Vericlock-beoordeling en -beoordeling

VeriClock (die begint bij $ 15 per maand) is een sterk platform voor tijdregistratie met een ontwerp zonder franjes. Het geeft u een indrukwekkend aantal configuratie-instellingen over hoe en wanneer werknemers hun tijd loggen, en het is redelijk geprijsd. U zult de functies voor samenwerking en projectbeheer (PM) van een uitgebreid platform zoals Zoho Projects, dat een van onze editorskeuzes is, niet vinden in onze PM-software review roundup, of de goed ontworpen klok-in knoppen van TSheets, onze Keuze van de redactie in onze tijdregistratie software review roundup. Hoewel het enkele kleine functies mist, doet VeriClock uitstekend werk bij het bijhouden van de tijd en zou het op uw evaluatielijst moeten staan ​​als u op zoek bent naar iets doelgerichts en niet overdreven veel functies.

Prijzen en plannen

VeriClock kost $ 5 per gebruiker per maand met een maandelijkse account van $ 10 (voor een totaal van $ 15 per maand). Prijzen per gebruiker en accountkosten veranderen niet, ongeacht het aantal gebruikers dat in het systeem werkt, dus vermenigvuldig $ 5 met het aantal gebruikers dat u hebt en voeg vervolgens $ 10 toe, en dat is de prijs die u betaalt voor het systeem. Als zodanig behoort VeriClock tot de meest betaalbare oplossingen voor tijdregistratie die we hebben getest. Als u echter een enkele gebruiker bent die de tijd voor uw eigen projecten wil bijhouden, biedt Time Doctor een gratis, inleidend plan dat alleen voor de desktop is en geen toegang tot rapportage biedt.

TSheets is een ander rechtstreeks op tijd gericht hulpmiddel dat ook begint met een gratis abonnement gericht op één gebruiker. Het heeft een plan voor maximaal 99 gebruikers dat $ 5 per gebruiker per maand kost met een basisvergoeding van $ 20 per maand. Deze tools bieden echter geen van de basiselementen voor facturering of onkosten bijhouden die u in concurrent TimeSolv Pro aantreft.

Functies en gebruikersinterface

Het eerste dat opvalt wanneer u zich aanmeldt bij VeriClock is de minimale, ietwat saaie, tab-heavy user interface (UI). Deze software zal geen ontwerpprijzen winnen, wat een van de redenen is dat het niet helemaal overeenkomt met de bekroonde TSheets die de Editors 'Choice winnen.

Het werknemersaccount is veel kaalder vergeleken met de administratieve kant. De gebruikersinterface is duidelijk vergeleken met Hubstaff en TSheets. Er is veel witruimte, vooral op de pagina's Clock In en Clock Out. Wat je echter verborgen zult vinden in de schijnbaar eindeloze hoeveelheid witruimte, gewaagde zwarttinten en saaie blues van VeriClock is een schat aan functionaliteit die het bijhouden van de tijd gemakkelijk maakt.

Een probleem dat ons opviel bij het toevoegen van tijd voor een dienst in het verleden, was toen ik probeerde een urenstaat voor een werknemer op te slaan. We kregen de foutmelding dat sommige aangepaste velden validatiefouten bevatten. We denken dat dit een probleem is met het gedeelte Aangepaste velden.

VeriClock doet goed werk, gericht op het automatiseren van handmatige repetitieve processen. Wanneer u bijvoorbeeld de tool voor het eerst gebruikt, kunt u medewerkers batchgewijs uploaden. Zodra de werknemers in het systeem zijn, kunt u taken als groep inchecken. Denk na over hoe belangrijk deze functionaliteit is voor een mobiel personeelsbestand dat van site naar site reist voor opdrachten. Een bouwteam kan bijvoorbeeld zijn selectie van 500 werknemers uploaden via een Microsoft Excel-bestand en vervolgens elke werknemer in een taak inchecken met een enkele klik op een knop. Uiteraard wordt dit complexer wanneer variabelen worden toegevoegd, zoals uurtarieven, maar het is verreweg de beste batch die we hebben gezien in elk hulpmiddel dat we hebben beoordeeld.

