Organiseer: hoe u belangrijke gegevens kunt vastleggen met scan- en ocr-apps

Een scan-app met optische tekenherkenning (OCR) is onmisbaar om georganiseerd te zijn. Met de beste scan-apps kunt u allerlei informatie vastleggen, zoals presentatiedia's van een vergadering, whiteboard-notities, visitekaartjes en niet te vergeten belangrijke documenten. Ze komen ook van pas voor ander gebruik, van het digitaliseren van papieren recepten tot het bewaren van garanties.

Een paar jaar geleden moest ik een nieuw paspoort krijgen en het op dezelfde dag afgeven voor een visum. Direct nadat ik het paspoort had opgehaald, dacht ik: "Ik zou waarschijnlijk een kopie hiervan moeten hebben voordat ik het overhandig." Ik pakte mijn telefoon en scande hem. En ja hoor, het visum duurde meer dan twee weken, en in de tussentijd had ik de details van mijn paspoort nodig voor een hoop papierwerk. Maar goed dat ik een leesbaar exemplaar had!

Hoe werken scan-apps?

Wanneer u een mobiele scan-app gebruikt, is dat niet veel anders dan een foto maken. In een ideale setting speel je je document plat af op een contrasterende achtergrond en richt je de camera van je telefoon erop.

Vervolgens begeleidt de scan-app u door het proces. Meestal wordt u gevraagd om de randen van het document uit te lijnen met snijtekens op het telefoonscherm. Blijf rustig staan, maar maak je geen zorgen. De app past zich aan voor lichte bewegingen. De scan duurt een seconde of twee. Als het klaar is, ziet u meestal een voorbeeld van uw document. De app vraagt ​​meestal vervolgens of u meer pagina's wilt toevoegen of een nieuwe scan wilt starten.

Misschien denkt u dat u een scan-app helemaal kunt overslaan en in plaats daarvan een foto kunt maken van alle papieren die u digitaal wilt opslaan. Je zou kunnen, maar er zijn twee nadelen. Ten eerste is het onwaarschijnlijk dat een afbeelding zo duidelijk is als een scan, zodat u het risico loopt geen leesbare tekst te hebben. Ten tweede kun je niet in de tekst zoeken, wat het erg moeilijk kan maken om later te vinden wat je nodig hebt.

Wat moet u scannen met een scan-app?

Laten we eens kijken naar voorbeelden van hoe u een scan-app kunt gebruiken om georganiseerd te blijven. Daarna zal ik uitleggen welke functies je moet zoeken in de beste scan-apps en een paar apps noemen die ze hebben.

Visitekaartjes

De volgende keer dat iemand u een visitekaartje overhandigt, gebruikt u een scan-app om de contactgegevens van die persoon vast te leggen en stuurt u de kaart vervolgens terug. Je zult laten zien hoe gemakkelijk het is om papierloos te zijn en tegelijkertijd hun gegevens in een digitaal formaat te verzamelen, zodat je later niets hoeft te typen. Sommige scan-apps kunnen visitekaartjes detecteren en een nieuw item in uw contact-app maken. Anderen zoeken op LinkedIn om te suggereren dat ze daar verbinding maken.

Whiteboards en presentatiemateriaal

Tijdens vergaderingen willen de meesten van ons elke spreker onze volledige aandacht schenken. Dat is moeilijk te doen als we loensen naar een presentatie of whiteboard, in de hoop geen belangrijk detail te missen. Een geweldige oplossing is om snel de dia's of andere materialen te scannen zodra ze verschijnen, wetende dat u ze later in meer detail kunt bekijken.

Documenten om te e-mailen of te back-uppen

Hoewel veel mensen en organisaties u graag digitale documenten sturen, zijn er nog steeds genoeg gevallen waarin we op papier stuiten. Stel dat uw bank u een belangrijk papieren document geeft om te ondertekenen, maar u wilt dat uw advocaat dit eerst controleert. Dat is een goed moment om uw scan-app te gebruiken. Scan een paar pagina's zodat u ze stat kunt e-mailen. Sommige scan-apps bevatten een tool waarmee u ze ook digitaal kunt ondertekenen.

Andere belangrijke documenten die u mogelijk wilt scannen en back-uppen, omvatten immunisatieregisters, belastingdocumenten en wettelijke certificaten (geboorte, huwelijk, immigratie, etc.).

Waarop moet u letten in een scan-app

De beste scan-apps leggen uw documenten duidelijk vast, maken de tekst doorzoekbaar en helpen u de voltooide bestanden op de juiste plaatsen op te slaan. Dit is wat u moet zoeken:

Automatische randdetectie

Een geweldige scan- en OCR-app vindt automatisch automatisch de randen van uw documenten. Wanneer u de camera op het papier richt, moeten de snijtekens op het scherm zelf zoeken naar de rand van het document en zich aanpassen aan verschillende dimensies. Dus of u nu een A4-papier of een visitekaartje scant, de app zoekt het automatisch uit.

Opties opslaan en exporteren

De beste scan-apps bieden u opties voor waar u uw nieuw gescande teksten kunt opslaan of exporteren, zoals Google Drive, Dropbox of een andere opslagservice. U wilt geen app die u dwingt documenten op een nieuwe plaats te bewaren.

