Organiseer u: hoe u wijzigingen in het spoor in Google-documenten kunt gebruiken

Sinds 2014 stelt Google Documenten mensen in staat om veranderingen bij te houden tijdens het bewerken of samenwerken aan hun werk met anderen. De mogelijkheid om wijzigingen bij te houden, geeft u op twee manieren meer bewerkingskracht. Ten eerste kunt u uw eigen werk bewerken zonder uw wijzigingen door te voeren, voor het geval u of iemand anders ze wilt herzien. Ten tweede kunt u een document maken en delen met anderen, en zij kunnen wijzigingen in het bestand voorstellen, die u of iemand anders kan zien en accepteren, afwijzen of verder wijzigen. Het maakt het samenwerkingsproces transparanter en eenvoudiger te beheren.

Hoewel veel mensen naar deze functionaliteit verwijzen als Wijzigingen bijhouden - zo heet het in Microsoft Word en het bestaat al langer - noemt Google het Suggesting. Het werkt op dezelfde manier als de functie in Microsoft Office. Als u een Google-document in Microsoft Word importeert of omgekeerd, blijven alle bijgehouden wijzigingen of suggesties behouden en zichtbaar.

Ga als volgt te werk om Suggesting te gebruiken in Google Documenten.

De suggestiemodus inschakelen

Als je solo schrijft en bewerkt, of als je wijzigingen in het werk van iemand anders voorstelt, begin dan met het inschakelen van de suggestiemodus. Zoek op het bureaublad in de rechterbovenhoek van het scherm naar een penpictogram en het woord Bewerken. Klik erop en kies Suggestie. Kijk op mobiele apparaten in het instellingenmenu, waar het Wijzigingen voorstellen wordt genoemd. Schakel het in.

Nadat u Suggesting heeft ingeschakeld, worden uw nieuwe bewerkingen op de pagina weergegeven als bewerkingen in plaats van vastgelegde tekst. Elke verwijdering wordt bijvoorbeeld als doorgestreepte tekst weergegeven. Nieuwe woorden die u typt, verschijnen in een nieuwe kleur (in dit geval groen).

Voor elke wijziging die u voorstelt, maakt Google Documenten een klein overzichtsvak in de rechtermarge dat laat zien wie de wijziging heeft voorgesteld en wat het is. Die samenvattingvakken geven u en andere editors ook de mogelijkheid om de wijzigingen te accepteren of te weigeren, waarover ik later meer in detail zal ingaan.

Hoe deel je document

Als u voorgestelde wijzigingen van andere mensen wilt ontvangen, moet u eerst uw document delen en bewerken inschakelen. Klik in de rechterbovenhoek op het bureaublad op de blauwe knop Delen. Op mobiel zit de optie in de instellingen onder Share & Export. U kunt het document delen met alleen mensen die u kiest of door een link te genereren die het document zichtbaar maakt voor iedereen met die link.

Hier is het belangrijkste deel: u moet uw medewerkers bewerkingsrechten geven. Selecteer Kan bewerken bij de toepasselijke optie.

Wanneer uw bijdragers het document ontvangen, moeten ze controleren of ze Suggesties voorstellen in plaats van Bewerken, zodat iedereen de wijzigingen kan zien. Wanneer teams op deze manier vaak werken, is iedereen eraan gewend om hun bewerkingen op het scherm te zien en weet meteen of Suggesting niet is ingeschakeld. Als mensen nieuw zijn in het bijhouden van wijzigingen, moet u ze misschien eraan herinneren.

Opmerkingen gebruiken

Een algemene regel voor het bewerken (die iedereen de hele tijd breekt) is om nooit iets in het document te schrijven dat je niet zou willen publiceren. Zet bijvoorbeeld nooit een grap als tekst voor een tijdelijke aanduiding en schrijf nooit een opmerking inline. Vragen en langere gedachten voor discussie behoren als opmerkingen.

Als u een opmerking wilt toevoegen, zoekt u naar het pictogram op de werkbalk dat eruit ziet als een spraakvak met een plusteken in het midden. U kunt ook wat tekst markeren en er verschijnt een commentaarknop in de rechtermarge. Klik erop en je kunt je reactie toevoegen.

