Video: Jason shah pranked Anushka sen on April fool's day | I SVear (November 2024)
Hoeveel tijd verspilt u aan vergaderingen omdat de mensen die ze leiden niet voorbereid zijn? Er is geen agenda. Collega's komen laat aan. Wat besproken is, heeft iets met u of uw werk te maken. Een uur later heb je niets gedaan, niets geleerd en niets bijgedragen. Wat was het punt?
Do.com heeft als doel mensen te helpen betere vergaderingen te houden door hen de middelen te geven om ze te plannen en uit te voeren. In veel opzichten is het als een checklist van dingen die u vóór, tijdens en na een vergadering moet doen om ervoor te zorgen dat het productief is voor alle betrokkenen.
De dag van onze ontmoeting kreeg ik een e-mail van Do.com via Shah. Binnenin vond ik een agenda, duidelijke begin- en eindtijden voor de vergadering, een lijst van de mensen die aan de oproep zouden zijn en hun contactgegevens (in dit geval alleen wij tweeën) en links naar achtergrondinformatie. Dat alles hielp ons om tijdens het telefoongesprek tot de jacht te komen, terwijl Shah uitlegde wat een vergadering productief maakt, zijn motivatie voor het starten van Do.com en hoe de aard van vergaderingen onder kenniswerkers verandert.
Jill Duffy: Laten we praten over vergaderingen en waarom mensen er een hekel aan hebben.
Jason Shah: Van wat we hebben gevonden, wonen de meeste mensen vergaderingen bij waar ze niet op zijn voorbereid. Er is geen goede reden voor de vergadering. Er is geen agenda vooraf verdeeld. Mensen komen laat opdagen en iemand moet dingen opnieuw opknappen. Mensen die ze organiseren, denken niet altijd na over wie er moet zijn, en je eindigt dus met grote vergaderingen waarin de helft van de mensen optioneel is, en misschien de helft van de mensen kern is, dus de dynamiek is uitgeschakeld en het voorkomt productiviteit.
Dat komt neer op verspilde tijd voor drukke mensen.
Als je iemand vraagt om 30 minuten in een kamer te zitten en niets te bereiken, zouden ze denken dat je gek bent. Maar dat is wat mensen miljoenen keren per dag op de werkplek doen.
JD: Hoe zou u een productieve bijeenkomst beschrijven?
JS: Je moet een paar belangrijke ingrediënten hebben. Ten eerste moet het echt gebeuren. Als iets snel via e-mail kan worden afgehandeld, doe dat dan. Maar als het een vergadering moet zijn, oke.
Voorbereiding is cruciaal: uitrollen wat er gaat worden besproken, wie waarvoor verantwoordelijk is, dat soort dingen die leiden tot een gericht gesprek. Tijdens de vergadering: vasthouden aan, tijd bijhouden, notities maken en op tijd eindigen.
De tijd van de vergadering is ook belangrijk. Veel mensen gaan standaard naar een uur. Ik merkte dat je heel opzettelijk was en 25 minuten zei voor dit gesprek. Ik vind dat een goede gewoonte.
Wat er na de vergadering gebeurt, is ook cruciaal. Als Bob en Stacey zeggen dat ze een nieuwe versie van een schuifplateau gaan opvolgen en Mark zegt dat hij je de verkoopnummers gaat sturen, moeten ze dat ook doen! We merken dat de meeste mensen zeggen: "Geweldig! Goede ontmoeting!" en ze vertrekken en er is geen vervolg. En zelfs als dat zo is, gebeurt het op het verkeerde moment, wat een nieuwe vergadering of meer onnodig werk uitlokt.
Dus voorbereiding, het goed uitvoeren van de vergadering en daarna succesvol opvolgen zijn belangrijke componenten van een goede vergadering.
JD: Projectmanagementtools en andere workmanagementtools zijn ontworpen om het werk te stroomlijnen. Het idee is om minder vergaderingen te houden en (en minder e-mail). U kunt elkaar taken en deadlines toewijzen zonder erover te vergaderen. Zijn deze tools vanuit uw oogpunt van invloed geweest op de vergaderingen van de kenniswerkers?
JS: Ja. Op macroniveau hebben we hopelijk minder vergaderingen als gevolg van die tools.
