Video: Bepaal je uurtarief als virtual assistant met deze tips. (November 2024)
Het is leuk om deze week de erkenning te krijgen voor de National Small Business Week, maar veel thuiswerkers leven het kleine ondernemersleven zeven dagen per week. Ik was echter geïntrigeerd om een bedrijf te vinden dat deze werknemers verbindt met bedrijven variërend van thuisbasis tot onderneming. Het is een metro-outfit in Atlanta genaamd eaHELP die thuiskantoormedewerkers koppelt aan bedrijven in tientallen industrieën. Ze hebben zakelijke klanten variërend van retailers en digitale marketingbureaus tot non-profitorganisaties en universiteiten.
Ik sprak met president Tricia Sciortino over hoe eaHELP zijn virtuele assistenten doorlicht en hun vaardigheden afstemt op bedrijven. We hebben ook gesproken over welke tools, strategieën en het soort thuiskantoorwerkcultuur u nodig hebt om een gezonde werkrelatie en externe productiviteit tussen virtuele assistent en werkgever te garanderen. Sciortino was de eerste virtuele assistent die ooit door eaHELP was aangenomen en weet uit eerste hand hoe de werk-privébalans van een thuiskantoormedewerker te beheren.
PCMag: Vertel me een beetje over eaHELP.
PCMag: dit is de nationale week voor kleine bedrijven. Waarom zou een klein bedrijf een virtuele assistent nodig hebben?
Sciortino: Ik zou zeggen dat de meerderheid van onze klanten kleine bedrijven zijn. Doorgaans vinden we dat u als klein bedrijf misschien nog niet iemand ter plaatse hoeft in te huren; je hebt misschien vijf of tien uur per week nodig. Zeg dat het 10 uur is. Ze kwamen elke ochtend van 9:00 tot 11:00 uur en dan zijn ze weg. Maar met een VA zijn die uren flexibel. U kunt 30 minuten om 9:00 uur gebruiken en vervolgens 15 minuten om 12 uur. U kunt uw tijd over de dag en de week spreiden en deeltijduren gebruiken op een manier die u als een voltijds, op afroep voelt.
PCMag: Hoe zou ik een VA worden en voor eaHELP werken?
Sciortino: We hebben op onze carrièrepagina een sollicitatie die we onze kandidaten vragen in te dienen, en dat zal het proces starten van een sollicitant die contact heeft met ons acquisitieteam. We nemen al onze sollicitanten mee door een behoorlijk diepgaand proces van doorlichtingsvaardigheden en -vaardigheden. We splitsen ze op in twee categorieën: soft skills en hard skills. En we zoeken naar wat we als veel diepgang beschouwen in onze bench, omdat we heel bewust zijn dat onze klanten specifiek worden gematcht op meer dan vaardigheden of taakbehoeften.
Natuurlijk evalueren we de technische vaardigheden van sollicitanten: op welke pc ze werken, tot welke programma's ze toegang hebben en welke vaardigheden ze hebben, maar we zijn ook op zoek naar soft skills. Een goede communicator zijn is belangrijker dan als je Microsoft Office hebt. We willen mensen die super responsief zijn, een goede professionele schriftelijke communicator - iemand die zeer betrokken, proactief en vindingrijk genoeg is om de antwoorden te vinden als hun klant hen vraagt naar iets dat ze nog nooit eerder hebben gedaan. Daarnaast verifiëren en valideren we de harde vaardigheden die ze zeggen te hebben, met enkele veel voorkomende VA-taken zoals kalenderbeheer, e-mailbeheer en het boeken van een reis.
PCMag: Wat heeft een thuiswerker nodig om succesvol te zijn?
Sciortino: Het eerste is altijd een speciale werkruimte. Je hebt misschien geen extra kamer in je huis of een kantoor, maar je hebt een specifiek gebied nodig dat je je kantoor noemt, zelfs als het de hoek van je woonkamer of een logeerkamer of wat dan ook is. je kunt zeggen: "Ik ben aan het werk; ik loop mijn kantoorruimte in." We interviewen daar eigenlijk voor en zorgen ervoor dat onze virtuele assistenten een speciale ruimte hebben en dat ze werken in wat we een "afleidingsvrije zone" noemen. Als je aan je keukentafel probeert te werken en er familie of kinderen (of huisdieren) langs komen, werkt het niet.