VeriClock levert uitstekend werk door gebruikers in te klokken via de tool van hun voorkeur. Gebruikers kunnen inklokken om te werken via een traditionele desktopbrowser of mobiele browser via Android of iOS. Ze kunnen ook inbellen om met de stem in te klokken of sms-berichten verzenden om in te klokken, voor een extra $ 3 per gebruiker per maand. Omdat VeriClock een open applicatie-programmeerinterface (API) heeft, kan uw ontwikkelteam de klok-in-knop van VeriClock in elke andere open tool van derden inbouwen. Andere apps in onze verzameling, zoals TSheets, Hubstaff en TimeSolv, bieden ook deze open API-functionaliteit.

Sinds onze laatste beoordeling heeft VeriClock verschillende functies toegevoegd met betrekking tot kaarten. U kunt nu de laatst bekende positie van alle ingeklokte werknemers volgen en het bedrijf heeft zijn kaartweergave op bredere zoomschalen vereenvoudigd om de gebruikersinterface schoner te maken. Bovendien heeft VeriClock de waarschuwingsfunctionaliteit verbeterd om bij te houden of werknemers hebben ingecheckt op de locaties waar ze zouden moeten werken.

VeriClock biedt ook geofencing, een functie die u ook zult vinden in tijdregistratiesoftware zoals TSheets en Hubstaff. Wanneer u een opgegeven geografische straal verlaat, kunt u automatisch uit een ploegendienst klokken. Bovendien kunt u de geofence van VeriClock instellen op zelfvernietiging wanneer u uitschakelt. U kunt VeriClock u laten waarschuwen als u op het punt staat een geofence-straal te verlaten en niet kunt klokken. Managers kunnen een waarschuwing krijgen als een medewerker te ver weg ging. U kunt een schaal gebruiken om de afstand voor de geofence in te stellen. Geofencing is een handige functie die mensen kunnen gebruiken om te controleren of ze zich binnen of buiten een perimeter van een locatie zoals een kantoor bevinden. In mijn tests hebben we de schaal zo ingesteld dat mensen ingelogd of uitgelogd zouden zijn als ze zich binnen ongeveer 1, 5 km van hun kantoor bevinden (ongeveer 309 meter).

Tijd toevoegen in VeriClock is vrij standaard. Om te beginnen met volgen, selecteerden we Clock In rechtsboven onder mijn naam. Daarna selecteerden we de taak en vervolgens opnieuw Clock In. De gebruikersinterface is barebones en geen chique stopwatch zoals in TSheets, maar het klaart de klus. TSheets stelt te allen tijde een stopwatch ter beschikking als u besluit de tijd snel van project tot project te volgen. We willen graag dat VeriClock een stopwatch toevoegt die u tot op de seconde laat zien. In de mobiele app ziet u een stopwatch met uren en minuten, maar geen seconden.

Om tijd in te voeren, klikt u op Tijd toevoegen, selecteert u uw naam en selecteert u de naam van de taak waarnaar u klokt. Vervolgens selecteert u de gewerkte dagen en uren. VeriClock maakt het gemakkelijk om verschuivingen te bewerken, zodat u kunt toevoegen of aftrekken hoeveel tijd een verschuiving plaatsvindt als u een fout maakt.

Specifiek voor beheerders

VeriClock heeft robuuste configuratie-opties, met name op administratief gebied. U kunt accounts maken voor nieuwe medewerkers en hun wachtwoorden en dagbudgeturen instellen. De software heeft intuïtieve instellingen zoals het toevoegen en bewerken van tijd, kijktijd en kijkdetails voor taken en service-items. De volgende stap is om jobs toe te voegen door op Job toevoegen te klikken. We hebben een budget toegevoegd voor de verschillende projecten. U kunt All Time Budget, Maandbudget, Weekbudget, Dagbudget en Loonbudget instellen. U kunt ook aangeven of het project is vrijgesteld van overuren. De opties om deze budgetitems te selecteren vallen op bij concurrenten zoals TSheets en Hubstaff. Net als bij TSheets kunt u instellen of een taak een ouder- of een kindertaak is. Een voorbeeld is Government Office Painting (ouder) en (Het XYZ City Supreme Court Building schilderen als kind). Maar toen we deze onderliggende taak toevoegden, werd de taak niet in de lijst weergegeven - alleen in een verborgen vervolgkeuzemenu. Het toevoegen van de taken in VeriClock vergde ook een beetje wiskunde, maar we houden van de totale budgetfuncties.