Als ik bijvoorbeeld zie dat modellen op Dropbox zijn bijgewerkt en ik denk dat ze goed zijn, hoef ik de ontwerper niet te ontmoeten om ze te bespreken. Ze hoeft me niet eens op de hoogte te stellen. Ik kan gewoon een bericht afvuren met de tekst: "Hé, ik heb de bijgewerkte bestanden gezien." Met zoiets als Slack kan ik snel iemand een vraag stellen zonder te hoeven vergaderen om de aard van de vraag te bespreken.
Vroeger wilden mensen minder technologie omdat het bijvoorbeeld moeilijk was om de dongle voor de monitor te krijgen of omdat het afleidend was voor mensen.
Ik hoop dat de opkomst van die tools tot minder vergaderingen leidt, maar ik weet nog niet of er concrete gegevens zijn om dat te ondersteunen, anders dan de propaganda die individuele bedrijven daar publiceren. En in de vergadering zelf denk ik dat de aard daarvan verandert omdat we meer technologisch georiënteerd zijn. Als we services buiten een vergadering gebruiken, moeten de vergaderingen zelf dat ook bijhouden.
JD: Ik heb graag werkvergaderingen. Ze zijn meestal het meest productief voor mij. Ik kom samen met een groep mensen, we gaan zitten en doen het werk dat we daar moeten doen, misschien met onze tools op een scherm geprojecteerd.
JS: Dat doet me denken aan het omgedraaide klasmodel. Het klaslokaal is een plek om te werken, in plaats van alleen een presentatie te bekijken, net zoals een vergadering niet moet worden opgeroepen om gewoon door een deck te bladeren dat iemand je gemakkelijk kan e-mailen.
JD: Laten we het even hebben over Do.com. Geef me de 30 seconden uitleg van wat Do.com is, en dan zullen we meer in detail praten over hoe je het gebruikt.
JS: Do.com is samenwerkingssoftware voor vergaderingen. Het heeft niets te maken met de video en audio. Het draait allemaal om de productiviteit van vergaderingen.
Met Do kunnen mensen agenda's instellen zodat ze weten waarover ze moeten praten. Ze kunnen in realtime notities maken en taken toewijzen die interageren met hun andere workflows. We zijn geïntegreerd met Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
We hebben meer dan 1, 5 miljoen mensen laten deelnemen aan vergaderingen in meer dan 20.000 bedrijven. We helpen mensen in feite minder vergaderingen te houden, betere vergaderingen te houden en hopelijk op het werk gelukkiger en productiever te zijn.
JD: En het is een freemium-model.
JS: Dat is het. U kunt zich gratis aanmelden en we hebben veel gratis gebruikers.
JD: Een van de dingen die me opvielen aan Do.com is dat het mensen echt aanmoedigt om de juiste acties te ondernemen, in tegenstelling tot het zijn van de oplossing op zich. Ik denk veel na over dingen als motivatie en hoe we ons niet altijd gedragen op een manier die in ons belang is. Dus ik vind het netjes als ik tools vind die meer zijn om ons te begeleiden dan om ons iets te geven. Ik heb het gevoel dat dat is waar Do.com over gaat.
JS: Ja, daar ben ik het mee eens. Onze overtuiging is dat vergaderingen evenzeer een mensenprobleem zijn als een technologieprobleem. We hebben bijvoorbeeld geen e-mailapp nodig om te voorkomen dat Bob een super lang bericht verstuurt dat moeilijk te begrijpen is. Dat heeft waarschijnlijk te maken met bedrijfspolitiek, het vermogen van Bob om een professional te zijn, de teamdynamiek, dat soort dingen. Sommige gebruikersinterface vast in een webbrowser zal Bob niet veranderen.
Hierover heb ik veel nagedacht toen ik eerder bij Yammer werkte. Yammer probeerde bedrijven transparanter te maken. Maar eerlijk gezegd was Yammer een hulpmiddel voor transparante bedrijven, omdat het heel moeilijk is om de cultuur van een organisatie te veranderen.
Do.com is echt een product dat mensen probeert te helpen beter te worden en geeft hen technologie waarmee ze dat kunnen doen, in plaats van het voor u te doen. Eerlijk gezegd weet ik niet eens of we een schakelaar kunnen omdraaien en een vergadering productiever kunnen maken. Dat zou behoorlijk magisch zijn!
