Organiseer u: hoe een enkele browserplug-in u productiever zou kunnen maken

Je gaat terug naar je bureau na de lunch. Het is 13:30 uur. Je voelt je op je gemak, begin jezelf opnieuw vertrouwd te maken met de taken van vanmiddag, en het volgende dat je weet, de klok zegt dat het 2:45 is! Waar is de tijd naartoe? En hoe heb je sinds vanmorgen niets voor elkaar gekregen?

Op momenten als deze wend ik me tot tomaten.

Ik gebruik een gratis Chrome-plug-in genaamd Strict Workflow die me altijd weer op het goede spoor brengt als ik onproductief ben. (De connectie met tomaten zal zo meteen duidelijk worden.) Ik heb eerder Strict Workflow in deze kolom genoemd, maar ik ben er zo dol op geworden dat ik meer gedetailleerd wilde delen hoe het werkt, hoe ik het gebruik, en wat het voor u zou kunnen doen.

Wat is een strikte workflow?

Strict Workflow is een browserplug-in die u begeleidt bij het volgen van de basisprincipes van de Pomodoro-techniek wanneer u op een computer werkt. De Pomodoro-techniek is een werkmethodologie die Francesco Cirillo in de jaren tachtig heeft ontwikkeld en later is omgezet in een boek, seminariereeks, website, enzovoort. De naam komt van het gebruik van een kookwekker in de vorm van een tomaat. (Dat is waar je zegt: "Ah ha!")

Met de methodiek heb je de kookwekker precies 25 minuten ingesteld en werk je ijverig en ononderbroken tot hij afgaat, geen ifs, ands of buts. Wanneer de zoemer afgaat, leg je je werk neer en neem je een korte pauze (drie tot vijf minuten), en dan reset je de timer, ga je terug naar je werk en doe je het helemaal opnieuw. Er zit iets meer in, maar dat is de essentie.

Strict Workflow is een plug-in die bovenaan de Chrome-browser staat en tijd voor u vrijhoudt. Wanneer je een rode tomaat ziet, zit je in een werkfase. Een groene tomaat betekent dat je in een pauzefase zit. Een ander leuk voordeel is dat de Strict Workflow-app sites kan blokkeren die je kunnen afleiden, zoals Facebook of Buzzfeed, wanneer je je in een rode werkfase bevindt, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding. Je moet wachten tot een groene fase om die sites te openen.

Enkele belangrijke verschillen

Strikte workflow verschilt op een aantal manieren van de Pomodoro-techniek. Ten eerste is er geen tikkende timer. In Cirillo's beschrijving van de techniek wordt het geluid van de kookwekker verondersteld als een achtergrondherinnering dat de tijd verstrijkt. Strikte workflow zit gewoon stil in je browser, hoewel je een zoemer en melding op het scherm kunt inschakelen om je te waarschuwen wanneer een fase is afgelopen. En het pictogram geeft de resterende minuten van de huidige fase weer, en als u minder dan één minuut hebt, telt het in seconden af.

In de Pomodoro-techniek moet je na vier cycli een langere pauze van ongeveer 30 minuten nemen. Strikte workflow werkt slechts op één cyclus, hoewel u het aantal minuten dat u wilt in elke fase kunt aanpassen.

Een ding dat de plug-in heeft dat een kookwekker nooit zou kunnen hebben, is de mogelijkheid om afleidende websites te blokkeren wanneer je in een werkfase bent. Strict Workflow biedt enkele voorbeelden en kunt u deze aanpassen. Je kunt de lijst ook niet wijzigen terwijl je in een werkfase bent, dus je kunt die wegversperringen niet omzeilen… tenzij je natuurlijk een andere browser dan Chrome opent.

De Pomodoro-techniek zegt dat wanneer je werkfase eindigt, je je werk moet neerleggen en ervan weg moet lopen, alsof de bel net aan het einde van het LSAT-examen is gegaan. Het zou netjes zijn als Strict Workflow iets zou doen om je buiten je werk te houden op het moment dat je een pauzefase raakt om je te dwingen echt en echt een pauze te nemen. Als je goed bezig bent, is het gemakkelijk om vals te spelen door te blijven werken, ook al is het waarschijnlijk slecht voor je productiviteit op de lange termijn.

Hoe ik strikte workflow gebruik

Wat ik leuk vind aan Strict Workflow is dat het niet zo strikt is als de naam zou kunnen impliceren. Ik hou van de flexibiliteit. Sommige dagen log ik in op mijn computer en zet ik deze helemaal niet aan omdat ik erin slaag om aan het werk te gaan en mijn taken zonder deze te volbrengen.

Ik ben geneigd om Strict Workflow in twee omstandigheden in te zetten: 1) wanneer ik me plotseling realiseer dat er veel tijd voorbij is gegaan zonder dat ik ooit iets belangrijks heb gedaan, en 2) wanneer ik voor een taak sta die ik echt niet wil Doen.

In eerste instantie is Strict Workflow als een klap voor mezelf. Het is mijn manier om aan te geven dat het tijd is om aan het werk te gaan. En in dergelijke gevallen waardeer ik de functie voor het blokkeren van URL's erg.

In tweede instantie is Strict Workflow een opluchting omdat het me vertelt: "Je hoeft deze gevreesde taak maar 25 minuten te doen." Ik kan 25 minuten aan, toch? Dat is acceptabel. Het helpt een taak die ik helemaal niet wil overwinnen in kleinere stukken op te splitsen.

Veel mensen die een versie van de Pomodoro-techniek proberen, zeggen dat de altijd aanwezige klok een beetje druk toevoegt en dat de juiste hoeveelheid druk, volgens de wet van Yerkes-Dodson, goed is voor de productiviteit.

Aanvullende bronnen

Zie voor meer advies en app-aanbevelingen met betrekking tot productiviteit:

• 5 stappen naar productievere werkdagen
• 11 trucs om uw productiviteit te verhogen
• Onverwachte feiten die uw productiviteit zullen verbeteren
• 55 apps die u productiever kunnen maken