Een van de grootste toevoegingen van Wrike in 2015 waren aangepaste workflows, waardoor accountbeheerders standaardworkflows konden wijzigen om statussen te hernoemen of opnieuw te activeren en extra workflows voor specifieke teams te creëren. Deze aangepaste workflows hebben meer contextuele betekenis voor specifieke mappen, projecten en teams, met name wanneer ze in een dashboard worden onderverdeeld dat in verschillende fasen is onderverdeeld. Vooral voor een projectbeheerder of teamleider maakt het zien van workflows onderverdeeld in kolommen zoals Approved, In Progress, In Review, etc. het overzichts- en beheerproces eenvoudiger bij het schakelen tussen meerdere mappen en taken.

De aangepaste workflows zelf zijn in fasen op elkaar afgestemd, net als bij normale workflows, waarbij actieve, geannuleerde, voltooide of wachttaken binnen een workflow worden opgesplitst. Tegelijkertijd kunt u aangepaste workflows toevoegen die parallel in het dashboard zitten en die de specifieke bijbehorende fasen in het ontwerp-, ontwikkeling- of marketingteam tonen, bijvoorbeeld met voltooiingspercentages in een andere workflow daarnaast. Als uw bedrijf is overgestapt op een Wrike Enterprise-account, profiteert u van de aangepaste workflows die worden beheerd vanaf uw centrale dashboard.

2. Mappen, mappen en meer mappen

Mappen zijn misschien wel de meest alomvattende organisatorische tools van Wrike. Het platform heeft verschillende soorten mappen voor alles, elk met een andere set machtigingen en aanpasbare ontwerpen om een ​​intuïtieve archiefkast voor projectbeheer te creëren. Ten eerste is het belangrijk om de sectie Informatie in elke map zo gedetailleerd mogelijk in te pakken over projectdoelen, teamleden, contactgegevens van het team en voortgang bij verschillende taken. Wrike ontwerpt mappen die gemakkelijk van team naar team kunnen worden overgedragen, en hoe meer informatie u op de omslag legt, hoe minder graafwerk de volgende gebruiker hoeft te doen.

Als het gaat om de mappen zelf, kunt u ze opsplitsen in verschillende typen voor specifieke gebruikssituaties. Om tijd te besparen op taakbeheer, kan een organisatie een sprintmap maken waarin teams verschillende taken laten vallen om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Voor formulier-e-mails kan een ondersteuningsteam een ​​map Sjablonen maken waaruit consistente antwoorden kunnen worden getrokken tijdens klantinteracties. Er zijn ook privémappen voor gevoelige HR-problemen of gewoon een map die is ingesteld op "Alleen voor u" -rechten om te gebruiken als een gedetailleerd organisatorisch hulpmiddel. Ten slotte kunnen teams submappen gebruiken om projectinformatie buiten Wrike te delen over specifieke datumbereiken, geëxporteerd als een Gantt-diagram of Microsoft Excel-bestand.

3. Real-time rapporten

Een andere nieuwere functie is Wrike Reports, die automatisch een realtime zichtbaarheidsrapport van projectstatussen en voortgang genereert, met éénklikfunctionaliteit vanuit het Wrike-dashboard. Op het tabblad Rapporten kan een projectbeheerder of teamleider specifieke projecten of taken selecteren, beslissen uit welke teams gegevens worden opgehaald, filters toevoegen (zoals projecteigenaar, status of start / finish / aanmaakdatum) en een balk genereren of tabelgrafiek. Dit soort rapporten is handig voor dagelijkse of wekelijkse voortgangsupdates, maar kan ook worden aangepast om statistieken zoals teamactiviteit en prestaties te tonen. De datavisualisaties zijn niet mooi, maar ze kunnen snel worden gemaakt met behulp van de meest relevante gegevens.

4. Tag alles

Wrike-gebruikers kunnen een onbeperkt aantal tags voor mappen en taken maken; ze werken op dezelfde manier als de snelle tagging in samenwerkingstools zoals Evernote Business, omdat de tags niet alleen als organisatorische tools werken, maar om verschillende projectelementen en documenten aan elkaar te koppelen. U kunt een taak taggen met meerdere relevante mappen door deze eenvoudig naar de mappen te slepen en neer te zetten, waarbij u de taak tagt zoals bij elke map hoort zonder deze te dupliceren. Wrike houdt alle veranderende tags bij die aan een taak zijn gekoppeld, dus dit helpt ook om de status van de taak in de tijd in kaart te brengen, over de verschillende projecten en teams waarmee deze is geassocieerd.

5. Sorteer via de taakachterstand

Taaksortering is een natuurlijk onderdeel van het beheer van projectworkflows, maar bij het prioriteren is het eenvoudig om teveel taken in een Backlog-sectie te laten glijden, waardoor steeds meer van uw Wrike-tijdlijn wordt gebruikt. In een map worden taken dus chronologisch weergegeven of in een willekeurige volgorde waarin u ze hebt gesorteerd. Met Wrike kunt u taken sorteren op prioriteit, datum, status en titel. Om uw team te dwingen een achtergebleven taak aan te pakken, stelt u een map in op prioriteit en sleept u de achtergebleven taken naar de volgorde waarin u ze wilt afvinken. Sorteren op prioriteit overschrijft datums, status of titel en houdt die achtergebleven taken vooraan en in het midden totdat u ze van de stapel afvinkt.