Het tabblad Instellingen biedt beheerders een schijnbaar eindeloze reeks opties en aanpassingen (zeker meer dan alle andere tools voor het volgen van pure speeltijd die we hebben beoordeeld). Op dit tabblad kunt u waarschuwingen beheren, loonlijstnormen instellen, uw hoofddashboardweergave aanpassen, documentopslag beheren en uw tijdkaarten voor specifieke taken samenstellen. Het duurt te lang om elke aanpassing op te splitsen, dus we zullen de rest van dit gedeelte gebruiken om de belangrijkste en unieke aanpassingsopties te markeren.

U kunt instellen of u wilt dat de taakcodes vereist zijn onder Instellingen. Onder Instellingen> Extra's kunt u ook de gewenste hoeveelheid opslag selecteren. Ik heb gemerkt dat servicecodes niet werden weergegeven omdat ze waren uitgeschakeld onder instellingen. Dus veranderde ik naar Optioneel. Het is niet duidelijk wat servicecodes zijn, hoewel het bedrijf het ons heeft uitgelegd. Onder Basic kunt u ervoor kiezen om te integreren met QuickBooks zoals TSheets. VeriClock kan ook worden geïntegreerd met Sage 50 Canada en Sage 50 US.

VeriClock bevat een handige instelling waaronder u regels voor waarschuwingen kunt toevoegen. Een No Show-regel stuurt bijvoorbeeld een bericht naar de aangewezen medewerkers per e-mail of sms als iemand niet op een bepaald tijdstip verschijnt.

We kwamen een glitch tegen bij het toevoegen van een aangepaste instelling en vonden die gebruikersinterface verwarrend. We keken naar het veld aan de linkerkant onder Aangepaste velden, maar konden daar niets typen. We moesten het rechts onder Velden instellen.

Beheerders kunnen van gebruikers eisen dat ze foto's toevoegen aan hun klokken voor en na het begin van diensten. Dit is ideaal voor beheerders die de productie evenveel willen meten als ze de gewerkte uren willen bijhouden. Als u bijvoorbeeld een hotel runt en u wilt dat het servicepersoneel aantoont dat ze een servicekamer hebben, dan kunt u van hen eisen dat ze een foto maken voor en na elke kamer die ze bedienen.

Bovendien, en misschien nog belangrijker, kunt u met VeriClock zoveel aangepaste velden toevoegen als u wilt. Dus, als je je meer zorgen maakt over hoeveel mijlen vrachtwagenchauffeurs hebben gereden in plaats van hoe lang het duurde om de rit te maken, dan kun je een veld toevoegen dat vereist dat ze de totale kilometerstand invoeren als ze uit hun ploeg klokken. Al deze aangepaste velden kunnen worden uitgeschakeld voor taken waarop het geen betrekking heeft. U vindt dit niveau van controle alleen op meer geavanceerde tools, zoals Clarizen, TimeSolv Pro en TSheets.

Met het tabblad Taken van VeriClock kunt u werknemers toewijzen, werknemers blokkeren en maandelijkse toewijzingen voor dollars of uren voor elke taak creëren. Het dashboard laat beheerders in realtime weten waar ze zijn met taken om de arbeidskosten te begrijpen en overbezetting te voorkomen. U kunt zelfs het systeem omschakelen om te voorkomen dat werknemers naar een taak klokken als uw budget is bereikt.

Het systeem biedt vijf verschillende waarschuwingen voor beheerders om ervoor te zorgen - in bijna realtime - dat taken worden voltooid en dat budgetten worden gerespecteerd. Als iemand op het punt staat overuren te maken, ontvangen beheerders een e-mail of sms om dit te melden. U kunt specifieke medewerkers in de gaten houden om te zien of en wanneer ze in- of uitchecken via een melding. De Time Guard-waarschuwing beschermt tegen werknemers die aan het einde van de dag vergeten uit te klokken, en de No Show-melding laat managers zien wie niet is komen opdagen en de taak waaraan ze zijn toegewezen. De waarschuwingen voor taakkosten waarschuwen u wanneer u bijna een budget overschrijdt voor een specifieke taak.

