Video: Vergadering Hoveniersbedrijf Meeuwissen | Klikbeet (November 2024)
Experts zeggen graag dat vergaderingen de productiviteit doden. Onnodige en slecht geplande vergaderingen doen dat zeker. Maar sommige vergaderingen zijn noodzakelijk. Vergaderingen kunnen nieuwe zakelijke deals sluiten. Ze kunnen een team lanceren voor productieve nieuwe ondernemingen. Ze kunnen de koers van een fout gegaan project corrigeren. En ze kunnen kameraadschap faciliteren tussen medewerkers die niet in dezelfde ruimte samen kunnen zijn. Wanneer u absoluut een vergadering moet houden, hebt u enkele tips nodig om productievere vergaderingen te houden, evenals de juiste software om dit te doen.
Het roosteren
Outlook komt waarschijnlijk in me op als de typische kantoorsoftware die wordt gebruikt om vergaderingen te plannen, maar ik vind veel van de functies van Outlook onhandig en moeilijk te leren om te gebruiken zoals bedoeld. Als al uw deelnemers aan de vergadering bekwame Outlook-gebruikers zijn, kunt u waarschijnlijk een tijd vinden om te vergaderen die voor iedereen werkt, een vergaderruimte reserveren en die vergadering in de agenda plaatsen met alleen Outlook. Ik heb iets eenvoudiger nodig en ben een beetje een liefhebber van organisatorische hulpmiddelen, dus ik kan me alleen maar voorstellen hoe anderen over Outlook denken als een planningstool.
Doodle.com is die eenvoudige oplossing. Het is een van mijn favoriete websites voor het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten. Doodle.com is een gratis website en service die plannen net zo eenvoudig maakt als het maken van een peiling. Je nodigt mensen uit voor de enquête (door een URL rond te sturen of ze rechtstreeks uit Doodle uit te nodigen) en ze vinken de tijden aan dat ze beschikbaar zijn op basis van keuzes die de maker van de enquête biedt. Het is een efficiëntiedroom die uitkomt.
Voor meer informatie over Doodle, zie mijn interview met de oprichter van Doodle Michael Naef, die een video bevat die laat zien hoe Doodle werkt.
Virtuele vergadering hosting
Webex en GoToMeeting zijn twee van de meest bekende virtuele vergaderdiensten die, naar mijn ervaring, meestal worden gebruikt door mensen wier bedrijven al een account hebben bij die provider. Betaalde accounts van beide zijn boordevol functies, zoals de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen, met andere deelnemers te chatten, alles wat er op iemands computerscherm gebeurt te delen, meerdere webcams aan te sluiten en nog veel meer. GoToMeeting vereist een geïnstalleerde applicatie-installatie om te gebruiken.
Webex biedt wel een gratis account (GoToMeeting niet), maar er zijn enkele beperkingen. Er kan bijvoorbeeld slechts één persoon vergaderingen hosten en het maximale aantal personen in de vergadering is drie. Iedereen in de vergadering moet VoIP gebruiken omdat inbellen via telefoon niet wordt ondersteund en de host haar bureaublad, whiteboard en documenten kan delen, maar geen toepassingen of iets dat op afstand wordt uitgevoerd. Dus als u een van deze services gebruikt, wilt u waarschijnlijk het betaalde account.
Join.me is een andere populaire optie voor het hosten van virtuele vergaderingen. Net als Webex heeft het een gratis optie, maar met losse beperkingen op de beperkingen. Een gratis Join.me-account accepteert maximaal 10 deelnemers in een virtuele vergadering, ondersteunt het delen van schermen en de mogelijkheid om controle te delen (dat wil zeggen, een deel van de hostingplichten overdragen aan een andere deelnemer).
MeetingBurner (gratis; Pro-accounts vanaf $ 39, 95 per maand) is een andere optie die zonder installatie in de browser wordt uitgevoerd. Met een gratis account kunt u vergaderingen van maximaal tien personen houden, maar VoIP wordt niet ondersteund - Skype is echter wel en werkt binnen de service.
Skype is geen slecht hulpmiddel voor het hosten van bepaalde soorten vergaderingen, maar het is niet altijd even betrouwbaar als sommige van de anderen. Net als bij de andere tools, heeft een gratis Skype-account verschillende beperkingen (geen delen van schermen is het belangrijkste voor vergaderingen en videovergaderingen met slechts één andere persoon), maar het kan een handige optie zijn als je snel een audio nodig hebt bellen met mensen die over de hele wereld zijn verspreid… en die al Skype-accounts hebben.
Face to Face samenwerken
De meeste van de hierboven genoemde webinar-tools maken online virtuele samenwerking mogelijk, maar wanneer iedereen in dezelfde kamer is en face-to-face kan praten, gebruik ik graag tools die minder managementintensief zijn.
Google Drive (gratis) is handig op kantoor omdat meerdere mensen documenten in realtime kunnen bijwerken. U kunt zien wanneer iemand anders hetzelfde geopende document bewerkt of bekijkt. Google Drive is helaas niet ideaal op mobiele apparaten. Ik vind het nog steeds veel gemakkelijker om tijdens vergaderingen op een laptop te gebruiken dan bijvoorbeeld via de Google Drive iPad-app.
Asana heeft de samenwerkingswereld stormenderhand veroverd met zijn uitstekende online samenwerkingstaakbeheer (en projectbeheer) tool. Het is een geweldige service om tijdens uw werkcycli te gebruiken en toont zijn waarde tijdens vergaderingen voor het maken van nieuwe taken, zoals vervolgacties die aan het einde van een vergadering aan mensen zijn toegewezen.
Notities nemen
Evernote (gratis tot $ 45 per maand voor premium) is de 800-pond gorilla van het maken van notities, en ik gebruik het furieus tijdens vergaderingen. Ik vind het geweldig dat het een ingebouwde audio-opnamefunctie heeft waarmee ik het hele gesprek kan vastleggen voor het geval ik er later naar moet verwijzen. Het is ook fantastisch op een mobiel apparaat vanwege de camerafunctie. Maak een foto van een whiteboard, upload deze naar Evernote en alle tekst in de foto wordt geanalyseerd door OCR en wordt volledig doorzoekbaar.
Minutes.io (gratis), ontworpen voor het expliciete doel om notulen te maken, werkt in een browser maar werkt zowel online als offline. Als je wordt gevraagd om onverwacht officiële notities voor een vergadering te maken, start minuten.io snel en werkt goed, waardoor je een sjabloon krijgt voor de taak die moet worden uitgevoerd.
