Gebruikers van Microsoft Office krijgen ai, maar weten het misschien niet

In de afgelopen jaren heeft Microsoft stilletjes een aantal kunstmatige intelligentie (AI) -functies aan Office 365 toegevoegd, maar mijn gok is dat de meeste Office-gebruikers deze functies niet kennen of als vanzelfsprekend beschouwen.

Tijdens de Ignite-conferentie van vorig jaar zag ik een aantal nieuwe AI-functies, waaronder opvallende nieuwe functies voor PowerPoint en Outlook. Maar dit jaar zijn veel van die functies verdiept en zijn er een aantal nieuwe tools toegevoegd, sommige aangekondigd tijdens de recente Inspire-conferentie en andere juist deze week.

Kirk Gregersen, hoofd van het programmabeheerteam binnen Office, legde uit dat het doel van het team is "intelligentie aan het product toe te voegen op een manier die gebruikers niet hoeven te begrijpen om ervan te profiteren." Dit omvat het gebruik van veel informatie die het bedrijf heeft in de vorm van zijn "kennisgrafiek" - alle informatie die u opslaat in documenten en e-mail, inclusief wat sommige bedrijven zijn overeengekomen om te delen met Microsoft - evenals profiteren van zowel de cloud en de AI-ervaring. "Zonder de overstap naar de cloud zouden we niet kunnen doen wat we doen, " zei Gregersen en legde uit dat veel van deze concepten al sinds de jaren 1980 of 90 bestaan, maar dat ze niet mogelijk waren zonder alle gegevens die is nu in de cloud.

Gregersen zei dat het productteam nu diep samenwerkt met Microsoft Research, geleid door Executive Vice President van kunstmatige intelligentie en onderzoek Harry Shum, op een manier die het vroeger niet kon hebben. Gregersen noemde deze nieuwe AI-functies 'geschenken van Harry's org' en zei dat ze scenario's mogelijk hebben gemaakt die de productteams al jaren voor ogen hadden.

Sommige van de nieuwe functies zijn vrij duidelijk, zoals de "gerichte" inbox in Outlook, terwijl anderen minder opvallen. (Houd er nogmaals rekening mee dat nog niet elke gebruiker al deze functies heeft. Ik zal het updatebeleid aan het einde van dit bericht samenvatten.)

Word pakt schrijfstijl aan

In de afgelopen maanden heeft Word verschillende nieuwe taalprogramma's toegevoegd. De spelling- en grammaticafuncties zijn aanzienlijk verbeterd en hebben een opmerkelijk ander uiterlijk.

Onder de wijzigingen bevinden zich suggesties die gedeeltelijk gebaseerd zijn op contextuele rangschikking en een functie "voorlezen", die is ontworpen om mensen met visuele beperkingen te helpen.

Het meest voor de hand liggend is de nieuwe 'gold squiggle', die stijlwijzigingen in uw documenten suggereert. Elke nieuwe maandelijkse release voegt meer van deze functies toe, variërend van algemene stijlkritieken tot het helpen ervoor te zorgen dat u meer inclusief taalgebruik gebruikt, zoals het identificeren van genderspecifieke termen of termen die verschillende geopolitieke betekenissen hebben. Veel van deze zijn momenteel standaard uitgeschakeld, zodat gebruikers zich misschien niet bewust zijn dat ze bestaan. (Deze instellingen worden vermeld onder Bestand, Opties, Controle, Schrijfstijl zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding). Het zijn interessante en potentieel best nuttige hulpmiddelen.

Gregersen zei dat dit een gebruik van AI vertegenwoordigt, waarbij iets nodig is dat uitsluitend op regels is gebaseerd en contextbewustzijn toevoegt. In de toekomst, zei hij, zal het gemakkelijker zijn om te zien hoe dit zou kunnen worden gebruikt in LinkedIn-cv's, maar ook om meer persoonlijk te worden, zodat je bepaalde stijlproblemen zou kunnen negeren.

PowerPoint verandert tekst in presentaties

Veel van de meest interessante functies hebben betrekking op PowerPoint. Vorig jaar demonstreerde Microsoft een nieuwe optie genaamd Designer, waarin PowerPoint een verscheidenheid aan dia's die je hebt kunt nemen en je alternatieven voor verschillende ontwerpen kunt tonen op basis van je inhoud.

In nieuwe versies heeft Designer de manier verbeterd waarop het beeldanalyse op de achtergrond uitvoert, en dit helpt het om opvallende delen van een foto te herkennen, bijvoorbeeld voor gezichtsherkenning (zodat gezichten niet worden uitgesneden) of om kleur te extraheren om te helpen bepalen de kleurtoon voor de rest van een presentatie. Bovendien volgt het bedrijf welke ontwerpen mensen kiezen en gebruikt het een rangschikkingsalgoritme dat vergelijkbaar is met dat van de Bing-zoekmachine om de meest geschikte keuzes voor te stellen.