Monitoring van werknemers

VeriClock heeft ook een aantal solide monitoringfuncties voor werknemers. Net als de meeste van de tools die ik heb bekeken, kunt u het insluiten van bepaalde IP-adressen beperken, wat ideaal is voor kantoren met een vaste locatie die niet willen dat mensen thuis inklokken. U kunt ook klokken markeren om te zien waar iemand zich heeft aangemeld bij het systeem. Dit is een veel meer geciviliseerde bewakingsfunctie voor werknemers dan wat je zult vinden in tools zoals Hubstaff en Time Doctor, die beide Big Brother-achtige monitoringtools bieden waarmee je de bezochte webpagina's, gebruikte apps en muisactiviteit voor iedereen kunt bekijken actieve werknemers. Bovendien volgt VeriClock GPS voor klokken met smartphones, een standaardfunctie in de branche. Met deze functie ziet u waar werknemers waren tijdens diensten, een belangrijke functie voor mensen die bijvoorbeeld transportbedrijven leiden.

VeriClock heeft ook drie verschillende machtigingsniveaus: admin, manager en medewerker. Dit is belangrijk om gegevens- en privacycontroles te handhaven als het gaat om werknemersmonitoring. Op het tabblad Instellingen kunt u bijvoorbeeld medewerkers groeperen onder toezicht van een specifieke manager, zodat de manager alleen de gegevens van zijn eigen team kan zien in het VeriClock-dashboard. Een andere handige functie is de mogelijkheid om werknemers batchgewijs te uploaden via uw boekhoudsoftware. VeriClock integreert met Intuit QuickBooks, Sage en anderen.

De functies voor werknemersmonitoring van de tool zijn voornamelijk onderverdeeld in realtime gegevensverzameling, locatieverificatie, notities en foto's, aangepaste gegevensvelden, waarschuwingen en rapporten. Wat VeriClock het beste doet, is tijd- en locatietracking.

Op de pagina Activiteit op het tabblad Tijd van het dashboard kunt u alle werknemers-klokken in realtime zien. U kunt zien waar werknemers zijn, op basis van de handige pictogramlegenda (een laptoppictogram voor een web-clock-in en een wereldbolpictogram voor een smartphone-clock-in). U kunt de locatie van werknemers volgen op IP-adres of GPS. U kunt in Locatie klikken om een ​​kaartweergave te zien van waar werknemers zich binnen een diameter van 21 meter bevinden. Met VeriClock kunt u ook IP-adressen blokkeren door de opties voor kloktoegangsregels in Instellingen te gebruiken. Hier kunt u specifieke telefoonnummers en IP-adressen op de witte of zwarte lijst zetten en taakspecifieke regels toevoegen.

VeriClock bedient industrieën zoals schoonmaak, bouw en landschapsarchitectuur, zodat u specifieke toegangs- of whitelisting-regels kunt instellen op basis van de taak van een werknemer. Op smartphones is er ook een optie voor continu volgen om de locatie van een medewerker te allen tijde te bewaken, hoewel dat meer energie en batterij kost. Indien ingeschakeld, toont VeriClock een oranje broodkruimelspoor in de kaartweergave om de bewegingen van een werknemer weer te geven.

