Hoe we online faxdiensten testen

Als Wikipedia te geloven is, kunnen we Alexander Bain crediteren voor het maken van faxen, dankzij zijn uitvinding van de elektrische printtelegraaf - een voorloper van een faxapparaat - in de jaren 1840. De faxmachines die we allemaal kennen en waar we van houden, kwamen echter pas in het midden van de jaren zestig. Zelfs nu, aangezien zelfstandige faxhardware is geabsorbeerd in all-in-one printers, is het verzenden en ontvangen van faxen nog steeds een noodzaak - vooral in de omgang met artsen of overheden. Gelukkig heb je geen kolossale, gierende machine of zelfs een slanke alles-in-één nodig om een ​​fax meer te verzenden. In plaats daarvan kunt u vertrouwen op een online faxservice waartoe u toegang hebt via uw pc of - in toenemende mate - uw telefoon.

Hoe we faxservices evalueren

We gebruiken verschillende belangrijke criteria om faxservices te beoordelen. Een van de eerste aspecten waar we naar kijken is de prijs van elke service per pagina (de prijs per maand gedeeld door het aantal toegestane pagina's), omdat we met die meetwaarde hun respectieve waarde kunnen bepalen. Merk op dat het merendeel van de faxdiensten die we hebben beoordeeld, een maandelijkse hoeveelheid pagina's toestaat, maar niet alle diensten behandelen pagina's hetzelfde. Verschillende faxservices maken bijvoorbeeld een onderscheid tussen verzonden en ontvangen pagina's en stellen caps voor elk type in. Wij geven de voorkeur aan diensten die een verzameling pagina's bieden, omdat deze structuur meer flexibiliteit biedt aan gebruikers die mogelijk aanzienlijk meer faxen moeten verzenden dan zij ontvangen of vice versa.

Als de pagina bijna leeg is, brengen de meeste faxservices een tarief van 3 tot 12 cent per pagina in rekening. Voor frequente faxen is een lager overschottarief uiteraard voordelig. Houd er rekening mee dat spamfaxen ook nog steeds bestaan, dus je zou kunnen betalen voor ongewenste pagina's, als je het aantal niet blokkeert voordat dingen uit de hand lopen.

Faxen op nummer

Een belangrijke overweging bij een faxservice is welke faxnummers u kunt selecteren. Sommige services wijzen u eenvoudig een nummer toe met weinig of geen invoer. Naast dat u een specifieke regio voor uw faxnummer kunt selecteren, kunt u met sommige zelfs een vanity-nummer kiezen. Eindelijk kan 248-FAX-MAX0 van jou zijn. Een ander belangrijk onderscheid tussen faxdiensten is of ze gratis nummers aanbieden. De meeste doen dat, op enkele uitzonderingen na. We stellen het ook op prijs wanneer een online faxservice uw bestaande nummer kan overdragen.

Ten slotte is er de kwestie van internationale nummers. Alle services die we hebben beoordeeld, bieden ten minste nummers in heel of een deel van de VS, en de meeste in het VK en Canada. Sommige services kunnen echter ook internationale faxnummers bieden. Dat is vooral handig als u veel verre kantoren moet beheren.

Web en e-mail

Cijfers en statistieken kunnen u alleen tot nu toe brengen. Bruikbaarheid is een groot probleem met elke software of service. Daarom nemen we het volledige installatieproces door en testen we elke online faxservice zelf.

Veel faxservices bieden onvoldoende gebruikerservaringen, met webinterfaces die meer op Hotmail lijken rond 1999 dan op een modern stuk software. Hoewel kan worden betoogd dat faxen een oudere technologie is op weg naar buiten (althans voor de meeste consumenten), is dat geen excuus voor een niet-intuïtieve gebruikerservaring, aangezien verschillende van onze topservices op dit gebied uitblinken.