OCR

Ik noemde OCR bovenaan dit artikel. Wanneer u OCR hebt, worden alle woorden die u scant tekst. U kunt de tekst ook kopiëren en plakken of bewerken. Stel dat u een recept scant en ziet dat het een typefout heeft. Met een echt goede scan- en OCR-app moet je de typefout kunnen corrigeren. Sommige apps kunnen uw definitieve tekst converteren naar een bekend tekstverwerkingsformaat, zoals.docx. Met andere kunt u de tekst rechtstreeks in de app wijzigen zonder het document eerst in een tekstverwerker te openen.

Met OCR kunt u ook de tekst van documenten doorzoeken. Dit betekent dat als u uw immunisatieregisters wilt vinden, u kunt proberen de naam van uw arts te zoeken om het bestand te vinden. U hoeft niet te onthouden hoe u het bestand heeft genoemd. Als u veel zoekt om bestanden te vinden, hebt u zeker OCR nodig.

Zoekfunctionaliteit

Misschien ben je niet super georganiseerd als het gaat om het exporteren en opslaan van je bestanden naar een andere locatie. In dat geval wilt u in de inhoud van de scan-app kunnen zoeken naar alles wat u ooit hebt gescand en nu nodig hebt. Een geweldige scan-app heeft zijn eigen zoekfunctionaliteit.

Ondersteuning voor meerdere pagina's

Echt goede scan-apps kunnen meerdere pagina's achter elkaar scannen. Vervolgens moeten ze alle pagina's gemakkelijk in één PDF samenvoegen. De meest geavanceerde scan-apps corrigeren ook voor paginavervorming, zoals wanneer u pagina's uit een boek scant en het niet helemaal plat kunt krijgen.

Prijs

Veel van de beste scan- en OCR-apps hebben een gratis serviceniveau en een premium betaald niveau. OCR wordt soms beschouwd als een premium-functie. De prijs van scan- en OCR-apps is een beetje gek. Voor een tijdje kon je verwachten tussen $ 4 en $ 7 te betalen voor een fatsoenlijke app. Nu zijn de eenmalige kosten tien keer hoger. Hoewel abonnementstarieven redelijker zijn, hebben sommige mensen slechts een paar keer per jaar een scan-app nodig.

De beste scan-apps

Nu u begrijpt wat scan-apps kunnen doen en waarom u er misschien een wilt, zijn hier enkele van de beste die u kunt vinden. Ik heb me gericht op apps die scannen en OCR bieden en uw tekst bewerkbaar maken. Er zijn veel apps die gewoon scannen. Evernote Scannable en de mobiele Dropbox-app zijn twee voorbeelden. Maar ze geven je geen definitieve tekst die je kunt kopiëren en plakken of bewerken. Deze apps doen.

Welke app u ook kiest, u zult merken dat u met een scan-app die u vertrouwt, uw documenten kunt digitaliseren en georganiseerd kunt blijven.

ABBYY FineScanner

Vrij; Pro voor $ 4, 99 per maand, $ 19, 99 per jaar of $ 59, 99 eenmalige kosten

ABBYY FineScanner is mogelijk de beste en meest capabele scanner en OCR-app voor mobiele apparaten. Het exporteert bestanden naar verschillende formaten, laat u bestanden opslaan naar de meeste grote opslagservices en voert zelfs OCR in meer dan 40 talen uit. U hebt een Premium-account nodig om OCR te krijgen. Dit kost $ 4, 99 per maand, $ 19, 99 per jaar of $ 59, 99 voor een eenmalige vergoeding.

Beschikbaar op Android, iOS

Microsoft Office Lens

Vrij

Microsoft Office Lens is een van de weinige scan-apps die helemaal gratis is. Het is iets langzamer en clunkier dan andere apps met randdetectie en bijsnijden, maar het klaart de klus. De app heeft speciale modi voor het scannen van visitekaartjes en whiteboard. Als u de tekst wilt bewerken die u scant, moet u de tekst exporteren via Microsoft OneDrive en vervolgens Word openen.

Beschikbaar op Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Vrij; Pro voor $ 4, 49 eerste jaar dan $ 22, 49 per jaar; of $ 69, 99 eenmalig op iOS

Scanbot is een uitstekende scan- en OCR-app. Dat gezegd hebbende, heeft het bedrijf onlangs zijn prijsmodel gewijzigd van een eenmalige goedkope vergoeding in een jaarabonnement of een duurdere eenmalige vergoeding ($ 69, 99). Bovendien zijn prijzen erg moeilijk te achterhalen. Hoe dan ook, de Pro-versie van Scanbot is het overwegen waard als u een snelle en nauwkeurige scan-app nodig hebt voor bijna elk type document. Het heeft goede hulpmiddelen voor kleurcorrectie en -optimalisatie, plus andere scanfuncties, zoals een QR-codelezer en een barcodescanner. U kunt het ook gebruiken om documenten te ondertekenen met niets meer dan uw vinger en telefoon of tablet.

Beschikbaar op Android en iOS