Bovendien kunnen werknemers notities en afbeeldingen toevoegen aan hun klokken en klokken voor aanvullende bewakingsgegevens. Een werknemer kan bijvoorbeeld een gasontvangstbewijs of een foto van zijn werklocatie uploaden om te verifiëren dat hij zich op de afgesproken locatie bevindt. Om foto's of activiteitsnotities te bekijken, kunt u een zoekopdracht uitvoeren op het tabblad Medewerkers met een datumbereik. Er zijn ook een aantal waarschuwingen, waaronder een die TimerGuard wordt genoemd, die een werknemer een melding stuurt als hij vergeet uit te klokken nadat zijn dienst voorbij is of, indien op een mobiel apparaat, als zijn GPS-locatie aangeeft dat hij een werklocatie heeft verlaten.

rapporten

Qua rapporten biedt de tool vrij eenvoudige maar aanpasbare rapportcreatie via aangepaste filters en sjablonen. Op het tabblad Rapporten zijn er opties om rapporten uit te voeren voor Payroll, Job Cost, Employee Hours en Employee Cost Summary. U kunt ook op het tabblad Sjablonen klikken om uw eigen sjabloon te maken. De sjabloonfilters in de sectie Rapporten zijn complex met instellingen zoals "Gebruik algemene afrondingsinstellingen" en "Gebruik globale geplande aftrekinstellingen".

Op deze pagina hebben we een testrapport gemaakt waarmee we de verschillende velden die ik wilde kunnen slepen, zoals informatie over werknemers en taken, IP- en GPS-adressen, en takenbudgettering en loonlijstitems. Deze laatste items kunnen worden gegroepeerd op werknemer, opdrachtfilter of service-items. U kunt het rapport vervolgens genereren en exporteren in de bestandsindeling Microsoft Excel, CSV of PDF en het vervolgens plannen als een terugkerend rapport of het rapport opslaan.

Onder "Weergegeven velden" en "Groeperen op" klikt u op het vakje voor de gewenste velden. Rechts van elk item staat een pictogram van een hamburgermenu, maar dit heeft geen doel. Het lijkt een ontwerpfout te zijn. Als de instellingen niet zijn ingesteld, wordt 'Kolom niet beschikbaar' weergegeven.

Een voordeel van VeriClock is dat u het IP-adres in de rapportage kunt opnemen. Deze functie is handig om te zien of een medewerker echt heeft geklokt waar hij zei dat hij dat deed. Het laatste veld op de rapportconfiguratiepagina is "Filters". We denken dat deze optie hoger op de pagina Rapportconfiguratie moet staan, want daar krijg je een pop-up om de werknemers op te geven die in het rapport worden opgenomen. Vervolgens kunt u het rapport genereren en dit rapport plannen.

Nadat het rapport is gegenereerd, kunt u exporteren naar CSV-, PDF-, XLS- en XLSV-indeling. U kunt ook afdrukken en opslaan. Het is niet de meest opwindende weergave van een rapport vergeleken met wat u krijgt in TSheets of in op ondernemingen gerichte programma's zoals Zoho Projects, maar het is voldoende en gemakkelijk te volgen.

Het is geen officieel rapport, maar onder Tijd kunt u een raster bekijken van de tijdsaflezingen voor werknemers voor een bepaalde periode. U kunt exporteren naar PDF en Microsoft Excel. Er is een mappictogram naast het beheerdersaccount dat aangeeft dat er een rapport beschikbaar is, maar dit zou een rapport binnen een rapport zijn, dus dat is verwarrend. Toch houden we van het ontwerp van de pictogrammen.

Ten slotte heeft VeriClock aangepaste velden om extra soorten bewakingsgegevens bij te houden. We hebben eerder aangepaste velden besproken in het gedeelte Admin van deze review, maar ze zijn even belangrijk voor het monitoren van werknemers. Op het tabblad Aangepaste velden in Instellingen kan een beheerder of manager een aangepast tekst-, nummer- of datumveld instellen voor werknemers om in te vullen wanneer ze in- en uitchecken om meer gedetailleerd werk bij te houden.

In het veld Nummer kunt u bijvoorbeeld een optioneel of verplicht veld instellen om werknemers aan het begin en einde van een dienst om een ​​kilometerstand te vragen, als hun taak vereist dat ze rijden. U kunt ook een meerkeuzeveld maken, bijvoorbeeld om werknemers te helpen een veiligheidscontrolelijst of takenlijst af te vinken als ze op een bouwplaats werken. Over het geheel genomen, net als bij Hubstaff en Time Doctor, is VeriClock een pure tool voor het bijhouden van de speeltijd met een aantal ingebouwde bewakingsfuncties.