Opmerkingen verschijnen in de rechtermarge naast alle andere bijgehouden wijzigingen. Medewerkers kunnen reageren op opmerkingen, zodat u in het document een discussie kunt voeren over de wijzigingen die u mogelijk aanbrengt.

Opmerkingen accepteren, weigeren en oplossen

Als alle suggesties binnen zijn, kan iedereen die het laatste woord heeft het document doorlezen en de wijzigingen accepteren of afwijzen.

Voor opmerkingen hebt u een optie om elk antwoord te "oplossen". Als je een opmerking oplost, wordt de gespreksgeschiedenis permanent en voor iedereen verwijderd, dus zorg ervoor dat de kwestie echt is opgelost voordat je op die knop drukt.

Wat zien andere mensen?

Iets om rekening mee te houden als u wijzigingen voorstelt en opmerkingen bij een document maakt, is wat andere mensen zien als ze toegang hebben tot hetzelfde bestand. Tenzij ze zich hebben afgemeld, ontvangen de oorspronkelijke auteur of auteurs bijvoorbeeld een e-mailmelding met betrekking tot elke suggestie en opmerking die u in bijna realtime toevoegt. Dit betekent dat als iemand een bewerking voorstelt en vervolgens van gedachten verandert, de auteur de oorspronkelijke suggestie nog steeds via e-mail ziet. Het is een gruwel.

Ik raad ten zeerste aan om deze meldingen uit te schakelen, vooral als u het bewerkingsproces moeilijk vindt. In plaats van jezelf te kwellen met de kennis van elke kleine gedachte die bij je opkomt, ga je naar Google Drive, klik je op het tandwielpictogram en kies je instellingen. Zorg ervoor dat onder Meldingen beide selectievakjes zijn uitgeschakeld.

Hoe versiegeschiedenis te gebruiken

Een ander hulpmiddel dat niet strikt deel uitmaakt van Suggesting, maar desalniettemin nuttig is voor gezamenlijk schrijven en bewerken, is Versiegeschiedenis.

Kijk onder Bestand> Versiegeschiedenis. Er verschijnen twee opties: Naam huidige versie en Zie versiegeschiedenis.

U kunt Naam huidige versie gebruiken om een ​​kopie van uw bestand op te slaan voordat u het voor bewerking aan anderen openstelt. Op die manier kunt u, als er iets misgaat, zoals een medewerker vergeet Suggesting in te schakelen, snel en gemakkelijk terugkeren naar uw vorige versie.

De andere optie, Zie Versiegeschiedenis, toont u eerder opgeslagen versies van het bestand gelabeld op datum en tijd. U kunt de namen wijzigen in iets beschrijvende als dit helpt. Als u naar eerdere versies van uw bestand kijkt, ziet u wijzigingen gemarkeerd in een andere kleur. Het is een handig hulpmiddel om de klok terug te draaien wanneer u misschien wijzigingen hebt geaccepteerd of afgewezen en nu wenst dat u dat niet had gedaan.

Hoe documenten te vergelijken

De laatste noemenswaardige tool is een nieuwe, Documenten vergelijken. Dit bevindt zich onder het menu Extra (Extra> Documenten vergelijken). Met deze tool kunt u twee documenten vergelijken om te zien wat er tussen hen verschilt. Het is handig voor het vinden van wijzigingen die (opzettelijk of anderszins) aan uw document zijn toegevoegd, door u of iemand anders. Deze weergave kan ook opmerkingen over de bestanden oproepen.

Als u samenwerkt met een groep mensen die niet gewend zijn aan groepsbewerking, kunt u altijd een concept van uw werk opslaan en het vergelijken met de bewerkte versie om te controleren of er geen wijzigingen per ongeluk door u zijn misgelopen.

Meer tips voor Google Documenten

Er zijn een paar andere tips die het waard zijn om te weten als u Google Documenten vaak gebruikt. Zorg om te beginnen dat u weet hoe u Google Documenten offline kunt opslaan. Op die manier zullen internetstoringen en andere onverwachte gebeurtenissen uw werk niet verstoren. U kunt ook Google-documenten coderen die zijn opgeslagen in Drive, nog een handige tip. Bekijk ook onze lijst met de beste Google Documenten-tips.