Video: 5 Aquarel fouten en hoe je ze oplost (November 2024)
Ideebeheer kan nuttig zijn in verschillende bedrijfscontexten. De tools kunnen mindmaps gebruiken om gedachten en taken te ordenen, helpen visueel inzicht te krijgen in complexe gegevens en sociaal kennisbeheer te gebruiken om de hersenkracht van medewerkers en leidinggevenden bij elkaar te brengen en creativiteit te bevorderen. Hoewel onze recensent het in onze verzameling van de beste ideeënbeheersoftware die momenteel op de markt is, heeft geplaatst, heeft de technologie nog een lange weg te gaan.
Idee management software is nog steeds beperkt op een aantal manieren. Front & Main Honey geeft je een intuïtieve, eenvoudig te gebruiken interface zonder veel diepere functionaliteit; XMind is capabel en draagbaar, maar heeft een manier om in bruikbaarheid te gaan; zelfs Keuze van editors Expert Software Toepassingen Mindomo, dat zowel sociale als mindmapping-mogelijkheden biedt, is wat onze recensent noemde "het minst gebrekkige product van het stel". Ideeënbeheer is een ambitieus technisch concept, en dus is de uitvoering voorspelbaar rotsachtig geweest aangezien softwareproviders de knikken uitwerken. Ondertussen is het de taak van de zakelijke gebruiker om veel voorkomende fouten en productiviteitsvalletjes te vermijden. Hier zijn vijf specifieke hindernissen die u moet vermijden.
1. Houd beveiliging top-of-mind
De meeste cloudgebaseerde ideeënbeheerplatforms pakken veiligheid curieus aan met behulp van geavanceerde inlogprotocollen voor consumenten en soms de mogelijkheid om specifieke documenten of bestanden met een wachtwoord te beveiligen; tweefactorauthenticatie is misschien een solide, afhankelijk van de oplossing. Het is verre van enterprise-grade beveiliging, vooral als je het hebt over toegevoegde coderingslagen voor belangrijke bedrijfsgegevens of een briljant idee dat een waardevol handelsgeheim zou kunnen zijn in de handen van een concurrent.
Wat dit betreft, accepteer geen standaardbeveiliging in een ideeënbeheerplatform zonder de nodige zorgvuldigheid te betrachten. Als u niet vertrouwd bent met het beveiligingsniveau van de software, zijn er een paar opties. Werk samen met de IT-afdeling van uw bedrijf om te beslissen of het haalbaar is en het door u gekozen ideeënbeheerplatform is aanpasbaar genoeg met applicatie-programmeerinterfaces (API's) om de ingebouwde beveiliging te ondersteunen en diepere codering en authenticatie toe te voegen. Maar vaker wel dan niet is dat ook niet haalbaar of zou het teveel gedoe zijn.
Een beter beheersbaar alternatief is om belangrijke documenten en gegevens te exporteren - of het nu een bijzonder ingenieuze mindmap is, een baanbrekend brainstormdocument of waardevolle sociale peilinggegevens met vertrouwelijke antwoorden van werknemers - en in plaats daarvan het bestand coderen en opslaan in een cloudopslagoplossing. Vergeet niet om de gegevens van het ideeënbeheerplatform te verwijderen nadat u het hebt geëxporteerd en hiervan een back-up hebt gemaakt. Zakelijke oplossingen voor documentbeheer zoals Zoho Docs Standard of Box (voor bedrijven) zijn voldoende, of u kunt kiezen voor een gecodeerde cloudopslagoplossing zoals CertainSafe voor nog meer paranoïde beveiligingsmaatregelen zoals MicroEncryption. Houd die gouden ideeën achter slot en grendel.
2. Neem mobiele functionaliteit met een korrel zout
Toen onze recensent alle ideeënbeheerproducten op de proef stelde, stuitte hij op wegversperringen als het ging om mobiele productiviteit. Hoewel de meeste software voor ideeënbeheer fatsoenlijke Android- en iOS-apps heeft, is er niet veel mobiele integratiemogelijkheden met andere apps, noch de mogelijkheid om gegevens te synchroniseren en offline te werken. Mobiele apps voor ideeënbeheer verbeteren met elke incrementele update, maar als u onderweg bent en wordt getroffen door een zakelijk idee, moet u uw kaarten in kaart brengen.