6. Integreer en automatiseer

Wrike voegt voortdurend nieuwe integraties toe aan verschillende Software-as-a-Service (SaaS) -applicaties, waaronder de kantoorpakketten van Google en Microsoft, verschillende cloudopslagservices, marketing- en helpdeskplatforms, online enquêtetools (zoals SurveyMonkey) en samenwerkingstoepassingen (zoals Slack en Atlassian HipChat).

Dit zijn allemaal handige manieren om meer van uw overlappende bedrijfsprocessen samen te voegen tot één plaats, maar deze integraties kunnen met name handig zijn voor het automatiseren van enkele handmatige aspecten van het beheren van projecten en taken. Wrike integreert met zowel form-automatiseringsservice Wufoo als geautomatiseerde actietool Zapier, waarmee gebruikers terugkerende projectinvoer kunnen automatiseren met projectverzoeken die in Wufoo's automatisch in te vullen formulieren worden uitgevoerd (uitgevoerd door Zapier in nieuwe projecten zonder projectverzoeken handmatig in te vullen of nieuw project en taakinvoer in te vullen).

7. Stapel de sjablonen en widgets op

De Wufoo / Zapier-integratie is geweldig voor het automatiseren van terugkerende workflows, maar ook de aangepaste sjablonen van Wrike. Om een ​​aangepast sjabloon te maken van een bestaand project of taak, klikt u met de rechtermuisknop op die taak in een map en dupliceert u deze met een nieuwe titel. Hiermee kunt u ook de beschrijvingen en notities kopiëren die u bij de taak of het project hebt opgenomen, en kunt u zelfs dezelfde gebruikers kopiëren als het een specifiek team is dat de sjabloon opnieuw gaat gebruiken. U hoeft nooit handmatig een project of taak opnieuw te maken. U kunt ook een sjabloon maken op basis van meerdere taken door die specifieke taken in te stellen op een "uitgestelde" status en het duplicatieproces te herhalen. Sjablonen zijn een van de gebieden waarop Wrike echt schittert, waardoor het een taak- en productiviteitsvoordeel heeft ten opzichte van vergelijkbare projectbeheeroplossingen zoals Basecamp.

Widgets zijn een andere manier waarop Wrike u helpt tijd te besparen. Er zijn vooraf gebouwde widgets zoals Assigned To Me en Due Today / This Week, maar de functie is waardevoller bij het maken van aangepaste widgets om specifieke projecten, taken of teamleden te volgen. Klik in een project- of taakmap met de rechtermuisknop op het item en kies Toevoegen aan dashboard om een ​​eenvoudige widget te maken die u naar het dashboard kunt slepen en neerzetten.

8. Ga verder dan eenvoudig zoeken

Wrike's eenvoudige trefwoord zoeken is snel en nuttig om een ​​taak of project te vinden dat bepaalde woorden bevat, maar de geavanceerde zoekfunctie van het platform geeft u een veel krachtigere motor om in specifieke velden te zoeken om een ​​trefwoord in een opmerking, beschrijving of titel te vinden. Geavanceerd zoeken kan u ook helpen bij het vinden van bijlagen door u te laten zoeken op bestandsnamen. Er is geen speciale knop of optie voor geavanceerd zoeken; u begint gewoon te typen in de hoofdzoekbalk (of de zoekbalk in een specifieke map) en gebruikt aanhalingstekens om een ​​veld, woorden of projecten op te geven die u wilt weglaten. U kunt ook aanvullende parameters opgeven, zoals het toevoegen van een "@me" -tag om zoekresultaten te vinden waarin u bij naam bent genoemd.

9. Maak e-mail opnieuw nuttig

Met de e-mailintegraties van Wrike kunt u gemakkelijk taken maken en bewerken vanuit Gmail of Microsoft Outlook op zowel desktop als mobiel, zodat u e-mails kunt omzetten in actie-items en deze rechtstreeks kunt toewijzen aan teamleden. Door deze integraties kunt u ook Wrike @ -vermeldingen in uw inbox zien, e-mails rechtstreeks aan Wrike-mappen toevoegen en reacties op e-mail beantwoorden.

Op mobiel bieden de Wrike Android- en iOS-apps ook een nieuwe slimme inbox-functie om berichten te scannen, sorteren en archiveren met snelle veegbewegingen, samen met de mogelijkheid om individuele of groepsberichten tijdelijk te verbergen in verschillende bundels, waardoor de activiteit van Wrike vroeger kon worden geconsolideerd Stream & Meldingscentrum. Net als bij de nieuwe Inbox-applicatie van Google, is het een manier om de rommel te verminderen en van e-mail een platform te maken waarop gebruikers daadwerkelijk dingen voor elkaar kunnen krijgen (in plaats van constant door te bladeren en op te ruimen).

10. Verander uw smartphone in een Project Command Center

Samen met de nieuwe slimme inbox kunnen de mobiele applicaties van Wrike voor Android en iOS zo ongeveer alles doen wat de webapplicatie kan. De Wrike-applicaties omvatten een enkele taakweergave met datum- en toewijzingsfunctionaliteit, snelle taakaanmaak en veegacties en (in de Android-applicatie) een dubbele weergave voor tablets. Projectmanagers en teams moeten zich in 2016 niet beperkt voelen door een mindset die alleen op het web werkt. Meestal is het gemakkelijker om de mobiele applicatie meteen te openen, een taak af te vinken en verder te gaan met uw dag.