Mijn favoriete nieuwe functie omvat het nemen van de tekst die u typt en deze automatisch omzetten in een visuele, of een aantal stappen in een proces typen en die in een visuele processtroom veranderen. Dit werd vorig jaar onthuld (onder de naam "SmartArts") en het bedrijf heeft het in de loop van de tijd bijgewerkt.

Op dezelfde manier verandert een andere nieuwe functie een lijst met opsommingstekens met datums in een tijdlijn, en het is best cool. Het is al lang mogelijk om dergelijke visuals in PowerPoint te maken, maar het was tijdrovend en vereiste een beetje artistieke gevoeligheid. Deze functie maakt het veel eenvoudiger.

Bovendien heeft PowerPoint vorig jaar een functie toegevoegd met de naam Quick Start, voornamelijk gericht op studenten, die, als u een onderwerp typt, een basisoverzicht van een presentatie voor u maakt, met behulp van informatie en afbeeldingen van het web die beschikbaar zijn onder de Creative Commons licentie. Ook deze functie is verbeterd.

Misschien is de meest flitsende nieuwe functie echter de mogelijkheid om een ​​presentatie in realtime naar een andere taal te vertalen. Presentatie Translator werd voor het eerst gedemonstreerd in de keynote op de Build-conferentie van dit jaar, en het ziet er behoorlijk indrukwekkend uit.

Dit is een invoegtoepassing voor PowerPoint waarmee u uw presentatie in één taal kunt geven, maar het publiek het via ondertitels in een andere taal laat volgen. Vertaler werkt momenteel in tien talen tijdens het spreken en kan ondertitels in ongeveer 60 talen weergeven. Het is ook ontworpen voor toegankelijkheid, om dove of slechthorende mensen in het publiek te helpen. Translator werkt tegen een microservice in de cloud.

Andere interessante functies in dit verband zijn een optie om alt-tekst te genereren die een afbeelding neemt en deze uitvoert tegen een microservice, zodat mensen met een visuele beperking ook mee kunnen volgen. Dit concept bestaat al een tijdje, maar recente toevoegingen gebruiken meer trainingsgegevens en afbeeldingen voor bedrijven. Gregersen zei dat het herkenningspercentage met 30 procent is verbeterd ten opzichte van het soort afbeeldingen dat professionele gebruikers gebruiken.

Andere hulpmiddelen

Vorige herfst kondigde Microsoft MyAnalytics aan, een tool die uw agenda en e-mail analyseert en u kan vertellen hoeveel van uw dag u besteedt aan het afhandelen van e-mail op al uw apparaten, en hoe u die e-mail verwerkt. Voorlopig is deze functie alleen beschikbaar voor zakelijke klanten met de high-end E5-licentie.

Schema bijwerken

Wanneer personen de verschillende functies zien die ik gedeeltelijk heb beschreven, is dit afhankelijk van de versie van Office 365 die ze gebruiken. Consumenten en MKB-klanten (Office 365 Business) krijgen standaard het huidige kanaal met maandelijkse updates. Enterprise-klanten (Office 365 ProPlus en hoger) zitten standaard op het uitgestelde kanaal. Tot voor kort kregen zakelijke klanten meestal drie keer per jaar updates; Microsoft heeft onlangs aangekondigd dat het deze nu twee keer per jaar zal uitbrengen (gericht op maart en september). Dergelijke klanten zien dus meestal geen nieuwe functies tot 6 tot 12 maanden na consumenten. Zoals Gregersen heeft uitgelegd, willen zakelijke klanten meer tijd om apps te trainen, vernieuwen, plannen en testen op compatibiliteit. Maar hij merkte op dat sommige zakelijke klanten ervoor kiezen om in de huidige branche te zijn.

Michael J. Miller is chief information officer bij Ziff Brothers Investments, een particuliere beleggingsonderneming. Miller, hoofdredacteur van PC Magazine van 1991 tot 2005, heeft deze blog geschreven voor PCMag.com om zijn mening te geven over pc-gerelateerde producten. Er wordt geen beleggingsadvies aangeboden in deze blog. Alle rechten worden afgewezen. Miller werkt afzonderlijk voor een particuliere beleggingsonderneming die op elk moment kan beleggen in bedrijven waarvan de producten in deze blog worden besproken, en er worden geen openbaarmaking van effectentransacties gedaan.