Het tweede wat ik zou willen zeggen is grenzen stellen aan uw werktijden. Het is heel gemakkelijk om altijd aan het werk te zijn wanneer je vanuit huis werkt, omdat je niet de mogelijkheid hebt om het kantoor te verlaten; het werk blijft op kantoor. En nu ben je klaar voor de dag, het is heel gemakkelijk om je e-mail nog een keer te controleren terwijl je aan het koken bent. U moet zo goed mogelijk een starttijd en een eindtijd instellen, alsof u op kantoor werkt. Het is het beste voor je persoonlijke grenzen om te zeggen: "Ik ben elke dag om 6.00 uur klaar", om burn-out te voorkomen of het gevoel te hebben dat je constant aan het werk bent. Ik liet mijn dochter tegen me zeggen: "Mam, werk je altijd?" en ik dacht: "Ach, ze heeft gelijk." Ik liet het bloeden.
Een ander ding dat we kunnen toevoegen, is het plannen van tijd buiten uw huis. Het kan een lunch date zijn met je buurman of het werkt een paar uur per week bij Starbucks. Je zult een beetje gek worden en het gevoel hebben dat je ingesloten bent als… je de hele dag aan je bureau geketend bent.
Het laatste deel is opzettelijk zijn over uw technologie en hulpmiddelen die u helpen op afstand te werken, of dat nu een machine is die uw werklast aankan: een geweldige computer, geweldige software, een schone machine, een nieuwere machine. Maar het kan ook dingen zijn als het gebruik van een programma dat u kan helpen delen met mensen zoals Basecamp of Slack. Goede technologie hebben en echt comfortabel zijn met behulp van een computer en nieuwe technologieën dragen echt bij aan het voordeel van een externe medewerker.
PCMag: Wat heeft een manager nodig om een thuiswerker succesvol te maken? Ik heb zojuist een programma opgezet dat "het vertrouwen tussen werkgevers en werknemers bevordert." Het neemt elke drie minuten een screenshot. Dat klinkt niet al te vertrouwen.
Sciortino: We realiseren ons dat het soms moeilijk is voor iemand om op afstand met iemand samen te werken als ze er niet aan gewend zijn; het kost tijd om dat vertrouwen op te bouwen dat de persoon aan de andere kant het werk doet dat je hem hebt gevraagd te doen. Er zijn echter dingen die we onze klanten en VA's aanbevelen met behulp van communicatiehulpmiddelen om hen op weg te helpen. We raden aan om minimaal een keer per week een videovergadering te houden om te bepalen wat er deze week moet gebeuren en wat er van vorige week over is, kunt u persoonlijk zien, u kunt lichaamstaal lezen. Dat is gewoon iets waar we echt in geloven; als je op afstand gaat werken, heb je een webcam nodig.
We hebben ook veel tools die we aanbevelen om mensen te helpen nauw verbonden te blijven. Er zijn verschillende apps waar u werkruimten kunt delen, zoals Basecamp, Asana, Evernote en Wunderlist, waar u het werk kunt zien dat mensen gedurende de dag doen (en een notitie toevoegen of een taak voltooien). Het is heel gemakkelijk om te zeggen: "Hé, laten we eens kijken waar we zijn met dit project."
En dan raden we dingen aan als apps voor je telefoon, heel comfortabel sms'en of het gebruik van apps zoals Voxer of HeyTell (waar het lijkt op een snelle walkietalkie om een spraakmemo te sturen).
Eerlijk gezegd proberen we niet te complex te worden wat betreft cultuur en team aanmoediging. We gebruiken dingen zoals Facebook en we hebben privégroepen voor ons team waar we verbonden blijven. Ze noemen we onze virtuele waterkoeler en stellen de eenmalige vraag: "Hé jongens, enig advies, heeft iemand enige ervaring?" Het team maakt gebruik van elkaar voor hulp.
We plaatsen ook wekelijkse verkoopsamenvattingen: "Hé, team, dit is waar we naartoe gaan. Hé, geweldige complimenten en shout-outs." Ons virtuele kantoor is die privé Facebook-groep en het is voor ons een van de grootste successen in teambuilding geweest.