Open in elk geval uw Mindomo-app om een mindmap of Bloomfire te genereren om een brainstormvraag voor uw personeel te maken. Sla uw werk ook gewoon op in een notitie of document in een andere app. Wanneer u vervolgens een opmaakprobleem tegenkomt, een synchronisatiefout of een mislukte opslag in uw mobiele app voor ideeënbeheer - verre van zekerheid maar een risico dat zeker de moeite waard is - blijft u niet achter in de metro met een geweldig idee dat uitglijdt weg en niets concreets om ervoor te laten zien.
3. Wees voorzichtig met applicatie-integratie
Een van de grootste beperkingen op dit moment met ideeënbeheersoftware is het ontbreken van duidelijke documentatie of zelfs betere, vooraf gebouwde integraties met andere populaire bedrijfssoftware, waarbij de ideeën die in het platform worden gevormd wortel schieten en in echte projecten en initiatieven veranderen. Bloomfire integreert met Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition voor klantrelatiebeheer (CRM), maar de meeste social-first platforms integreren geen native CRM- of human resources (HR) -beheerplatforms, zelfs niet met een interne bedrijfswiki waar veel van de peilingsgegevens zou onvermijdelijk eindigen.
Hetzelfde geldt voor de mindmap-gerichte platforms, waar integratie met een datavisualisatietool voor meer dwingende conceptuele weergave nuttig zou zijn om op een andere manier naar mind-minded ideeën te kijken. Dat gezegd hebbende, zelfs voor een capabele codeerder, is het niet raadzaam om zelf een integratie te proberen te bouwen zonder een open-source software-ontwikkelingskit (SDK) en duidelijke instructies of documentatie voor het integreren van een ander platform. Uw beste optie is wederom een handmatige gegevensexport en import van uw ideeënbeheerplatform naar de relevante bedrijfstoepassing die u nodig hebt. Volg de handmatige workflows - welke gegevens moeten worden geëxporteerd en geïmporteerd en wie verantwoordelijk is - in een tool als Asana om alles overzichtelijk te houden.
4. Probeer niet om Project Management achteraf te installeren
Ideeënbeheer en mindmaps kunnen een geweldige manier zijn om uw projectbeheer te vereenvoudigen door taken te delegeren en gedachten te organiseren door middel van interactieve visuals en een kleine hoeveelheid nuttige symbolen. Het gevaar zit niet in het gebruiken van ideeënbeheer om projectbeheer beter uit te voeren, maar in het gebruik van een projectbeheerplatform voor iets waartoe het niet gemaakt is. Als een IT-afdeling al in een projectbeheersings- of samenwerkingssysteem heeft geïnvesteerd, is het kosteneffectieve pad om die technologie ook in ideeënbeheer onder te brengen.
In dit geval krijg je een verwarrend lappendeken van multifunctionele projecten, chatrooms of kanalen die onbegrijpelijke ruis genereren in de vorm van opmerkingen bovenop opmerkingen zonder conceptuele organisatie. Bedrijven zullen eindigen met een andere e-mailinbox waar ideeënoverbelasting zonder structuur eindigt met te veel begraven onder de stapel. Ideeënbeheersoftware is vanuit een functieperspectief over het algemeen niet zo volwassen als een projectbeheer- of samenwerkingstool, maar het doet waarvoor het is ontworpen - biedt het pad van de minste weerstand om een idee te begrijpen en uit te werken en de overlappende processen te beheren gedachte bubbels van elke gebruiker die eraan bijdraagt.
5. Het idee is niet genoeg, doe er iets mee
Op esthetisch niveau is ideeënbeheer aantrekkelijk omdat het er cool uitziet. Platforms zoals Mindomo en Bloomfire zijn visueel aantrekkelijk en geven ideeën in respectievelijk slim ontworpen mindmaps en kleurrijke interactieve sociale responsgrafieken. Het gevaar bij dit soort platforms is het kijken naar hun gestroomlijnde visualisaties en denken dat de klus geklaard is.
Die mindmap en die enquêteresultaten betekenen niets als dat inzicht niet wordt opgeschept en getransformeerd voor een hoger zakelijk doel. Van de vijf platforms die we hebben beoordeeld, heeft alleen Bloomfire ingebouwde analyse, maar alle behalve Front & Main Honey kunnen rechtstreeks worden geïntegreerd met Microsoft Office 365. Dus of u de gegevens nu exporteert naar een CRM-, projectbeheer- of business intelligence-toepassing, of het rechtstreeks naar Office 365 verzenden om een strategie rond een idee op te bouwen, de klus te klaren. Het verzamelen van ideeën is een cruciaal onderdeel van het organisch innoveren van alle aspecten van uw bedrijf, maar het is slechts het eerste deel.
