Thuis bij Office 365

Schrijven over Microsoft Office is niet hetzelfde als een product beoordelen; het is meer als het schrijven van een schoolwetenschapspaper op "The Air Around Us." Office is zo alomtegenwoordig en zo dominant in zijn categorie dat, net als Google voor zoeken of Adobe Photoshop voor beeldbewerking, Excel, PowerPoint en Word van de suite stenografie zijn geworden voor apps voor spreadsheets, presentaties en tekstverwerking.

Wat bedrijfskantoren betreft, vertelde een productmanager voor een potentiële rivaal (Lotus SmartSuite, nu al lang verdwenen) me eens, concurreren met Office was niet hetzelfde als proberen te concurreren met Xerox- of Konica Minolta-kopieerapparaten. Het was alsof ik probeerde te concurreren met kopieerpapier.

De metaforen zijn echter niet exact. Hoewel er geen vervangers zijn voor lucht- of kopieerpapier, kunnen thuiswerkers kiezen uit verschillende alternatieven voor Office, met functies die ingenieus genoeg zijn om een ​​kijkje te nemen of Microsoft scherp te houden. Ik zal ze onderzoeken, met focus op Windows in plaats van Mac of handheld-apps, in een vierdelige serie die om de week in deze ruimte wordt uitgevoerd. Maar ik begin vandaag met het monster van Microsoft, met name met de verwarrende waarheid dat er meer manieren zijn om Office te krijgen dan er websites zijn om een ​​hotelkamer te boeken.

Kantoorverhuur

Je kunt Office 2016 kopen zoals de meesten van ons de meeste van onze software kochten: als eenmalige aankoop installeer je op één pc en ontvang je ondersteuning en bugfixes, maar geen upgrades naar toekomstige versies. Besteed $ 149, 99 voor Office Home & Student 2016 en u krijgt Excel, PowerPoint, Word en het OneNote digitale programma voor het maken van notities en het verzamelen en doorzoeken van inhoud in vrije vorm. Office Home & Business 2016 ($ 229, 99) voegt de e-mail-, agenda- en contactbeheermanager van Outlook toe, terwijl Office Professional 2016 ($ 399, 99) Microsoft's Publisher-desktop publishing- en Access-database-apps gebruikt.

De voorkeursmanier van vandaag om de Office 2016-apps te krijgen, is echter via een abonnementsservice genaamd Office 365, die belooft dat je altijd de nieuwste upgrades en functies plus opslagruimte op de servers van Microsoft en een licentie voor de handheld Office-versies zoals Office Mobile hebt voor Office 365-abonnees. Office 365 Personal ($ 6, 99 per maand of $ 69, 99 per jaar) combineert licenties voor één pc of Mac, één tablet en één telefoon met 1 TB Microsoft OneDrive cloudopslag.

Het internet is ook waar Microsoft de afgelopen tien jaar de grootste concurrentie heeft ondervonden van de Office-franchise, van andere spelers die het implementatiemodel van de op de browser gebaseerde abonnementssoftware hebben overgenomen. Op het gebied van productiviteit zijn Google's G Suite en Zoho Docs twee grote namen voor Microsoft-hoofdpijn.

De meest populaire keuze voor gebruikers met zowel een laptop als een desktop, of een collega in het thuiskantoor, is Microsoft Office 365 Home, dat de ante verhoogt naar vijf pc's of Macs, vijf tablets, vijf telefoons en 1 TB opslag per gebruiker. Beide versies geven je ook toegang tot de gratis, op een browser gebaseerde Office Online-apps als je snel iets wilt bewerken vanuit een ander systeem.

Officieel, als u een klein tot middelgroot bedrijf (SMB) met meerdere werknemers runt, is het product voor u Office 365 Business ($ 8, 25 per gebruiker per maand). Of, als u niet tevreden bent met de e-mail van uw internetprovider of webhost, moet u Office 365 Business Premium kiezen, die e-mail toevoegt met een postbus van 50 GB en ondersteuning voor videoconferenties in HD voor $ 12, 50 per gebruiker per maand. Maar zolang je in een thuiskantoor bent in plaats van een kantoorgebouw, zou ik profiteren van de superieure waarde van Office 365 Home.

Deel en deel veel

Dus, met al die opties uit de weg, wat heeft Office te bieden? Twee dingen: enkele ultramoderne, zeer krachtige apps en enkele indrukwekkende mogelijkheden voor teamsamenwerking. Dit laatste is misschien geen prioriteit voor thuiswerkers, maar het is een goed voorbeeld van de meerkeuzebenadering van Microsoft: u kunt een bestand of map delen met alleen-lezen of rechten bewerken via e-mail of een knip- en plaklink vanuit OneDrive, via een koppeling die is gegenereerd door een Outlook-bericht of het bewerken van meerdere gebruikers met versie-tracking instellen. U kunt zelfs via Skype audio- of videochatten tussen medewerkers binnen Office. Civiele OneDrive past zich aan in OneDrive voor bedrijven van zakelijke accounts, die past in de enterprise-ready SharePoint.