Testen van mobiele apps

Wanneer u zich aanmeldt bij de mobiele app, ziet u meteen het klok-in-scherm, wat handig is. Het hamburgermenu met vier regels in de linkerbovenhoek leidt naar een menu met alle witte tekst op een zwarte achtergrond. Het ontwerp is een beetje saai, maar tegelijkertijd gemakkelijk om de menu-opties te lezen. In het klok-in menu rechtsboven zie je een GPS-pictogram op de mobiele app. Wanneer u daarop klikt, ziet u een mooi ogende kaart met levendige groene kleuren. De kaart (hieronder) toont Huidige verplaatsingslocaties.

Het menu onder het hamburgerpictogram linksboven is overzichtelijk. Wanneer u in dit menu Groepen selecteert, krijgt u een lijst met uw werknemers met een optie om ze in of uit te klokken. Dit is een handige functie voor beheerders om werknemers te helpen die misschien werken en vergeten in te klokken of werken, maar geen toegang hebben tot hun telefoon.

We vonden de mobiele app eenvoudig te gebruiken en vergelijkbaar met die van Hubstaff en Editors 'Choice winnaar TSheets. De mogelijkheid om uw rapporten in en uit te klokken was eigenlijk een functie die superieur leek aan TSheets en Hubstaff.

Als u zowel een beheerdersaccount als een werknemersaccount wilt bekijken of meerdere accounts wilt toevoegen in de mobiele app, klikt u op de hamburger-knop en vervolgens op Accounts beheren en Account toevoegen. Dit is een handige manier om in te loggen op meerdere accounts. De pagina Evenementen in de mobiele app is eenvoudig.

U kunt een wekelijks rapport van werkdiensten voor die week bekijken. U kunt op elke ploeg klikken voor meer info. Wanneer u op het evenement klikt, kunt u meer informatie over die dienst bekijken, uren bewerken, de naam van de taak die die week heeft gewerkt wijzigen en notities toevoegen.

Hoewel we de mobiele interface van VeriClock leuk vonden, was TSheets iets robuuster. U kunt het volledige schema voor de week van uw teamleden bekijken, terwijl het lijkt dat VeriClock slechts voor één werknemer per keer kan laten zien wat er die week gebeurt. TSheets heeft een fatsoenlijke weergave van urenstaten voor de week. U kunt omhoog en omlaag bladeren om door de lijst te bladeren. Hubstaff heeft het mooiste mobiele dashboard van TSheets en VeriClock. Het heeft ruimte voor afbeeldingen naast elk lid en een klein percentage van de tijd-bewerkte tekens naast elke taak. De mobiele app van VeriClock is nogal saai in vergelijking met de andere, maar is gemakkelijk te gebruiken.

Een solide hulpmiddel met een ongeïnspireerde gebruikersinterface

Er zijn drie grote problemen met VeriClock: ten eerste moet de gebruikersinterface worden verbeterd. Gelukkig hoeft software niet mooi te zijn; het moet rijk zijn aan functies, een kwaliteit die zeker kan worden toegeschreven aan VeriClock. Ten tweede kunnen gebruikers slechts 1 gigabyte (GB) naar het systeem uploaden zonder extra kosten (u kunt extra opslagruimte van 10 GB krijgen voor $ 20 per maand). Bedenk hoe snel 1 GB opslagcapaciteit wordt verbruikt als u wilt dat al uw gebruikers foto's maken bij het inchecken in een taak. Dit is een beetje lastig, vooral in vergelijking met tools zoals TimeSolv Pro, een tool voor documentbeheer en een tool voor het bijhouden van tijd. Ter referentie: TimeSolv Pro biedt zijn gebruikers een onbeperkte hoeveelheid documentopslag. Ten derde kun je geen toekomstige tijd plannen. Dit probleem is een headscratcher en we denken dat VeriClock dit binnenkort zal verhelpen.

Als geen van de vorige problemen hinderlijk voor u is, moet u zeker VeriClock gebruiken voor de gratis proefperiode van 30 dagen. Het is een eenvoudig te gebruiken, goed geplande, veelzijdige tijdregistratie-oplossing die het leven voor zowel beheerders als gebruikers gemakkelijker kan maken.