Wij beschouwen fax-naar-e-mailmogelijkheden als een vereiste voor een online faxservice, vooral omdat veel van de webinterfaces van de service lastig te gebruiken zijn. Om een ​​fax te verzenden vanuit uw e-mailinbox, typt u eenvoudig het bestemmingsfaxnummer samen met een speciaal achtervoegsel, meestal: @.. U kunt alle bijlagen toevoegen zoals u met een gewone e-mail zou doen. Nadat u op verzenden hebt geklikt, wordt uw e-mail geconverteerd naar een fax en uit de externe machine gespuwd. U kunt ook faxen ontvangen in uw inbox zonder extra instellingen.

Mobiel faxen

De meeste mensen willen niet de moeite nemen om een ​​webinterface of inbox te bezoeken om een ​​fax te verzenden, en waarom zouden ze? We beschouwen het aanbieden van een Android-app en een iPhone-app nu als een essentieel onderdeel van het aanbod van een faxservice, want met apps kunt u uw telefoon gebruiken om een ​​foto te maken van het document dat u wilt faxen, een begeleidende brief bijvoegen en verzenden in een paar snelle stappen naar een ontvanger, zonder ooit een pc aan te raken. Net als bij de webinterface van een service, moet een mobiele app een intuïtief ontwerp en handige functies hebben, zoals voorbeelden van bijlagen en een contactenboek. Als een service geen speciale apps biedt, moet deze op zijn minst een webinterface hebben die goed geschikt is voor mobiele schermen.

Beveiliging en functies

We nemen de beveiliging van een faxservice serieus. We besturen bijvoorbeeld services die wachtwoorden niet veilig verwerken (bijvoorbeeld in platte tekst verzenden) tijdens de fase van het instellen van een account. Wij geven ook de voorkeur aan diensten die tweefactorauthenticatie ondersteunen. Aangezien overheidsinstanties en medische instanties de waarschijnlijke ontvangers van uw faxen zijn, moet u er absoluut voor zorgen dat alle correspondentie privé en ontoegankelijk blijft voor iemand anders, net als bij elk ander online account.

Wij geven ook de voorkeur aan online faxdiensten die nuttige en relevante functies bieden. De mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen, is bijvoorbeeld handig, omdat u een document niet hoeft uit te printen om het met een pen te ondertekenen en het vervolgens opnieuw te laten scannen. Robuuste zoekfuncties zijn ook belangrijk voor het vinden van oude communicatie, vooral omdat verschillende van de door ons beoordeelde services uw berichten voor altijd bewaren.

De toekomst van de fax

In voorgaande jaren hebben we een echt faxapparaat gebruikt om te testen hoe goed een service de tekst en afbeeldingen van een bijlage onderhoudt, deels om te controleren of ze compatibel zijn met de machines die ze moeten vervangen. We hebben echter geen faxen meer op ons kantoor, noch vaste telefoonverbindingen. Daarom gebruiken we nu online faxdiensten aan beide uiteinden van de vergelijking.

Onze situatie roept echter twee vragen op. Ten eerste, hoeveel andere mensen verzenden eenvoudigweg faxen tussen online faxdiensten? Als faxmachines en koperen draden die hen ondersteunen uitsterven, maar bedrijven en overheden er nog steeds op staan ​​om te faxen, worden er misschien veel minder faxen afgedrukt door traditionele faxmachines. Als dat het geval is, sturen we allemaal eenvoudigweg gecompliceerde e-mails, vermomd als faxen. Ten tweede moeten we overwegen of andere kantoren ook de faxloze route zijn gegaan. Wij beschouwen ons kantoor als technologisch gemiddeld; als onze IT-afdeling faxen als communicatiemiddel heeft weggegooid, dan hebben anderen dat zeker ook.

Faxen voor altijd?

De fax, zoals we hem hebben leren kennen, bestaat al een halve eeuw, maar de zon gaat zeker onder. Omdat sommige bedrijven en overheden deze nog steeds nodig hebben, blijven we deze online faxservices voorlopig testen. Laat ons in de opmerkingen weten of er andere aspecten van faxservices zijn die belangrijk zijn voor u of uw bedrijf.