We geloven echt dat dit een blijvende kracht zal hebben. Als het gaat werken, moet het van mensen komen, en we stellen hen in staat om hun beste zelf te worden.
JD: Vertel me het oorspronkelijke verhaal van Do.com en waarom je gepassioneerd bent door dit project en dit bedrijf.
JS: Ik werkte bij Yammer voordat Microsoft Yammer kocht. En zoals u zich waarschijnlijk kunt voorstellen, begon de cultuur nadat Microsoft het bedrijf had gekocht veel te veranderen, inclusief het toevoegen van veel bureaucratie en vergaderingen.
Ik ging ongeveer een jaar door, na die acquisitie, om te ontdekken dat het heel moeilijk was om dingen voor elkaar te krijgen. Het was krankzinnig voor mij, vooral omdat we een bedrijf waren dat oorspronkelijk was gebouwd om het werk voor mensen beter te maken!
Om een lang verhaal kort te maken, ik zat op een dag in een vreselijke ontmoeting met 10 mensen en ik dreef weg met de gedachte: "Wat doe ik hier?" De waanzin ervan viel me gewoon op.
Als ik je uitnodigde voor een etentje en ik me niet van tevoren had voorbereid om de ingrediënten te halen en een concept had waarvan ik wilde dat de gasten ervan genoten, en ze komen opdagen en ik zeg: "Hé, laten we naar de supermarkt gaan en doen dit etentje, "zouden ze zeggen, " dat is gek! We gaan dit niet met je uitzoeken. We kwamen hier voor een etentje! " Maar dat is wat vergaderingen zijn!
Ik vond het gek en ik had jeuk gehad om te vertrekken en een nieuw bedrijf te beginnen.
JD: Welke andere productiviteits-apps of -services gebruikt u? Heb je best practices om productief te blijven?
JS: Kan ik een onconventioneel antwoord geven? Ik denk dat sommige van de beste productiviteits-apps niet echt productiviteits-apps zijn. Uber geeft me bijvoorbeeld veel meer productiviteit dan een app zoals Asana. Ik krijg sneller plaatsen en verspil minder tijd als ik in de regen sta te wachten op een auto.
Er is nog een tool die ik gebruik, BetterSnapTool, en nogmaals, het is geen klassieke productiviteitstool. Ik stelde mijn monitor in met drie kolommen en met Windows Snap druk ik op een sneltoets en al mijn vensters klikken vast.
We gebruiken hier ook Trello en Slack. We gebruiken Instacart voor onze boodschappen op kantoor. Het feit dat niemand zich zorgen hoeft te maken, is nuttig en maakt ons op de een of andere manier productiever.
JD: En hoe zit het met best practices of persoonlijke productiviteitsgewoonten?
JS: Ik ben begonnen met het blokkeren van tijd in mijn dag op de kalender om ervoor te zorgen dat dingen niet overreden worden. Ik heb 's ochtends meditatie opgepikt om me op nul te zetten en inzicht te krijgen in wat belangrijk is.
Een andere die onconventioneel is, is het delegeren van dingen. Het is geen soundbite van vier uur werken , maar ik heb de persoonlijkheid die ertoe leidt dat ik alles zelf wil doen. Bewust zijn van de noodzaak om te delegeren naar standaard in tegenstelling tot het standaard doen om dingen zelf te doen, is echt impactvol geweest.
Voor mij is het een mix van bewuster zijn, tijdsbestendige dingen doen en delegeren. Ik ben veel meer vredig en gefocust op de twee of drie dingen die er elke dag toe doen. Als oprichter kun je afgeleid worden door alles wat met het bedrijf te maken heeft, of het nu gaat om investor relations of een PR-mogelijkheid, en dus delegeren heeft me productiever gemaakt.
JD: Hoe groot is uw personeel?
JS: Tien mensen. Delegatie wordt steeds eenvoudiger, maar dat is natuurlijk super klein voor een bedrijf.
JD: Ja, maar het is belangrijk dat andere ondernemers weten dat delegatie nog steeds belangrijk is, zelfs als u met een heel klein team werkt.