Bewerken met één persoon met Office Online en een ander met desktop Office bleek pijnlijk traag. En op een gegeven moment was ik niet opgewonden toen, nadat ik me had gevraagd om het deelproces te starten door een lokaal bestand op te slaan in OneDrive, Word helemaal werd afgesloten. Maar Microsoft heeft teamwerk duidelijk tot een topprioriteit gemaakt.

Idem voor het vinden van informatie binnen en over Office. Een op Bing gebaseerde Smart Lookup-functie toont Wikipedia en woordenboekdefinities van woorden of zinnen, terwijl een regel "Vertel me wat je wilt doen" boven het lint van de gebruikersinterface (UI) suggereert programmafuncties tijdens het typen van zoekopdrachten (hoewel dat laatste niet niet helderziend, ik stopte het met "zet een kader om een ​​alinea" terwijl ik had moeten typen "zet een rand").

All-Star-apps

Wat de componenten van de suite betreft, deze variëren van onschatbare, onbetwiste kampioenen in hun categorieën tot apps waar weinig gebruikers echt om geven. Access en Publisher vallen in de laatste categorie, en niet alleen omdat ze niet beschikbaar zijn voor Mac.

Ik heb een zwak voor het pagina-indelingsprogramma van Microsoft, dat sinds Office 2010 weinig is veranderd, omdat het relatief eenvoudig te gebruiken is en ik er ooit op vertrouwde om nieuwsbrieven te maken. Maar de professionals van vandaag negeren het ten gunste van de veel capabele Adobe InDesign en QuarkXPress. Toegang blijft een krachtige als niet-intuïtieve manier om zwaargewicht relationele database-apps te maken (ik weet niet zeker of er zoiets bestaat als een intuïtieve manier om relationele database-apps te maken.)

Een stap hoger op de wenselijkheidsladder zijn twee freeware-tools. Sway is een eenvoudige maker van presentaties / webpagina's waarmee u bestanden, afbeeldingen, koppelingen, media en tekst kunt ordenen. Het heeft ook een Remix-knop, die de objecten artistiek herschikt in een scrollend of stapsgewijs storyboard dat is opgeslagen in de cloud.

OneNote biedt teamvriendelijke notebooks onderverdeeld in secties met getypte (of tabletgekrabbelde, audio- of video-opgenomen of web-geknipte) fragmenten. Net als zijn aartsvijand Evernote, is het handig voor het maken van notities tijdens een les of de notulen van een vergadering of gewoon om je taken en willekeurige gedachten te organiseren. Windows 10-gebruikers zullen echter verbaasd zijn om twee versies van de app op hun systemen te vinden, genaamd OneNote 2016 en alleen OneNote. De eerste heeft meer functies; de laatste krijgt elke maand nieuwe functies; de overlapping is verbijsterend.

Dat laat de grote drie, of drie en een half tellende Outlook, die een sterk als soort midden van de weg e-mail, taken, contacten en agenda-manager blijft - hoewel de nieuwe lijst met recent gebruikte bestanden die verschijnt wanneer u klik om een ​​bijlage toe te voegen is handig. PowerPoint beweert aantoonbaar Apple's Keynote met een halve stap in de race om de hipste diavoorstellingen te maken, maar het is nog steeds een presentatie-krachtpatser. Het bevat tal van manieren om uw dia's en notities te ordenen, overgangen en animaties toe te passen en grafieken, afbeeldingen of multimedia toe te voegen. Het is ook verrassend eenvoudig te gebruiken.

Evenzo staan ​​Corel WordPerfect die-hards erop dat hun favoriete programma bovenaan Word 2016 staat voor ultra-precieze controle over de opmaak en sommige gespecialiseerde documenttypen zoals juridische stukken. Maar de tekstverwerker van Microsoft is een superkrachtige standaard; het schijnt op het gebruik van stijlen en thema's voor snelle, consistente opmaak van tekst en op het verwerken van voetnoten en verwijzingen (in een keuze uit APA, Chicago, MLA en andere stijlen). Mijn enige klacht hierover is dat sommige functies onvermijdelijk meerdere menu's diep zijn begraven (het menu Bestandopties is bijzonder encyclopedisch) ondanks het interfacelint en de zweeftips.

Eindelijk is er Excel, de meest dominante app in een dominante suite, die gewoon de enige spreadsheet is die ertoe doet. De kaarten zijn zowel knap als nuttig, zoals de nieuwe visuele voorspellingen die de toekomst projecteren op basis van bestaande gegevens of specialiteiten zoals zonnestraal- of Pareto-kaarten. De dialoogvensters leiden u door eenmalige geheimzinnige bewerkingen zoals het maken van draaitabellen, terwijl een arsenaal aan add-ons, plug-ins en bedrijfsanalyses en rapportagedashboards het koppelen aan alles, van Google Analytics tot MailChimp.

Of u het nu Office 365 of Office 2016 noemt, Microsoft's suite geeft een formidabel voorbeeld voor andere productiviteitsoplossingen. Het is moeilijk om het niet de eerste $ 100 te noemen die in het jaarbudget van je thuiskantoor zou moeten vallen, maar we zullen zien hoe sommige alternatieven zich in de rest van deze serie opstapelen.